Το άρθρο δείχνει πώς να βρείτε και να επισημάνετε τα κενά στο Excel με τη βοήθεια της μορφοποίησης υπό όρους και της VBA. Ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορείτε να χρωματίσετε μόνο τα πραγματικά κενά κελιά ή και εκείνα που περιέχουν συμβολοσειρές μηδενικού μήκους.

Όταν λαμβάνετε ένα αρχείο Excel από κάποιον ή το εισάγετε από μια εξωτερική βάση δεδομένων, είναι πάντα καλή ιδέα να ελέγχετε τα δεδομένα για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν κενά ή σημεία δεδομένων που λείπουν. Σε ένα μικρό σύνολο δεδομένων, μπορείτε εύκολα να εντοπίσετε όλα τα κενά με τα μάτια σας. Αλλά αν έχετε ένα τεράστιο αρχείο που περιέχει εκατοντάδες ή και χιλιάδες γραμμές, ο εντοπισμός κενών κελιών με το χέρι είναι σχεδόν αδύνατος.

Αυτό το σεμινάριο θα σας διδάξει 4 γρήγορους και εύκολους τρόπους για να επισημάνετε τα κενά κελιά στο Excel, ώστε να μπορείτε να τα αναγνωρίσετε οπτικά. Ποια μέθοδος είναι η καλύτερη; Λοιπόν, αυτό εξαρτάται από τη δομή δεδομένων, τους στόχους σας και τον ορισμό των "κενών".

Επιλέξτε και επισημάνετε κενά κελιά με το Go To Special

Αυτή η απλή μέθοδος επιλέγει όλα τα κενά κελιά σε μια δεδομένη περιοχή, τα οποία μπορείτε στη συνέχεια να γεμίσετε με οποιοδήποτε χρώμα της επιλογής σας.

Για να επιλέξετε κενά κελιά στο Excel, πρέπει να κάνετε τα εξής:

1. Επιλέξτε την περιοχή όπου θέλετε να επισημάνετε το κενό. Για να επιλέξετε όλα τα κελιά με δεδομένα, κάντε κλικ στο πάνω αριστερό κελί και πατήστε Ctrl + Shift + End για να επεκτείνετε την επιλογή μέχρι το τελευταίο κελί που χρησιμοποιήθηκε.
2. Στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Επεξεργασία ομάδα, κάντε κλικ στο Εύρεση & επιλογή >, Πηγαίνετε στο Special . ή πατήστε F5 και κάντε κλικ στο Ειδική... .

   

3. Στο Πηγαίνετε στο Special παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Κενά και κάντε κλικ στο OK Αυτό θα επιλέξει όλα τα κενά κελιά στην περιοχή.

   

4. Με επιλεγμένα τα κενά κελιά, κάντε κλικ στο Χρώμα πλήρωσης στο εικονίδιο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Γραμματοσειρά και επιλέξτε το επιθυμητό χρώμα. Έγινε!

   

Συμβουλές και σημειώσεις:

• Το Πηγαίνετε στο Special η λειτουργία επιλέγει μόνο πραγματικά κενά κελιά , δηλαδή κελιά που δεν περιέχουν απολύτως τίποτα. Τα κελιά που περιέχουν κενή συμβολοσειρά, κενά, επιστροφές χαρακτήρων, μη εκτυπωμένους χαρακτήρες κ.λπ. δεν θεωρούνται κενά και δεν επιλέγονται. Για να επισημάνετε κελιά με τύπους που επιστρέφουν ως αποτέλεσμα κενή συμβολοσειρά (""), χρησιμοποιήστε είτε τη μορφοποίηση υπό όρους είτε τη μακροεντολή VBA.
• Αυτή η μέθοδος είναι static και είναι καλύτερο να χρησιμοποιείται ως λύση μιας χρήσης. Οι αλλαγές που θα κάνετε αργότερα δεν θα αντικατοπτρίζονται αυτόματα: τα νέα κενά δεν θα επισημαίνονται και τα προηγούμενα κενά που θα συμπληρώσετε με τιμές θα παραμείνουν χρωματισμένα. Αν ψάχνετε για μια δυναμική λύση, καλύτερα να χρησιμοποιήσετε την προσέγγιση Conditional Formatting.

Φιλτράρισμα και επισήμανση κενών σε μια συγκεκριμένη στήλη

Εάν δεν σας ενδιαφέρουν τα κενά κελιά οπουδήποτε στον πίνακα, αλλά θέλετε να βρείτε και να επισημάνετε τα κελιά ή ολόκληρες γραμμές που έχουν κενά σε μια συγκεκριμένη στήλη, το Φίλτρο Excel μπορεί να είναι η σωστή λύση.

Για να το κάνετε, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί μέσα στο σύνολο δεδομένων σας και κάντε κλικ στο Ταξινόμηση & φίλτρο >, Φίλτρο στο Αρχική σελίδα Ή πατήστε τη συντόμευση CTRL + Shift + L για να ενεργοποιήσετε τα αυτόματα φίλτρα.
2. Κάντε κλικ στο πτυσσόμενο βέλος για τη στήλη-στόχο και φιλτράρετε τις κενές τιμές. Για το σκοπό αυτό, καταργήστε το πεδίο Επιλέξτε όλα και, στη συνέχεια, επιλέξτε (κενά) .
3. Επιλέξτε τα φιλτραρισμένα κελιά στη στήλη κλειδί ή σε ολόκληρες γραμμές και επιλέξτε την επιλογή Συμπλήρωση το χρώμα που θέλετε να εφαρμόσετε.

Στον πίνακα του δείγματός μας, με αυτόν τον τρόπο μπορούμε να φιλτράρουμε και στη συνέχεια να επισημάνουμε τις γραμμές όπου τα κελιά SKU είναι κενά:

Σημειώσεις:

• Σε αντίθεση με την προηγούμενη μέθοδο, αυτή η προσέγγιση θεωρεί τους τύπους που επιστρέφουν κενές συμβολοσειρές ("") ως κενά κελιά.
• Αυτή η λύση δεν είναι κατάλληλη για δεδομένα που αλλάζουν συχνά, επειδή θα πρέπει να καθαρίζετε και να επισημαίνετε ξανά με κάθε αλλαγή.

Πώς να επισημάνετε κενά κελιά στο Excel με μορφοποίηση υπό όρους

Και οι δύο τεχνικές που συζητήθηκαν προηγουμένως είναι απλές και συνοπτικές, αλλά έχουν ένα σημαντικό μειονέκτημα - καμία από τις δύο μεθόδους δεν αντιδρά στις αλλαγές που γίνονται στο σύνολο δεδομένων. Σε αντίθεση με αυτές, η μορφοποίηση υπό όρους είναι μια δυναμική λύση, που σημαίνει ότι πρέπει να ρυθμίσετε τον κανόνα μόνο μία φορά. Μόλις ένα κενό κελί συμπληρωθεί με οποιαδήποτε τιμή, το χρώμα θα εξαφανιστεί αμέσως. Και αντίστροφα, μόλις εμφανιστεί ένα νέο κενό,θα επισημανθεί αυτόματα.

Παράδειγμα 1. Επισημάνετε όλα τα κενά κελιά σε μια περιοχή

Για να επισημάνετε όλα τα κενά κελιά σε μια δεδομένη περιοχή, ρυθμίστε τον κανόνα μορφοποίησης υπό όρους του Excel με αυτόν τον τρόπο:

1. Επιλέξτε την περιοχή στην οποία θέλετε να επισημάνετε τα κενά κελιά (A2:E6 στην περίπτωσή μας).
2. Στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Στυλ ομάδα, κάντε κλικ στο Νέος κανόνας >, Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να καθορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιήσετε .
3. Στο Μορφοποίηση τιμών όπου αυτός ο τύπος είναι αληθής πληκτρολογήστε έναν από τους παρακάτω τύπους, όπου A2 είναι το πάνω αριστερό κελί της επιλεγμένης περιοχής:

   Για να επισημάνετε απολύτως κενά κελιά που δεν περιέχουν τίποτα:

   =ISBLANK(A2)

   Για να επισημάνετε επίσης φαινομενικά κενά κελιά που περιέχουν συμβολοσειρές μηδενικού μήκους ("") που επιστρέφονται από τους τύπους σας:

   =LEN(A2)=0

   ή

   =A2=""

4. Κάντε κλικ στο Μορφή κουμπί, μεταβείτε στο Συμπλήρωση επιλέξτε το χρώμα φόντου που θέλετε και κάντε κλικ στο OK.
5. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τον κανόνα και να κλείσετε το κύριο παράθυρο διαλόγου.

   

Για τα λεπτομερή βήματα, ανατρέξτε στην ενότητα Δημιουργία κανόνα μορφοποίησης υπό όρους με βάση τύπο στο Excel.

Παράδειγμα 2. Επισημάνετε τις γραμμές που έχουν κενά σε μια συγκεκριμένη στήλη

Σε περίπτωση που θέλετε να επισημάνετε ολόκληρες τις γραμμές που έχουν κενά κελιά σε μια συγκεκριμένη στήλη, απλώς κάντε μια μικρή αλλαγή στους τύπους που αναφέρθηκαν παραπάνω, ώστε να αναφέρονται στο κελί της συγκεκριμένης στήλης, και φροντίστε να κλειδώσετε τη συντεταγμένη της στήλης με το σύμβολο $.

Για παράδειγμα, για να επισημάνετε γραμμές με κενά στη στήλη Β, επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα χωρίς επικεφαλίδες στηλών (A2:E6 σε αυτό το παράδειγμα) και δημιουργήστε έναν κανόνα με έναν από αυτούς τους τύπους:

Για να επισημάνετε απολύτως κενά κελιά :

=ISBLANK($B2)

Για να επισημάνετε κενά και κύτταρα που περιέχουν κενές συμβολοσειρές :

=LEN($B2)=0

ή

=$B2=""

Ως αποτέλεσμα, επισημαίνονται μόνο οι γραμμές στις οποίες ένα κελί SKU είναι κενό:

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Μορφοποίηση υπό όρους του Excel για κενά κελιά.

Επισημάνετε εάν είναι κενό με VBA

Αν σας αρέσει να αυτοματοποιείτε τα πράγματα, ίσως βρείτε χρήσιμους τους παρακάτω κωδικούς VBA για να χρωματίσετε τα κενά κελιά στο Excel.

Μακροεντολή 1: Χρωματισμός κενών κελιών

Αυτή η μακροεντολή μπορεί να σας βοηθήσει να επισημάνετε πραγματικά κενά κελιά που δεν περιέχουν απολύτως τίποτα.

Για να χρωματίσετε όλα τα κενά κελιά σε μια επιλεγμένη περιοχή, χρειάζεστε μόνο μια γραμμή κώδικα:

Για να επισημάνετε τα κενά σε ένα προκαθορισμένο φύλλο εργασίας και μια προκαθορισμένη περιοχή (περιοχή A2:E6 στο φύλλο 1 στο παρακάτω παράδειγμα), χρησιμοποιήστε αυτόν τον κώδικα:

Αντί για ένα χρώμα RGB, μπορείτε να εφαρμόσετε ένα από τα 8 βασικά βασικά χρώματα πληκτρολογώντας "vb" πριν από το όνομα του χρώματος, για παράδειγμα:

Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.Color = vbBlue

Ή μπορείτε να καθορίσετε το δείκτη χρώματος, όπως:

Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.ColorIndex = 6

Μακροεντολή 2: Χρωματικά κενά και κενές συμβολοσειρές

Για να αναγνωρίσετε οπτικά κενά κελιά που περιέχουν τύπους που επιστρέφουν κενές συμβολοσειρές ως κενά, ελέγξτε αν το Κείμενο ιδιότητα κάθε κελιού στην επιλεγμένη περιοχή = "", και αν TRUE, τότε εφαρμόστε το χρώμα.

Ακολουθεί ο κώδικας για να επισημάνετε όλα τα κενά και τις κενές συμβολοσειρές σε ένα επιλεγμένο εύρος:

Πώς να εισαγάγετε και να εκτελέσετε μακροεντολές

Προς προσθέστε μια μακροεντολή στο βιβλίο εργασίας σας, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Πατήστε Alt + F11 για να ανοίξετε τον επεξεργαστή της Visual Basic.
2. Στην Εξερεύνηση έργου στα αριστερά, κάντε δεξιό κλικ στο βιβλίο εργασίας-στόχο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή >, Ενότητα .
3. Στο παράθυρο κώδικα στα δεξιά, επικολλήστε τον κώδικα VBA.

Προς εκτελέστε τη μακροεντολή , αυτό πρέπει να κάνετε:

1. Επιλέξτε την περιοχή στο φύλλο εργασίας σας.
2. Πατήστε Alt + F8 για να ανοίξετε το Μάκρο διάλογος.
3. Επιλέξτε τη μακροεντολή και κάντε κλικ στο Εκτέλεση .

   

Για λεπτομερείς οδηγίες βήμα προς βήμα, ανατρέξτε στην ενότητα:

• Πώς να εισαγάγετε και να εκτελέσετε κώδικα VBA στο Excel
• Πώς να εκτελέσετε μια μακροεντολή στο Excel

Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να βρείτε, να επιλέξετε και να επισημάνετε κενά κελιά στο Excel. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!

Διαθέσιμες λήψεις

Επισήμανση κενών με μορφοποίηση υπό όρους (.xlsx αρχείο)

Μακροεντολές VBA για να χρωματίσετε κενά κελιά (.xlsm αρχείο)