این آموزش در مورد دو راه برای وارد کردن مخاطبین به Outlook دسکتاپ صحبت می کند، از فایل csv. و .pst، و نحوه انتقال مخاطبین به Outlook Online را نشان می دهد.

ممکن است متفاوت باشد. دلایلی که ممکن است بخواهید مخاطبین را به دفترچه آدرس Outlook خود منتقل کنید. به عنوان مثال، شما یک پایگاه داده خارجی با لیستی از مخاطبین را به ارث برده اید، یا از سرور ایمیل دیگری مهاجرت می کنید، یا شاید در حال راه اندازی یک حساب کاربری جدید هستید. به هر دلیلی، Outlook یک راه ساده برای وارد کردن همه مخاطبین شما در یک حرکت ارائه می دهد.

نکته. اگر مخاطبین شما در اکسل ذخیره می شوند، آموزش زیر مفید خواهد بود: نحوه وارد کردن مخاطبین از اکسل به Outlook.

آماده کردن مخاطبین برای وارد کردن به Outlook

Microsoft Outlook اجازه می دهد مخاطبین را از دو فایل وارد کنید. انواع، PST و CSV.

PST (جدول ذخیره سازی شخصی). این یک فرمت فایل ویژه برای ذخیره داده ها در Outlook، Exchange Client و سایر نرم افزارهای مایکروسافت است. در یک فایل .pst، مخاطبین از قبل در قالب مناسب هستند و نیازی به اصلاحات بیشتری ندارند.

برای اطلاعات بیشتر، لطفاً به نحوه صادرات مخاطبین Outlook به فایل PST مراجعه کنید.

CSV (مقادیر جدا شده با کاما). اگر اطلاعات تماس خود را در اکسل یا برنامه صفحه گسترده دیگری نگه دارید یا مخاطبین خود را از ارائه دهنده ایمیل دیگری مانند جیمیل یا یاهو میل صادر کرده باشید، آنها معمولاً در یک فایل csv. هستند که می تواند به آن وارد شود.Outlook با چند تنظیمات:

• اگر جزئیات تماس حاوی نویسه هایی باشد که در الفبای انگلیسی وجود ندارند، به عنوان مثال. عربی، سیریلیک، چینی یا ژاپنی، چنین مخاطبین ممکن است به درستی وارد نشده باشند. برای جلوگیری از مشکلات احتمالی، اگر چنین گزینه ای در دسترس شما است، مخاطبین را به یک فایل CSV UTF-8 صادر کنید یا CSV را با اکسل به UTF-8 تبدیل کنید.
• مطمئن شوید که مقادیر موجود در فایل CSV شما با کاما از هم جدا می شود. بسته به منطقه شما، یک جداکننده فهرست متفاوت به طور پیش فرض تنظیم شده است. به عنوان مثال، در بسیاری از کشورهای اروپایی، جداکننده لیست پیش فرض نقطه ویرگول است. اما Outlook فقط از کاما به عنوان جداکننده فیلد پشتیبانی می کند، بنابراین باید قبل از وارد کردن فایل CSV خود به Outlook، نیم ویرگول یا هر جداکننده دیگر را با کاما جایگزین کنید.

در آموزش های مرتبط زیر، جزئیات دقیق را خواهید یافت. راهنمایی در مورد صادرات مخاطبین به یک فایل CSV:

• نحوه صادرات مخاطبین از Outlook Desktop
• نحوه صادرات مخاطبین از Outlook Online
• نحوه صادرات مخاطبین از Excel
• نحوه صادرات مخاطبین از Gmail

در ساده ترین شکل، فایل csv. شما ممکن است به شکل زیر باشد:

نحوه وارد کردن مخاطبین به Outlook از فایل CSV

برای وارد کردن مخاطبین از یک فایل CSV به Outlook 2019، Outlook 2016 یا Outlook 2013، این مراحل را انجام دهید:

1. در Microsoft Outlook، روی File > Open & صادرات > واردات/صادرات .

   

2. جادوگر واردات و صادرات شروع می‌شود. شما Import from other program or file را انتخاب کنید و Next را کلیک کنید.

   

3. برای وارد کردن مخاطبین CSV به Outlook، را انتخاب کنید. مقادیر جدا شده با کاما و روی بعدی کلیک کنید.

   

   همچنین ببینید: نحوه ادغام ردیف ها در اکسل بدون از دست دادن اطلاعات
4. در این مرحله، باید چند انتخاب داشته باشید:
   • روی دکمه مرور کلیک کنید، فایل csv. خود را پیدا کرده و دوبار کلیک کنید تا آن را انتخاب کنید.
   • نحوه مدیریت موارد مخاطب تکراری را انتخاب کنید.

   پس از اتمام، روی بعدی کلیک کنید.

   

   نحوه مدیریت مخاطبین تکراری:

   • جایگزینی مخاطبین تکراری با موارد وارد شده . اگر اطلاعات موجود در فایل csv. کاملتر یا به روزتر از اطلاعات Outlook شما هستند، این گزینه را انتخاب کنید.
   • اجازه ایجاد موارد تکراری (پیش فرض). اگر نمی‌خواهید یک بیت از اطلاعات را از دست بدهید، به Outlook اجازه دهید موارد تکراری ایجاد کند، آنها را بررسی کند و جزئیات مربوط به یک شخص را در یک مورد ترکیب کند.
   • موارد تکراری وارد نکنید. . اگر فقط می‌خواهید مخاطبین جدید وارد کنید و تمام مخاطبین موجود را دست نخورده بگذارید، این گزینه را انتخاب کنید.
5. در زیر حساب ایمیل هدف، پوشه Contacts را انتخاب کنید و روی بعدی کلیک کنید.

   

6. اگر مخاطبین CSV را وارد می‌کنید که قبلاً از Outlook صادر کرده‌اید، فهرست مخاطبین در قالب مورد نیاز است، بنابراین می‌توانید کلیک پایان برای شروع وارد کردن مخاطبین بلافاصله.

   اگر مخاطبین را از اکسل یا از برنامه ایمیلی غیر از Outlook وارد می‌کنید، ممکن است لازم باشد برخی از ستون‌ها را در فایل CSV خود به قسمت‌های مخاطب Outlook نگاشت کنید. در این مورد، روی Map Custom Fields کلیک کنید و به مرحله بعدی ادامه دهید.

   

7. اگر روی Map Custom Fields<کلیک کرده اید. دکمه 9> در مرحله قبل، کادر محاوره ای مربوطه ظاهر می شود:
   • در قسمت سمت چپ، در زیر From ، نام ستون ها را از فایل CSV خود خواهید دید.
   • در قسمت سمت راست، در زیر به ، فیلدهای استاندارد مخاطبین Outlook را خواهید دید.

   اگر نام ستونی در فایل CSV دقیقاً با فیلد Outlook مطابقت داشته باشد، ستون به طور خودکار نقشه برداری می شود و در زیر نقشه برداری شده از ظاهر می شود.

   اگر نام ستونی با هیچ فیلد Outlook مطابقت ندارد، باید نقشه برداری دستی<انجام دهید. 9>. برای این کار، ستون را از سمت چپ بکشید و آن را در کنار فیلد مربوطه در سمت راست رها کنید. به عنوان مثال، در فایل CSV وارد شده ما، ستونی به نام موقعیت وجود دارد و ما آن را به فیلد عنوان شغل نگاشت می کنیم. برای پیدا کردن یک مطابقت، روی علامت مثبت در کنار یک فیلد مناسب در قسمت سمت راست کلیک کنید تا آن را بزرگ کنید.

   

   وقتی همه ستون ها نگاشت شدند، روی OK<کلیک کنید. 2>، و در کادر محاوره ای وارد کردن فایل ، روی پایان کلیک کنید.

8. Outlook یک کادر پیشرفت را نشان می دهد تا به شما اطلاع دهدوارد کردن مخاطبین شما را آغاز کرده است. هنگامی که جعبه پیشرفت بسته می شود، فرآیند به پایان می رسد. هنگام وارد کردن یک لیست مخاطبین بسیار کوچک، کادر پیشرفت ممکن است نشان داده نشود.

برای اطمینان از اینکه تمام مخاطبین CSV شما به Outlook وارد شده اند، روی نماد People در نوار پیمایش برای مشاهده لیست مخاطبین خود.

