El tutorial muestra cómo insertar una tabla en Excel y explica las ventajas de hacerlo. Encontrará una serie de funciones ingeniosas, como columnas calculadas, fila total y referencias estructuradas. También conocerá las funciones y fórmulas de tabla de Excel, aprenderá a convertir tabla en rango o a eliminar el formato de tabla.

Las tablas son una de las funciones más potentes de Excel que a menudo se pasa por alto o se subestima. Puede que te las arregles bien sin tablas hasta que tropieces con ellas. Y entonces te das cuenta de que te has estado perdiendo una herramienta impresionante que podría ahorrarte mucho tiempo y hacerte la vida mucho más fácil.

La conversión de datos a una tabla puede ahorrarle el dolor de cabeza de crear rangos dinámicos con nombre, actualizar referencias de fórmulas, copiar fórmulas entre columnas, formatear, filtrar y ordenar sus datos. Microsoft Excel se encargará de todo esto automáticamente.

¿Qué es una tabla en Excel?

La tabla de Excel es un objeto con nombre que permite gestionar su contenido de forma independiente del resto de los datos de la hoja de cálculo. Las tablas se introdujeron en Excel 2007 como versión mejorada de la función Lista de Excel 2003, y están disponibles en todas las versiones posteriores de Excel 2010 a 365.

Las tablas de Excel ofrecen una serie de funciones para analizar y gestionar datos de forma eficaz, como columnas calculadas, fila total, opciones de autofiltrado y ordenación, ampliación automática de una tabla, etc.

Normalmente, una tabla contiene datos relacionados que se introducen en una serie de filas y columnas, aunque puede constar de una sola fila y/o columna. La captura de pantalla siguiente muestra la diferencia entre un rango habitual y una tabla:

Nota. No debe confundirse una tabla Excel con una tabla de datos, que forma parte del conjunto de análisis Y si... que permite calcular múltiples resultados.

Cómo hacer una tabla en Excel

A veces, cuando la gente introduce datos relacionados en una hoja de cálculo, se refiere a esos datos como una "tabla", lo cual es técnicamente incorrecto. Para convertir un rango de celdas en una tabla, hay que formatearla explícitamente como tal. Como suele ocurrir en Excel, hay más de una forma de hacer lo mismo.

3 formas de crear una tabla en Excel

Para insertar una tabla en Excel, organice sus datos en filas y columnas, haga clic en cualquier celda del conjunto de datos y realice cualquiera de las siguientes acciones:

1. En el Inserte en la pestaña Tablas grupo, haga clic en Cuadro Esto insertará una tabla con el estilo por defecto.
2. En el Inicio en la pestaña Estilos grupo, haga clic en Formato como tabla y seleccione uno de los estilos de tabla predefinidos.
3. Si prefiere trabajar desde el teclado en lugar de utilizar el ratón, la forma más rápida de crear una tabla es pulsando la tecla Acceso directo a la tabla de Excel Ctrl+T

Sea cual sea el método que elija, Microsoft Excel selecciona automáticamente todo el bloque de celdas. Para comprobar si el rango se ha seleccionado correctamente, marque o desmarque la casilla de verificación Mi tabla tiene cabeceras y haga clic en OK .

Como resultado, se crea una tabla bien formateada en su hoja de cálculo. A primera vista, puede parecer un rango normal con los botones de filtro en la fila de cabecera, ¡pero hay mucho más!

Notas:

• Si desea gestionar varios conjuntos de datos independientes, puede crear más de una tabla en la misma hoja.
• No es posible insertar una tabla en un archivo compartido porque la funcionalidad de tablas no es compatible con los libros de trabajo compartidos.

Las 10 funciones más útiles de las tablas de Excel

Como ya se ha mencionado, las tablas de Excel ofrecen una serie de ventajas sobre los rangos de datos normales. Así que, ¿por qué no te beneficias de las potentes funciones que ahora están a sólo un clic de distancia?

1. Opciones integradas de clasificación y filtrado

En las tablas, las flechas de filtro se añaden automáticamente en la fila de encabezamiento y permiten utilizar varios filtros de texto y numéricos, ordenar en orden ascendente o descendente, por color o crear un orden personalizado.

Si no tiene previsto filtrar u ordenar los datos, puede hacerlo fácilmente ocultar las flechas de filtro accediendo a la página Diseño tab> Opciones de estilo de mesa y desmarcando la casilla Botón de filtro caja.

También puede alternar entre ocultar y mostrar las flechas de filtro con el atajo de teclado Mayús+Ctrl+L.

Además, en Excel 2013 y versiones superiores, puede crear una rebanadora para filtrar los datos de la tabla de forma rápida y sencilla.

2. Los títulos de las columnas son visibles durante el desplazamiento

Cuando trabaje con una tabla grande que no quepa en una pantalla, la fila de cabecera siempre permanecerá visible cuando se desplace hacia abajo. Si esto no le funciona, asegúrese de seleccionar cualquier celda dentro de la tabla antes de desplazarse.

3. Formato sencillo (estilos de tabla de Excel)

Una tabla recién creada ya está formateada con filas con bandas, bordes, sombreado, etc. Si no le gusta el formato predeterminado de la tabla, puede cambiarlo fácilmente seleccionando uno de los más de 50 estilos predefinidos disponibles en la función Estilos de mesa galería en la Diseño ficha.

Además de cambiar el estilo de las mesas, el Diseño le permite activar o desactivar los siguientes elementos de la tabla:

• Fila de cabecera - muestra cabeceras de columna que permanecen visibles al desplazarse por los datos de la tabla.
• Fila total - añade la fila de totales al final de la tabla con una serie de funciones predefinidas a elegir.
• Hileras con bandas y columnas anilladas - mostrar colores alternativos de filas o columnas.
• Primera columna y última columna - mostrar un formato especial para la primera y la última columna de la tabla.
• Botón de filtro - muestra u oculta las flechas de filtro en la fila de encabezado.

La siguiente captura de pantalla muestra las Opciones de Estilo de Tabla por defecto:

Consejos sobre estilos de mesa:

• Si el Diseño ha desaparecido de tu libro, haz clic en cualquier celda de la tabla y volverá a aparecer.
• Para establecer un estilo determinado como estilo de tabla predeterminado en un libro, haga clic con el botón derecho en ese estilo en la galería Estilos de tabla de Excel y seleccione Establecer como predeterminado .
• A eliminar el formato de las tablas en el Diseño en la pestaña Estilos de mesa haga clic en el botón Más botón en la esquina inferior derecha y, a continuación, haga clic en Claro debajo de las miniaturas de estilo de tabla. Para más detalles, consulte Cómo borrar el formato de tabla en Excel.

Para más información, consulte Cómo utilizar los estilos de tabla de Excel.

4. Ampliación automática de la tabla para incluir nuevos datos

Normalmente, añadir más filas o columnas a una hoja de cálculo implica más trabajo de formateo y reformateo. ¡No si has organizado tus datos en una tabla! Cuando escribes algo junto a una tabla, Excel asume que quieres añadirle una nueva entrada y expande la tabla para incluir esa entrada.

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, el formato de la tabla se ajusta a la nueva fila y columna añadidas, y se mantiene el sombreado alternativo de las filas (filas con bandas). Pero no sólo se amplía el formato de la tabla, sino que también se aplican las funciones y fórmulas de la tabla a los nuevos datos.

En otras palabras, cada vez que dibujas una tabla en Excel, es una "tabla dinámica" por naturaleza, y como un rango dinámico con nombre se expande automáticamente para acomodar nuevos valores.

A deshacer la ampliación de la tabla pulse el botón Deshacer botón en la barra de herramientas de acceso rápido, o pulsa Ctrl+Z como haces habitualmente para revertir los últimos cambios.

5. Totales rápidos (fila total)

Para totalizar rápidamente los datos de la tabla, visualice la fila de totales al final de la tabla y, a continuación, seleccione la función deseada en la lista desplegable.

Para añadir una fila total a la tabla, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda de la tabla y seleccione Cuadro y haga clic en Totales Fila .

O bien, vaya a la Diseño tab> Opciones de estilo de mesa y seleccione el grupo Fila total caja:

En cualquier caso, la fila de totales aparece al final de la tabla. Seleccione la función deseada para cada celda de la fila de totales y se introducirá automáticamente la fórmula correspondiente en la celda:

Total de puntas de Fila:

• Las funciones de tabla de Excel no se limitan a las funciones de la lista desplegable. Puede introducir cualquier función que desee en cualquier celda de la fila total haciendo clic en Más funciones en la lista desplegable o introduciendo una fórmula directamente en la celda.
• Fila total inserta la función SUBTOTAL que calcula valores sólo en células visibles y deja fuera las celdas ocultas (filtradas). Si desea totalizar los datos de las filas visibles e invisibles, introduzca manualmente la fórmula correspondiente, como SUM, COUNT, AVERAGE, etc.

6. Calcular datos de tablas con facilidad (columnas calculadas)

Otra gran ventaja de una tabla de Excel es que te permite calcular toda la columna introduciendo una fórmula en una sola celda.

Por ejemplo, para crear una columna calculada en nuestra tabla de ejemplo, introduzca una fórmula Promedio en la celda E2:

En cuanto haga clic en Intro, la fórmula se copiará inmediatamente en otras celdas de la columna y se ajustará correctamente a cada fila de la tabla:

Puntas de columna calculadas:

• Si no se ha creado una columna calculada en la tabla, asegúrese de que el campo Rellenar fórmulas en tablas para crear columnas calculadas Para comprobarlo, haga clic en Archivo > Opciones seleccione Pruebas en el panel izquierdo, haga clic en el botón Opciones de autocorrección y cambie a Autoformato mientras escribe ficha.
• La introducción de una fórmula en una celda que ya contiene datos no crea una columna calculada. En este caso, la función Opciones de autocorrección (como en la captura de pantalla siguiente) y le permite sobrescribir los datos de toda la columna para crear una columna calculada.
• Puede deshacer rápidamente una columna calculada haciendo clic en el botón Deshacer columna calculada en Opciones de autocorrección o pulsando el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido.

7. Fórmulas de tablas fáciles de entender (referencias estructuradas)

Una ventaja indiscutible de las tablas es la posibilidad de crear fórmulas dinámicas y fáciles de leer con referencias estructuradas que utilizan nombres de tablas y columnas en lugar de direcciones de celdas normales.

Por ejemplo, esta fórmula calcula la media de todos los valores de las columnas Jan a través de Mar en el Tabla_ventas :

=PROMEDIO(Tabla_ventas[@[Ene]:[Mar]])

Lo bueno de las referencias estructuradas es que, en primer lugar, Excel las crea automáticamente sin que tengas que aprender su sintaxis especial y, en segundo lugar, se ajustan automáticamente cuando se añaden o eliminan datos de una tabla, por lo que no tienes que preocuparte de actualizar las referencias manualmente.

Para más información, consulte Referencia estructurada en tablas Excel.

8. Selección de datos con un clic

Puede seleccionar celdas y rangos en una tabla con el ratón como lo hace normalmente. También puede seleccionar filas y columnas de la tabla con un clic.

9. Gráficos dinámicos

Cuando se crea un gráfico basado en una tabla, el gráfico se actualiza automáticamente a medida que se editan los datos de la tabla. Una vez que se añade una nueva fila o columna a la tabla, el gráfico se amplía dinámicamente para incorporar los nuevos datos. Cuando se eliminan algunos datos de la tabla, Excel los quita del gráfico inmediatamente. El ajuste automático del rango de origen de un gráfico es una función extremadamente útil cuando se trabaja con conjuntos de datos quese expanden o contraen con frecuencia.

10. Imprimir sólo la tabla

Si desea imprimir sólo la tabla y omitir otros elementos de la hoja de cálculo, seleccione cualquier venta de la tabla y pulse Ctrl+P o haga clic en Archivo > Imprimir . Imprimir tabla seleccionada se seleccionará automáticamente sin que tengas que ajustar ninguna configuración de impresión:

Cómo gestionar datos en una tabla de Excel

Ahora que ya sabes cómo hacer una tabla en Excel y utilizar sus principales funciones, te animo a que inviertas un par de minutos más y aprendas algunos trucos y consejos útiles más.

Cómo convertir una tabla en un rango

Si desea eliminar una tabla sin perder los datos ni el formato de la tabla, vaya a la opción Diseño tab> Herramientas y haga clic en Convertir a rango .

O bien, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la tabla y seleccione Cuadro > Convertir a rango .

Esto eliminará una tabla pero mantendrá todos los datos y formatos intactos. Excel también se encargará de las fórmulas de la tabla y cambiará las referencias estructuradas a referencias de celda normales.

Para obtener más información, consulte Cómo convertir una tabla de Excel en un rango normal .

Cómo añadir o eliminar filas y columnas de una tabla

Como ya sabe, la forma más fácil de añadir una nueva fila o columna a una tabla es escribir cualquier valor en cualquier celda que esté directamente debajo de la tabla, o escribir algo en cualquier celda a la derecha de la tabla.

Si la fila Totales está desactivada, puede añadir una nueva fila seleccionando la celda inferior derecha de la tabla y pulsando la tecla Tabulador (como haría al trabajar con tablas de Microsoft Word).

Para insertar una nueva fila o columna dentro de una mesa utilice el botón Inserte opciones en el Inicio tab> Células O bien, haga clic con el botón derecho en una celda sobre la que desee insertar una fila y, a continuación, haga clic en Inserte > Tabla Filas Arriba para insertar una nueva columna, haga clic en Columnas de la tabla a la izquierda .

A borrar filas o columnas, haga clic con el botón derecho en cualquier celda de la fila o columna que desee eliminar, seleccione Borrar y, a continuación, elija Filas de la tabla o Columnas de la tabla O haga clic en la flecha situada junto a Borrar en el Inicio en la pestaña Células y seleccione la opción deseada:

Cómo cambiar el tamaño de una tabla Excel

Para cambiar el tamaño de una tabla, es decir, incluir nuevas filas o columnas en la tabla o excluir algunas de las filas o columnas existentes, arrastre el triángulo redimensionar asa en la esquina inferior derecha de la tabla hacia arriba, hacia abajo, hacia la derecha o hacia la izquierda:

Cómo seleccionar filas y columnas en una tabla

Generalmente, puede seleccionar datos en su tabla Excel de la forma habitual utilizando el ratón. Además, puede utilizar las siguientes sugerencias de selección con un solo clic.

Seleccionar una columna o fila de la tabla

Mueva el puntero del ratón al borde superior de la cabecera de la columna o al borde izquierdo de la fila de la tabla hasta que el puntero cambie a una flecha negra. Si hace clic en esa flecha una vez, sólo se seleccionará el área de datos de la columna; si hace clic dos veces, se incluirá la cabecera de la columna y la fila total en la selección, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Sugerencia: si se selecciona toda la columna o fila de la hoja de cálculo en lugar de una columna o fila de la tabla, mueva el puntero del ratón sobre la columna o fila de la tabla. frontera de la cabecera de la columna de la tabla o de la fila de la tabla para que no se resalte la letra de la columna o el número de la fila.

También puede utilizar los siguientes atajos:

• Para seleccionar un tabla columna haga clic en cualquier celda de la columna y pulse Ctrl+Espacio una vez para seleccionar sólo los datos de la columna; y dos veces para seleccionar toda la columna, incluidos el encabezado y la fila total.
• Para seleccionar un tabla fila haz clic en la primera celda de la fila y, a continuación, pulsa Ctrl+Mayús+flecha derecha .

Seleccionar una tabla entera

Para seleccionar el área de datos de la tabla haga clic en la esquina superior izquierda de la tabla, el puntero del ratón cambiará a una flecha que apunta hacia el sureste, como en la captura de pantalla siguiente. Para seleccionar la opción mesa completa , incluidos los encabezados de tabla y la fila total, haga clic en la flecha dos veces.

Otra forma de seleccionar los datos de la tabla es hacer clic en cualquier celda de la tabla y pulsar CTRL+A. Para seleccionar toda la tabla, incluidos los encabezados y la fila de totales, pulse CTRL+A dos veces.

Inserte un slicer para filtrar los datos de la tabla de forma visual

En Excel 2010, sólo es posible crear tablas de corte para tablas dinámicas. En versiones más recientes, las tablas de corte también se pueden utilizar para filtrar datos de tablas.

Para añadir un slicer a tu tabla Excel, sólo tienes que hacer lo siguiente:

• Ir a la Diseño tab> Herramientas y haga clic en el botón Cortadora de fiambres botón.
• En el Cortadoras de fiambres marque las casillas de las columnas para las que desea crear rebanadoras.
• Haga clic en Aceptar.

Como resultado, aparecerán una o varias rebanadoras en su hoja de cálculo, y usted sólo tendrá que hacer clic en los elementos que desee mostrar en su tabla.

Consejo: para mostrar más de un elemento, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras selecciona los elementos.

Cómo nombrar una tabla en Excel

Cuando se crea una tabla en Excel, se le da un nombre por defecto, como Tabla 1, Tabla 2, etc. En muchas situaciones, los nombres por defecto están bien, pero a veces es posible que desee dar a su tabla un nombre más significativo, por ejemplo, para hacer las fórmulas de la tabla más fácil de entender. Cambiar el nombre de la tabla es tan fácil como puede ser.

Para renombrar una tabla Excel:

1. Seleccione cualquier celda de la tabla.
2. En el Diseño en la pestaña Propiedades escriba un nuevo nombre en el campo Nombre de la tabla caja.
3. Pulsa Intro.

¡Eso es todo!

Cómo eliminar duplicados de una tabla

Esta es otra impresionante característica de las tablas de Excel que mucha gente desconoce por completo. Para eliminar filas duplicadas en tu tabla, sólo tienes que hacer lo siguiente:

1. Llegó a la Diseño tab> Herramientas y haga clic en Eliminar duplicados .
2. En el Eliminar duplicados seleccione las columnas que pueden contener duplicados.
3. Haga clic en Aceptar.

¡Hecho!

Consejo: si ha eliminado por error los datos que debía conservar, haga clic en el botón Deshacer o pulse Ctrl+Z para restaurar los registros eliminados.

Este tutorial es sólo una rápida visión general de las principales funciones de las tablas de Excel. Pruébalas y encontrarás nuevos usos de las tablas en tu trabajo diario y descubrirás nuevas y fascinantes capacidades. Te agradezco tu lectura y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!