Αυτό το σύντομο σεμινάριο περιγράφει 4 πιθανούς τρόπους μετατροπής αρχείων Excel σε PDF - χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Αποθήκευση ως του Excel, το λογισμικό Adobe, τους διαδικτυακούς μετατροπείς Excel σε PDF και τα εργαλεία γραφείου.

Η μετατροπή ενός φύλλου εργασίας του Excel σε PDF είναι συχνά απαραίτητη εάν θέλετε να επιτρέψετε σε άλλους χρήστες να δουν τα δεδομένα σας, αλλά όχι να τα επεξεργαστούν. Μπορεί επίσης να θέλετε να μετατρέψετε το φύλλο εργασίας του Excel σε μια πιο καθαρή μορφή PDF για ένα media kit, μια παρουσίαση και εκθέσεις ή να δημιουργήσετε ένα αρχείο που μπορεί να ανοίξει και να διαβαστεί από όλους τους χρήστες, ακόμη και αν δεν έχουν εγκατεστημένο το Microsoft Excel, για παράδειγμα σε ένα tablet ή ένα τηλέφωνο.

Στις μέρες μας το PDF είναι αναμφισβήτητα μία από τις πιο δημοφιλείς μορφές αρχείων. Σύμφωνα με τη Google, υπάρχουν πάνω από 153 εκατομμύρια αρχεία PDF στον ιστό και μόνο 2,5 εκατομμύρια αρχεία Excel (.xls και .xlsx).

Περαιτέρω σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσω διάφορους πιθανούς τρόπους εξαγωγής του Excel σε PDF με λεπτομερή βήματα και στιγμιότυπα οθόνης:

Αποθήκευση εγγράφων Excel ως αρχεία PDF

Αν και οι μορφές .pdf και .xls υπάρχουν εδώ και αρκετό καιρό και οι δύο ήταν πάντα δημοφιλείς μεταξύ των χρηστών, η δυνατότητα εξαγωγής αρχείων Excel απευθείας σε PDF εμφανίστηκε στο Excel 2007. Έτσι, αν έχετε οποιαδήποτε έκδοση του Excel 2007 έως 365, μπορείτε να κάνετε μια μετατροπή σε PDF με γρήγορο και απλό τρόπο.

Το Microsoft Excel επιτρέπει την εξαγωγή επιλεγμένων περιοχών ή πινάκων, καθώς και την αποθήκευση ενός ή περισσότερων φύλλων εργασίας ή ολόκληρου του βιβλίου εργασίας ως αρχείο PDF.

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας του Excel και επιλέξτε τις περιοχές ή τα φύλλα που θέλετε να μετατρέψετε σε αρχείο PDF.
   • Εάν θέλετε να εξάγετε ένα πίνακας , τοποθετήστε τον κέρσορα σε οποιοδήποτε κελί μέσα σε έναν πίνακα.
   • Για να εξάγετε ένα συγκεκριμένο φύλλο εργασίας , απλά κάντε το ενεργό κάνοντας κλικ στην καρτέλα αυτού του φύλλου.
   • Για να μετατρέψετε διάφορα φύλλα εργασίας , επιλέξτε τα όλα. Για να επιλέξετε γειτονικά φύλλα, κάντε κλικ στην καρτέλα του πρώτου φύλλου, κρατήστε πατημένο το Shift και κάντε κλικ στην καρτέλα του τελευταίου φύλλου εργασίας που θέλετε να επιλέξετε. Για να επιλέξετε μη γειτονικά φύλλα, κρατήστε πατημένο το Ctrl ενώ κάνετε κλικ στις καρτέλες κάθε φύλλου που θέλετε να αποθηκεύσετε ως PDF.
   • Αν θέλετε να αποθηκεύσετε το ολόκληρο το βιβλίο εργασίας ως ένα ενιαίο αρχείο PDF, παραλείψτε αυτό το βήμα : )
2. Κάντε κλικ στο Αρχείο> Αποθήκευση ως .
3. Στο Αποθήκευση ως παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε PDF (.*pdf) από το " Αποθήκευση ως τύπος" αναπτυσσόμενη λίστα.

