Vodič objašnjava specifičnosti funkcije SUBTOTAL u Excelu i pokazuje kako koristiti formule međuzbroja za sumiranje podataka u vidljivim ćelijama.

U prethodnom članku raspravljali smo o automatskom načinu da biste umetnuli međuzbrojeve u Excel pomoću funkcije Podzbroj. Danas ćete naučiti kako da sami pišete formule međuzbroja i koje prednosti vam to daje.

Excel funkcija međuzbroja - sintaksa i upotreba

Microsoft definira Excel SUBTOTAL kao funkcija koja vraća podzbroj na listi ili bazi podataka. U ovom kontekstu, "podzbroj" nije samo zbir brojeva u definiranom rasponu ćelija. Za razliku od drugih Excel funkcija koje su dizajnirane da rade samo jednu specifičnu stvar, SUBTOTAL je nevjerojatno svestran - može izvoditi različite aritmetičke i logičke operacije kao što su brojanje ćelija, izračunavanje prosjeka, pronalaženje minimalne ili maksimalne vrijednosti i još mnogo toga.

Funkcija SUBTOTAL dostupna je u svim verzijama programa Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 i starijih.

Sintaksa funkcije SUBTOTAL programa Excel je sljedeća:

Gdje:

• Broj_funkcije - broj koji specificira koju funkciju koristiti za međuzbroj.
• Ref1, Ref2, … - jedna ili više ćelija ili raspona do međuzbroja. Prvi argument ref je obavezan, ostali (do 254) su opcioni.

Argument function_num može pripadatijedan od sljedećih skupova:

• 1 - 11 zanemaruje filtrirane ćelije, ali uključuje ručno skrivene redove.
• 101 - 111 ignorira sve skrivene ćelije - filtrirano i skriveno ručno.

Zapravo, nema potrebe za pamćenjem svih brojeva funkcija. Čim počnete kucati međuzbrojformule u ćeliji ili na traci formule, Microsoft Excel će vam prikazati listu dostupnih brojeva funkcija.

Na primjer, ovako možete napraviti formulu Subtotal 9 za sumiranje vrijednosti u ćelijama C2 do C8:

Da dodate broj funkcije u formulu, dvaput kliknite na nju, zatim upišite zarez, navedite raspon, upišite zagradu za zatvaranje i pritisnite Enter . Završena formula će izgledati ovako:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Na sličan način možete napisati formulu za podzbir 1 da dobijete prosjek, međuzbroj 2 za brojanje ćelija s brojevima, međuzbroj 3 za brojanje ne-prazni, i tako dalje. Sljedeći snimak ekrana prikazuje nekoliko drugih formula u akciji:

Napomena. Kada koristite formulu međuzbroja sa funkcijom sažetka kao što je SUM ili AVERAGE, ona izračunava samo ćelije s brojevima zanemarujući praznine i ćelije koje sadrže nenumeričke vrijednosti.

Sada kada znate kako da kreirate formulu za međuzbir u Excelu, glavno pitanje je - zašto bi se neko trudio da je nauči? Zašto jednostavno ne koristite redovnu funkciju kao što je SUM, COUNT, MAX, itd.? Odgovor ćete pronaći odmah ispod.

Najbolja 3 razloga za korištenje SUBTOTAL u Excelu

U poređenju sa tradicionalnim Excel funkcijama, SUBTOTAL vam daje sljedeće važne prednosti.

1 . Izračunajte vrijednosti u filtriranim redovima

Pošto Excel funkcija SUBTOTAL zanemaruje vrijednosti u filtriranim redovima, možete je koristiti za kreiranjedinamički sažetak podataka gdje se vrijednosti međuzbroja automatski ponovo izračunavaju prema filteru.

Na primjer, ako filtriramo tabelu tako da prikazuje prodaju samo za istočnu regiju, formula međuzbroja će se automatski prilagoditi tako da svi ostali regioni uklanjaju se iz ukupnog broja:

Napomena. Budući da oba skupa brojeva funkcija (1-11 i 101-111) zanemaruju filtrirane ćelije, u ovom slučaju možete koristiti etersku formulu Subtotal 9 ili Subtotal 109.

2. Izračunajte samo vidljive ćelije

Kao što se sjećate, formule međuzbroja s funkcijom_num 101 do 111 zanemaruju sve skrivene ćelije - filtrirane i skrivene ručno. Dakle, kada koristite Excelovu funkciju Sakrij da biste uklonili nerelevantne podatke iz prikaza, koristite funkciju broj 101-111 da biste isključili vrijednosti u skrivenim redovima iz međuzbroja.

Sljedeći primjer će vam pomoći da bolje shvatite kako funkcionira: Međuzbroj 9 naspram međuzbir 109.

3. Zanemarite vrijednosti u ugniježđenim formulama međuzbroja

Ako raspon dostavljen vašoj formuli za međuzbir sadrži bilo koju drugu formulu međuzbroja, ti ugniježđeni međuzbrojevi će se zanemariti, tako da isti brojevi neće biti izračunati dvaput. Sjajno, zar ne?

Na snimku ekrana ispod, formula velikog prosjeka SUBTOTAL(1, C2:C10) zanemaruje rezultate formula međuzbroja u ćelijama C3 i C10, kao da ste koristili formulu prosjeka sa 2 odvojena raspona AVERAGE(C2:C5, C7:C9) .

Korišćenje međuzbroja u Excelu - primjeri formule

Kadaprvi susret SUBTOTAL, može izgledati složeno, lukavo, pa čak i besmisleno. Ali kada se spustite na mesingane čepove, shvatit ćete da nije tako teško savladati. Sljedeći primjeri će vam pokazati nekoliko korisnih savjeta i inspirativnih ideja.

Primjer 1. Međuzbroj 9 naspram međuzbir 109

Kao što već znate, Excel SUBTOTAL prihvaća 2 skupa brojeva funkcija: 1-11 i 101-111. Oba skupa zanemaruju filtrirane redove, ali brojevi 1-11 uključuju ručno skrivene redove, dok ih 101-111 isključuju. Da bismo bolje razumjeli razliku, razmotrimo sljedeći primjer.

Za ukupno filtriranih redova , možete koristiti formulu Subtotal 9 ili Subtotal 109 kao što je prikazano na slici ispod:

Ali ako ste sakrili irelevantne stavke ručno koristeći naredbu Sakrij redove na kartici Početna > Ćelije grupa > Format > Sakrij & Unhide , ili desnim klikom na redove, a zatim klikom na Sakrij , i sada želite ukupne vrijednosti samo u vidljivim redovima, Međuzbroj 109 je jedina opcija:

Ostali brojevi funkcija rade na isti način. Na primjer, za brojanje nepraznih filtriranih ćelija , poslužit će ili formula 3 ili 103. Ali samo Subtotal 103 može pravilno računati vidljive neprazne stavke ako postoje skriveni redovi u rasponu:

Napomena. Excel funkcija SUBTOTAL safunction_num 101-111 zanemaruje vrijednosti u skrivenim redovima, ali ne i u skrivenim stupcima . Na primjer, ako koristite formulu poput SUBTOTAL(109, A1:E1) za zbrajanje brojeva u horizontalnom rasponu, skrivanje stupca neće utjecati na međuzbroj.

Primjer 2. IF + SUBTOTAL za dinamičko sumiranje podataka

Ako kreirate sažeti izvještaj ili kontrolnu tablu na kojoj morate prikazati različite sažetke podataka, ali nemate prostora za sve, sljedeći pristup može biti rješenje:

• U jednoj ćeliji napravite padajuću listu koja sadrži nazive funkcija kao što su Total, Max, Min i tako dalje.
• U sljedećoj ćeliji u padajući izbornik unesite ugniježđenu IF formulu s ugrađenim funkcijama podzbroja koje odgovaraju nazivima funkcija na padajućoj listi.

Na primjer, pod pretpostavkom da su vrijednosti međuzbroja u ćelijama C2:C16, a padajuća lista u A17 sadrži stavke Ukupno , Prosjek , Max i Min , "dinamična" formula međuzbroja je kako slijedi:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

A sada, ovisno o tome koju funkciju vaš korisnik odabere sa padajuće liste, odgovarajuća funkcija Subtotal će izračunati vrijednosti u filtriranim redovima:

Savjet. Ako iznenada padajući popis i ćelija formule nestanu s vašeg radnog lista, obavezno ih odaberite na listi filtera.

Excel Subtotal ne radi - uobičajene greške

Ako vaša formula međuzbroja vraća grešku, to je vjerovatno zbogjedan od sljedećih razloga:

#VALUE! - argument function_num nije cijeli broj između 1 - 11 ili 101 - 111; ili bilo koji od ref argumenta sadrži 3-D referencu.

#DIV/0! - javlja se ako određena funkcija sažetka mora izvršiti podjelu sa nulom (npr. izračunavanje prosjeka ili standardne devijacije za raspon ćelija koje ne sadrže jednu numeričku vrijednost).

#NAME? - naziv funkcije međuzbroja je pogrešno napisan - lakše je popraviti grešku :)

Savjet. Ako se još ne osjećate ugodno sa funkcijom SUBTOTAL, možete koristiti ugrađenu funkciju SUBTOTAL i automatski umetnuti formule za vas.

Tako se koriste formule SUBTOTAL u Excelu za izračunavanje podataka u vidljivim ćelijama. Da biste lakše pratili primjere, možete preuzeti našu radnu svesku za uzorke ispod. Hvala vam na čitanju!

Vježbanje

Primjeri formule SUBTOTAL u Excelu (.xlsx datoteka)