در این مقاله، با امضای دیجیتال Outlook، رمزگذاری اتصالات ایمیل با SSL /TLS و سایر روش‌های ارسال ایمیل امن در Outlook 365 - 2010 آشنا می‌شوید.

هفته گذشته ما در مورد روش های مختلف ارسال ایمیل رمزگذاری شده در Outlook صحبت کردیم. امروز، بیایید نگاهی دقیق‌تر به تکنیک دیگری برای محافظت از پیام‌های ایمیل خود داشته باشیم - امضای دیجیتال Outlook .

یک امضای دیجیتال معتبر صحت یک ایمیل را ثابت می‌کند و به گیرنده نشان می‌دهد که پیام توسط یک فرستنده شناخته شده ایجاد شده است و محتوای آن در حین انتقال تغییر نکرده است.

در ادامه این مقاله، نحوه ارسال سریع پیام‌های امضا شده دیجیتالی امن در Outlook 365، 2021، 2019، 2016 را خواهید آموخت. 2013 و 2010 و کاوشگر چند راه دیگر برای محافظت از ایمیل:

ارسال ایمیل امن در Outlook با استفاده از امضای دیجیتال

امضای دیجیتالی ایمیل در Outlook نیست مانند اضافه کردن متن یا امضای گرافیکی خود در انتهای پیام های خروجی. امضای پیام ایمیل صرفاً سلام پایان سفارشی شماست که هر کسی می‌تواند آن را کپی یا تقلید کند.

امضای دیجیتال Outlook موضوع متفاوتی است - علامت دیجیتال منحصر به فرد شما را به پیام اضافه می‌کند. با امضای یک ایمیل با امضای دیجیتال، گواهینامه و کلید عمومی مرتبط با شناسه دیجیتال خود (گواهی امضا) را درج می‌کنید. به این ترتیب به گیرنده پیام ثابت می کنیداز یک فرستنده مطمئن می آید و محتوای آن دست نخورده است.

برای اینکه بتوانید ایمیل های Outlook امن با استفاده از امضای دیجیتال ارسال کنید، به دو چیز اساسی نیاز دارید:

• دیجیتال ID (گواهی نامه ایمیل). ببینید کجا و چگونه می توانید یک شناسه دیجیتال دریافت کنید.
• گواهی امضا را در Outlook تنظیم کنید . در مقاله قبلی، نحوه تنظیم گواهی رمزگذاری در Outlook را نیز مورد بحث قرار دادیم. برای پیکربندی گواهی امضا، دقیقاً همان مراحل را انجام می‌دهید با تنها تفاوتی که انتخاب می‌کنید به جای گواهی رمزگذاری، گواهی امضاء را اضافه کنید.

هر چند، اگر شناسه دیجیتال شما هم برای رمزگذاری ایمیل و هم برای امضای دیجیتال معتبر باشد (و اکثر گواهی نامه های ایمیل معتبر هستند)، واقعاً مهم نیست کدام گزینه را انتخاب کنید، به هر حال هر دو گواهی پیکربندی می شوند.

چگونه یک ایمیل Outlook را با امضای دیجیتال امضا کنیم

در حالی که گواهی امضای دیجیتال خود را در جای خود دارید، مراحل زیر را ادامه دهید.

در پیامی که در حال نوشتن یا پاسخ به آن هستید، به آدرس زیر بروید. برگه گزینه ها > گروه مجوز و روی دکمه Sign کلیک کنید.

اگر دکمه Sign را نمی بینید، این کار را انجام دهید. به شرح زیر:

1. به گروه گزینه‌ها سربرگ > گزینه‌های بیشتر بروید و روی نماد فلش رو به پایین کوچک کلیک کنید ( راه‌انداز جعبه گفتگوی گزینه‌ها ) در گوشه پایین.

   

2. روی امنیت کلیک کنیدتنظیمات را فشار دهید و افزودن امضای دیجیتال به این پیام را علامت بزنید.

