Ce tutoriel présente deux façons d'importer des contacts dans le bureau d'Outlook, à partir de fichiers .csv et .pst, et montre comment transférer des contacts vers Outlook Online.

Il peut y avoir différentes raisons pour lesquelles vous souhaitez transférer des contacts dans votre carnet d'adresses Outlook. Par exemple, vous avez hérité d'une base de données externe contenant une liste de contacts, ou vous migrez à partir d'un autre serveur de messagerie, ou encore vous créez un nouveau compte. Quelle que soit la raison, Outlook offre un moyen simple d'importer tous vos contacts en une seule fois.

Conseil : si vos contacts sont stockés dans Excel, le tutoriel suivant vous sera utile : Comment importer des contacts dans Outlook depuis Excel.

Préparer les contacts pour les importer dans Outlook

Microsoft Outlook permet d'importer des contacts à partir de deux types de fichiers, PST et CSV.

PST (Personal Storage Table). Il s'agit d'un format de fichier spécial permettant de stocker des données dans Outlook, Exchange Client et d'autres logiciels Microsoft. Dans un fichier .pst, les contacts sont déjà au bon format et ne nécessitent aucune modification supplémentaire.

Pour plus d'informations, veuillez consulter Comment exporter des contacts Outlook vers un fichier PST.

CSV (Si vous conservez vos informations de contact dans Excel ou un autre tableur ou si vous avez exporté vos contacts d'un autre fournisseur de messagerie, tel que Gmail ou Yahoo Mail, ils se trouvent généralement dans un fichier .csv, qui peut être importé dans Outlook avec quelques ajustements :

• Si les coordonnées d'un contact contiennent des caractères qui n'existent pas dans l'alphabet anglais, comme l'arabe, le cyrillique, le chinois ou le japonais, il est possible que ces contacts ne soient pas importés correctement. CSV UTF-8 si vous disposez d'une telle option, ou convertissez le CSV en UTF-8 avec Excel.
• Assurez-vous que les valeurs dans votre fichier CSV sont séparées par virgules En fonction de votre région, une autre séparateur de listes est défini par défaut. Par exemple, dans de nombreux pays européens, le séparateur de liste par défaut est le point-virgule. Mais Outlook ne prend en charge que la virgule comme séparateur de champ, vous devez donc remplacer les points-virgules ou tout autre délimiteur par des virgules avant d'importer votre fichier CSV dans Outlook.

Dans les tutoriels ci-dessous, vous trouverez des conseils détaillés sur l'exportation de contacts vers un fichier CSV :

• Comment exporter des contacts depuis le bureau d'Outlook
• Comment exporter des contacts depuis Outlook Online
• Comment exporter des contacts depuis Excel
• Comment exporter des contacts depuis Gmail

Dans sa forme la plus simple, votre fichier .csv peut se présenter comme suit :

Comment importer des contacts dans Outlook à partir d'un fichier CSV ?

Pour importer des contacts d'un fichier CSV dans Outlook 2019, Outlook 2016 ou Outlook 2013, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Fichier > ; Ouvrir et exporter > ; Importation/Exportation .

   

2. Le site Importation et exportation Vous choisissez Importation à partir d'un autre programme ou fichier et cliquez sur Suivant .

   

3. Pour importer des contacts CSV dans Outlook, choisissez Valeurs séparées par des virgules et cliquez sur Suivant .

   

4. Dans cette étape, vous devez faire quelques choix :
   • Cliquez sur le bouton Parcourir recherchez et double-cliquez sur votre fichier .csv pour le sélectionner.
   • Choisissez comment traiter éléments de contact en double .

   Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant .

   

   Comment gérer les contacts en double :

   • Remplacer les doublons par des éléments importés Choisissez cette option si les informations du fichier .csv sont plus complètes ou plus à jour que celles de votre Outlook.
   • Autoriser la création de doublons (Si vous ne voulez pas perdre une seule information, autorisez Outlook à créer des éléments en double, à les examiner et à combiner les détails de la même personne en un seul élément.
   • Ne pas importer les éléments en double C'est l'option à choisir si vous souhaitez uniquement importer de nouveaux contacts et laisser tous les contacts existants intacts.
5. Sous le compte de messagerie cible, sélectionnez le Contacts et cliquez sur Suivant .

   

6. Si vous importez des contacts CSV que vous avez précédemment exportés d'Outlook, la liste de contacts est dans le format requis, vous pouvez donc cliquer sur Finition pour commencer à importer les contacts immédiatement.

   Si vous importez des contacts à partir d'Excel ou d'une application de messagerie autre qu'Outlook, vous devrez peut-être faire correspondre certaines colonnes de votre fichier CSV aux champs de contact d'Outlook. Champs personnalisés de la carte et continuez avec l'étape suivante.

   

7. Si vous avez cliqué sur le bouton Champs personnalisés de la carte à l'étape précédente, la boîte de dialogue correspondante apparaît :
   • Dans le volet de gauche, sous De vous verrez apparaître les noms des colonnes de votre fichier CSV.
   • Dans le volet de droite, sous A vous verrez les champs standard des contacts Outlook.

   Si un nom de colonne dans le fichier CSV correspond exactement à un champ Outlook, la colonne est mappé automatiquement et apparaît sous Mappé à partir de .

   Si le nom d'une colonne ne correspond à aucun champ Outlook, vous devrez faire ce qui suit cartographie manuelle Pour cela, faites glisser la colonne depuis le volet de gauche et déposez-la à côté du champ correspondant dans le volet de droite. Par exemple, dans notre fichier CSV importé, il y a une colonne appelée Position et nous le mettons en correspondance avec le Titre du poste Pour trouver une correspondance, cliquez sur le signe plus à côté d'un champ approprié dans le volet droit pour le développer.

   

   Lorsque toutes les colonnes sont mappées, cliquez sur OK et de retour dans le Importer un fichier cliquez sur Finition .

8. Outlook affiche une boîte de progression pour vous indiquer qu'il a commencé à importer vos contacts. Lorsque la boîte de progression se ferme, le processus est terminé. Lors de l'importation d'une très petite liste de contacts, la boîte de progression peut ne pas s'afficher.

Pour vous assurer que tous vos contacts CSV ont été importés dans Outlook, cliquez sur le bouton Personnes dans la barre de navigation pour afficher votre liste de contacts.

Comment importer des contacts dans Outlook à partir du fichier PST ?

Dans certaines situations, vous pouvez souhaiter importer des contacts à partir d'un fichier PST plutôt que d'un fichier CSV, ce qui est particulièrement utile dans les cas suivants :

• Vous transférez des contacts d'un compte Outlook à un autre.
• Vous déplacez des contacts d'un ordinateur à un autre.
• Vous souhaitez transférer tous les éléments d'Outlook, y compris les courriels, les contacts, les rendez-vous et les tâches.

Dans ce cas, vous devez d'abord exporter vos contacts dans un fichier PST, puis les importer sur votre nouveau compte ou PC à l'aide de l'outil de gestion des contacts. Importation et exportation discuté dans la section précédente.

Voici les étapes à suivre pour importer des contacts dans Outlook à partir d'un fichier .pst :

1. Dans Outlook, cliquez sur Fichier > ; Ouvrir et exporter > ; Importation/Exportation .
2. Choisissez Importation à partir d'un autre programme ou fichier et cliquez sur Suivant .
3. Choisissez Fichier de données Outlook (.pst) et cliquez sur Suivant .

   

4. Cliquez sur le bouton Parcourir et choisissez le fichier .pst que vous voulez importer.

   Sous Options choisir comment traiter articles en double puis cliquez sur Suivant Veuillez noter que lors de l'importation à partir de PST, la valeur par défaut est la suivante Remplacer les doublons par des éléments importés .

   

5. Si votre fichier .pst est protégé par un mot de passe, il vous sera demandé de le fournir.
6. Il s'agit de l'étape clé pour que les contacts soient importés correctement, alors assurez-vous de bien faire les choses :
   • Sous Sélectionnez le dossier à importer , sélectionnez Fichier de données Outlook si vous souhaitez importer le PST dans son intégralité, ou développez-le et choisissez uniquement un sous-dossier particulier à importer, Contacts dans notre cas.
   • Si le compte/la boîte aux lettres cible est actuellement sélectionné dans le volet de navigation, vous pouvez choisir l'option Importer des éléments dans le dossier en cours Sinon, vérifiez l'option Importer des éléments dans le même dossier dans et choisissez la boîte aux lettres ou le fichier de données Outlook dans lequel les contacts doivent être importés.
   • Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Finition .

   

Outlook commencera à importer les contacts immédiatement. Lorsque la boîte de progression disparaît, l'importation est terminée.

Comment importer des contacts dans Outlook Online

Comme avec Outlook de bureau, pour importer des contacts dans Outlook Online, vous aurez besoin d'un fichier CSV. Pour de meilleurs résultats, le fichier doit avoir un encodage UTF-8 qui fonctionne correctement pour toutes les langues.

Pour importer des contacts dans Outlook Online, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte Outlook sur le web ou Outlook.com.
2. Dans le coin inférieur gauche de la page, cliquez sur le bouton Personnes icône :

   

3. Dans le coin supérieur droit de la page, cliquez sur Gérer > ; Importer des contacts .

   

   Voir également: Comment exécuter une macro dans Excel et créer un bouton de macro ?
4. Cliquez sur le bouton Parcourir sélectionnez votre fichier CSV et cliquez sur Ouvrir .
5. Avec le fichier CSV dans la boîte, cliquez sur Importation .

   

Si le fichier .csv contient des contacts qui existent déjà dans votre compte Outlook, des éléments en double seront créés, mais aucun de vos contacts existants ne sera remplacé ou supprimé.

Voilà comment importer des contacts dans Outlook de bureau et en ligne. Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine !