In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie mit Hilfe von Datensätzen verschachtelte Vorlagen in Outlook erstellen können. Sie werden verschiedene Ansätze zur Verschachtelung von Vorlagen sehen, und dann zeige ich Ihnen, wie Sie dynamische Felder hinzufügen und Ihre E-Mails on the fly ausfüllen.

Bevor ich Ihnen zeige, wie Sie verschachtelte Vorlagen in Outlook erstellen, möchte ich eine kleine Pause einlegen und Ihnen unser Add-in Shared Email Templates vorstellen. Mit dieser kleinen Anwendung können Sie nicht nur Vorlagen für zukünftige E-Mails erstellen, sondern auch Formatierungen anwenden, Hyperlinks, Bilder und Tabellen einfügen. Außerdem können Sie mehrere Vorlagen mit einem Klick in eine E-Mail einfügen.

Ok, fangen wir an :)

Verschachtelte Vorlagen mit Hilfe von Abkürzungen in Datensätzen erstellen

Lassen Sie uns zunächst klären, was eine Verknüpfung in Bezug auf gemeinsam genutzte E-Mail-Vorlagen ist. In einfachen Worten ist es ein Link zu einer bestimmten Vorlage. Wenn Sie eine Vorlage erstellen, gibt es oben im Fenster des Add-Ins ein Feld mit zwei Hashtags. Dies ist Ihre Verknüpfung. Wenn Sie es ausfüllen, wird Ihre Vorlage mit dieser Verknüpfung verbunden.

Tipp: Sie können ganz einfach festlegen, welchen Vorlagen Abkürzungen zugewiesen sind, indem Sie das Hashtag-Zeichen neben dem Namen der Vorlage eingeben:

Wenn Sie also den Text aus dieser Vorlage mit Abkürzung in den Inhalt einer anderen Vorlage einfügen möchten, müssen Sie ihn nicht manuell kopieren und einfügen, sondern geben einfach die Abkürzung ein, und die gesamte Vorlage wird eingefügt.

Jetzt wollen wir sehen, wie Verknüpfungen in Datensätzen funktionieren. Zunächst werde ich drei Vorlagen erstellen und jeder von ihnen eine Verknüpfung zuweisen.

Tipp: Wenn Sie noch mehr Informationen über Datensätze benötigen, lesen Sie einfach mein Tutorial Ausfüllbare Vorlagen aus Datensätzen, dort habe ich dieses Thema behandelt.

Meine Vorlagen werden eine kurze Beschreibung einiger Produktabonnements enthalten. Ich werde auch einige Formatierungen hinzufügen, damit mein Text heller aussieht, und natürlich jeder Vorlage eine Abkürzung zuweisen. So wird es aussehen:

Nun muss ich diese Abkürzungen zu einem Datensatz hinzufügen, also erstelle ich einen neuen Datensatz (nennen wir ihn " Beschreibung des Plans "), fülle die erste Spalte mit den Namen der Pläne aus und trage meine Abkürzungen neben dem entsprechenden Plan ein. So sieht das Ergebnis aus:

Wie Sie sehen können, ist jeder Plan mit der Verknüpfung verbunden, die zur Vorlage mit ihrer Beschreibung führt. Warum brauche ich das alles? Weil ich meinen Arbeitsablauf schnell und einfach gestalten möchte :) Alles, was noch zu tun ist, ist eine Vorlage zu schreiben und das WhatToEnter-Makro einzubinden, um die notwendige Beschreibung in die Vorlage einzufügen.

Meine endgültige Vorlage wird also die unten stehende sein:

Hallo!

Hier sind die Informationen über den von Ihnen gewählten Plan:

~%WasEingeben[{Datensatz: "Beschreibung des Plans",Spalte: "Beschreibung",Titel: "Wählen Sie den Plan"}]

Lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Unterstützung benötigen :)

Die Logik ist folgende: Wenn ich diese Vorlage einfüge, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem ich aufgefordert werde, den Plan (aus den Werten in der ersten Datensatzspalte) auszuwählen. Sobald ich dies tue, wird die gesamte Vorlage, die mit der entsprechenden Verknüpfung verbunden ist, in meine E-Mail eingefügt.

HTML in Datensätzen verwenden

Nun zeige ich Ihnen noch einen weiteren Trick mit Datasets. Wie Sie vielleicht schon wissen, können Datasets mit beliebigen Daten gefüllt werden (Text, Zahlen, Makros usw.). In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen, wie Sie HTML-Code in Datasets verwenden können, und zwar anhand der gleichen Beispiele aus dem ersten Kapitel.

Öffnen wir zunächst eine der Vorlagen und untersuchen ihren HTML-Code:

Hier ist der HTML-Code dieser Vorlage:

Lizenzpolitik: Sie zahlen einmal und können die gekaufte Version so lange nutzen, wie Sie sie benötigen.

Upgrade-Politik: a 50% Rabatt für alle zukünftigen Upgrades.

Zahlungsmöglichkeiten: Kreditkarte, PayPal

So chaotisch es auch aussieht, alles ist ziemlich einfach. Der erste Absatz enthält die Beschreibung der Lizenzpolitik, der zweite die Upgrade-Politik und der letzte die Zahlungsmodalitäten. Alle Tags in den spitzen Anführungszeichen (wie style, color, strong, em) stehen für die Textformatierung (Farbe, Schriftart wie fett oder kursiv usw.).