   

3. روی OK کلیک کنید تا گفتگو بسته شود و ایمیل را طبق معمول با کلیک کردن روی دکمه ارسال ارسال کنید.

نحوه امضای دیجیتالی همه پیام‌های ایمیلی که در Outlook ارسال می‌کنید

1. در Outlook خود، کادر گفتگوی Trust Center را باز کنید: به برگه File > گزینه ها > Trust Center و روی دکمه Trust Center Settings کلیک کنید.

   

2. به برگه E-mail Security بروید و انتخاب کنید افزودن امضای دیجیتال به پیام های خروجی در ایمیل رمزگذاری شده .

   

3. در صورت لزوم می توانید یکی از گزینه های اضافی را انتخاب کنید: اگر می‌خواهید گیرندگانی که امنیت S/MIME ندارند بتوانند پیام‌هایی را که ارسال می‌کنید بخوانند، ارسال پیام با امضای متنی واضح را هنگام ارسال پیام‌های امضاشده انتخاب کنید . این کادر به طور پیش‌فرض انتخاب شده است.
4. اگر می‌خواهید تأیید کنید که پیام ایمیل امضا شده دیجیتالی شما بدون تغییر توسط گیرندگان مورد نظر هنگامی که این گزینه را انتخاب می کنید، اطلاعات تأیید در یک پیام جداگانه برای شما ارسال می شود.
5. اگر چندین گواهی امضا دارید، می توانید یک شناسه دیجیتال مناسب را با کلیک بر روی دکمه تنظیمات انتخاب کنید. .
6. برای بستن هر کادر گفتگوی باز روی OK کلیک کنید.

   توجه داشته باشید. اگر حساس یا کاملا محرمانه ارسال کنیداطلاعات، سپس ممکن است بخواهید برای اطمینان از حفظ حریم خصوصی کامل، ایمیل را رمزگذاری کنید.

راههای دیگر برای ارسال ایمیل امن در Outlook

مسلماً رمزگذاری ایمیل و امضای دیجیتال Outlook رایج ترین روش های ارسال ایمیل های امن در Outlook و سایر سرویس گیرندگان ایمیل هستند. با این حال، انتخاب‌های شما به این دو گزینه محدود نمی‌شود و چند ابزار حفاظت از ایمیل دیگر در دسترس شما هستند:

رمزگذاری اتصالات ایمیل با SSL یا TLS

شما می‌توانید از رمزگذاری Secure Socket Layer (SSL) یا Transport Layer Security (TLS) برای ایمن کردن اتصال بین ارائه دهنده ایمیل و رایانه خود (تلفن همراه یا دستگاه دیگر) استفاده کنید. این روش‌های رمزگذاری مشابه طرح‌های حفاظتی هستند که برای ایمن کردن تراکنش‌ها و خریدهای آنلاین استفاده می‌شوند.

اگر از مرورگر وب برای کار با ایمیل خود استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که رمزگذاری SSL/TLS فعال است. اگر فعال است، آدرس وب سایت (URL) به جای http معمول، با https شروع می شود، همانطور که در تصویر زیر می بینید:

در Microsoft Outlook، می‌توانید یک اتصال رمزگذاری شده را به این صورت تنظیم کنید:

1. به برگه فایل > تنظیمات حساب > تنظیمات حساب...
2. روی حسابی که می‌خواهید اتصال SSL را برای آن فعال کنید دوبار کلیک کنید و سپس روی دکمه تنظیمات بیشتر... کلیک کنید.

   

3. به تب Advanced بروید وکادر این سرور به اتصال رمزگذاری شده (SSL) نیاز دارد را علامت بزنید.
4. نوع رمزگذاری را از لیست کشویی کنار از نوع اتصالات رمزگذاری شده زیر استفاده کنید انتخاب کنید.

   

که دقیقاً کدام نوع رمزگذاری را انتخاب کنید به نیازهای ارائه دهنده ایمیل شما بستگی دارد. معمولاً آنها دستورالعمل های دقیقی را برای پیکربندی یک اتصال رمزگذاری شده ارائه می دهند، بنابراین امیدواریم با این کار مشکلی نخواهید داشت.

ارسال فایل های فشرده محافظت شده با رمز عبور

اگر نیاز دارید برخی از اطلاعات محرمانه را به عنوان ایمیل ایمیل کنید. سند متنی، صفحه گسترده اکسل یا فایل دیگر، می‌توانید با فشرده کردن فایل و محافظت از آن با رمز عبور، در برابر دسترسی غیرمجاز احتیاط بیشتری انجام دهید.

نحوه فشرده‌سازی/زیپ کردن یک فایل یا پوشه

من معتقدم همه می دانند که چگونه فایل ها یا پوشه ها را در ویندوز فشرده (یا zip) کنند. من فقط برای کامل بودن راه را به شما یادآوری می کنم: )

در Windows Explorer، فایل یا پوشه ای را که می خواهید فشرده کنید پیدا کنید، روی آن کلیک راست کرده و Send to > پوشه فشرده (زیپ شده) از منوی زمینه.

یک پوشه فشرده جدید در همان مکان ایجاد می شود.

چگونه برای محافظت از یک پوشه فشرده با رمز عبور

اگر هنوز از Windows XP استفاده می‌کنید، می‌توانید با استفاده از ابزار ویندوز از محتویات یک پوشه فشرده با رمز عبور محافظت کنید. روش بسیار ساده است:

1. دوروی پوشه زیپ شده ای که می خواهید محافظت کنید کلیک کنید و روی Add a Password در منوی File کلیک کنید.
2. گذرواژه را در کادر Password تایپ کنید.

توجه داشته باشید. لطفاً به یاد داشته باشید که رمزهای عبور فایل ها و پوشه های فشرده در ویندوز قابل بازیابی نیستند. پس حتما از چیزی استفاده کنید که به راحتی به خاطر بسپارید.

اگر از ویندوز 7 یا ویندوز 8 استفاده می کنید، ممکن است تعجب کنید که متوجه شوید این سیستم عامل ها چنین قابلیتی ندارند. چرا مایکروسافت ویژگی محافظت از رمز عبور را که توسط بسیاری استفاده می شد حذف کرده است برای من یک راز کامل است. نسخه‌های جدید نرم‌افزار قرار است ویژگی‌های جدیدی را اضافه کنند و نه برعکس، اینطور نیست؟

به هر حال، اگر از ویندوز 7 یا ویندوز 8 استفاده می‌کنید، می‌توانید از نرم‌افزار آرشیو شخص ثالث استفاده کنید. ویژگی حفاظت از رمز عبور در هیئت مدیره، به عنوان مثال. 7-Zip - بایگانی فایل منبع باز رایگان.

من شخصا نرم افزار WinRar را بیشتر دوست دارم (در تصویر زیر می توانید پنجره گفتگوی آن را مشاهده کنید)، اما این فقط یک اولویت است.

در حالی که سند مهم خود فشرده شده و با رمز عبور محافظت می شود، آماده هستید که با خیال راحت آن را به عنوان پیوست ایمیل کنید. فقط فراموش نکنید که رمز عبور را در یک پیام ایمیل جداگانه، از طریق Skype یا تلفن به گیرنده خود ارائه دهید.

نکته. اگر و گواهی شناسه دیجیتال را دریافت کرده اید، می توانید فایل فشرده خود را رمزگذاری کرده و با یک دیجیتال امضا کنید.امضا برای انجام این کار، روی فایل exe در Windows Explorer کلیک راست کرده و گزینه Sign and Encrypt را از منوی زمینه انتخاب کنید.

اگر در حال ارسال بسیار زیاد هستید. سند محرمانه و به دنبال حفظ حریم خصوصی کامل، همچنین می توانید کل پیام ایمیل از جمله پیوست ها را همانطور که در نحوه ارسال ایمیل رمزگذاری شده در Outlook توضیح داده شده است، رمزگذاری کنید.

و این همه برای امروز است، از شما برای خواندن سپاسگزاریم!<3