نحوه وارد کردن مخاطبین به Outlook از فایل PST

در برخی شرایط، ممکن است بخواهید مخاطبین را به جای CSV از یک فایل PST وارد کنید. این به ویژه زمانی مفید است که:

• شما در حال انتقال مخاطبین از یک حساب Outlook به حساب دیگر هستید.
• شما در حال انتقال مخاطبین از یک رایانه به رایانه دیگر هستید.
• شما می خواهید برای انتقال همه موارد Outlook از جمله ایمیل‌ها، مخاطبین، قرار ملاقات‌ها و وظایف وارد کردن & Export ویزارد که در بخش قبل مورد بحث قرار گرفت.

  در اینجا مراحل وارد کردن مخاطبین به Outlook از فایل pst. آمده است:

  1. در Outlook، روی File<کلیک کنید. 2> > باز کردن & Export > Import/Export .
  2. Import from other program or file را انتخاب کنید و روی Next کلیک کنید.
  <10 Outlook Data File (pst.) را انتخاب کنید و روی Next کلیک کنید.

  

• روی دکمه Browse کلیک کنید و فایل .pst را که می خواهید وارد کنید انتخاب کنید.

  در زیر گزینه ها ، نحوه برخورد با آن را انتخاب کنید موارد تکراری ، و سپس روی بعدی کلیک کنید. لطفاً توجه داشته باشید که هنگام وارد کردن از PST، پیش‌فرض جایگزینی موارد تکراری با موارد وارد شده است.

  

• اگر فایل .pst شما با یک رمز عبور، از شما خواسته می شود که آن را ارائه دهید.
• این مرحله کلیدی برای وارد کردن صحیح مخاطبین است، بنابراین لطفاً حتماً آن را به درستی انجام دهید:
  • در انتخاب کنید پوشه ای که می خواهید از وارد کنید، اگر می خواهید PST را به طور کامل وارد کنید، Outlook Data File را انتخاب کنید. یا آن را گسترش دهید و فقط یک زیرپوشه خاص را برای وارد کردن انتخاب کنید، در مورد ما مخاطبین .
  • اگر حساب/صندوق پست مورد نظر در حال حاضر در صفحه پیمایش انتخاب شده است، می توانید را انتخاب کنید. موارد را به گزینه پوشه فعلی وارد کنید. در غیر این صورت، Import items into the same folder in را علامت بزنید و صندوق پستی یا Outlook Data File را انتخاب کنید که مخاطبین باید به آن وارد شوند.
  • پس از اتمام، روی Finish کلیک کنید.

  

Outlook بلافاصله وارد کردن مخاطبین را آغاز می کند. وقتی کادر پیشرفت ناپدید شد، وارد کردن کامل شد.

نحوه وارد کردن مخاطبین به Outlook Online

همانند Outlook Desktop، برای وارد کردن مخاطبین به Outlook Online، به یک فایل CSV نیاز دارید. برای بهترین نتایج، فایل باید دارای رمزگذاری UTF-8 باشد که برای همه زبان‌ها به درستی کار کند.

برای وارد کردن مخاطبین به Outlook Online، این مراحل را انجام دهید:

1. به Outlook خود وارد شوید راوب یا حساب Outlook.com.
2. در گوشه سمت چپ پایین صفحه، روی نماد People کلیک کنید:

   

3. در در گوشه سمت راست بالای صفحه، روی Manage > وارد کردن مخاطبین کلیک کنید.

   

4. روی Browse<کلیک کنید دکمه 9>، فایل CSV خود را انتخاب کنید و روی باز کردن کلیک کنید.
5. با فایل CSV در کادر، روی وارد کردن کلیک کنید.

   

اگر فایل csv. حاوی مخاطبینی باشد که قبلاً در حساب Outlook شما وجود دارد، موارد تکراری ایجاد می‌شوند، اما هیچ یک از مخاطبین موجود جایگزین یا حذف نمی‌شوند.

همچنین ببینید: تابع ISERROR در اکسل با مثال های فرمول

این نحوه وارد کردن مخاطبین به Outlook دسکتاپ و آنلاین. از خواندن شما سپاسگزارم و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینم!