Hướng dẫn chỉ ra cách chia sẻ lịch của bạn trong Outlook Online và Outlook.com, xuất bản lịch trên web và thêm lịch dùng chung vào dạng xem của bạn.

Nếu bạn có đăng ký Office 365 hoặc đã đăng ký một dịch vụ thư dựa trên Exchange khác, bạn có thể sử dụng Outlook trên web để chia sẻ lịch của mình với đồng nghiệp, bạn bè và thành viên gia đình. Nếu bạn không có bất kỳ thứ nào ở trên, hãy thiết lập tài khoản Outlook.com miễn phí cho tính năng chia sẻ lịch.

Cách chia sẻ lịch trong Outlook Online hoặc Outlook.com

Để chia sẻ lịch của bạn trong Outlook 365 (phiên bản trực tuyến) hoặc ứng dụng web Outlook.com, bạn cần làm như sau:

1. Mở lịch của bạn trong Outlook trên web ( Microsoft 365) hoặc Outlook.com.
2. Trên thanh công cụ ở trên cùng, nhấp vào Chia sẻ và chọn lịch mục tiêu.

   

   Ngoài ra, trong ngăn điều hướng ở bên trái, bấm chuột phải vào lịch bạn muốn chia sẻ rồi bấm vào Chia sẻ và quyền .

3. Trong cửa sổ bật lên, hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của người nhận, chọn mức độ truy cập vào lịch của bạn mà bạn muốn cho phép (vui lòng xem Quyền chia sẻ) và nhấp vào Chia sẻ .

   

Mỗi người trong số những người được chỉ định sẽ nhận được lời mời chia sẻ và ngay sau khi họ chấp nhận lời mời đó, lịch của bạn sẽ hiển thị trong Outlook của họ bên dưới Lịch của mọi người .

Ghi chú:

1. Ảnh chụp màn hình cho điều nàyhướng dẫn được ghi lại trong Outlook trên web dành cho Office 365 Business . Nếu bạn có tài khoản Office 365 cá nhân hoặc đang sử dụng Outlook.com, thì có thể có những khác biệt nhỏ trong những gì bạn thấy, mặc dù về cơ bản các hướng dẫn đều giống nhau.
2. Tùy thuộc vào cài đặt tổ chức của bạn, chia sẻ lịch có thể giới hạn với những người trong công ty của bạn hoặc người khuyết tật .
3. Bạn chỉ có thể chia sẻ lịch của riêng mình . Đối với lịch do người khác nợ, tính năng chia sẻ không khả dụng.
4. Đối với các mục lịch được đánh dấu riêng tư , chỉ thời gian được chia sẻ và không có chi tiết nào khác bất kể mức độ truy cập được cung cấp .
5. Tần suất cập nhật chủ yếu phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email của người nhận. Nói chung, lịch được chia sẻ sẽ đồng bộ hóa trong vòng vài phút.

Quyền chia sẻ lịch

Tùy thuộc vào ứng dụng bạn đang sử dụng và bạn đang chia sẻ với người dùng nội bộ hay bên ngoài, các cấp độ quyền khác nhau đều có sẵn.

Trong Outlook trên web

Đối với những người trong tổ chức của bạn , bạn có thể chọn một trong các cấp truy cập sau:

• Có thể xem khi tôi bận – chỉ hiển thị khi bạn bận và không có chi tiết nào khác.
• Có thể xem tiêu đề và địa điểm - hiển thị thời gian, chủ đề và địa điểm của các sự kiện.
• Có thể xem tất cả các chi tiết – hiển thị tất cả các chi tiết về lịch của bạncác mục.
• Có thể chỉnh sửa – cho phép thực hiện các thay đổi đối với lịch của bạn.
• Đại biểu – cho phép chỉnh sửa và chia sẻ lịch của bạn cũng như trả lời cuộc họp yêu cầu thay mặt bạn.

Đối với những người bên ngoài tổ chức của bạn , các quyền Chỉnh sửa và Ủy quyền không khả dụng nên bạn chỉ có thể cung cấp cấp độ truy cập "chế độ xem": khi bạn bận, tiêu đề và vị trí hoặc tất cả thông tin chi tiết.

Trong Outlook.com

Đối với tất cả mọi người, lựa chọn chỉ giới hạn ở hai điều này tùy chọn:

• Có thể xem tất cả chi tiết – hiển thị tất cả thông tin về các cuộc hẹn và sự kiện của bạn.
• Có thể chỉnh sửa – cho phép chỉnh sửa lịch của bạn .

Cách thay đổi quyền hoặc ngừng chia sẻ lịch

Để thay đổi quyền đã cấp cho một người dùng nhất định hoặc ngừng chia sẻ lịch, hãy thực hiện các bước sau:

1. Ở bên trái dưới Lịch của tôi , nhấp chuột phải vào lịch hoặc nhấp vào nút Tùy chọn khác (dấu chấm lửng) bên cạnh lịch, sau đó chọn Chia sẻ và quyền .

