Este tutorial le enseñará cómo formatear condicionalmente celdas en Excel utilizando escalas de colores degradados para comparar visualmente valores en un rango.

El formato condicional de Excel consiste en visualizar los datos con colores. Se pueden utilizar colores contrastados para representar categorías de datos o gradientes para "mapear" los datos con algún orden intrínseco. Cuando se utiliza una determinada paleta para representar visualmente los datos, se convierte en una escala de colores.

Escalas de color en Excel

Una escala de colores es una secuencia de colores que cambian suavemente y que representan valores más pequeños y más grandes. Resultan especialmente útiles para visualizar relaciones entre valores numéricos en grandes conjuntos de datos.

Un ejemplo típico son los mapas de calor, muy utilizados por los analistas para descubrir patrones y tendencias genéricos en diversos tipos de datos, como la temperatura del aire, las cotizaciones bursátiles, los ingresos, etc.

Existen tres tipos principales de escalas de color:

• Secuencial - gradientes del mismo tono que van de claro a oscuro o al revés. Son los más adecuados para visualizar números que van de bajo a alto. Por ejemplo, un color verde medio dice: "este valor es un poco más alto que el verde claro pero más bajo que el verde oscuro".
• Divergencia , alias bipolar o doble extremo - Pueden considerarse como dos esquemas de colores secuenciales opuestos combinados. Los tonos divergentes revelan más diferencias de valores que los colores secuenciales. Son perfectos para visualizar frecuencias, prioridades, percepciones o cambios de comportamiento (por ejemplo, nunca, casi nunca, a veces, a menudo, siempre).
• Cualitativo o categórico - son algunos colores diferentes como rojo, azul, verde, etc. Funcionan bien para representar categorías de datos que no tienen un orden inherente como industrias, territorios, especies, etc.

Microsoft Excel dispone de una serie de escalas preestablecidas de 2 o 3 colores, que puede personalizar a su gusto. Además, puede crear una escala personalizada con una paleta de su elección.

Cómo añadir escala de colores en Excel

Para añadir una escala de colores a tu hoja de cálculo, sigue estos pasos:

1. Seleccione un rango de celdas al que desee dar formato.
2. En el Inicio en la pestaña Estilos grupo, haga clic en Formato condicional .
3. Señala Escalas de color y elija el tipo que desee. ¡Listo!

Por ejemplo, así es como se puede utilizar una escala de 3 colores (rojo-blanco-azul) para "cartografiar" las temperaturas del aire:

Por defecto, para las escalas de 3 colores, Excel utiliza la función percentil 50 también conocido como mediana o punto medio La mediana divide el conjunto de datos en dos partes iguales. La mitad de los valores están por encima de la mediana y la otra mitad por debajo. En nuestro caso, la celda que contiene la mediana está coloreada en blanco, la celda con el valor máximo está resaltada en rojo y la celda con el valor mínimo está resaltada en azul oscuro. Todas las demás celdas están coloreadas proporcionalmente en diferentes tonos de esos tres colores principales.

El comportamiento predeterminado puede cambiarse editando una escala de colores preestablecida o creando una propia:

Para modificar una escala de colores existente seleccione cualquiera de las celdas formateadas, haga clic en Formato condicional > Gestionar regla > Editar Para obtener más información, consulte Cómo editar reglas de formato condicional.

Para configurar una escala de colores personalizada Siga el siguiente ejemplo.

Cómo hacer una escala de colores personalizada en Excel

Si ninguna de las escalas predefinidas se adapta a sus necesidades, puede crear una escala personalizada de este modo:

1. Seleccione las celdas que desea formatear.
2. Haga clic en Formato condicional > Escalas de color > Más normas .
3. En el Nueva regla de formato configure estas opciones:
   • En el Formato Estilo seleccione Escala de 2 colores (por defecto) o Escala de 3 colores.
   • Para Mínimo, Punto medio y Máximo seleccione el tipo de datos ( Número , Porcentaje , Percentil o Fórmula ) y, a continuación, elija el color.
4. Cuando haya terminado, pulse OK .

A continuación se muestra un ejemplo de una escala de 3 colores personalizada basada en porcentaje :

Mínimo Esto coloreará los valores del 10% inferior en el tono más oscuro del color que haya elegido para el valor mínimo (lila en este ejemplo).

Máximo Esto resaltará los valores del 10% superior en el tono más oscuro del color elegido para el valor mínimo (ámbar en nuestro caso).

Punto medio se deja por defecto (percentil 50), por lo que la celda que contiene la mediana se colorea de blanco.

Fórmula de escala de colores de Excel

En Microsoft Excel, normalmente se utilizaría la función MIN para obtener el valor más bajo del conjunto de datos, MAX para encontrar el valor más alto y MEDIAN para obtener el punto medio. En las escalas de color de formato condicional, no tiene sentido utilizar estas funciones, ya que los valores correspondientes están disponibles en Tipo En algunas situaciones, sin embargo, es posible que desee definir los valores umbral de una manera diferente utilizando otras fórmulas.

En el siguiente ejemplo, tenemos las temperaturas medias de dos años en las columnas B y C. En la columna D, la fórmula de cambio porcentual devuelve la diferencia entre los valores de cada fila:

=C3/B3 - 1

Las diferencias se formatean condicionalmente utilizando una escala de 2 colores basada en estas fórmulas:

Para Mínimo la función SMALL devuelve el 3er valor más pequeño. Como resultado, los 3 números inferiores se resaltan en el mismo tono de beige.

=SMALL($D$3:$D$16, 3)

Para Máximo la función LARGE trae el 3er valor más alto. Como resultado, los 3 números superiores se colorean en el mismo tono de rojo.

=LARGE($D$3:$D$16, 3)

De manera similar, puede hacer formato condicional con fórmulas de escala de 3 colores.

Cómo crear una escala de 4 colores y una escala de 5 colores en Excel

El formato condicional en Excel sólo proporciona escalas de 2 y 3 colores. No existen reglas preestablecidas para escalas multicolor.

Para emular la escala de 4 o 5 colores, puede crear varias reglas separadas con fórmulas, una regla por color. Tenga en cuenta que las celdas se formatearán con el formato colores distintivos de su elección y no colores degradados.

Aquí están las instrucciones detalladas para configurar una regla de formato condicional con fórmula. Y aquí están los ejemplos de fórmula para imitar un Escala de 5 colores :

Regla 1 (azul oscuro): inferior a -2

=B3<-2

Regla 2 (azul claro): entre -2 y 0 inclusive

=AND(B3>=-2, B3<=0)

Regla 3 (blanco): entre 0 y 5 exclusivo

=AND(B3>0, B3<5)

Regla 4 (naranja claro): entre 5 y 20 inclusive

=AND(B3>=5, B3<=20)

Regla 5 (naranja oscuro): superior al 20

=B3>20

El resultado es muy bonito, ¿verdad?

Cómo mostrar sólo la escala de colores sin valores

Para las escalas de colores, Excel no proporciona la función Mostrar sólo escala como lo hace para los Conjuntos de Iconos y las Barras de Datos. Pero puede ocultar fácilmente los números aplicando un formato numérico personalizado especial. Los pasos son:

1. En el conjunto de datos con formato condicional, seleccione los valores que desea ocultar.
2. Pulse Ctrl + 1 para abrir el Formatear celdas cuadro de diálogo.
3. En el Formatear celdas vaya al cuadro de diálogo Número tab> A medida , punto y coma de tipo 3 (;;;) en el campo Tipo y haga clic en Aceptar.

Ahora, Excel sólo muestra la escala de colores y oculta los números:

Así es como se añaden escalas de color en Excel para visualizar datos. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!

Cuaderno de prácticas para descargar

Utilización de escalas de colores en Excel - ejemplos (.xlsx file)