Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách nhanh chóng thêm các thanh màu trong Excel và tùy chỉnh chúng theo ý thích của bạn.

Để so sánh các loại dữ liệu khác nhau trong trang tính của mình, bạn có thể vẽ biểu đồ . Để so sánh trực quan các số trong các ô của bạn, các thanh màu bên trong các ô sẽ hữu ích hơn rất nhiều. Excel có thể hiển thị các thanh cùng với các giá trị ô hoặc chỉ hiển thị các thanh và ẩn các số.

Thanh dữ liệu trong Excel là gì?

Thanh dữ liệu trong Excel là gì một loại định dạng có điều kiện sẵn có chèn các thanh màu bên trong một ô để hiển thị cách một giá trị ô đã cho so với các giá trị khác. Các thanh dài hơn biểu thị các giá trị cao hơn và các thanh ngắn hơn biểu thị các giá trị nhỏ hơn. Thanh dữ liệu có thể giúp bạn phát hiện nhanh các số cao nhất và thấp nhất trong bảng tính của mình, ví dụ: xác định sản phẩm bán chạy nhất và bán chạy nhất trong báo cáo bán hàng.

Không nên nhầm lẫn thanh dữ liệu định dạng có điều kiện với biểu đồ thanh - loại biểu đồ Excel biểu thị các loại dữ liệu khác nhau ở dạng thanh hình chữ nhật. Mặc dù biểu đồ thanh là một đối tượng riêng biệt có thể được di chuyển đến bất kỳ đâu trên trang tính, nhưng các thanh dữ liệu luôn nằm bên trong các ô riêng lẻ.

Cách thêm thanh dữ liệu trong Excel

Để chèn thanh dữ liệu trong Excel, hãy thực hiện các bước sau:

1. Chọn phạm vi ô.
2. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Kiểu dáng , hãy nhấp vào Định dạng có điều kiện .
3. Trỏ tới Thanh dữ liệu và chọn kiểu bạn muốn - Điền chuyển màu hoặc Điền liền màu .

Sau khi bạn thực hiện việc này, các thanh màu sẽ ngay lập tức xuất hiện bên trong các ô đã chọn.

Ví dụ: đây là cách bạn tạo các thanh dữ liệu màu xanh tô đậm theo dải màu :

Để thêm các thanh dữ liệu tô đậm trong Excel, chọn màu bạn chọn trong Điền liền :

Để tinh chỉnh giao diện và cài đặt các thanh dữ liệu của bạn, hãy chọn bất kỳ ô nào được định dạng, nhấp vào Có điều kiện Định dạng > Quản lý quy tắc > Chỉnh sửa , sau đó chọn màu mong muốn và các tùy chọn khác.

Mẹo. Để làm cho sự khác biệt giữa các thanh rõ ràng hơn, hãy làm cho cột rộng hơn bình thường, đặc biệt nếu các giá trị cũng được hiển thị trong các ô. Trong cột rộng hơn, các giá trị sẽ được định vị trên phần sáng hơn của thanh tô màu chuyển sắc.

Nên chọn kiểu tô màu Thanh dữ liệu nào tốt hơn?

Có hai kiểu thanh trong Excel - Điền chuyển màu và Điền liền nét .

Điền chuyển màu là lựa chọn phù hợp khi cả thanh dữ liệu và giá trị đều được hiển thị trong ô - màu nhạt hơn ở phần cuối của các thanh giúp đọc các số dễ dàng hơn.

Điền liền nét sẽ tốt hơn nếu chỉ các thanh hiển thị và các giá trị bị ẩn. Xem cách chỉ hiển thị thanh dữ liệu và ẩn số.

Cách tạo thanh dữ liệu tùy chỉnh trong Excel

Nếu không có cài đặt sẵn nàophù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có thể tạo quy tắc tùy chỉnh với kiểu thanh dữ liệu của riêng mình. Các bước là:

1. Chọn các ô mà bạn muốn áp dụng thanh dữ liệu.
2. Nhấp vào Định dạng có điều kiện > Thanh dữ liệu > ; Quy tắc khác .
3. Trong hộp thoại Quy tắc định dạng mới , định cấu hình các tùy chọn sau:
   • Chọn loại dữ liệu cho Tối thiểu và Tối đa . Mặc định ( Tự động ) hoạt động tốt trong hầu hết các trường hợp. Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn cách tính giá trị thấp nhất và cao nhất, hãy chọn Phần trăm , Số , Công thức , v.v.
   • Thử nghiệm bằng các màu Điền và Đường viền cho đến khi bạn hài lòng với bản xem trước.
   • Xác định hướng Thanh : ngữ cảnh (mặc định), trái- sang phải hoặc từ phải sang trái.
   • Nếu cần, hãy đánh dấu vào hộp kiểm Chỉ hiển thị thanh để ẩn các giá trị ô và chỉ hiển thị các thanh màu.
4. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK .

Dưới đây là ví dụ về các thanh dữ liệu có màu chuyển sắc tùy chỉnh. Tất cả các tùy chọn khác là mặc định.

Cách xác định giá trị thanh dữ liệu tối thiểu và tối đa trong Excel

Khi áp dụng các thanh dữ liệu đặt trước, giá trị tối thiểu và tối đa được Excel tự động đặt. Thay vào đó, bạn có thể quyết định cách tính các giá trị này. Đối với điều này, hãy làm như sau:

1. Nếu bạn đang tạo quy tắc mới, hãy nhấp vào Định dạng có điều kiện > Thanh dữ liệu > Quy tắc khác .

   Nếu bạn đang chỉnh sửa quy tắc hiện có, hãy nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quản lý quy tắc . Trong danh sách quy tắc, hãy chọn quy tắc Thanh dữ liệu của bạn và nhấp vào Chỉnh sửa .

2. Trong cửa sổ hộp thoại quy tắc, trong phần Chỉnh sửa mô tả quy tắc , hãy chọn các tùy chọn bạn muốn cho Tối thiểu và Tối đa các giá trị.
3. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK .

Ví dụ: bạn có thể đặt phần trăm thanh dữ liệu , với giá trị tối thiểu bằng đến 0% và giá trị lớn nhất bằng 100%. Kết quả là thanh có giá trị cao nhất sẽ chiếm toàn bộ ô. Đối với giá trị thấp nhất, sẽ không có thanh nào hiển thị.

Tạo thanh dữ liệu Excel dựa trên công thức

Thay vì xác định các giá trị nhất định, bạn có thể tính các giá trị MIN và MAX bằng hàm tương ứng. Để hình dung rõ hơn, chúng tôi áp dụng các công thức sau:

Đối với giá trị Tối thiểu , công thức đặt tối thiểu 5% dưới giá trị thấp nhất trong phạm vi được tham chiếu. Điều này sẽ hiển thị một thanh nhỏ cho ô thấp nhất. (Nếu bạn sử dụng công thức MIN ở dạng thuần túy, thì sẽ không có thanh nào hiển thị trong ô đó).

=MIN($D$3:$D$12)*0.95

Đối với giá trị Tối đa , công thức sẽ đặt tối đa 5% trên giá trị cao nhất trong phạm vi. Thao tác này sẽ thêm một khoảng trống nhỏ ở cuối thanh để khoảng trắng này không trùng với toàn bộ số.

=MAX($D$3:$D$12)*1.05

Dữ liệu Excelcác thanh dựa trên một giá trị ô khác

Trong trường hợp định dạng có điều kiện đặt trước, không có cách rõ ràng nào để định dạng các ô đã cho dựa trên các giá trị trong các ô khác. Khi sử dụng các thanh dữ liệu có màu rất sáng hoặc tối, một tùy chọn như vậy sẽ cực kỳ hữu ích để không làm mờ các giá trị trong ô. May mắn thay, có một cách giải quyết rất dễ dàng.

Để áp dụng các thanh dữ liệu dựa trên một giá trị trong một ô khác, bạn cần làm như sau:

1. Sao chép các giá trị ban đầu trong một cột trống nơi bạn muốn thanh hiện ra. Để giữ các giá trị đã sao chép được liên kết với dữ liệu gốc, hãy sử dụng công thức như =A1 giả sử A1 là ô trên cùng chứa các số của bạn.
2. Thêm các thanh dữ liệu vào cột mà bạn đã sao chép các giá trị.
3. Trong hộp thoại Quy tắc định dạng , hãy đánh dấu vào hộp kiểm Chỉ hiển thị thanh để ẩn các số. Xong!

Trong trường hợp của chúng tôi, các số nằm trong cột D, vì vậy công thức trong E3 được sao chép xuống là =D3. Kết quả là chúng tôi có các giá trị trong cột D và các thanh dữ liệu trong cột E:

Thanh dữ liệu Excel cho các giá trị âm

Nếu tập dữ liệu của bạn chứa cả số dương và số âm, bạn sẽ rất vui khi biết rằng các thanh dữ liệu Excel cũng hoạt động với các số âm.

Để áp dụng các màu thanh khác nhau cho các số dương và số âm, bạn làm như sau:

1. Chọn các ô mà bạn muốn định dạng.
2. Nhấp vào Định dạng có điều kiện > Thanh dữ liệu > ThêmQuy tắc .
3. Trong cửa sổ Quy tắc định dạng mới , bên dưới Hình thức thanh , chọn màu cho thanh dữ liệu dương .
4. Nhấp vào nút Giá trị Nagative và Trục .
5. Trong hộp thoại Cài đặt trục và giá trị bản địa , chọn màu tô và màu đường viền cho giá trị âm . Ngoài ra, xác định vị trí trục và màu sắc. Nếu bạn muốn không có trục , hãy chọn màu trắng, vì vậy trục sẽ ẩn trong các ô.
6. Nhấp vào OK nhiều lần nếu cần để đóng tất cả các cửa sổ đang mở.

Giờ đây, bạn có thể xác định các số âm bằng cách xem nhanh tập dữ liệu của mình.

Cách chỉ hiển thị các thanh không có giá trị

Hiển thị và ẩn các giá trị trong các ô được định dạng chỉ là vấn đề của một dấu kiểm duy nhất :)

Nếu bạn chỉ muốn nhìn thấy các ô có màu thanh và không có số, trong hộp thoại Quy tắc định dạng , hãy chọn hộp kiểm Chỉ hiển thị thanh . Đó là nó!

Đây là cách thêm thanh dữ liệu trong Excel. Rất dễ dàng và rất hữu ích!

Sổ bài tập thực hành để tải xuống

Thanh dữ liệu trong Excel - ví dụ (tệp .xlsx)