Το σεμινάριο παρουσιάζει τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για την εύρεση, το φιλτράρισμα και την επισήμανση μοναδικών και διακριτών τιμών στο Excel.

Στο σεμινάριο της περασμένης εβδομάδας, εξερευνήσαμε διάφορους τρόπους για να μετράμε μοναδικές τιμές στο Excel. Αλλά περιστασιακά μπορεί να θέλετε να δείτε μόνο μοναδικές ή διακριτές τιμές σε μια στήλη - όχι πόσες, αλλά τις πραγματικές τιμές. Πριν προχωρήσουμε περαιτέρω, ας βεβαιωθούμε ότι είμαστε στην ίδια σελίδα με τους όρους. Τι είναι λοιπόν οι διακριτές και τι οι μοναδικές τιμές στο Excel;

• Μοναδικό είναι τα στοιχεία που εμφανίζονται σε ένα σύνολο δεδομένων μόνο μία φορά.
• Διακριτό οι τιμές είναι όλα τα διαφορετικά στοιχεία μιας λίστας, δηλαδή μοναδικές τιμές και 1η εμφάνιση διπλών τιμών.

Και τώρα, ας διερευνήσουμε τις πιο αποτελεσματικές τεχνικές για την αντιμετώπιση μοναδικών και ξεχωριστών τιμών στα φύλλα του Excel.

Πώς να βρείτε μοναδικές / διακριτές τιμές στο Excel

Ο ευκολότερος τρόπος εντοπισμού μοναδικών και διακριτών τιμών στο Excel είναι η χρήση της συνάρτησης IF μαζί με τη COUNTIF. Μπορεί να υπάρχουν μερικές παραλλαγές του τύπου ανάλογα με τον τύπο των τιμών που θέλετε να βρείτε, όπως φαίνεται στα παρακάτω παραδείγματα.

Εύρεση μοναδικών τιμών σε μια στήλη

Για να βρείτε διακριτές ή μοναδικές τιμές σε μια λίστα, χρησιμοποιήστε έναν από τους ακόλουθους τύπους, όπου A2 είναι το πρώτο και A10 το τελευταίο κελί με δεδομένα.

Πώς να βρείτε μοναδικές τιμές στο Excel:

=IF(COUNTIF($A$2:$A$10, $A2)=1, "Unique", "")

Πώς να αποκτήσετε ξεχωριστές τιμές στο Excel:

=IF(COUNTIF($A$2:$A2, $A2)=1, "Distinct", "")

Στον ξεχωριστό τύπο, υπάρχει μόνο μια μικρή απόκλιση στη δεύτερη αναφορά κελιού, η οποία όμως κάνει μεγάλη διαφορά:

Συμβουλή. Αν θέλετε να αναζητήσετε μοναδικές τιμές μεταξύ 2 στηλών , δηλαδή βρείτε τιμές που υπάρχουν σε μια στήλη αλλά απουσιάζουν από μια άλλη, και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε τον τύπο που εξηγείται στην ενότητα Πώς να συγκρίνετε 2 στήλες για διαφορές.

Εύρεση μοναδικών / διακριτών γραμμών στο Excel

Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να βρείτε μοναδικές γραμμές στον πίνακα του Excel με βάση τις τιμές σε 2 ή περισσότερες στήλες. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση COUNTIFS αντί της COUNTIF για να αξιολογήσετε τις τιμές σε πολλές στήλες (έως και 127 ζεύγη περιοχών/κριτηρίων μπορούν να αξιολογηθούν σε έναν τύπο).

Για παράδειγμα, για να βρείτε μοναδικά ή διακριτά ονόματα στη λίστα, χρησιμοποιήστε τους ακόλουθους τύπους:

Τύπος για να πάρετε μοναδικές σειρές :

=IF(COUNTIFS($A$2:$A$10, $A2, $B$2:$B$10, $B2)=1, "Μοναδική σειρά", "")

Τύπος για να βρείτε ξεχωριστές γραμμές :

=IF(COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)=1, "Διακεκριμένη σειρά", "")

Εύρεση μοναδικών/διαφορετικών τιμών με ευαισθησία στην πεζότητα στο Excel

Εάν εργάζεστε με ένα σύνολο δεδομένων όπου η περίπτωση έχει σημασία, θα χρειαστείτε έναν λίγο πιο δύσκολο τύπο συστοιχίας.

Εύρεση case-sensitive μοναδικές τιμές :

=IF(SUM((--EXACT($A$2:$A$10,A2)))=1, "Unique","")

Εύρεση case-sensitive ξεχωριστές τιμές :

=IF(SUM((--EXACT($A$2:$A2,$A2)))=1, "Distinct","")

Δεδομένου ότι και οι δύο είναι τύποι συστοιχίας, φροντίστε να πατήσετε Ctrl + Shift + Enter για να τους ολοκληρώσετε σωστά.

Όταν βρεθούν οι μοναδικές ή διακριτές τιμές, μπορείτε εύκολα να τις φιλτράρετε, να τις επιλέξετε και να τις αντιγράψετε, όπως φαίνεται παρακάτω.

Πώς να φιλτράρετε μοναδικές και ξεχωριστές τιμές στο Excel

Για να προβάλλετε μόνο μοναδικές ή διακριτές τιμές στη λίστα, φιλτράρετε τις τιμές αυτές εκτελώντας τα ακόλουθα βήματα.

1. Εφαρμόστε έναν από τους παραπάνω τύπους για τον εντοπισμό μοναδικών/διαφορετικών τιμών ή γραμμών.
2. Επιλέξτε τα δεδομένα σας και κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρο στο κουμπί Δεδομένα Ή, κάντε κλικ στην καρτέλα Ταξινόμηση & φίλτρο >, Φίλτρο στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Επεξεργασία ομάδα.
3. Κάντε κλικ στο βέλος φιλτραρίσματος στην επικεφαλίδα της στήλης που περιέχει τον τύπο σας και επιλέξτε τις τιμές που θέλετε να δείτε:

Πώς να επιλέξετε διακριτές/μοναδικές τιμές

Αν έχετε μια σχετικά μικρή λίστα μοναδικών/διαφορετικών τιμών, μπορείτε απλώς να την επιλέξετε με τον συνήθη τρόπο χρησιμοποιώντας το ποντίκι. Αν η φιλτραρισμένη λίστα περιέχει εκατοντάδες ή χιλιάδες γραμμές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία από τις παρακάτω συντομεύσεις που εξοικονομούν χρόνο.

Για να επιλέξετε γρήγορα τη μοναδική ή ξεχωριστή λίστα συμπεριλαμβανομένων των επικεφαλίδων των στηλών , φιλτράρετε τις μοναδικές τιμές, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί της λίστας μοναδικών τιμών και, στη συνέχεια, πατήστε Ctrl + A .

Για να επιλέξετε διακριτές ή μοναδικές τιμές χωρίς επικεφαλίδες στηλών , φιλτράρετε τις μοναδικές τιμές, επιλέξτε το πρώτο κελί με δεδομένα και πατήστε Ctrl + Shift + End για να επεκτείνετε την επιλογή μέχρι το τελευταίο κελί.

Συμβουλή. Σε ορισμένες σπάνιες περιπτώσεις, κυρίως σε πολύ μεγάλα βιβλία εργασίας, οι παραπάνω συντομεύσεις ενδέχεται να επιλέξουν τόσο τα ορατά όσο και τα αόρατα κελιά. Για να το διορθώσετε αυτό, πατήστε πρώτα Ctrl + A ή Ctrl + Shift + End και στη συνέχεια πατήστε Alt + ; για να επιλέξτε μόνο τα ορατά κελιά , αγνοώντας τις κρυφές γραμμές.

Αν δυσκολεύεστε να θυμηθείτε τόσες πολλές συντομεύσεις, χρησιμοποιήστε αυτόν τον οπτικό τρόπο: επιλέξτε ολόκληρη τη λίστα με τις μοναδικές / διακριτές συντομεύσεις και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή Καρτέλα Home >, Εύρεση & επιλογή >, Πηγαίνετε στο Special , και επιλέξτε Μόνο ορατά κύτταρα .

Αντιγραφή μοναδικών ή διακριτών τιμών σε άλλη θέση

Για να αντιγράψετε μια λίστα μοναδικών τιμών σε μια άλλη θέση, κάντε απλώς τα εξής:

• Επιλέξτε τις φιλτραρισμένες τιμές χρησιμοποιώντας το ποντίκι ή τις προαναφερθείσες συντομεύσεις.
• Πατήστε Ctrl + C για να αντιγράψετε τις επιλεγμένες τιμές.
• Επιλέξτε το επάνω αριστερό κελί στην περιοχή προορισμού (μπορεί να βρίσκεται στο ίδιο ή σε διαφορετικό φύλλο) και πατήστε Ctrl + V για να επικολλήσετε τις τιμές.

Πώς να επισημάνετε μοναδικές και ξεχωριστές τιμές στο Excel

Κάθε φορά που χρειάζεται να επισημάνετε οτιδήποτε στο Excel με βάση μια συγκεκριμένη συνθήκη, κατευθυνθείτε κατευθείαν στη λειτουργία μορφοποίησης υπό όρους. Περισσότερες λεπτομερείς πληροφορίες και παραδείγματα ακολουθούν παρακάτω.

Επισήμανση μοναδικών τιμών σε μια στήλη (ενσωματωμένος κανόνας)

Ο γρηγορότερος και ευκολότερος τρόπος για να επισημάνετε μοναδικές τιμές στο Excel είναι να εφαρμόσετε τον ενσωματωμένο κανόνα μορφοποίησης υπό όρους:

1. Επιλέξτε τη στήλη δεδομένων στην οποία θέλετε να επισημάνετε τις μοναδικές τιμές.
2. Στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Στυλ ομάδα, κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους >, Κανόνες επισήμανσης κελιών >, Διπλές τιμές...

Συμβουλή. Αν δεν είστε ικανοποιημένοι με κάποια από τις προκαθορισμένες μορφές, κάντε κλικ στο Προσαρμοσμένη μορφή... (το τελευταίο στοιχείο της αναπτυσσόμενης λίστας) και ρυθμίστε το χρώμα γεμίσματος ή/και γραμματοσειράς σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.

Όπως βλέπετε, η επισήμανση μοναδικών τιμών στο Excel είναι η ευκολότερη εργασία που θα μπορούσε κανείς να φανταστεί. Ωστόσο, ο ενσωματωμένος κανόνας του Excel λειτουργεί μόνο για τα στοιχεία που εμφανίζονται στη λίστα μόνο μία φορά. Εάν πρέπει να επισημάνετε ξεχωριστές τιμές - μοναδικές και 1ες επαναλαμβανόμενες εμφανίσεις - θα πρέπει να δημιουργήσετε το δικό σας κανόνα που βασίζεται σε έναν τύπο. Θα πρέπει επίσης να δημιουργήσετε έναν προσαρμοσμένο κανόνα για την επισήμανση μοναδικών γραμμών με βάση τοτιμές σε μία ή περισσότερες στήλες.

Επισημάνετε μοναδικές και ξεχωριστές τιμές στο Excel (προσαρμοσμένος κανόνας)

Για να επισημάνετε μοναδικές ή ξεχωριστές τιμές σε μια στήλη, επιλέξτε τα δεδομένα χωρίς επικεφαλίδα στήλης (δεν θέλετε να επισημανθεί η επικεφαλίδα, έτσι δεν είναι;) και δημιουργήστε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους με έναν από τους ακόλουθους τύπους.

Επισημάνετε μοναδικές τιμές

Για να επισημάνετε τις τιμές που εμφανίζονται σε μια λίστα μόνο μία φορά, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο:

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)=1

Όπου A2 είναι το πρώτο και A10 είναι το τελευταίο κελί της εφαρμοσμένης περιοχής.

Επισημάνετε ξεχωριστές τιμές

Για να επισημάνετε όλες τις διαφορετικές τιμές σε μια στήλη, δηλαδή τις μοναδικές τιμές και τις 1ες διπλές εμφανίσεις, ακολουθήστε τον ακόλουθο τύπο:

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)=1

Όπου A2 είναι το επάνω κελί της περιοχής.

Πώς να δημιουργήσετε έναν κανόνα με βάση τον τύπο

Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους με βάση έναν τύπο, κάντε τα εξής:

1. Πηγαίνετε στο Αρχική σελίδα tab>, Στυλ και κάντε κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση υπό όρους >, Νέος κανόνας> Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να καθορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν .
2. Εισάγετε τον τύπο σας στο πεδίο Μορφοποίηση τιμών όπου αυτός ο τύπος είναι αληθής κουτί.
3. Κάντε κλικ στο Μορφή... και επιλέξτε το χρώμα γεμίσματος ή/και το χρώμα γραμματοσειράς που θέλετε.
4. Τέλος, κάντε κλικ στο OK για να εφαρμόσετε τον κανόνα.

Για πιο λεπτομερή βήματα με στιγμιότυπα οθόνης, ανατρέξτε στο ακόλουθο σεμινάριο: Πώς να δημιουργήσετε κανόνες μορφοποίησης υπό όρους του Excel με βάση την τιμή ενός άλλου κελιού.

Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει και τους δύο κανόνες σε δράση:

Επισημάνετε ολόκληρες γραμμές με βάση μοναδικές/διαφορετικές τιμές σε μια στήλη

Για να επισημάνετε ολόκληρες γραμμές με βάση μοναδικές τιμές σε μια συγκεκριμένη στήλη, χρησιμοποιήστε τους τύπους για μοναδικές και ξεχωριστές τιμές που χρησιμοποιήσαμε στο προηγούμενο παράδειγμα, αλλά εφαρμόστε τον κανόνα σας σε ολόκληρο τον πίνακα παρά σε μία μόνο στήλη.

Το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τον κανόνα που επισημαίνει τις γραμμές με βάση το ξεχωριστοί αριθμοί στη στήλη Α:

Πώς να επισημάνετε μοναδικές γραμμές στο Excel

Αν θέλετε να επισημάνετε γραμμές με βάση τις τιμές σε 2 ή περισσότερες στήλες, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση COUNTIFS που επιτρέπει τον καθορισμό πολλών κριτηρίων σε έναν μόνο τύπο.

Επισημάνετε μοναδικές γραμμές

=COUNTIFS($A$2:$A$10,$A2, $B$2:$B$10,$B2)=1

Επισημάνετε τις διακριτές γραμμές (μοναδικές + 1ο διπλότυπο)

=COUNTIFS($A$2:$A2,$A2,$B$2:$B2,$B2)=1

Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να βρείτε, να φιλτράρετε και να επισημάνετε ξεχωριστές ή μοναδικές τιμές στο Excel. Για να εδραιώσετε τις γνώσεις σας, μπορείτε να κατεβάσετε το δείγμα του βιβλίου εργασίας Εύρεση μοναδικών τιμών και να επεξεργαστείτε αντίστροφα τους τύπους για καλύτερη κατανόηση.

Γρήγορος και εύκολος τρόπος εύρεσης και επισήμανσης μοναδικών τιμών στο Excel

Όπως μόλις είδατε, το Microsoft Excel παρέχει αρκετές χρήσιμες λειτουργίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε και να επισημάνετε μοναδικές τιμές στα φύλλα εργασίας σας. Ωστόσο, όλες αυτές οι λύσεις δύσκολα μπορούν να χαρακτηριστούν διαισθητικές και εύχρηστες, επειδή απαιτούν την απομνημόνευση μιας χούφτας διαφορετικών τύπων. Φυσικά, αυτό δεν είναι κάτι σημαντικό για τους επαγγελματίες του Excel :) Για εκείνους τους χρήστες του Excel που θέλουν να εξοικονομήσουν το χρόνο τουςκαι προσπάθεια, επιτρέψτε μου να σας δείξω έναν γρήγορο και απλό τρόπο για να βρείτε μοναδικές τιμές στο Excel.

Σε αυτό το τελευταίο τμήμα του σημερινού μας σεμιναρίου, θα χρησιμοποιήσουμε το πρόσθετο Duplicate Remover για το Excel. Μην μπερδεύεστε από το όνομα του εργαλείου. Εκτός από τις διπλές εγγραφές, το πρόσθετο μπορεί να χειριστεί τέλεια μοναδικές και ξεχωριστές εγγραφές και θα βεβαιωθείτε γι' αυτό σε λίγο.

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί σε έναν πίνακα όπου θέλετε να βρείτε μοναδικές τιμές και κάντε κλικ στο κουμπί Αφαίρεση αντιγράφων στο κουμπί Δεδομένα Ablebits στην καρτέλα Dedupe ομάδα.

Ο οδηγός θα εκτελεστεί και ολόκληρος ο πίνακας θα επιλεγεί αυτόματα. Έτσι, απλά κάντε κλικ στο Επόμενο για να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.

Συμβουλή. Όταν χρησιμοποιείτε το πρόσθετο για πρώτη φορά, έχει νόημα να ελέγξετε το Δημιουργήστε ένα κουτί αντιγράφου ασφαλείας , για παν ενδεχόμενο.

• Μοναδικό
• Μοναδική +1η εμφάνιση (διακριτή)

Σε αυτό το παράδειγμα, θέλουμε να βρούμε μοναδικά ονόματα με βάση τις τιμές σε 2 στήλες (Όνομα και Επώνυμο), επομένως επιλέγουμε και τις δύο.

Συμβουλή. Αν ο πίνακάς σας έχει κεφαλίδες, φροντίστε να επιλέξετε το Ο πίνακάς μου έχει επικεφαλίδες Και αν ο πίνακάς σας μπορεί να έχει κενά κελιά, βεβαιωθείτε ότι το Παράλειψη κενών κελιών Και οι δύο επιλογές βρίσκονται στο επάνω μέρος του παραθύρου διαλόγου και είναι συνήθως επιλεγμένες από προεπιλογή.

• Επισημάνετε μοναδικές τιμές με χρώμα
• Επιλέξτε μοναδικές τιμές
• Προσδιορίστε σε μια στήλη κατάστασης
• Αντιγραφή σε άλλη τοποθεσία

Κάντε κλικ στο Τέλος και λάβετε το αποτέλεσμα σε δευτερόλεπτα:

Έτσι μπορείτε να βρείτε, να επιλέξετε και να επισημάνετε μοναδικές τιμές στο Excel χρησιμοποιώντας το πρόσθετο Duplicate Remover. Δεν θα μπορούσε να είναι πιο απλό, σωστά;

Εάν η εύρεση διπλών και μοναδικών τιμών στο Excel αποτελεί κοινό μέρος της καθημερινής σας εργασίας, απλά δοκιμάστε αυτό το εργαλείο αποδελτίωσης και θα εκπλαγείτε με τα αποτελέσματα! Το Duplicate Remover καθώς και τα άλλα εργαλεία μας για εξοικονόμηση χρόνου περιλαμβάνονται στο Ultimate Suite for Excel.

Διαθέσιμες λήψεις

Εύρεση μοναδικών τιμών - παραδείγματα τύπων (.xlsx αρχείο)

Ultimate Suite - δοκιμαστική έκδοση (.exe αρχείο)