В този урок се говори за два начина за импортиране на контакти в Outlook десктоп, от .csv и .pst файл, и се показва как да се прехвърлят контакти в Outlook Online.

Възможно е да има различни причини, поради които да искате да прехвърлите контактите в адресната книга на Outlook. Например, наследили сте външна база данни със списък от контакти, или мигрирате от друг пощенски сървър, или може би създавате нов акаунт. Каквато и да е причината, Outlook предоставя лесен начин за импортиране на всичките ви контакти наведнъж.

Съвет. Ако контактите ви се съхраняват в Excel, ще ви бъде полезно следното ръководство: Как да импортирате контакти в Outlook от Excel.

Подготвяне на контакти за импортиране в Outlook

Microsoft Outlook позволява импортиране на контакти от два типа файлове, PST и CSV.

PST (Персонална таблица за съхранение). Това е специален файлов формат за съхраняване на данни в Outlook, Exchange Client и друг софтуер на Microsoft. Във файл .pst контактите вече са в правилния формат и не изискват допълнителни изменения.

За повече информация, моля вижте Как да изнасяте контакти от Outlook в PST файл.

CSV (стойности, разделени със запетая). Ако съхранявате информацията за контактите си в Excel или друга програма за електронни таблици или сте експортирали контактите си от друг доставчик на електронна поща, например Gmail или Yahoo Mail, те обикновено са във файл .csv, който може да бъде импортиран в Outlook с няколко корекции:

• Ако данните за контакт съдържат някои знаци, които не съществуват в английската азбука, например арабски, кирилски, китайски или японски, тези контакти може да не бъдат импортирани правилно. За да предотвратите евентуални проблеми, експортирайте контактите в CSV UTF-8 файл, ако разполагате с такава опция, или конвертирайте CSV в UTF-8 с Excel.
• Уверете се, че стойностите във вашия CSV файл са разделени с запетайки . В зависимост от местоположението ви може да се използва различен разделител на списъци Например в много европейски страни разделителят на списъци по подразбиране е точка и запетая. Но Outlook поддържа само запетаята като разделител на полета, така че трябва да замените точка и запетая или други разделители със запетаи, преди да импортирате CSV файла в Outlook.

В свързаните по-долу уроци ще намерите подробни указания за експортиране на контакти в CSV файл:

• Как да експортирате контакти от десктопа на Outlook
• Как да експортирате контакти от Outlook Online
• Как да експортирате контакти от Excel
• Как да експортирате контакти от Gmail

В най-простия си вид вашият .csv файл може да изглежда по следния начин:

Как да импортирате контакти в Outlook от CSV файл

За да импортирате контакти от CSV файл в Outlook 2019, Outlook 2016 или Outlook 2013, изпълнете следните стъпки:

1. В Microsoft Outlook щракнете върху Файл > Отваряне & Експортиране > Внос/износ .

   

2. Сайтът Внос и износ стартира съветникът. Избирате Импортиране от друга програма или файл и щракнете върху Следваща .

   

3. За да импортирате CSV контакти в Outlook, изберете Стойности, разделени със запетая и щракнете върху Следваща .

   

4. На тази стъпка трябва да направите няколко избора:
   • Щракнете върху Преглед на открийте и щракнете двукратно върху вашия .csv файл, за да го изберете.
   • Изберете как да се справите дублиране на елементи за контакт .

   Когато приключите, щракнете върху Следваща .

   

   Как да се справяте с дублиращи се контакти:

   • Замяна на дубликати с внесени елементи . Изберете тази опция, ако информацията във файла .csv е по-пълна или по-актуална от информацията в Outlook.
   • Разрешаване на създаването на дубликати (по подразбиране). Ако не искате да загубите нито една част от информацията, разрешете на Outlook да създава дублирани елементи, да ги преглежда и да комбинира данните за едно и също лице в един елемент.
   • Не внасяйте дублиращи се елементи . Тази опция трябва да изберете, ако искате да импортирате само нови контакти и да оставите всички съществуващи контакти непокътнати.
5. Под целевия имейл акаунт изберете Контакти и щракнете върху Следваща .

   

6. Ако импортирате CSV контакти, които преди това сте експортирали от Outlook, списъкът с контакти е в необходимия формат, така че можете да щракнете върху Завършете за да започнете да импортирате контактите веднага.

   Ако импортирате контакти от Excel или от приложение за електронна поща, различно от Outlook, може да се наложи да съпоставите някои колони в CSV файла с полетата за контакти в Outlook. В този случай щракнете върху Потребителски полета на картата и продължете със следващата стъпка.