   

2. Tìm người quan tâm và thực hiện một trong các thao tác sau:
   • Để thay đổi quyền , hãy chọn một tùy chọn khác từ danh sách thả xuống.
   • Để ngừng chia sẻ lịch của bạn, hãy nhấp vào nút Xóa (thùng rác).

   

Sau khi bạn ngừng chia sẻ lịch với đồng nghiệp, lịch của bạn sẽ bị xóa khỏi Outlook của họhoàn toàn. Trong trường hợp người dùng bên ngoài, bản sao lịch của bạn sẽ không bị xóa nhưng sẽ không đồng bộ hóa với lịch của bạn nữa.

Cách xuất bản lịch trong Outlook trên web và Outlook.com

Để cung cấp quyền truy cập vào lịch của bạn cho bất kỳ ai mà không cần gửi lời mời riêng lẻ, bạn có thể xuất bản lịch trực tuyến, sau đó chia sẻ liên kết HTML để xem lịch của bạn trong trình duyệt hoặc liên kết ICS để đăng ký lịch trong Outlook.

Để xuất bản lịch của bạn, hãy thực hiện các bước sau:

1. Trong chế độ xem Lịch, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt (bánh răng) ở góc trên bên phải rồi nhấp vào biểu tượng Xem tất cả liên kết cài đặt Outlook ở cuối ngăn Cài đặt .

   

2. Ở bên trái, chọn Lịch > Lịch được chia sẻ .
3. Ở bên phải, bên dưới Xuất bản lịch , hãy chọn lịch và chỉ định lượng chi tiết cần đưa vào.
4. Nhấp vào nút Xuất bản .

   

Sau khi lịch được xuất bản, các liên kết HTML và ICS sẽ xuất hiện trong cùng một cửa sổ:

• Bằng cách chia sẻ liên kết HTML, bạn cho phép mọi người mở lịch chỉ đọc trong trình duyệt. Họ có thể xem các sự kiện lịch của bạn nhưng không thể chỉnh sửa chúng.
• Bằng cách chia sẻ liên kết ICS, bạn cho phép mọi người nhập lịch của bạn vào Outlook của họ hoặc đăng ký lịch. Nếu người nhận tải xuống tệp ICS và nhập tệp đó vào Outlook của họ, các sự kiện của bạn sẽ được thêm vào danh sách của họ.lịch nhưng sẽ không đồng bộ hóa. Nếu người nhận đăng ký lịch của bạn, họ sẽ thấy lịch đó cùng với lịch của họ và tự động nhận được tất cả các cập nhật.

  

Cách hủy xuất bản lịch

Nếu bạn không muốn cho phép bất kỳ ai truy cập lịch của mình nữa, bạn có thể hủy xuất bản lịch theo cách này:

1. Trong chế độ xem Lịch, nhấp vào Cài đặt > Xem tất cả Cài đặt Outlook .
2. Ở bên trái, chọn Lịch dùng chung .
3. Trong Xuất bản lịch , nhấp vào Hủy đăng .

   

Cách mở lịch dùng chung trong Outlook Online hoặc Outlook.com

Có một số cách để thêm lịch dùng chung trong Outlook trên web và Outook.com. Tùy thuộc vào phương thức chia sẻ mà chủ sở hữu lịch sử dụng, hãy chọn một trong các kỹ thuật sau:

Mở lịch được chia sẻ từ lời mời

Khi bạn nhận được lời mời chia sẻ lịch, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào Chấp nhận :)

Khi bạn đã chấp nhận lịch, bạn sẽ tìm thấy lịch đó trong Lịch của mọi người trong Outlook trên web hoặc trong Lịch khác trong Outlook.com. Giờ đây, bạn có thể thay đổi tên, màu sắc và nét quyến rũ của lịch hoặc xóa lịch khỏi chế độ xem của mình. Đối với điều này, nhấp chuột phải vào lịch trong ngăn điều hướng và chọn hành động mong muốn:

Mở lịch của đồng nghiệp của bạn

Trong Outlook trên web , bạn cũng có thể thêm lịch thuộc vềai đó trong tổ chức của bạn (miễn là bạn được phép xem lịch của họ). Dưới đây là các bước để thực hiện:

1. Trong chế độ xem Lịch, nhấp vào Nhập lịch trên ngăn điều hướng.

   

2. Trong cửa sổ bật lên, chọn Từ thư mục ở bên trái.
3. Ở bên phải, nhập tên của người đó và nhấp vào Thêm .

   

Lịch sẽ được thêm vào Lịch của mọi người . Nếu chủ sở hữu đã chia sẻ lịch với cá nhân bạn, thì bạn sẽ có các quyền được cấp cho mình. Nếu không, lịch sẽ được mở với các quyền được đặt cho tổ chức của bạn.

Thêm lịch được xuất bản trên web

Nếu ai đó cung cấp cho bạn liên kết ICS tới lịch của họ, bạn có thể đăng ký lịch đó làm lịch Internet và nhận tất cả các bản cập nhật. Để hoàn tất, hãy thực hiện các bước sau:

1. Trên ngăn điều hướng, nhấp vào Nhập lịch .
2. Trong cửa sổ bật lên, hãy chọn Từ web .
3. Trong Liên kết tới lịch , dán URL (kết thúc bằng phần mở rộng .ics).
4. Trong Tên lịch , nhập bất kỳ tên nào bạn muốn.
5. Nhấp vào Nhập .

   

   Xem thêm: 2 cách tránh tự động định dạng số trong Excel

Lịch sẽ được thêm trong Các lịch khác và tự động đồng bộ hóa:

Nhập tệp iCalendar

Nếu ai đó chia sẻ tệp .ics với bạn, bạn có thể nhập tệp đó vào Outlook trên web hoặc Outook.com cũng vậy. Tệp đã nhập sẽ không hiển thịdưới dạng một lịch riêng biệt, thay vào đó, các sự kiện của lịch đó sẽ được thêm vào lịch hiện có của bạn.

Để nhập tệp ICS, bạn cần làm như sau:

1. Trên ngăn điều hướng, nhấp vào Nhập lịch .
2. Trong cửa sổ bật lên, chọn Từ tệp .
3. Nhấp vào nút Duyệt qua và chọn tệp .ics từ máy tính của bạn.
4. Trong Nhập vào , chọn lịch hiện tại mà bạn muốn thêm sự kiện vào.
5. Nhấp vào nút Nhập nút.

Lưu ý. Các mục từ lịch đã nhập sẽ được thêm vào lịch của riêng bạn nhưng chúng sẽ không đồng bộ hóa với lịch của chủ sở hữu.

Chia sẻ lịch Outlook không hoạt động

Có thể có nhiều lý do khác nhau khiến lịch chia sẻ không hoạt động trong Outlook. Dưới đây là danh sách các sự cố đã biết và các bản sửa lỗi có thể có.

Không có tùy chọn chia sẻ

Sự cố : Thiếu tùy chọn chia sẻ trong Outlook trên web dành cho Office 365 Business hoặc không hoạt động đối với những người bên ngoài.

Lý do : Tính năng chia sẻ lịch bị tắt hoặc giới hạn đối với những người trong tổ chức của bạn. Vui lòng liên hệ với quản trị viên của bạn để biết thêm thông tin.

Không thể chỉnh sửa lịch dùng chung

Sự cố : Bạn không thể chỉnh sửa sự kiện trong lịch dùng chung mặc dù bạn đã được cấp quyền chỉnh sửa.

Lý do : Lịch ICS được chia sẻ hiện tại trong Outlook trên web và Outlook.com ở chế độ chỉ đọc ngay cả đối với những người có quyền chỉnh sửamức độ truy cập. Có thể, điều này sẽ thay đổi trong các bản cập nhật trong tương lai.

Lịch Internet được chia sẻ không hiển thị các sự kiện

Vấn đề : Bạn đã thêm một lịch được xuất bản trên web và chắc chắn rằng URL đúng, nhưng không có chi tiết nào được hiển thị.

Khắc phục : Xóa lịch, thay đổi giao thức từ http thành https rồi thêm lại lịch.

HTTP 500 lỗi khi chấp nhận lời mời chia sẻ

Sự cố : Khi cố gắng chấp nhận lịch được chia sẻ với bạn, bạn gặp lỗi HTTP 500.

Khắc phục : Mở lại lời mời và nhấp lại vào nút Chấp nhận . Outlook sẽ chấp nhận lời mời và chuyển hướng bạn đến lịch được chia sẻ.

Không thể gửi lời mời lịch từ Outlook.com

Sự cố : Bạn không thể gửi lời mời chia sẻ từ tài khoản được kết nối vào tài khoản Outlook.com của bạn.

Lý do : Lịch được liên kết với tài khoản Outlook.com của bạn chứ không phải tài khoản được kết nối và lời mời chia sẻ được gửi từ tài khoản được liên kết với lịch.

Lỗi khi gửi lời mời chia sẻ trong Outlook trên web

Sự cố : Bạn gặp lỗi khi cố gắng gửi lời mời chia sẻ trong Outlook Online.

Lý do : Có thể đã xảy ra xung đột với các quyền được gán cho cùng một người nhận trong quá khứ.

Khắc phục : Quản trị viên của bạn có thể khắc phục sự cố này bằng cách sử dụng Chỉnh sửa ADSI. Các hướng dẫn từng bước có thể được tìm thấytại đây.

Đó là cách bạn chia sẻ và xuất bản lịch của mình trong Outlook trên web và Outlook.com. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!