El tutorial explica la sintaxis de la función VLOOKUP de Google Sheets y muestra cómo utilizar las fórmulas Vlookup para resolver tareas de la vida real.

Cuando se trabaja con datos interrelacionados, uno de los retos más comunes es encontrar información en varias hojas. A menudo se realizan este tipo de tareas en la vida cotidiana, por ejemplo, cuando se busca el número de vuelo en un tablero de horarios para obtener la hora de salida y el estado. Google Sheets VLOOKUP funciona de manera similar - busca y recupera los datos coincidentes de otra tabla en la misma hoja ode una hoja diferente.

Una opinión muy extendida es que VLOOKUP es una de las funciones más difíciles y oscuras. Pero eso no es cierto! De hecho, es fácil hacer VLOOKUP en Google Sheets, y en un momento te asegurarás de ello.

Sugerencia: Para los usuarios de Microsoft Excel, tenemos un tutorial separado de Excel VLOOKUP con ejemplos de fórmulas.

Google Sheets VLOOKUP - sintaxis y uso

La función VLOOKUP de las Hojas de cálculo de Google está diseñada para realizar un búsqueda vertical - buscar un valor clave (identificador único) en la primera columna de un rango especificado y devolver un valor en la misma fila de otra columna.

La sintaxis de la función VLOOKUP de Google Sheets es la siguiente:

Los 3 primeros argumentos son obligatorios, el último es opcional:

Buscar_clave - es el valor a buscar (valor de búsqueda o identificador único). Por ejemplo, puede buscar la palabra "manzana", el número 10 o el valor de la celda A2.

Gama - dos o más columnas de datos para la búsqueda. La función VLOOKUP de Google Sheets siempre busca en la primera columna de gama .

Índice - el número de columna en gama a partir del cual un valor coincidente (valor en la misma fila que buscar_clave ).

La primera columna de gama tiene índice 1. Si índice es menor que 1, una fórmula Vlookup devuelve el error #VALOR! Si es mayor que el número de columnas en gama ¡VLOOKUP devuelve el error #REF!

Is_sorted - indica si la columna de búsqueda está ordenada (TRUE) o no (FALSE). En la mayoría de los casos, se recomienda FALSE.

• Si is_sorted es TRUE o se omite (por defecto), la primera columna de gama debe ser ordenados de forma ascendente es decir, de la A a la Z o de menor a mayor.

  En este caso, una fórmula Vlookup devuelve un coincidencia aproximada Más concretamente, busca primero la coincidencia exacta. Si no se encuentra una coincidencia exacta, la fórmula busca la coincidencia mayor coincidencia que sea inferior o igual a buscar_clave Si todos los valores de la columna de búsqueda son mayores que la clave de búsqueda, se devuelve un error #N/A.

• Si is_sorted se establece en FALSE, no se requiere ordenación. En este caso, una fórmula Vlookup busca por coincidencia exacta Si la columna de búsqueda contiene 2 o más valores exactamente iguales a buscar_clave se devuelve el primer valor encontrado.

A primera vista, la sintaxis puede parecer un poco complicada, pero el siguiente ejemplo de fórmula Vlookup de Google Sheet facilitará la comprensión.

Supongamos que tiene dos tablas: la tabla principal y la tabla de consulta, como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Las tablas tienen una columna común ( Número de pedido ) que es un identificador único. Su objetivo es extraer el estado de cada pedido de la tabla de consulta a la tabla principal.

Ahora bien, ¿cómo utilizar Google Sheets Vlookup para realizar la tarea? Para empezar, definamos los argumentos de nuestra fórmula Vlookup:

• Buscar_clave - ID de pedido (A3), el valor que debe buscarse en la primera columna de la tabla Lookup.
• Gama - la tabla Lookup ($F$3:$G$8). Tenga en cuenta que bloquear la gama utilizando referencias de celda absolutas, ya que planeamos copiar la fórmula en varias celdas.
• Índice - 2 porque el Estado de la que queremos obtener una coincidencia es la 2ª columna de gama .
• Is_sorted - FALSE porque nuestra columna de búsqueda (F) no está ordenada.

Juntando todos los argumentos, obtenemos esta fórmula:

=VLOOKUP(A3,$F$3:$G$8,2,false)

Introdúcelo en la primera celda (D3) de la tabla principal, copia hacia abajo la columna y obtendrás un resultado similar a éste:

¿Sigue resultándote difícil comprender la fórmula Vlookup? Entonces mírala de esta manera:

5 cosas que debes saber sobre Google Sheets VLOOKUP

Como ya habrás comprendido, la función VLOOKUP de las Hojas de cálculo de Google tiene sus matices. Si recuerdas estos cinco sencillos datos, no te meterás en líos y evitarás los errores más comunes de Vlookup.