Jetzt fülle ich meinen neuen Datensatz mit diesen HTML-Codestücken aus und zeige Ihnen, wie es funktionieren wird.

Hinweis: Sie können bis zu 255 Zeichen in eine Datensatzzelle eingeben.

Also, mein neuer Datensatz (ich nannte ihn Beschreibung des Plans HTML ) hat insgesamt vier Spalten: die erste ist die Schlüsselspalte, die anderen sind die Spalten mit den Beschreibungsparametern des Plans. So wird es aussehen, wenn ich es vollständig ausgefüllt habe:

Jetzt ist es an der Zeit, zur Vorlage zurückzukehren und das Makro dort zu aktualisieren. Da ich jetzt drei Spalten mit den einzufügenden Daten habe, brauche ich drei WhatToEnter's. Es gibt zwei Möglichkeiten: Entweder man fügt drei Makros hinzu, die verschiedene Spalten angeben, aus denen die Daten zurückgegeben werden sollen, oder man macht es einmal, erstellt zwei Kopien dieses Makros und ändert die Zielspalte manuell. Beide Lösungen sind schnell und einfach, dieDie Entscheidung liegt bei Ihnen :)

Sobald die endgültige Vorlage aktualisiert ist, wird sie also so aussehen:

Hallo!

Hier finden Sie die Lizenzinformationen zu den von Ihnen gewählten Plänen:

• ~%WasEingeben[{Datensatz: "Planbeschreibung HTML",Spalte: "Lizenzrichtlinie",Titel: "Plan auswählen"}]
• ~%WasEingeben[{Datensatz: "Planbeschreibung HTML",Spalte: "Upgrade-Richtlinie",Titel: "Plan auswählen"}]
• ~%WasEingeben[{Datensatz: "Planbeschreibung HTML",Spalte: "Zahlungsarten",Titel: "Plan auswählen"}]

Lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Unterstützung benötigen :)

Wie Sie sehen, gibt es drei identische Makros mit jeweils unterschiedlichen Zielspalten. Wenn Sie diese Vorlage einfügen, werden Sie nur einmal aufgefordert, den Plan auszuwählen, und die Daten aus allen drei Spalten werden Ihre E-Mail im Handumdrehen ausfüllen.

Dynamische Felder zum Datensatz hinzufügen

In den obigen Beispielen habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie die vorgespeicherten Daten in eine E-Mail einfügen können. Was aber, wenn Sie nicht genau wissen, welcher Wert eingefügt werden muss? Was, wenn Sie für jeden einzelnen Fall eine Entscheidung treffen wollen? Wie können Sie Ihren Vorlagen etwas mehr Dynamik verleihen?

Stellen Sie sich folgenden Fall vor: Sie werden häufig nach dem Preis für einige der verfügbaren Tarife gefragt, aber die Preise ändern sich häufig und es macht keinen Sinn, sie in einer Vorlage zu speichern. In diesem Fall sollten Sie sie jedes Mal manuell eingeben, wenn Sie auf eine solche Anfrage antworten müssen.

Ich glaube nicht, dass das Eintippen des Preises nach dem Einfügen der Vorlage sehr effizient ist. Da wir hier lernen wollen, wie man Zeit spart, zeige ich Ihnen, wie Sie diese Aufgabe mit ein paar Klicks lösen können.

Zunächst möchte ich Sie daran erinnern, wie dynamische Felder gehandhabt werden. Sie fügen das WhatToEnter-Makro hinzu und richten es so ein, dass es die Text Wenn Ihnen das nichts sagt, lesen Sie zunächst in einem meiner früheren Handbücher nach, wie Sie relevante Informationen dynamisch hinzufügen können.

Hier ist das Makro, das mich auffordert, den erforderlichen Preis einzugeben:

Aber was, wenn der Plan dynamisch ist und auch geändert werden muss? Das zweite Makro mit einer Dropdown-Liste einrichten? Ich habe eine bessere Lösung für Sie ;)

Ich erstelle ein Dataset mit den Plannamen in der Schlüsselspalte und dem obigen WhatToEnter-Makro in der zweiten Spalte:

Dann verbinde ich diesen Datensatz mit meiner Vorlage und erhalte das folgende Ergebnis:

Hallo!

Hier ist der aktuelle Preis für den ~%WasEingeben[{Datensatz: "Preisgestaltung der Pläne",Spalte: "Plan",Titel: "Plan"}] plan: USD ~%WasEingeben[{Datensatz: "Preisgestaltung der Pläne",Spalte: "Preis",Titel: "Preis"}]

Ich danke Ihnen.

Sieht seltsam aus? Sehen Sie, wie perfekt es funktioniert!

Zusammenfassen

Ich hoffe, diese Anleitung hat Ihnen eine andere Art der Verwendung von Datensätzen gezeigt und Sie dazu inspiriert, diese Funktionalität auszuprobieren :) Sie können jederzeit unsere Shared Email Templates aus dem Microsoft Store installieren und ausprobieren, wie das Add-in funktioniert. Ich bin sicher, dass die große Vielfalt unserer Docs-Artikel und Blogbeiträge Ihnen helfen wird, den größten Nutzen aus diesem Tool zu ziehen ;)

Wenn Sie Fragen zum Add-In haben, können Sie diese gerne in den Kommentaren hinterlassen, ich helfe Ihnen gerne weiter :)