Причиняват ли ви главоболие дублиращите се данни в работните ви листове? Този урок ще ви научи как бързо да намирате, избирате, оцветявате или премахвате повтарящите се записи в набора от данни.

Независимо дали импортирате данни от външен източник, или ги съпоставяте сами, проблемът с дублирането е един и същ - еднаквите клетки създават хаос в електронните ви таблици и трябва по някакъв начин да се справите с тях. Тъй като дублиранията в Excel могат да приемат различни форми, техниките за дедублиране също могат да варират. В този урок ще разгледаме най-полезните от тях.

Забележка. Тази статия показва как да търсите дублиращи се клетки в обхват или списък . Ако сравнявате две колони, разгледайте тези решения: Как да открием дубликати в 2 колони.

Как да маркирате дублиращи се клетки в Excel

За да подчертаете дублиращите се стойности в колона или диапазон, обикновено използвате условното форматиране на Excel. В най-простия случай можете да приложите предварително зададеното правило; в по-сложните сценарии ще трябва да създадете свое собствено правило въз основа на формула. Примерите по-долу илюстрират и двата случая.

Пример 1. Подчертаване на дублиращи се клетки, включително първите случаи на поява

В този пример ще използваме предварително зададено правило, налично във всички версии на Excel. Както можете да разберете от заглавието, това правило подчертава всички случаи на дублиране на стойност, включително първия.

За да приложите вграденото правило за дубликати, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете диапазон, в който искате да намерите дублиращи се клетки.
2. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране > Правила за подчертаване на клетките > Дублиране на стойности...

Съвети:

• За да приложите собствено форматиране за дубликати, щракнете върху Персонализиран формат... (последният елемент в падащия списък), след което изберете желания Шрифт , Граница и Напълнете опции.
• За да подчертаете уникалните клетки, изберете Уникален в лявото поле.

Пример 2. Подчертаване на дублиращи се клетки, с изключение на първите случаи

За маркиране на дублиращи се стойности, с изключение на 1-ви случаи, вграденото правило не може да помогне и трябва да създадете свое собствено правило с формула. Формулата е доста сложна и изисква добавяне на празна колона в лявата част на набора от данни (колона А в този пример).

За да създадете правило, трябва да извършите следните стъпки:

1. Изберете целевия обхват.
2. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране > Ново правило> Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате .
3. В Форматиране на стойности, при които тази формула е вярна въведете следната формула:

   =IF(COLUMNS($B2:B2)>1, COUNTIF(A$2:$B$7,B2),0) + COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

   Където B2 е първата клетка в първата колона, B7 е последната клетка в първата колона, а A2 е клетката в празната колона, съответстваща на първия ред в избрания от вас диапазон. Подробното обяснение на формулата е предоставено в отделен урок.

4. Щракнете върху Формат... и изберете желаните от вас опции за форматиране.
5. Кликнете върху ОК за да запазите правилото.

Съвети и бележки:

• Пример 2 изисква празна колона вляво от целевия диапазон. Ако такава колона не може да бъде добавена в работния ви лист, тогава можете да конфигурирате две различни правила (едно за първата колона и друго за всички следващи колони). Подробни инструкции са предоставени тук: Подчертаване на дубликати в няколко колони без 1-ви случаи.
• Горните решения са за отделни клетки . Ако работите с структурирани данни , след което вижте как да маркирате редове въз основа на дублиращи се стойности в ключова колона.
• Много по-лесен начин за маркиране на идентични клетки със или без 1-ви екземпляри е използването на инструмента Намиране на дублиращи се клетки.

Много повече случаи на употреба и примери можете да намерите в този урок: Как да подчертаем дубликатите в Excel.

Как да намерите дублиращи се клетки в Excel с помощта на формули

Когато работите с колона от стойности, можете лесно да идентифицирате дублиращи се клетки с помощта на функциите COUNTIF и IF.

Намиране на дубликати включително първите случаи , общата формула е:

Откриване на дубликати с изключение на първите случаи , общата формула е:

Както виждате, формулите са много сходни, разликата е в начина, по който определяте обхвата на източника.

Намиране на дублиращи се клетки включително първите случаи , сравнявате целевата клетка (A2) с всички останали клетки в диапазона $A$2:$A$10 (забележете, че заключваме диапазона с абсолютни препратки) и ако са открити повече от една клетка, съдържащи една и съща стойност, маркирате целевата клетка като "Дубликат".

=IF(COUNTIF($A$2:$A$10, A2)>1, "Duplicate", "")

Формулата се пренася в B2 и след това се копира надолу в толкова клетки, колкото са елементите в списъка.

Получаване на дублиращи се клетки без първите случаи , сравнявате целевата клетка (А2) само с горните клетки, а не с всяка друга клетка в обхвата. За тази цел създайте разширяваща се референция за обхвата, например $A$2:$A2.

=IF(COUNTIF($A$2:$A2, $A2)>1, "Duplicate", "")

Когато се копира в долните клетки, референтният диапазон се разширява с 1. Така че формулата в B2 сравнява стойността в A2 само с тази клетка. В B3 диапазонът се разширява до $A$2:$A3, така че стойността в A3 се сравнява и с горната клетка и т.н.

Съвети:

• В този пример работим с дублиране на номера . за текстови стойности , формулите са абсолютно еднакви :)
• След като идентифицирате дублиращите се клетки, можете да включите филтъра на Excel, за да показвате само повтарящите се стойности. А след това можете да правите всичко, което искате, с филтрираните клетки: да избирате, подчертавате, изтривате, копирате или премествате в нов лист.

За повече примери за формули вижте Как да намерим дубликати в Excel.

Как да изтриете дубликати в Excel

Както вероятно знаете, всички модемни версии на Excel са оборудвани с Премахване на дубликат инструмент, който работи със следните уговорки:

• Той изтрива цели редове въз основа на дублиращи се стойности в една или повече колони, които сте посочили.
• Той не премахва първите появявания на повтарящи се стойности.

За да премахнете дублиращите се записи, трябва да направите следното:

1. Изберете набора от данни, който искате да дедуцирате.
2. На Данни в раздела Инструменти за данни група, щракнете върху Премахване на дубликати.
3. В Премахване на дубликати изберете колоните, които да проверите за дублиране, и щракнете върху ОК .

В примера по-долу искаме да проверим първите четири колони за дублирания, затова ги избираме. Коментари колоната не е много важна и затова не е избрана.

Въз основа на стойностите в избраните колони Excel откри и премахна 2 дублиращи се записа (за Caden и Итън ). Първите случаи на тези записи се запазват.

Съвети:

• Преди да стартирате инструмента, е логично да направете копие на работния лист, за да не загубите информация, ако нещо се обърка.
• Преди да се опитате да премахнете дублиранията, премахнете всички филтри, очертания или междинни суми от данните.
• Изтриване на дубликати в отделни клетки (като в набора от данни с числата на Рандон от първия пример), използвайте Дублиращи се клетки инструмент, разгледан в следващия пример.

Повече случаи на употреба са разгледани в Как да премахнем дублиращи се редове в Excel.

Универсален инструмент за намиране и премахване на дублиращи се клетки в Excel

Както беше показано в първата част на този урок, Microsoft Excel предлага няколко различни функции за справяне с дублиранията. Проблемът е, че трябва да знаете къде да ги търсите и как да ги използвате за конкретните си задачи.

За да улесним живота на нашите потребители на Ultimate Suite, създадохме специален инструмент за лесна работа с дублирани клетки. Какво точно може да прави? Почти всичко, за което се сетите :)

• Намерете дублиращи се клетки (със или без 1-ви повторения) или уникални клетки .
• Намерете клетки с еднакви стойности , формули , фон или шрифт цвят.
• Търсене на дублиращи се клетки, като се има предвид корпус на текста (търсене по малки и големи букви) и пренебрегване на празните полета .
• Clear дублиране на клетки (съдържание, формати или всички).
• Цвят дублиращи се клетки.
• Изберете дублиращи се клетки.

Моля, позволете ми да ви представя нашето скорошно попълнение в Ablebits Премахване на дубликати инструментариум - Добавка за намиране на дублиращи се клетки.

За да откриете дублиращи се клетки в работния си лист, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете данните си.
2. На Данни от Ablebits щракнете върху Премахване на дубликати > Намерете Дублиращи се клетки .
3. Изберете дали да търсите дублиране на или уникален клетки.

В този пример избрахме да оцветим дублиращите се клетки, с изключение на първите срещания, и получихме следния резултат:

Спомняте ли си онази тромава формула за условно форматиране за постигане на същия ефект? ;)

Ако анализирате структурирани данни организирани в таблица, след което използвайте функцията за премахване на дубликати, за да търсите дубликати въз основа на стойностите в една или повече колони.

За да откриете дубликати в 2 колони или 2 различни таблици, стартирайте инструмента Сравняване на две таблици.

Добрата новина е, че всички тези инструменти са включени в Ultimate Suite и можете да изпробвате всеки от тях в работните си листове още сега - връзката за изтегляне е точно по-долу.

Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!

Налични изтегляния

Намиране на дублиращи се клетки - примери (.xlsx файл)

Ultimate Suite - пробна версия (.exe файл)