   

7. Ако сте кликнали върху Потребителски полета на картата в предишната стъпка, ще се появи съответният диалогов прозорец:
   • В левия прозорец, под От , ще видите имената на колоните от вашия CSV файл.
   • В десния прозорец, под За , ще видите стандартните полета за контакти на Outlook.

   Ако име на колона в CSV файл точно съвпада с поле на Outlook, колоната е картографирани автоматично и се появява под Картографиран от .

   Ако името на колоната не съвпада с никое поле на Outlook, ще трябва да направите ръчно картографиране За тази цел плъзнете колоната от левия прозорец и я пуснете до съответното поле в десния прозорец. Например в нашия импортиран CSV файл има колона с име Позиция и го съпоставяме с Заглавие на длъжността За да намерите съвпадение, щракнете върху знака плюс до подходящо поле в десния прозорец, за да го разширите.

   

   Когато всички колони са картографирани, щракнете върху OK , и обратно в Импортиране на файл диалогов прозорец, щракнете върху Завършете .

8. Outlook показва поле за напредък, за да ви уведоми, че е започнал да импортира контактите ви. Когато полето за напредък се затвори, процесът е завършен. Когато импортирате много малък списък с контакти, полето за напредък може да не се покаже.

За да се уверите, че всички ваши CSV контакти са импортирани в Outlook, щракнете върху Хора икона в лентата за навигация, за да видите списъка си с контакти.

Как да импортирате контакти в Outlook от PST файл

В някои ситуации може да искате да импортирате контакти от PST файл, а не от CSV. Това е особено полезно, когато:

• Прехвърляте контакти от един акаунт на Outlook в друг.
• Премествате контакти от един компютър на друг.
• Искате да прехвърлите всички елементи на Outlook, включително имейли, контакти, срещи и задачи.

В този случай първо трябва да експортирате контактите в PST файл и след това да ги импортирате в новия си акаунт или компютър с помощта на Внос и износ съветник, разгледан в предишния раздел.

Тук са стъпките за внос на контакти в Outlook от .pst файл:

1. В Outlook щракнете върху Файл > Отваряне & Експортиране > Внос/износ .
2. Изберете Импортиране от друга програма или файл и щракнете върху Следваща .
3. Изберете Файл с данни на Outlook (.pst) и щракнете върху Следваща .

   

4. Щракнете върху Преглед на бутон и изберете .pst файл, който искате да импортирате.

   Под Опции , изберете как да се справите с дублиращи се елементи , след което щракнете върху Следваща . Моля, обърнете внимание, че когато импортирате от PST, по подразбиране е Замяна на дубликати с внесени елементи .

   

5. Ако вашият .pst файл е защитен с парола, ще бъдете помолени да я предоставите.
6. Това е ключовата стъпка за правилното импортиране на контактите, затова не забравяйте да я направите правилно:
   • Под Изберете папката, от която да импортирате , изберете Файл с данни на Outlook ако искате да импортирате PST изцяло. Или го разширете и изберете само определена подпапка за импортиране, Контакти в нашия случай.
   • Ако целевият акаунт/пощенска кутия е избран в момента в прозореца за навигация, можете да изберете Импортиране на елементи в текущата папка В противен случай проверете Импортиране на елементи в същата папка в и изберете пощенската кутия или Outlook Файл с данни, в който контактите трябва да бъдат внесени.
   • Когато приключите, щракнете върху Завършете .

   

Outlook ще започне да импортира контактите веднага. Когато полето за напредък изчезне, импортирането е завършено.

Как да импортирате контакти в Outlook Online

Както и при десктоп Outlook, за да импортирате контакти в Outlook Online, ще ви е необходим CSV файл. За най-добри резултати файлът трябва да има UTF-8 кодиране, което работи правилно за всички езици.

За да импортирате контакти в Outlook Online, изпълнете следните стъпки:

1. Влезте в акаунта си в Outlook в интернет или Outlook.com.
2. В долния ляв ъгъл на страницата щракнете върху Хора икона:

   

3. В горния десен ъгъл на страницата щракнете върху Управление на > Импортиране на контакти .

   

   Вижте също: Как да изтриете редове в Excel с помощта на бързи клавиши или макрос VBA
4. Щракнете върху Преглед на изберете своя CSV файл и щракнете върху Отворете .
5. Когато CSV файлът е в полето, щракнете върху Внос .

   

Ако файлът .csv съдържа контакти, които вече съществуват в акаунта ви в Outlook, ще бъдат създадени дублиращи се елементи, но никой от съществуващите контакти няма да бъде заменен или изтрит.

Това е начинът за импортиране на контакти в Outlook за настолни и онлайн компютри. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!