A pesar de las muchas ventajas que ofrece Google Sheets, también tiene sus inconvenientes. Un claro ejemplo de ello es la escasez de herramientas sencillas para gestionar texto. ¿Estamos obligados a añadir o reemplazar texto en Google Sheets manualmente o con fórmulas complejas? Ya no. :) Hemos llenado este vacío con herramientas sencillas de un solo clic. Permíteme que te las presente en esta entrada del blog.

Todas las herramientas que presento hoy forman parte de una utilidad: Power Tools. Se trata de una recopilación de todos nuestros complementos para Google Sheets. Te animo encarecidamente a que la instales, seas tu propio chef y mezcles y combines los siguientes "ingredientes" con tus datos. ;)

Modificar el texto de las hojas de cálculo

Muchos de nosotros llegamos al punto de comprometer el estilo coherente de las tablas en aras del ahorro de tiempo. Así, tarde o temprano, encontrarás los datos de tus hojas en casos diferentes y con exceso de caracteres tecleados con prisas, lo que puede resultar un problema sobre todo si varias personas tienen derecho a editar la misma hoja de cálculo.

Tanto si eres un perfeccionista que tiende a mantener los datos súper claros y prácticos, como si simplemente tienes que demostrar los datos de tus hojas de cálculo, las siguientes herramientas te ayudarán.

Cambiar de caso en Google Sheets

Las formas estándar de cambiar las mayúsculas y minúsculas del texto en Google Sheets incluyen funciones: INFERIOR, SUPERIOR, PROPIO Para utilizarlas, tendrá que crear una columna auxiliar, crear fórmulas en ella y hacer referencia a la columna original. A continuación, convierta de algún modo los resultados de las fórmulas en valores y elimine la columna original.

Pues bien, con nuestra herramienta no necesitas hacer nada de lo anterior. Cambia rápidamente el caso en tus hojas de cálculo de Google Sheets en las propias celdas originales.

Consejo: vea este vídeo para conocer mejor la herramienta, o lea la breve introducción que aparece justo debajo.

Encontrará la herramienta en el Texto grupo> Modifique :

Para cambiar mayúsculas y minúsculas en su hoja de cálculo con este complemento, sólo tiene que seleccionar el rango con su texto y elegir la forma de modificar los datos: convertir todo en Caso de sentencia. , minúsculas o MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS , Escriba cada palabra en mayúsculas (aka proper case), minúscula & o tOGGLE tEXT .

Consejo: si no está seguro de qué opción debe utilizar, consulte la página de ayuda de la herramienta, donde se describe todo con detalle.

Cuando esté listo, pulse Modifique y observa cómo tus datos originales cambian el caso:

Sustituir símbolos

Si importa datos de la web, puede encontrar letras acentuadas en su tabla como ß, Ö o ç El archivo importado también puede contener distintos caracteres especiales: signos de copyright (©), signos de interrogación invertidos (¿), ampersands (&) y comillas inteligentes (" "). Estos símbolos también pueden estar representados por sus códigos (utilizados a menudo en la web).

Si intentas reemplazarlos utilizando las hojas de cálculo estándar de Google Sheets Buscar y reemplazar ( Ctrl+H ), prepárese para repasar el proceso de sustitución de cada carácter. También tendrá que introducir los símbolos que desee ver en su lugar.

Nuestra Sustituir símbolos Escanea el intervalo de datos seleccionado y sustituye automáticamente todos los caracteres o códigos acentuados por sus correspondientes símbolos estándar.

Consejo: la herramienta también se encuentra en Herramientas: Texto > Modifique .

Esto es también lo que puede hacer con códigos y caracteres especiales utilizando el mismo complemento:

Y aquí puede ver cómo el Sustituir las comillas inteligentes por comillas rectas funciona (actualmente sólo para comillas dobles):

Texto en polaco

Si las modificaciones anteriores son demasiado para tu tabla y prefieres simplemente cepillar el texto de Google Sheets aquí y allá, el complemento también te ayudará a automatizarlo.

En Texto en polaco busca en el rango seleccionado y hace lo siguiente:

• elimina los espacios en blanco si los hay
• añade un espacio después de los signos de puntuación si ha olvidado alguno
• aplica el caso de la sentencia a sus celdas

Puede optar por las tres opciones a la vez o elegir la que mejor se adapte a su mesa:

Cómo añadir texto en Google Sheets

Un método estándar para añadir texto en Hojas de cálculo de Google es el de siempre: una función. Y es CONCATENAR la que suele insertar caracteres adicionales al texto existente.

Consejo: Este tutorial proporciona ejemplos de fórmulas que añaden texto en la misma posición de varias celdas.

Pero cuando se trata de funciones, siempre hay que añadir una columna adicional para las fórmulas. Entonces, ¿para qué molestarse en añadir columnas y fórmulas especiales si hay complementos que manejan el texto justo donde está?

Una de nuestras herramientas, llamada Añadir texto por posición y anida en el mismo Texto grupo de Herramientas eléctricas .

Consejo: vea este vídeo para conocer mejor la herramienta, o lea la breve introducción que aparece justo debajo.

No sólo te permite añadir texto en Google Sheets, sino también insertar caracteres especiales y sus combinaciones en tu tabla, como signos de puntuación, un signo de número (#), un signo más (+), etc. Y lo que es aún mejor, tú decides la posición de estos nuevos caracteres.

Insertar caracteres especiales al principio / al final

Las dos primeras opciones permiten añadir texto al principio y al final de todas las celdas seleccionadas.

Supongamos que quieres añadir códigos de país a tu lista de números de teléfono. Como el código debe preceder a todo el número, la tarea consiste en añadir números al principio de las celdas de Google Sheets.

Sólo tiene que seleccionar el intervalo con números, introducir el código de país deseado en el campo correspondiente de la herramienta y hacer clic en Añadir :

Añadir texto en Google Sheets antes del texto / después del texto

Las tres últimas opciones de la herramienta le permiten insertar caracteres en función del texto específico de las celdas.

• Puede añadir su texto a partir del tercer, séptimo, décimo, etc. carácter de una celda con la opción denominada Después del número de caracteres Voy a utilizar esta herramienta e insertar códigos de área entre paréntesis en los números del ejemplo anterior.

  Allí, los prefijos para los números de EE.UU. y Canadá empiezan por el carácter 3d: +1 202 5550198. Así que tengo que añadir un soporte redondo antes:

  

  Una vez añadidos, los prefijos terminan con el 6º carácter: +1 (202 5550198

  Por lo tanto, añado un corchete de cierre después de él también. Esto es lo que tengo:

  

• También puedes añadir texto antes de o tras texto específico en las células.

  Estas opciones me ayudarán a que los números de teléfono sean aún más legibles añadiendo espacios antes y después de los paréntesis:

  

Pero, ¿y si añadir texto en Google Sheets no es una opción y prefieres eliminar algunos caracteres sobrantes y texto obsoleto? Bueno, también tenemos las herramientas para este trabajo.

Consejo: existe una página de ayuda para el Añadir texto lo encontrará aquí.

Eliminar caracteres sobrantes y especiales en Google Sheets

A veces, los espacios en blanco y otros caracteres se cuelan en la tabla y, una vez que lo hacen, puede resultar desesperante rastrearlos y eliminarlos todos.

Hojas de cálculo estándar de Google Buscar y reemplazar sólo sustituirá un carácter sobrante por otro. Así que en casos como éste, es mejor delegar la tarea a los complementos del Eliminar en Herramientas eléctricas:

Consejo. Eliminar group también posee una página de ayuda donde se mencionan todas las herramientas y sus opciones.

No dude en ver también este vídeo de demostración:

O visita esta entrada del blog para conocer otras formas de eliminar el mismo texto o determinados caracteres en Google Sheets.

Eliminar subcadenas o caracteres individuales

Esta primera herramienta se deshace de uno o varios caracteres sueltos e incluso de las subcadenas de Google Sheets dentro del rango seleccionado. Para ser más exactos, puedes hacer que elimine lo siguiente:

• todas las apariciones de una letra, un número o un carácter especial de Google Sheets específico, por ejemplo 1 o +
• varias letras, números o caracteres individuales: por ejemplo 1 y +
• una secuencia especificada de caracteres -subsecuencia de Google Sheets- o varios conjuntos de este tipo, por ejemplo +1 y/o +44

Tomaré los mismos números de teléfono del ejemplo anterior y eliminaré todos los códigos de país y paréntesis a la vez con la herramienta:

Eliminar espacios y delimitadores

La siguiente utilidad para Hojas de cálculo de Google elimina los espacios en blanco antes, después y dentro del texto. Si los espacios no son en absoluto bienvenidos en tus datos, no dudes en eliminarlos por completo:

El complemento también elimina caracteres especiales como comas, puntos y comas y otros delimitadores (incluso hay una casilla especial para los saltos de línea); caracteres no imprimibles (como los saltos de línea), entidades HTML (códigos que se utilizan en lugar de los propios caracteres) y etiquetas HTML:

Eliminar caracteres por posición

A veces, sin embargo, lo importante no son los personajes en sí, sino su posición en las células.

• En mi ejemplo, hay extensiones en los números de teléfono que ocupan el mismo lugar: del 12º al 14º carácter de cada celda.

  Utilizaré este posición para eliminar las extensiones de todos los números con la herramienta correspondiente:

  

  Así se transforman las cifras en un par de clics:

  

• Puede limpiar parte de la primeros/últimos caracteres de las celdas Sólo tiene que especificar el número exacto de símbolos adicionales y el complemento no le hará esperar.

  Echa un vistazo, la herramienta ha eliminado los códigos de país -los 3 primeros caracteres- de los números de teléfono:

  

• Si varias celdas contienen el mismo texto precedido o seguido de detalles innecesarios, utilice la opción Eliminar caracteres antes/después del texto para expulsarlos.

  Por ejemplo, aquí hay una lista de clientes con números de teléfono y sus países en las mismas celdas:

  

  Según el país, selecciono las celdas por grupos y configuro la herramienta para que elimine todo antes de ESTADOS UNIDOS, REINO UNIDO y luego CA Esto es lo que obtengo como resultado:

  

Eliminar filas y columnas vacías en Google Sheets

Después de realizar varias modificaciones en tus datos, es posible que veas filas y columnas vacías repartidas por toda la hoja. Para eliminarlas, la primera forma que se te ocurre es seleccionar cada fila mientras pulsas Ctrl y, a continuación, eliminar esas líneas en blanco mediante el menú contextual. Y repite lo mismo con las columnas.

Además, puede que quieras eliminar esas columnas y filas que no utilizas y que se quedan fuera de tus datos. Al fin y al cabo, ocupan espacio y avanzan superando el límite de 5 millones de celdas en una hoja de cálculo.

Es más, puede que tenga que hacer lo mismo en todas las hojas del fichero.

A diferencia de Google Sheets, nuestro complemento elimina todas las filas y columnas vacías y no utilizadas de una sola vez. Ni siquiera es necesario seleccionar ningún rango o columnas y filas individuales.

Sólo tiene que abrir su hoja, acceder a la herramienta Borrar, seleccionar 5 casillas de verificación (o menos, dependiendo de su objetivo), hacer clic en Claro y ya tienes tus tablas ordenadas en todas las hojas sin ningún hueco:

Cómo dividir texto en columnas & filas

Otra operación útil es dividir el texto de una columna en varias columnas y el de una fila en varias filas.

Aunque Google Sheets ha introducido recientemente su propio Dividir texto en columnas característica, tiene algunos puntos débiles importantes:

• Divide sólo en columnas (no sabe cómo dividir en filas).
• Si hay diferentes delimitadores en las celdas, tendrá que utilizar la utilidad varias veces.
• No separa por saltos de línea Te permite especificar separadores personalizados, pero introducir el salto de línea ahí puede convertirse en un problema.
• Sobrescribe los datos de la derecha al dividir las celdas de las columnas de la izquierda de la tabla.
• Al dividir nombres, no reconoce el nombre, el apellido ni el segundo nombre, simplemente divide las palabras.

Afortunadamente, nuestro Dividir Esta herramienta se encuentra en la sección Dividir en Herramientas eléctricas:

Dividir por caracteres

En primer lugar, me gustaría demostrar cómo dividir texto por caracteres o delimitadores dentro de las celdas.

Consejo: vea este breve vídeo de demostración o siga leyendo :)

Primero debe seleccionar los datos a dividir, asegúrese de que la opción de Dividir por caracteres y elija los separadores que aparecen en sus celdas.

No compruebo Espacio ya que no quiero separar nombres. Sin embargo, Coma y Salto de línea me ayudará a separar los números de teléfono y los títulos de los puestos de trabajo. A también optar por sustituir mi columna original con el resultado (la casilla de verificación en la parte inferior del complemento):

Sugerencia: si hay demasiadas conjunciones u otras palabras conectivas, también puede dividir el texto por ellas utilizando la segunda opción. Dividir valores por cadenas .

Si lo que más le importa es la mayúscula o minúscula del texto, elija el tercer botón de opción y divida todo lo que esté antes de las mayúsculas.

Desglose por posición

Al igual que al añadir texto, la posición de los símbolos en las celdas puede ser más significativa que la aparición de caracteres específicos. Sobre todo, si todas las celdas tienen el mismo formato.

Con el Desglose por posición puede elegir un lugar preciso en el que dividir los registros:

He utilizado esta herramienta para separar los códigos de país y de área del propio número de teléfono:

Ahora sólo queda borrar la columna original y dar formato a las dos nuevas.

Dividir nombres

Como he mencionado anteriormente, la herramienta estándar de Google Sheets llamada Dividir texto en columnas simplemente arrastra las palabras entre sí. Si utiliza esta herramienta para sus nombres, es muy probable que obtenga las columnas en las que se mezclan nombres, títulos y sufijos.

Nuestra Dividir nombres le ayudará a evitarlo. Es lo suficientemente inteligente como para reconocer nombres, apellidos y segundos nombres; títulos y saludos; posnominales y sufijos. Así, no se limita a dividir las palabras, sino que, en función de las unidades de nombre, las coloca en las columnas correspondientes.

Además, puede extraer, por ejemplo, sólo el nombre y los apellidos sin importar qué otras partes haya en las celdas. Vea este breve vídeo (1:45), todo el proceso dura literalmente sólo unos segundos:

Extraer enlaces, números y texto en Hojas de cálculo de Google

Si dividir todos los valores de una celda no es una opción y prefieres extraer una parte concreta de esa celda de Google Sheets, puedes echar un vistazo a la función Extracto herramienta:

Consejo: si te gustan las fórmulas, en este tutorial encontrarás algunos ejemplos de fórmulas para extraer datos en Google Sheets.

Las 4 primeras son distintas formas de extraer los datos de las celdas de Google Sheets:

• por cuerdas , si lo que necesitas obtener reside después/antes/en medio de los mismos valores.
• por posición , si sabes el lugar exacto de donde tirar.
• por máscara , si los datos deseados pueden ser localizados por un patrón similar dentro de las celdas.
• los N primeros/últimos caracteres , si los datos a extraer se encuentran al principio/final de las celdas.

También podrá obtener determinados tipos de datos:

• extraer hipervínculos
• URL
• números
• direcciones de correo electrónico

El siguiente vídeo de demostración muestra la herramienta en acción:

Voilà! Estos son todos los instrumentos que tenemos en este momento y que te ayudarán a trabajar con texto en Google Sheets. Pueden convertirse en tu hallazgo afortunado, o simplemente ahorrarte tiempo y nervios. En cualquier caso, creo que es muy útil tenerlos.

Y solo un pequeño recordatorio: encontrarás todos estos complementos en Herramientas potentes, una colección de todas nuestras utilidades para Google Sheets.

Si tienes alguna duda o si tu tarea es demasiado complicada para que estos complementos te sirvan, déjanos tu comentario a continuación y veremos en qué podemos ayudarte :)