Hôm nay tôi sẽ trình bày cách bạn có thể tự động trả lời email trong Outlook mà không cần sử dụng tài khoản Exchange Server (tài khoản POP3/IMAP). Nếu không chắc mình sử dụng tài khoản email nào, bạn có thể bắt đầu với điều này: Làm cách nào để biết tài khoản email nào tôi sử dụng?

Cách xác định loại tài khoản email của bạn( s)

Khi bạn đã quyết định rằng tính năng trả lời tự động sẽ nằm trong danh sách kiểm tra chuẩn bị trước kỳ nghỉ của mình, điều đầu tiên bạn cần làm là tìm hiểu xem bạn có tài khoản email nào - Máy chủ Exchange hoặc Outlook POP/IMAP.

Cách dễ nhất để kiểm tra loại tài khoản email của bạn là chuyển đến tab Tệp > Thông tin và xem trong Thông tin tài khoản .

Nếu bạn có nhiều tài khoản, hãy nhấp vào lỗi nhỏ màu đen ở bên phải để mở danh sách thả xuống có tất cả các tài khoản của bạn. Bây giờ bạn có thể xem tài khoản nào dựa trên Microsoft Exchange và tài khoản nào là POP/IMAP.

Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết về các tài khoản của mình (cụ thể là bạn có thể muốn kiểm tra xem tài khoản nào là tài khoản mặc định), hãy xem trong Cài đặt tài khoản.

Trong Outlook 2010 và Outlook 2013, chuyển sang tab Tệp > Thông tin > Cài đặt Tài khoản > Cài đặt tài khoản...

Đôi dòng " Cài đặt tài khoản " ở trên không phải là in nhầm :-) Trước tiên, bạn nhấp vào nút hình vuông rồi chọn Cài đặt tài khoản. .. lệnh từ danh sách thả xuống như trongảnh chụp màn hình bên dưới (nếu bạn không có tài khoản email dựa trên Exchange, đây thực sự sẽ là lựa chọn duy nhất dành cho bạn).

Nhấp vào lệnh Cài đặt tài khoản... sẽ mở cửa sổ sau:

Trong Outlook 2007, bạn có thể mở bằng cách đi tới Công cụ > Cài đặt Tài khoản > E-mail .

Trong Outlook 2003, bạn có thể tìm thấy nó trong Công cụ > Tài khoản Email... > Xem hoặc thay đổi các tài khoản email hiện có > Tiếp theo .

Bây giờ bạn đã biết mình đang sử dụng loại tài khoản email nào, bạn có thể bắt đầu thiết lập trả lời tự động ngay lập tức.

Thiết lập trả lời tự động khi không có mặt tại văn phòng đối với tài khoản Outlook POP3/IMAP

Không giống như tài khoản Exchange Server, tài khoản POP3 và IMAP không có tính năng Trả lời tự động (chính thức là Trợ lý vắng mặt ). Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thiết lập Outlook để tự động trả lời một số hoặc tất cả thư email đến trong khi tận hưởng kỳ nghỉ của mình.

Lưu ý: Trong trường hợp tài khoản POP/IMAP, Outlook phải luôn chạy và được định cấu hình để kiểm tra liên tục cho các tin nhắn mới. Đương nhiên, máy tính của bạn phải bật mọi lúc.

Tất nhiên, sẽ không thuận tiện lắm hoặc thậm chí có thể không an toàn nếu để máy hoạt động mà không có bất kỳ sự giám sát nào trong một thời gian dài, nhưng không còn cách nào khác. Mặc dù vậy, một số nhà cung cấp dịch vụ email (ví dụ: Gmail hoặc Outlook.com) cho phép tạo thư trả lời tự động trực tiếp trên trang web của họ-các trang web. Vì vậy, trước hết, tôi khuyên bạn nên kiểm tra với nhà cung cấp dịch vụ email của mình xem họ có thể định cấu hình trả lời tự động cho kỳ nghỉ của bạn hay không.

Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn từng bước về cách thực hiện để tạo phản hồi tự động vắng mặt mà không cần sử dụng tài khoản Exchange Server. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng mẫu email kết hợp với quy tắc Outlook. Nhưng hãy lưu ý rằng chức năng này khả dụng trong Outlook 2010 bắt đầu từ Office 2010 Gói Dịch vụ 1. Được rồi, chúng ta hãy bắt tay vào bẻ khóa!

Tạo mẫu thư trả lời tự động

1. Trước tiên, chúng ta cần tạo một mẫu có thông báo vắng mặt sẽ tự động được gửi đến những người đã gửi email cho bạn. Bạn thực hiện việc này theo cách thông thường bằng cách nhấp vào nút Email mới trên tab Trang chủ .
2. Soạn văn bản cho thư trả lời tự động của bạn. Nếu nó dành cho tài khoản cá nhân của bạn, thì nó có thể giống với những gì bạn thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Đối với các tin nhắn ngoài văn phòng, có lẽ bạn sẽ cần một cái gì đó trang trọng hơn một chút :)
3. Khi bạn viết xong tin nhắn, hãy lưu nó bằng cách nhấp vào Tệp > Lưu dưới dạng trong cửa sổ thư.
4. Trong hộp thoại Lưu dưới dạng , hãy đặt tên cho mẫu trả lời tự động của bạn và chọn lưu dưới dạng Outlook Mẫu (*.oft) . Sau đó nhấp vào nút Lưu .

Lời cảnh báo cho người dùng nâng cao: không thay đổithư mục đích cho tệp này, lưu chính xác vào vị trí mà Microsoft gợi ý, cụ thể là Microsoft > Thư mục mẫu . "Tại sao lại là người dùng nâng cao?" bạn có thể hỏi tôi. Bởi vì một người dùng mới thậm chí sẽ không dám nghĩ đến việc thay đổi bất cứ điều gì trừ khi họ được yêu cầu làm như vậy một cách rõ ràng :).

Chà, chúng ta đã hoàn thành phần đầu tiên của công việc và bây giờ bạn cần tạo một quy tắc để tự động thay đổi trả lời thư email mới.

Thiết lập quy tắc trả lời tự động khi nghỉ phép

1. Bắt đầu tạo quy tắc mới như bạn thường làm bằng cách nhấp vào nút Quy tắc mới bên dưới Tab trang chủ > Quy tắc > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo .
2. Chọn " Bắt đầu từ quy tắc trống " và " Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận được ", rồi nhấp vào Tiếp theo .
3. Chỉ định các điều kiện bạn muốn kiểm tra. Nếu bạn đang đặt trả lời tự động khi vắng mặt cho tất cả thư đến nhận được từ tất cả các tài khoản của mình, thì bạn không cần kiểm tra bất kỳ mục nào ở đây.

   Nếu bạn muốn chỉ gửi trả lời tự động cho các tin nhắn nhận được từ một trong các tài khoản của mình hoặc chứa các từ cụ thể trong chủ đề hoặc nội dung hoặc nhận được từ những người cụ thể, thì hãy kiểm tra các tùy chọn tương ứng ở phần trên của hộp thoại bên dưới Bước 1: Chọn (các) điều kiện rồi nhấp vào các giá trị được gạch chân trong Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc .

   Ví dụ: tôi đang tạo quy tắc để trả lời tự động cho tất cả các tin nhắnnhận được qua Tài khoản cá nhân của tôi và cài đặt của tôi trông như thế này:

4. Ở bước tiếp theo, bạn xác định những gì bạn muốn thực hiện với các tin nhắn. Vì chúng tôi muốn trả lời bằng một mẫu cụ thể nên chúng tôi chọn chính xác tùy chọn này rồi nhấp vào một mẫu cụ thể trong Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc để chọn mẫu chúng tôi muốn.
5. Trong hộp thoại " Chọn mẫu trả lời ", trong hộp Tìm trong , hãy chọn Mẫu người dùng trong Hệ thống tệp và chọn mẫu chúng tôi đã tạo vài phút trước (trả lời ngoài văn phòng).

   Nhấp vào Mở và thao tác này sẽ đưa bạn trở lại trình hướng dẫn Quy tắc nơi bạn nhấp vào Tiếp theo .

6. Ở bước này, bạn phải đặt ngoại lệ cho quy tắc trả lời tự động của mình. Đây không phải là một bước bắt buộc và thông lệ chung là bỏ qua nó và không thêm bất kỳ ngoại lệ nào. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn gửi thông báo vắng mặt cho một số người gửi hoặc thư nhận được từ một trong các tài khoản của mình, bạn có thể chọn " ngoại trừ nếu từ mọi người hoặc nhóm công khai " hoặc " ngoại trừ thông qua tài khoản được chỉ định ", tương ứng. Hoặc, bạn có thể chọn từ một số ngoại lệ khác có sẵn cho mình.

   Lưu ý: Một số người cũng chọn không tự động trả lời email bị trả lại (nếu chủ đề chứa "thư bị trả lại" hoặc "không gửi được", v.v.) để không tạo vòng lặp vô tận giữa hai máy chủ thư và không lộn xộnhộp thư đến của họ với những tin nhắn chưa được gửi. Nhưng đây thực sự là một biện pháp phòng ngừa bổ sung, bởi vì quy tắc " trả lời bằng mẫu cụ thể " sẽ chỉ gửi trả lời tự động của bạn một lần trong một phiên duy nhất , tức là cho đến khi bạn khởi động lại Outlook của mình. Và nếu bạn đặt một ngoại lệ như vậy, một phản hồi tự động sẽ không được gửi tới tất cả các email có chứa từ hoặc cụm từ được chỉ định trong dòng chủ đề, ví dụ:. " Tôi phải làm gì khi nhận được thư bị trả lại? ".

7. Đây là bước cuối cùng mà bạn chỉ định tên cho quy tắc trả lời tự động của mình và xem lại mô tả của quy tắc . Nếu mọi thứ Được rồi , hãy đảm bảo rằng quy tắc đã được bật và nhấp vào nút Hoàn tất để lưu quy tắc. Đó là tất cả!

Theo cách tương tự, bạn có thể thiết lập một số quy tắc trả lời tự động cho kỳ nghỉ, ví dụ: với các tin nhắn văn bản khác nhau dành cho tài khoản email cá nhân và công việc của bạn hoặc cho các tin nhắn nhận được từ một số người nhất định. Ví dụ: trong thư trả lời tự động cá nhân dành cho bạn bè của bạn, bạn có thể để lại số điện thoại mà bạn có thể liên lạc được; trong khi trả lời tự động tại doanh nghiệp của mình, bạn có thể chỉ định địa chỉ email của trợ lý hoặc đồng nghiệp có thể xử lý các vấn đề cấp bách nhất trong thời gian bạn nghỉ phép.

Mẹo: Nếu đang tạo một số quy tắc trả lời tự động, bạn có thể kiểm tra Tùy chọn " Dừng xử lý thêm quy tắc " để các câu trả lời tự động trong kỳ nghỉ của bạn không xung đột với nhau. Tùy chọn này có sẵn trênbước thứ 3 của Trình hướng dẫn quy tắc khi bạn chỉ định những gì bạn muốn thực hiện với thư. Tuy nhiên, hãy rất cẩn thận khi chọn tùy chọn này. Nếu bạn có một số quy tắc khác trong Outlook của mình và bạn muốn chúng được áp dụng cho thư đến trong kỳ nghỉ của mình, không sử dụng "Dừng xử lý thêm quy tắc" .

Quan trọng! Đừng quên tắt quy tắc trả lời tự động khi bạn quay lại :) Bạn có thể thực hiện việc này qua tab Trang chủ > Quy tắc > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo . Ngoài ra, bạn có thể nên tạo một nhiệm vụ Outlook hoặc lời nhắc việc cần làm sẽ nhắc bạn tắt quy tắc trả lời tự động khi vắng mặt ở văn phòng.

Cách đặt trả lời tự động khi nghỉ cho tài khoản Gmail

Gmail là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email cho phép bạn định cấu hình trả lời tự động khi nghỉ phép trên trang web của họ. Bằng cách này, bạn sẽ không phải để PC hoạt động khi đi vắng. Bạn thiết lập trả lời tự động cho kỳ nghỉ của Gmail theo cách sau.

1. Đăng nhập vào Gmail.
2. Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải và chọn Cài đặt .
3. Trên tab Chung , cuộn xuống phần Trả lời nghỉ phép và chọn " Trả lời nghỉ phép trên ".
4. Lập lịch trả lời tự động trong kỳ nghỉ của bạn bằng cách đặt ngày đầu tiên và ngày cuối cùng (tùy chọn), sau đó nhập chủ đề và nội dung thư của bạn. Nếu bạn không chỉ định Ngày kết thúc, hãy nhớ đặt " Lời nhắc kỳ nghỉoff " khi bạn quay lại. Khá dễ phải không?

   Mẹo: Bạn nên chọn " Chỉ gửi phản hồi cho những người trong Danh bạ của tôi ". Không giống như máy chủ Microsoft Exchange và Outlook chỉ gửi phản hồi tự động cho mỗi người gửi một lần, Gmail sẽ gửi thư trả lời tự động cho kỳ nghỉ của bạn 4 ngày một lần cho mọi người gửi cho bạn nhiều email. Và nếu bạn nhận được nhiều thư rác hoặc nếu bạn là rời đi trong một thời gian dài, điều này có thể giúp bạn tránh phải dọn dẹp nhiều khi quay lại.

Cách thiết lập trả lời tự động khi nghỉ phép cho tài khoản Outlook.com và Hotmail

Tài khoản Outlook.com (trước đây là Hotmail) cũng cho phép bạn đặt trả lời tự động khi không có mặt tại văn phòng trực tiếp trên các trang web Hotmail và Outlook.com. Tính năng này được gọi là trả lời tự động khi nghỉ phép và bạn có thể thiết lập theo cách này.

1. Truy cập Outlook.com (hoặc Windows Live Hotmail) và đăng nhập.
2. Nếu bạn có Outlook.com tài khoản, hãy nhấp vào biểu tượng Bánh răng ở trên cùng ri góc bên cạnh tên của bạn và chọn " Cài đặt thư khác ".

   Nếu bạn có tài khoản Hotmail , hãy nhấp vào tên của bạn ở góc trên cùng bên phải rồi chọn Tùy chọn > Thư .

3. Trong " Quản lý tài khoản của bạn ", chọn " Gửi thư trả lời tự động khi nghỉ phép " để định cấu hình cài đặt trả lời tự động của bạn.
4. Outlook.com không cung cấp tùy chọn lên lịchthư trả lời vắng mặt của bạn, vì vậy bạn chỉ cần chọn " Gửi thư trả lời khi nghỉ việc tới những người gửi email cho tôi " và nhập văn bản thông báo về việc nghỉ phép của bạn.

Lưu ý rằng tùy chọn " Chỉ trả lời danh bạ của bạn " được chọn theo mặc định bên dưới thư trả lời khi nghỉ phép. Nếu bạn muốn tự động trả lời email của mọi người, tất nhiên bạn có thể bỏ chọn nó. Mặc dù vậy, có thể hợp lý nếu để nó được chọn để ngăn chặn những kẻ gửi thư rác.

Lưu ý: Nếu bạn có tài khoản Outlook.com mới, tính năng Trả lời khi nghỉ phép có thể bị tắt. Microsoft sẽ tự động kích hoạt nó sau khi bạn sử dụng tài khoản của mình trong vài ngày. Nếu muốn bật tính năng này ngay lập tức, bạn sẽ cần xác minh tài khoản của mình bằng số điện thoại di động, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng trang Thêm điện thoại của họ.

Chà, đây có vẻ là tất cả những gì bạn cần để biết về trả lời tự động trên các tài khoản email khác nhau. Bây giờ, phản hồi tự động vắng mặt của bạn đã được định cấu hình đúng cách, hãy tắt máy tính của bạn (hãy nhớ để máy tính chạy nếu bạn sử dụng tài khoản POP/IMAP) và tận hưởng kỳ nghỉ của mình! :)