   

   Αν θέλετε να δείτε το αρχείο PDF που προκύπτει μετά την αποθήκευση, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Άνοιγμα αρχείου μετά τη δημοσίευση το πλαίσιο ελέγχου είναι επιλεγμένο.

   Επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές στην ενότητα Βελτιστοποίηση για :

   • Εάν το έγγραφο PDF που προκύπτει απαιτεί υψηλή ποιότητα εκτύπωσης, κάντε κλικ στο κουμπί Πρότυπο (ηλεκτρονική δημοσίευση και εκτύπωση).
   • Εάν το μέγεθος του αρχείου PDF είναι πιο σημαντικό από την ποιότητα εκτύπωσης, τότε επιλέξτε Ελάχιστο μέγεθος (online δημοσίευση).
4. Κάντε κλικ στο Επιλογές... στο αριστερό κάτω μέρος του παραθύρου (βλ. το παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης).
5. Το Επιλογές θα ανοίξει παράθυρο διαλόγου και θα επιλέξετε μία από τις επιλογές ανάλογα με τις ανάγκες σας:
   • Επιλογή - θα εξαγάγει την τρέχουσα επιλεγμένη περιοχή(ες).
   • Ενεργό φύλλο(α) - θα αποθηκεύσει είτε το τρέχον φύλλο εργασίας είτε όλα τα επιλεγμένα φύλλα σε ένα αρχείο PDF.
   • Πίνακας - αυτό θα εξάγει τον ενεργό πίνακα, δηλαδή τον πίνακα στον οποίο βρίσκεται ο δείκτης του ποντικιού σας αυτή τη στιγμή.
   • Ολόκληρο το βιβλίο εργασίας - αυτονόητο : )

   

6. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και τελειώσατε.

Όπως βλέπετε, η εξαγωγή αρχείων Excel σε PDF χρησιμοποιώντας τα ενσωματωμένα μέσα του Excel είναι εύκολη. Φυσικά, το Microsoft Excel παρέχει μόνο μερικές βασικές ρυθμίσεις, αλλά με λίγη εμπειρία, μπορεί κανείς να μάθει να προετοιμάζει τα αρχεία προέλευσης με τέτοιο τρόπο ώστε να μην απαιτούνται περαιτέρω προσαρμογές. Εν πάση περιπτώσει, αν δεν είστε ικανοποιημένοι με τις δυνατότητες του Excel Αποθήκευση ως χαρακτηριστικό, ας εξετάσουμε τις προσφορές της Adobe.

Εξαγωγή αρχείων Excel σε PDF με χρήση εργαλείων Adobe

Δυστυχώς, η Adobe δεν είναι τόσο γενναιόδωρη όσο η Microsoft όσον αφορά τις μετατροπές του Excel σε PDF και δεν παρέχει κανένα δωρεάν μέσο γι' αυτό. Ωστόσο, έχει ενσωματώσει αυτή τη δυνατότητα σε εργαλεία επί πληρωμή ή συνδρομές, τα οποία - θα πρέπει να τους δώσουμε το δικαίωμα που τους αναλογεί - κάνουν τη δουλειά τους πολύ καλά.

Adobe Reader

Το Adobe Reader X και οι προηγούμενες εκδόσεις περιλάμβαναν τη δυνατότητα εγκατάστασης του εκτυπωτή Adobe PDF Printer, ο οποίος μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για την εξαγωγή αρχείων Excel σε PDF. Ωστόσο, η δυνατότητα αυτή δεν είναι διαθέσιμη στην τελευταία έκδοση του Adobe Reader XI.

Αντ' αυτού, εισήγαγαν το Δημιουργία PDF καρτέλα που σας επιτρέπει να φτιάξετε PDF από αρχεία .xls ή .xlsx με ένα μόνο κλικ, εφόσον έχετε συνδρομή επί πληρωμή.

Adobe Acrobat XI Pro

Εάν είστε ένας από τους λίγους τυχερούς χρήστες αυτής της ισχυρής σουίτας, η δημιουργία ενός αρχείου PDF από ένα φύλλο εργασίας του Excel είναι τόσο εύκολη όσο το να κάνετε κλικ στο κουμπί PDF από αρχείο... στο πλαίσιο του Δημιουργία γραμμή εργαλείων.

Εναλλακτικά, το Adobe Acrobat Pro σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF απευθείας από το Excel με έναν από τους ακόλουθους τρόπους:

• Κάντε κλικ στο Δημιουργία PDF στο κουμπί Acrobat στην κορδέλα του Excel.
• Μεταβείτε στο Αρχείο και κάντε κλικ στην καρτέλα Αποθήκευση ως Adobe PDF.
• Κάντε κλικ στο Αρχείο> Εκτύπωση, επιλέξτε Adobe PDF και διαμορφώστε τις ρυθμίσεις.

Εάν ενδιαφέρεστε να αποκτήσετε μια δοκιμαστική έκδοση 30 ημερών του Adobe Acrobat XI, μπορείτε να το κατεβάσετε εδώ. Εάν δεν είστε πρόθυμοι να πληρώσετε 20 δολάρια μηνιαία συνδρομή για το Acrobat XI Pro, ας δούμε τι έχουν να προσφέρουν οι δωρεάν μετατροπείς Excel σε PDF.

Δωρεάν online μετατροπείς Excel σε PDF

Ευτυχώς για εμάς, υπάρχουν πολλοί δωρεάν μετατροπείς Excel σε PDF στο διαδίκτυο που παρέχουν διάφορες επιλογές για τη μετατροπή εγγράφων Excel σε αρχεία PDF. Παρακάτω θα βρείτε τις αξιολογήσεις των 4 πιο δημοφιλών online μετατροπέων.

Για να δοκιμάσω τις ικανότητες των διαδικτυακών μετατροπέων PDF σε διαφορετικούς τύπους δεδομένων, δημιούργησα τα ακόλουθα δύο βιβλία εργασίας:

Τετράδιο δοκιμών 1: μερικοί πίνακες σε διαφορετικές μορφές

Τετράδιο δοκιμών 2: Πρότυπο σχεδιασμού δώρων διακοπών της Microsoft

Τώρα που οι προετοιμασίες έχουν ολοκληρωθεί, ας δούμε πώς οι διαδικτυακοί μετατροπείς του Excel σε PDF θα αντιμετωπίσουν την πρόκληση.

Μετατροπέας PDF

Ένας άλλος διαδικτυακός μετατροπέας Excel σε PDF είναι διαθέσιμος στη διεύθυνση www.freepdfconvert.com. Εκτός από τα φύλλα Excel, αυτό το εργαλείο μπορεί επίσης να μετατρέψει έγγραφα Word, παρουσιάσεις PowerPoint, καθώς και ιστοσελίδες και εικόνες σε PDF.

Όπως βλέπετε στην παραπάνω εικόνα, η διεπαφή είναι επίσης πολύ σαφής και δεν απαιτεί σχεδόν καθόλου επεξηγήσεις. Απλώς πλοηγείστε μεταξύ των καρτελών για να επιλέξετε τον κατάλληλο τύπο μετατροπής, στη συνέχεια αναζητήστε το αρχικό αρχείο, επιλέξτε την επιθυμητή μορφή και κάντε κλικ στο κουμπί Μετάτρεψε .

Όταν ολοκληρωθεί η μετατροπή, μπορείτε είτε να κατεβάσετε το αρχείο PDF που προκύπτει στον υπολογιστή σας είτε να το αποθηκεύσετε στο Google docs:

Αυτός ο μετατροπέας Excel σε PDF έχει δωρεάν εκδόσεις και συνδρομές επί πληρωμή. Εδώ είναι οι κύριοι περιορισμοί της δωρεάν έκδοσης:

• Πρέπει να περιμένετε 30 λεπτά για να μετατρέψετε ένα άλλο αρχείο.
• Περιορισμένος αριθμός μετατροπών - 10 ανά μήνα.

Αν είστε περίεργοι να μάθετε περισσότερα για αυτό το εργαλείο, μπορείτε να βρείτε τον πλήρη κατάλογο των χαρακτηριστικών, καθώς και έναν κατάλογο των διαθέσιμων συνδρομών και τιμών εδώ.

Αποτελέσματα:

Σε αντίθεση με τον προηγούμενο μετατροπέα PDF, αυτός παρήγαγε πολύ αξιοπρεπή αποτελέσματα στο 1ο βιβλίο εργασίας, χωρίς παραμορφώσεις ή σφάλματα.

Όσον αφορά το 2ο βιβλίο εργασίας, μετατράπηκε με ακρίβεια και άψογα... σε έγγραφο του Word (.docx). Η πρώτη μου σκέψη ήταν ότι επέλεξα λανθασμένα λάθος μορφή για τη μετατροπή, οπότε επανέλαβα τη διαδικασία και πήρα το ίδιο αποτέλεσμα, όπως μπορείτε να δείτε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:

Κάνοντας μια δεύτερη σκέψη, κατέληξα στο εξής συμπέρασμα. Ο μετατροπέας δεν μπορούσε να εξάγει σωστά την προσαρμοσμένη μορφή του φύλλου του Excel μου σε PDF, οπότε το μετέτρεψε στην πλησιέστερη μορφή. Στην πραγματικότητα ήταν θέμα δευτερολέπτων να αποθηκεύσω το έγγραφο του Word ως PDF χρησιμοποιώντας το Word Αποθήκευση ως και να λάβετε ως αποτέλεσμα ένα όμορφα διαμορφωμένο αρχείο PDF.

Soda PDF Online Converter

Αυτός ο διαδικτυακός μετατροπέας PDF σάς επιτρέπει να δημιουργείτε έγγραφα PDF από πολλές μορφές, όπως το Microsoft Excel, το Word και το PowerPoint, καθώς και εικόνες JPEG, PNG και σελίδες HTML.

Οι διαδικτυακές υπηρεσίες Soda PDF παρέχουν δωρεάν και επί πληρωμή συνδρομές. Δωρεάν, μπορείτε να έχετε απεριόριστη δημιουργία PDF και περιορισμένες μετατροπές PDF, ένα αρχείο κάθε 30 λεπτά. Αν θέλετε περισσότερα, θα πρέπει να αναβαθμίσετε σε Premium (περίπου $ 10 ανά 3 μήνες). Σε αυτή την περίπτωση, θα έχετε επίσης τη δυνατότητα συγχώνευσης και διαχωρισμού αρχείων PDF.

Αποτελέσματα:

Αυτός ο online μετατροπέας Excel σε PDF ήταν σχεδόν άψογος. Το 1ο βιβλίο εργασίας μετατράπηκε σε PDF άψογα, το 2ο βιβλίο εργασίας μετατράπηκε επίσης χωρίς σφάλματα, αλλά το πρώτο γράμμα σε μια λέξη ήταν κομμένο:

Όπως βλέπετε, κανένας από τους δωρεάν διαδικτυακούς μετατροπείς Excel σε PDF δεν είναι τέλειος, αν και το Soda PDF είναι πολύ κοντά. Κάποιος μπορεί να νομίζει ότι το πρόβλημα είναι με τα αρχικά μου έγγραφα Excel. Συμφωνώ, το δεύτερο βιβλίο εργασίας έχει μια αρκετά εξελιγμένη προσαρμοσμένη μορφή. Αυτό συμβαίνει επειδή ο σκοπός μου ήταν να εκτελέσω κάποιου είδους "δοκιμή πίεσης" για να αποκαλύψω τις πραγματικές δυνατότητες των διαδικτυακών μετατροπέων PDF σε Excel, δεδομένου ότι η πραγματική σαςτα βιβλία εργασίας μπορεί να είναι πολύ πιο πολύπλοκα και εξελιγμένα από άποψη περιεχομένου και μορφής.

Για χάρη του πειράματος, μετέτρεψα και τα δύο δοκιμαστικά βιβλία εργασίας σε PDF χρησιμοποιώντας τον διάλογο Αποθήκευση ως του Excel και τα κατάφερε μια χαρά - τα αρχεία PDF που προέκυψαν ήταν ακριβή αντίγραφα των αρχικών εγγράφων του Excel.

Μετατροπείς γραφείου Excel σε PDF

Εκτός από τους διαδικτυακούς μετατροπείς Excel σε PDF, υπάρχει μια ποικιλία επιτραπέζιων εργαλείων για τη μετατροπή αρχείων Excel σε έγγραφα PDF που παρέχουν διαφορετικές επιλογές ανάλογα με το τι περιμένετε από ένα τελικό έγγραφο: από δωρεάν βοηθητικά προγράμματα ενός κλικ έως επαγγελματικά πακέτα επιχειρηματικού επιπέδου. Δεδομένου ότι μας ενδιαφέρουν κυρίως οι δωρεάν μετατροπείς Excel σε PDF, ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε μερικά από αυτά τα εργαλεία.

Foxit Reader - δωρεάν μετατροπέας Excel σε PDF για την επιφάνεια εργασίας

Το Foxit Reader είναι ένα μικρό πρόγραμμα προβολής PDF που σας επιτρέπει να προβάλλετε, να υπογράφετε και να εκτυπώνετε αρχεία PDF, καθώς και να δημιουργείτε έγγραφα PDF από βιβλία εργασίας του Excel. Σας επιτρέπει να μετατρέπετε φύλλα Excel σε PDF είτε από το Foxit Reader είτε απευθείας από το Excel.

Μετατροπή του Excel σε PDF από το Foxit Reader

Αυτός είναι ο γρηγορότερος τρόπος για να μετατρέψετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel σε PDF που απαιτεί μόνο 3 γρήγορα βήματα.

1. Ανοίξτε το αρχείο Excel.

   Στο Αρχείο κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία >, Από το αρχείο , τότε Από το αρχείο ξανά και αναζητήστε το έγγραφο του Excel που θέλετε να μετατρέψετε.

   

2. Επανεξέταση του αρχείου PDF .

   Μόλις επιλέξετε ένα αρχείο Excel, το Foxit Reader το ανοίγει αμέσως σε μορφή PDF. Ένα πολύ ωραίο χαρακτηριστικό είναι ότι μπορείτε να έχετε πολλά αρχεία PDF ανοιχτά ταυτόχρονα, το καθένα από τα οποία βρίσκεται στη δική του καρτέλα, όπως βλέπετε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:

   

   Παρακαλείστε να δώσετε προσοχή στο γεγονός ότι η λίστα δώρων διακοπών του Excel, η οποία ήταν ένα σκληρό καρύδι για να σπάσει για τους περισσότερους από τους online μετατροπείς Excel σε PDF, δεν παρουσιάζει καμία δυσκολία για αυτό το επιτραπέζιο εργαλείο!

3. Αποθηκεύστε το αρχείο PDF .

   Αν όλα είναι εντάξει, κάντε κλικ στο Αποθήκευση ως στο Αρχείο ή πατήστε Ctrl + S για να αποθηκεύσετε το αρχείο. Ναι, είναι τόσο εύκολο!

Σημείωση. Το Foxit Reader αποθηκεύει όλα τα φύλλα του επιλεγμένου βιβλίου εργασίας σε PDF. Έτσι, αν θέλετε να μετατρέψετε μόνο ένα συγκεκριμένο φύλλο εργασίας, αποθηκεύστε το πρώτα ως μεμονωμένο βιβλίο εργασίας.

Μετατροπή ενός αρχείου Excel σε PDF από το Excel

Αυτή η προσέγγιση συνιστάται εάν θέλετε περισσότερες επιλογές για να προεπισκόπηση και προσαρμόστε το το προκύπτον έγγραφο PDF.

Μετά την εγκατάσταση το Foxit Reader προσθέτει " Εκτυπωτής Foxit Reader PDF " στη λίστα των εκτυπωτών σας, ο οποίος είναι στην πραγματικότητα ένας ψευδοεκτυπωτής που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαμόρφωση της τελικής εμφάνισης του εγγράφου PDF.

1. Ανοίξτε ένα αρχείο Excel προς μετατροπή σε PDF.

   Ανοίξτε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, μεταβείτε στο Αρχείο κάντε κλικ στην καρτέλα Εκτύπωση , και επιλέξτε Εκτυπωτής Foxit Reader PDF στη λίστα των εκτυπωτών.

   

2. Διαμορφώστε τις ρυθμίσεις.

   Σύμφωνα με το Ρυθμίσεις έχετε τις ακόλουθες επιλογές:

   • Μετατρέψτε ένα ενεργό φύλλο, ολόκληρο το βιβλίο εργασίας ή μια επιλογή σε PDF.
   • Επιλέξτε τον προσανατολισμό του εγγράφου - κατακόρυφο ή οριζόντιο.
   • Καθορίστε τη μορφή και τα περιθώρια χαρτιού.
   • Τοποθετήστε το φύλλο, όλες τις στήλες ή όλες τις γραμμές σε μία σελίδα.

   Καθώς κάνετε αλλαγές, αυτές αντικατοπτρίζονται αμέσως στο έγγραφο. Προεπισκόπηση στα δεξιά.

   Αν θέλετε περισσότερες επιλογές, κάντε κλικ στο Ρύθμιση σελίδας σύνδεσμος κάτω από Ρυθμίσεις .

   

3. Διαμόρφωση πρόσθετων ρυθμίσεων (προαιρετικά).

   Χρησιμοποιώντας το Ρύθμιση σελίδας παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να προσθέσετε μια προσαρμοσμένη κεφαλίδα ή/και υποσέλιδο, να αλλάξετε τη σειρά των σελίδων, να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε γραμμές πλέγματος και πολλά άλλα.

   

4. Αποθηκεύστε το αρχείο PDF.

Όταν ολοκληρωθούν όλες οι επεξεργασίες, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση για να αποθηκεύσετε το αρχείο. Αυτό θα ανοίξει το τυπικό Excel Αποθήκευση ως παράθυρο διαλόγου όπου επιλέγετε ένα φάκελο προορισμού και πληκτρολογείτε το όνομα του αρχείου.

Primo PDF - ένας ψευδοεκτυπωτής για τη μετατροπή του Excel σε PDF

Το PrimoPDF είναι ένας ακόμη ψευδοεκτυπωτής που μπορεί να σας βοηθήσει να εξάγετε τα έγγραφα του Excel σας σε μορφή PDF. Οι δυνατότητες και οι επιλογές που παρέχει αυτό το λογισμικό είναι πολύ παρόμοιες με αυτές του Foxit Reader, και το ρυθμίζετε με τον ίδιο ακριβώς τρόπο - επιλέξτε PrimoPDF στο Εκτυπωτής και παίξτε με τις ρυθμίσεις.

Ελπίζουμε ότι αυτή η σύντομη επισκόπηση των επιτραπέζιων και διαδικτυακών μετατροπέων Excel σε PDF σας βοήθησε να επιλέξετε τον νικητή σας. Εάν κανένα από τα εργαλεία που παρουσιάζονται δεν είναι το ιδανικό για την εργασία σας, μπορείτε να δοκιμάσετε κάποιες εναλλακτικές μεθόδους, για παράδειγμα, να ανεβάσετε τα αρχεία Excel σας στο Google Sheets και στη συνέχεια να τα εξάγετε σε PDF ή να μετατρέψετε το Excel σε PDF μέσω του Open Office.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να μετατρέψετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε εικόνα JPG, PNG ή GIF.

Στο επόμενο άρθρο, θα ασχοληθούμε με την αντίθετη εργασία και θα εξερευνήσουμε τις ιδιαιτερότητες της εισαγωγής αρχείων PDF στο Excel. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας ξαναδώ την επόμενη εβδομάδα!