1. El VLOOKUP de Google Sheets no puede mirar a su izquierda, siempre busca en la primera columna (la más a la izquierda) del rango. Para hacer un Vlookup izquierdo Utiliza la fórmula Index Match de Google Sheets.
2. Vlookup en Google Sheets es distingue entre mayúsculas y minúsculas es decir, no distingue entre minúsculas y mayúsculas. Para búsqueda sensible a mayúsculas y minúsculas utiliza esta fórmula.
3. Si VLOOKUP devuelve resultados incorrectos, establezca el parámetro is_sorted a FALSE para devolver coincidencias exactas. Si esto no ayuda, compruebe otras posibles razones por las que VLOOKUP falla.
4. En is_sorted a TRUE o se omite, recuerde ordenar la primera columna de gama En este caso, la función VLOOKUP utilizará un algoritmo de búsqueda binaria más rápido que sólo funciona correctamente con datos ordenados.
5. Google Sheets VLOOKUP puede buscar con coincidencia parcial basado en el caracteres comodín Consulte este ejemplo de fórmula Vlookup para obtener más información.

Cómo utilizar VLOOKUP en Hojas de cálculo de Google: ejemplos de fórmulas

Ahora que ya tienes una idea básica de cómo funciona el Vlookup de Google Sheets, es hora de que pruebes a crear algunas fórmulas por tu cuenta. Para que los ejemplos de Vlookup que aparecen a continuación sean más fáciles de seguir, puedes abrir la hoja de Google Vlookup de ejemplo.

Cómo hacer Vlookup desde otra hoja

En las hojas de cálculo de la vida real, la tabla principal y la tabla Lookup a menudo residen en hojas diferentes. Para referir su fórmula Vlookup a otra hoja dentro de la misma hoja de cálculo, ponga el nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de exclamación (!) antes de la referencia de rango. Por ejemplo:

=VLOOKUP(A2,Hoja4!$A$2:$B$7,2,false)

La fórmula buscará el valor en A2 en el rango A2:A7 en la Hoja4, y devolverá un valor coincidente de la columna B (2ª columna en gama ).

Si el nombre de la hoja incluye espacios o caracteres no alfabéticos, asegúrese de encerrarlo entre comillas simples. Por ejemplo:

=VLOOKUP(A2,'Tabla de búsqueda'!$A$2:$B$7,2,false)

Sugerencia: en lugar de escribir manualmente una referencia a otra hoja, puede hacer que Google Sheets la inserte automáticamente. Para ello, empiece a escribir la fórmula Vlookup y, cuando llegue al campo gama cambie a la hoja de consulta y seleccione el rango con el ratón. Esto añadirá una referencia de rango a la fórmula, y sólo tendrá que cambiar una referencia relativa (por defecto) por una referencia absoluta. Para ello, escriba el signo $ antes de la letra de la columna y el número de fila, o seleccione la referencia y pulse F4 para alternar entre los distintos tipos de referencia.

Google Sheets Vlookup con caracteres comodín

En situaciones en las que no conozca el valor de búsqueda completo (search_key), pero sí una parte del mismo, puede realizar una búsqueda con los siguientes caracteres comodín:

• Signo de interrogación (?) para cualquier carácter, y
• Asterisco (*) para que coincida con cualquier secuencia de caracteres.

Supongamos que desea recuperar información sobre un pedido concreto de la tabla siguiente. No puede recordar el Id. del pedido en su totalidad, pero recuerda que el primer carácter es "A". Por lo tanto, utiliza un asterisco (*) para rellenar la parte que falta, de la siguiente manera:

=VLOOKUP("a*",$A$2:$C$7,2,false)

Mejor aún, puede introducir la parte conocida de la clave de búsqueda en alguna celda y concatenar esa celda con "*" para crear una fórmula Vlookup más versátil:

Para tirar del artículo: =VLOOKUP($F$1& "*",$A$2:$C$7,2,false)

Para sacar el importe: =VLOOKUP($F$1& "*",$A$2:$C$7,3,false)

Consejo: si necesita buscar un signo de interrogación o un asterisco, anteponga una tilde (~) al carácter, por ejemplo "~*".

Fórmula de coincidencia de índice de Google Sheets para Vlookup izquierdo

Una de las limitaciones más significativas de la función VLOOKUP (tanto en Excel como en Google Sheets) es que no puede buscar a su izquierda. Es decir, si la columna de búsqueda no es la primera columna de la tabla de búsqueda, Vlookup de Google Sheets fallará. En tales situaciones, utiliza una fórmula de Coincidencia de índice más potente y duradera:

Por ejemplo, para buscar el valor A3 (search_key) en G3:G8 (lookup_range) y devolver una coincidencia de F3:F8 (return_range), utilice esta fórmula:

=INDEX($F$3:$F$8, MATCH (A3, $G$3:$G$8, 0))

La siguiente captura de pantalla muestra esta fórmula de Index Match en acción:

Otra ventaja de la fórmula Index Match en comparación con Vlookup es que es inmune a los cambios estructurales que realice en las hojas, ya que hace referencia a la columna de retorno directamente. En particular, la inserción o eliminación de una columna en la tabla de búsqueda rompe una fórmula Vlookup porque el número de índice "codificado" se convierte en inválido, mientras que la fórmula Index Match permanece sana y salva.

Para obtener más información sobre INDEX MATCH, consulta Por qué INDEX MATCH es una alternativa mejor que VLOOKUP. Aunque el tutorial anterior está orientado a Excel, INDEX MATCH en Google Sheets funciona exactamente igual, salvo por los diferentes nombres de los argumentos.

Vlookup con distinción entre mayúsculas y minúsculas en Google Sheets

En los casos en los que las mayúsculas y minúsculas son importantes, utiliza INDEX MATCH junto con las funciones TRUE y EXACT para crear una vista preliminar de Google Sheets que distinga entre mayúsculas y minúsculas. fórmula de matriz :

Suponiendo que la clave de búsqueda está en la celda A3, el rango de búsqueda es G3:G8 y el rango de retorno es F3:F8, la fórmula es la siguiente:

=ArrayFormula(INDEX($F$3:$F$8, MATCH (TRUE,EXACT($G$3:$G$8, A3),0)))

Como se muestra en la captura de pantalla siguiente, la fórmula no tiene ningún problema para distinguir caracteres en mayúsculas y minúsculas, como A-1001 y a-1001:

Consejo: si pulsa Ctrl + Mayús + Intro mientras edita una fórmula, la función ARRAYFORMULA se insertará automáticamente al principio de la fórmula.

Las fórmulas Vlookup son las más comunes, pero no la única forma de buscar en Google Sheets. La siguiente y última sección de este tutorial muestra una alternativa.

Merge Sheets: alternativa sin fórmulas para Google Sheets Vlookup

Si buscas un método visual sin fórmulas para realizar consultas Vlookup en hojas de cálculo de Google, considera la posibilidad de utilizar el complemento Combinar hojas. Puedes obtenerlo de forma gratuita en la tienda de complementos de Google Sheets.

Una vez añadido el complemento a sus hojas de cálculo de Google, podrá encontrarlo en la sección Extensiones ficha:

Una vez instalado el complemento Merge Sheets, está listo para probarlo sobre el terreno. Los datos de origen ya le resultarán familiares: extraeremos información de la base de datos Estado basada en la columna Número de pedido :

1. Seleccione cualquier celda con datos dentro del Hoja principal y haga clic en Complementos > Fusionar hojas > Inicio .

   En la mayoría de los casos, el complemento recogerá toda la tabla automáticamente. Si no lo hace, haga clic en el botón Selección automática o seleccione manualmente el intervalo en la hoja principal y, a continuación, haga clic en Siguiente :

   

2. Seleccione el intervalo en el Hoja de consulta En este ejemplo, la tabla de consulta tiene 2 filas más que la tabla principal.

En este ejemplo, estamos extrayendo información de la base de datos Estado de la hoja de consulta en la columna Estado de la hoja principal:

Haga clic en Acabado Deje que el complemento Fusionar hojas se encargue de procesarlo y ¡listo!

¡Vlookup múltiples partidos de una manera fácil!

Multiple VLOOKUP Matches es otra herramienta de Google Sheets para búsquedas avanzadas. Como su nombre indica, el complemento puede devolver todas las coincidencias, no sólo la primera como hace la función VLOOKUP. Además, puede evaluar múltiples condiciones buscar en cualquier dirección y devolver todas o el número especificado de coincidencias como valores o fórmulas .

Recordando que una imagen vale más que mil palabras, veamos cómo funciona el complemento con datos de la vida real. Supongamos que algunos pedidos de nuestra tabla de muestra contienen varios artículos, y usted desea recuperar todos los artículos de un pedido concreto. Una fórmula Vlookup no puede hacerlo, mientras que una función QUERY más potente sí. El problema es que esta función requiere conocimientos del lenguaje de consulta o, al menos, de SQLSintaxis. ¿No tiene ganas de pasarse días estudiando esto? Instale el complemento Multiple VLOOKUP Matches y obtenga una fórmula impecable en segundos.

En la hoja de cálculo de Google, haz clic en Complementos > Múltiples coincidencias VLOOKUP > Inicio y defina los criterios de búsqueda:

1. Seleccione el intervalo con sus datos (A1:D9).
2. Especifica cuántas coincidencias devolver (todas en nuestro caso).
3. Elija de qué columnas desea obtener los datos ( Artículo , Importe y Estado ).
4. Establezca una o más condiciones. Queremos obtener la información sobre el número de pedido introducido en F2, por lo que configuramos sólo una condición: ID de pedido = F2.
5. Seleccione la celda superior izquierda para el resultado.
6. Haga clic en Vista previa del resultado para asegurarse de que obtendrá exactamente lo que busca.
7. Si todo es correcto, haga clic en Insertar fórmula o Pegar resultado .

Para este ejemplo, hemos elegido devolver las coincidencias como fórmulas. Por lo tanto, ahora puede escribir cualquier número de pedido en F2 y la fórmula que se muestra en la captura de pantalla siguiente se recalculará automáticamente:

Para obtener más información sobre el complemento, visite la página de inicio de Multiple VLOOKUP Matches u obténgalo ahora en G Suite Marketplace.

Así es como se puede hacer la búsqueda en Google Sheets. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!