این آموزش به شما می‌آموزد که چگونه فضاهای خالی را در اکسل حذف کنید تا به کاربرگ‌های خود ظاهری واضح و حرفه‌ای ببخشید.

اگر عمداً آنها را به درستی رها کنید سلول‌های خالی بد نیستند. مکان ها به دلایل زیبایی شناختی اما سلول های خالی در مکان های اشتباه مطمئناً نامطلوب هستند. خوشبختانه، یک راه نسبتا آسان برای حذف نقاط خالی در اکسل وجود دارد، و در یک لحظه تمام جزئیات این تکنیک را خواهید دانست.

چگونه سلول های خالی را در اکسل حذف کنید

حذف سلول های خالی در اکسل آسان است. با این حال، این روش در همه شرایط قابل اجرا نیست. برای ایمن نگه داشتن خود، لطفاً حتماً یک کپی پشتیبان از کاربرگ خود تهیه کنید و قبل از انجام هر کار دیگری این هشدارها را بخوانید.

با یک نسخه پشتیبان ذخیره شده در یک مکان ذخیره شده مراحل زیر را برای حذف سلول‌های خالی در اکسل انجام دهید:

1. محدوده‌ای را که می‌خواهید موارد خالی را حذف کنید، انتخاب کنید. برای انتخاب سریع همه سلول‌های دارای داده، روی سلول بالا سمت چپ کلیک کنید و Ctrl + Shift + End را فشار دهید. این انتخاب را به آخرین سلول استفاده شده گسترش می دهد.
2. F5 را فشار دهید و روی Special… کلیک کنید. یا به گروه Home > Formats بروید و روی Find & > رفتن به ویژه :

   

3. در کادر گفتگوی رفتن به ویژه ، Blanks را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید. با این کار همه سلول های خالی در محدوده انتخاب می شوند.

   

4. روی هر کدام از موارد انتخاب شده کلیک راست کنید.جاهای خالی را انتخاب کنید و Delete… را از منوی زمینه انتخاب کنید:

   

5. بسته به چیدمان داده‌های خود، تغییر سلول‌ها به چپ را انتخاب کنید یا سلول ها را به بالا تغییر دهید و روی OK کلیک کنید. در این مثال، ما با گزینه اول پیش می رویم:

   

همین. شما با موفقیت فضاهای خالی جدول خود را حذف کردید:

نکات:

• اگر مشکلی پیش آمد، وحشت نکنید و بلافاصله Ctrl را فشار دهید + Z برای بازگرداندن داده های خود.
• اگر فقط می خواهید سلول های خالی را به جای حذف برجسته کنید، چند روش مختلف را در این مقاله خواهید یافت: نحوه انتخاب و برجسته کردن سلول های خالی در اکسل.

زمانی که سلول های خالی را با انتخاب نقاط خالی حذف نکنید

تکنیک رفتن به ویژه > Blanks برای یک ستون یا ردیف به خوبی کار می کند. همچنین می‌تواند با موفقیت سلول‌های خالی را در محدوده‌ای از ردیف‌ها یا ستون‌های مستقل مانند مثال بالا حذف کند. با این حال، می تواند برای داده های ساخت یافته مضر باشد. برای جلوگیری از این اتفاق، لطفاً هنگام حذف جاهای خالی در برگه های خود بسیار مراقب باشید و نکات زیر را در نظر داشته باشید:

1. سطرها و ستون های خالی را به جای سلول ها حذف کنید

اگر داده های شما در جدولی سازماندهی شده اند که در آن ستون ها و ردیف ها حاوی اطلاعات مرتبط هستند، حذف سلول های خالی داده ها را خراب می کند. در این حالت فقط باید سطرهای خالی و ستون های خالی را حذف کنید. آموزش های پیوندی نحوه انجام این کار را به سرعت وبا خیال راحت.

2. برای جداول اکسل کار نمی کند

حذف سلول های جداگانه در جدول اکسل (در مقابل یک محدوده) امکان پذیر نیست، شما فقط مجاز به حذف کل ردیف های جدول هستید. یا می توانید ابتدا جدول را به محدوده تبدیل کنید و سپس سلول های خالی را حذف کنید.

3. ممکن است به فرمول‌ها و محدوده‌های نام‌گذاری شده آسیب برساند

فرمول‌های اکسل می‌توانند بسیاری از تغییرات ایجاد شده در داده‌های ارجاع‌شده را تنظیم کنند. خیلی ها، اما نه همه. در برخی شرایط، فرمول هایی که به سلول های حذف شده اشاره می کنند ممکن است شکسته شوند. بنابراین، پس از حذف فضاهای خالی، نگاهی گذرا به فرمول‌های مرتبط و/یا محدوده‌های نام‌گذاری‌شده بیندازید تا مطمئن شوید که به طور عادی کار می‌کنند.

چگونه فهرستی از داده‌ها را نادیده‌گرفته‌شده استخراج کنید

اگر می‌خواهید ترس از اینکه حذف سلول های خالی در یک ستون ممکن است داده های شما را مخدوش کند، ستون اصلی را همانطور که هست رها کنید و سلول های غیر خالی را به جای دیگری استخراج کنید. این روش زمانی مفید است که در حال ایجاد یک لیست سفارشی یا لیست اعتبارسنجی داده کشویی هستید و می خواهید مطمئن شوید که هیچ جای خالی در آن وجود ندارد.

با فهرست منبع در A2:A11، آرایه زیر را وارد کنید. فرمول در C2، Ctrl + Shift + Enter را فشار دهید تا به درستی تکمیل شود و سپس فرمول را در چند خانه دیگر کپی کنید. تعداد سلول هایی که فرمول را در آن کپی می کنید باید برابر یا بیشتر از تعداد موارد موجود در لیست شما باشد.

فرمول استخراج سلول های غیر خالی:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

تصویر زیر نتیجه را نشان می دهد:

چگونه فرمولکار می کند

در نگاه اول مشکل است، با نگاهی دقیق تر، منطق فرمول به راحتی قابل پیگیری است. در زبان انگلیسی ساده، فرمول در C2 به شرح زیر است: اگر آن سلول خالی نیست، اولین مقدار را در محدوده A2:A11 برگردانید. در صورت بروز خطا، یک رشته خالی ("") را برگردانید.

برای کاربران متفکر اکسل، که کنجکاو هستند نکات هر فرمول جدید را بدانند، در اینجا تفکیک تفصیلی آمده است:

• مطمئن شوید A2 خالی نیست
• دومین مقدار غیر خالی را در C3 برگردانید، مقدار سوم غیر خالی در C4 و غیره.

هر دو این وظایف توسط تابع SMALL(array,k) انجام می شود:

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

در مورد ما، <آرگومان 1>array به صورت پویا به روش زیر تولید می‌شود:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) مشخص می‌کند که کدام سلول‌ها در محدوده هدف خالی نیستند و TRUE را برای آنها برمی‌گرداند، در غیر این صورت FALSE. آرایه حاصل از TRUE و FALSE به تست منطقی تابع IF می رود.
• IF هر عنصر آرایه TRUE/FALSE را ارزیابی می کند و یک عدد مربوط به TRUE، یک رشته خالی برای FALSE را برمی گرداند:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) فقط برای برگرداندن آرایه ای از اعداد 1 مورد نیاز استاز طریق 10 (زیرا 10 سلول در محدوده ما وجود دارد) که IF می تواند یک عدد برای مقادیر TRUE انتخاب کند.

در نتیجه، آرایه {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} را دریافت می کنیم و تابع پیچیده SMALL ما به این ساده تبدیل می شود:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

همانطور که می بینید، آرگومان آرایه فقط حاوی تعداد سلول های غیر خالی است (به خاطر داشته باشید، اینها موقعیت های نسبی از عناصر موجود در آرایه، یعنی A2 عنصر 1 است، A3 عنصر 2 است، و غیره).

در آرگومان k ، ROW(A1) را قرار می دهیم که تابع SMALL را دستور می دهد. برای برگرداندن کوچکترین عدد 1. به دلیل استفاده از مرجع سلولی نسبی، وقتی فرمول را به پایین کپی می کنید، شماره ردیف با افزایش 1 افزایش می یابد. بنابراین، در C3، k به ROW(A2) تغییر می‌کند و فرمول شماره دومین سلول غیر خالی را برمی‌گرداند، و به همین ترتیب.

اما، ما در واقع این کار را نمی‌کنیم. به اعداد سلول غیر خالی نیاز داریم، به مقادیر آنها نیاز داریم. بنابراین، ما به جلو حرکت می کنیم و تابع SMALL را در آرگومان row_num در INDEX قرار می دهیم و آن را مجبور می کنیم مقداری را از ردیف مربوطه در محدوده برگرداند.

به عنوان یک لمس پایانی، ما آن را محصور می کنیم. کل ساختار در تابع IFERROR برای جایگزینی خطاها با رشته های خالی. خطاها اجتناب ناپذیر هستند زیرا نمی توانید بدانید که چند سلول غیر خالی در محدوده هدف قرار دارند، بنابراین فرمول را در تعداد بیشتری از سلول ها کپی می کنید.

با توجه به موارد فوق، ما می توانیم این فرمول عمومی را برای استخراج بسازیم.مقادیر نادیده‌گرفتن نقاط خالی:

که در آن "محدوده" محدوده با داده های اصلی شما است. لطفاً توجه داشته باشید که ROW($A$1:$A$10) و ROW(A1) قطعات ثابتی هستند و مهم نیست که داده‌های شما از کجا شروع می‌شوند و چه تعداد سلول را شامل می‌شوند، هرگز تغییر نمی‌کنند.

چگونه سلول‌های خالی را بعد از آن حذف کنیم. آخرین سلول با داده

سلول های خالی که حاوی قالب بندی یا کاراکترهای غیرقابل چاپ هستند ممکن است باعث ایجاد مشکلات زیادی در اکسل شوند. به عنوان مثال، ممکن است در نهایت حجم فایلی بسیار بزرگتر از حد لازم داشته باشید یا چند صفحه خالی چاپ کنید. برای جلوگیری از این مشکلات، ردیف‌ها و ستون‌های خالی حاوی قالب‌بندی، فاصله یا نویسه‌های نامرئی ناشناخته را حذف می‌کنیم (یا پاک می‌کنیم) به آخرین سلول برگه که حاوی داده یا قالب بندی است، روی هر سلولی کلیک کنید و Ctrl + End را فشار دهید.

اگر میانبر بالا آخرین سلول را با داده های شما انتخاب کرده باشد، به معنای سطرها و ستون های باقی مانده است. واقعا خالی هستند و نیازی به دستکاری بیشتر نیست. اما اگر شما را به یک سلول خالی بصری برده است، بدانید که اکسل آن سلول را خالی در نظر نمی گیرد. این می تواند یک کاراکتر فاصله صرف باشد که با ضربه تصادفی کلید، یک قالب شماره سفارشی تنظیم شده برای آن سلول، یا یک کاراکتر غیر قابل چاپ وارد شده از یک پایگاه داده خارجی باشد. هر کدام که باشدبه همین دلیل، آن سلول خالی نیست.

حذف سلول های بعد از آخرین سلول با داده

برای پاک کردن تمام محتوا و قالب بندی پس از آخرین سلول با داده، موارد زیر را انجام دهید:

1. روی عنوان اولین ستون خالی در سمت راست داده های خود کلیک کنید و Ctrl + Shift + End را فشار دهید. با این کار محدوده ای از سلول ها بین داده های شما و آخرین سلول استفاده شده در برگه انتخاب می شود.
2. در برگه صفحه اصلی ، در گروه ویرایش ، روی <1 کلیک کنید>پاک کردن > پاک کردن همه . یا روی انتخاب کلیک راست کرده و Delete… > کل ستون :

   

3. روی عنوان اولین ردیف خالی کلیک کنید در زیر داده های خود و Ctrl + Shift + End را فشار دهید.
4. کلیک کنید Clear > Clear All در برگه Home یا کلیک راست کنید را انتخاب کنید و Delete… > کل ردیف را انتخاب کنید.
5. Ctrl + S را فشار دهید تا کتاب کار ذخیره شود.

محدوده استفاده شده را بررسی کنید مطمئن شوید که اکنون فقط حاوی سلول هایی با داده است و هیچ جای خالی ندارد. اگر میانبر Ctrl + End دوباره یک سلول خالی را انتخاب کرد، کتاب کار را ذخیره کرده و ببندید. هنگامی که کاربرگ را دوباره باز می کنید، آخرین سلول استفاده شده باید آخرین سلول با داده باشد.

نکته. با توجه به اینکه Microsoft Excel 2007 و بالاتر شامل بیش از 1,000,000 سطر و بیش از 16,000 ستون است، ممکن است بخواهید اندازه فضای کاری را کاهش دهید تا از وارد کردن ناخواسته داده ها به سلول های اشتباه توسط کاربران خود جلوگیری کنید. برای این کار به سادگی می توانید سلول های خالی را از آنها حذف کنیدهمانطور که در نحوه پنهان کردن سطرها و ستون‌های استفاده نشده (خالی) توضیح داده شده است، مشاهده کنید.

به این ترتیب شما خالی را در اکسل حذف می‌کنید. از خواندن شما سپاسگزارم و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینم!