يتحدث هذا البرنامج التعليمي عن طريقتين لاستيراد جهات الاتصال إلى سطح مكتب Outlook ، من ملف .csv و. pst ، ويوضح كيفية نقل جهات الاتصال إلى Outlook Online.

قد يكون هناك اختلاف الأسباب التي قد تجعلك ترغب في نقل جهات الاتصال إلى دفتر عناوين Outlook الخاص بك. على سبيل المثال ، لقد ورثت قاعدة بيانات خارجية تحتوي على قائمة جهات اتصال ، أو تقوم بالترحيل من خادم بريد آخر ، أو ربما تقوم بإعداد حساب جديد. مهما كان السبب ، يوفر Outlook طريقة مباشرة لاستيراد جميع جهات الاتصال الخاصة بك دفعة واحدة.

نصيحة. إذا كانت جهات الاتصال الخاصة بك مخزنة في Excel ، فسيكون البرنامج التعليمي التالي مفيدًا: كيفية استيراد جهات الاتصال إلى Outlook من Excel.

تحضير جهات الاتصال للاستيراد إلى Outlook

يسمح Microsoft Outlook باستيراد جهات الاتصال من ملفين أنواع ، PST و CSV.

PST (جدول التخزين الشخصي). إنه تنسيق ملف خاص لتخزين البيانات في Outlook و Exchange Client وبرامج Microsoft الأخرى. في ملف .pst ، تكون جهات الاتصال في التنسيق الصحيح بالفعل ولا تحتاج إلى مزيد من التعديلات.

لمزيد من المعلومات ، يرجى الاطلاع على كيفية تصدير جهات اتصال Outlook إلى ملف PST.

CSV (قيم مفصولة بفواصل). إذا احتفظت بمعلومات الاتصال الخاصة بك في Excel أو برنامج جداول بيانات آخر أو قمت بتصدير جهات الاتصال الخاصة بك من مزود بريد إلكتروني آخر ، مثل Gmail أو Yahoo Mail ، فستكون عادةً في ملف .csv ، والذي يمكن استيراده إلىOutlook مع بعض التعديلات:

• إذا كانت تفاصيل الاتصال تحتوي على بعض الأحرف غير الموجودة في الأبجدية الإنجليزية ، على سبيل المثال العربية أو السيريلية أو الصينية أو اليابانية ، قد لا يتم استيراد جهات الاتصال هذه بشكل صحيح. لمنع المشكلات المحتملة ، قم بتصدير جهات الاتصال إلى ملف CSV UTF-8 إذا كان هذا الخيار متاحًا لك ، أو قم بتحويل CSV إلى UTF-8 باستخدام Excel.
• تأكد من القيم الموجودة في ملف CSV الخاص بك مفصول بفاصلات . وفقًا للإعدادات المحلية الخاصة بك ، يتم تعيين فاصل قائمة مختلف افتراضيًا. على سبيل المثال ، في العديد من البلدان الأوروبية ، يكون فاصل القائمة الافتراضي هو الفاصلة المنقوطة. لكن Outlook يدعم الفاصلة فقط كفاصل حقل ، لذلك تحتاج إلى استبدال الفواصل المنقوطة أو أي محددات أخرى بفاصلات قبل استيراد ملف CSV إلى Outlook.

في البرامج التعليمية المرتبطة أدناه ، ستجد التفاصيل المفصلة إرشادات حول تصدير جهات الاتصال إلى ملف CSV:

• كيفية تصدير جهات الاتصال من سطح مكتب Outlook
• كيفية تصدير جهات الاتصال من Outlook Online
• كيفية تصدير جهات الاتصال من Excel
• كيفية تصدير جهات الاتصال من Gmail

في أبسط أشكاله ، قد يبدو ملف .csv الخاص بك كما يلي:

كيفية استيراد جهات الاتصال إلى Outlook من ملف CSV

لاستيراد جهات الاتصال من ملف CSV إلى Outlook 2019 أو Outlook 2016 أو Outlook 2013 ، قم بتنفيذ الخطوات التالية:

1. في Microsoft Outlook ، انقر فوق ملف & gt؛ فتح & amp؛ تصدير & gt؛ الاستيراد / التصدير .

   

2. يبدأ معالج الاستيراد والتصدير . اخترت استيراد من برنامج أو ملف آخر والنقر فوق التالي .

   

3. لاستيراد جهات اتصال CSV إلى Outlook ، اختر قيم مفصولة بفواصل وانقر فوق التالي .

   

4. في هذه الخطوة ، تحتاج إلى تحديد خيارين:
   • انقر فوق الزر استعراض ، ابحث عن ملف .csv وانقر فوقه نقرًا مزدوجًا لتحديده.
   • اختر كيفية التعامل مع عناصر جهات اتصال مكررة .

   عند الانتهاء ، انقر فوق التالي .

   

   كيفية التعامل مع جهات الاتصال المكررة:

   • استبدال التكرارات مع العناصر المستوردة . حدد هذا الخيار إذا كانت المعلومات الموجودة في ملف .csv أكثر اكتمالاً أو أحدث من المعلومات الموجودة في Outlook.
   • السماح بإنشاء التكرارات (افتراضي). إذا كنت لا تريد أن تفقد جزءًا واحدًا من المعلومات ، اسمح لـ Outlook بإنشاء عناصر مكررة ، وراجعها ، ودمج التفاصيل لنفس الشخص في عنصر واحد.
   • لا تستورد عناصر مكررة . هذا هو الخيار لاختيار ما إذا كنت تريد فقط استيراد جهات اتصال جديدة وترك جميع جهات الاتصال الحالية كما هي.
5. ضمن حساب البريد الإلكتروني الهدف ، حدد مجلد جهات الاتصال ثم انقر فوق التالي .

   

6. إذا كنت تقوم باستيراد جهات اتصال CSV قمت بتصديرها مسبقًا من Outlook ، فستكون قائمة جهات الاتصال بالتنسيق المطلوب ، لذا يمكنك انقر أنهِ لبدء استيراد جهات الاتصال على الفور.

   إذا كنت تستورد جهات اتصال من Excel أو من تطبيق بريد آخر غير Outlook ، فقد تحتاج إلى تعيين بعض الأعمدة في ملف CSV الخاص بك إلى حقول جهات اتصال Outlook. في هذه الحالة ، انقر فوق تعيين الحقول المخصصة وتابع إلى الخطوة التالية.

   

7. إذا قمت بالنقر فوق تعيين الحقول المخصصة في الخطوة السابقة ، سيظهر مربع الحوار المقابل:
   • في الجزء الأيمن ، تحت من ، سترى أسماء الأعمدة من ملف CSV الخاص بك.
   • في الجزء الأيمن ، أسفل إلى ، سترى حقول جهات اتصال Outlook القياسية.

   إذا كان اسم العمود في ملف CSV يطابق تمامًا حقل Outlook ، فإن العمود تم تعيينه تلقائيًا ويظهر أسفل معين من .

   إذا كان اسم العمود لا يتطابق مع أي حقل في Outlook ، فسيتعين عليك إجراء تعيين يدوي . لهذا ، اسحب العمود من الجزء الأيمن ، وقم بإفلاته بجوار الحقل المقابل في الجزء الأيمن. على سبيل المثال ، في ملف CSV الذي تم استيراده لدينا ، يوجد عمود باسم الموضع ونقوم بتعيينه إلى الحقل Job Title . للعثور على تطابق ، انقر فوق علامة الجمع المجاورة للحقل المناسب في الجزء الأيمن لتوسيعه.

   

   أنظر أيضا: وظيفة Excel SORT - فرز البيانات تلقائيًا باستخدام الصيغة

   عندما يتم تعيين جميع الأعمدة ، انقر فوق موافق ، ثم مرة أخرى في مربع الحوار استيراد ملف ، انقر فوق إنهاء .

8. يعرض Outlook مربع تقدم لإعلامك بذلكبدأت في استيراد جهات الاتصال الخاصة بك. عند إغلاق مربع التقدم ، تنتهي العملية. عند استيراد قائمة جهات اتصال صغيرة جدًا ، قد لا يظهر مربع التقدم.

للتأكد من استيراد جميع جهات اتصال CSV إلى Outlook ، انقر فوق رمز الأشخاص في شريط التنقل لعرض قائمة جهات الاتصال الخاصة بك.

كيفية استيراد جهات الاتصال إلى Outlook من ملف PST

في بعض الحالات ، قد ترغب في استيراد جهات الاتصال من ملف PST بدلاً من CSV. يكون مفيدًا بشكل خاص عندما:

• تقوم بنقل جهات الاتصال من حساب Outlook إلى آخر.
• أنت تنقل جهات الاتصال من كمبيوتر إلى آخر.
• تريد لنقل جميع عناصر Outlook بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني وجهات الاتصال والمواعيد والمهام.

في هذه الحالة ، تحتاج أولاً إلى تصدير جهات الاتصال إلى ملف PST ، ثم استيرادها إلى حسابك الجديد أو الكمبيوتر الشخصي باستخدام استيراد & أمبير ؛ معالج التصدير الذي تمت مناقشته في القسم السابق.

فيما يلي خطوات استيراد جهات الاتصال إلى Outlook من ملف .pst:

1. في Outlook ، انقر فوق ملف & GT ؛ فتح & أمبير ؛ تصدير & gt؛ استيراد / تصدير .
2. اختر استيراد من برنامج أو ملف آخر وانقر فوق التالي .
3. اختر ملف بيانات Outlook (.pst) وانقر فوق التالي .

   

4. انقر فوق الزر تصفح واختر ملف .pst الذي تريد استيراده.

   ضمن خيارات ، اختر كيفية التعامل معها تكرار العناصر ، ثم انقر فوق التالي . يرجى الانتباه إلى أنه عند الاستيراد من PST ، يكون الإعداد الافتراضي هو استبدال العناصر المكررة بالعناصر المستوردة .

   

5. إذا كان ملف .pst محميًا باستخدام كلمة مرور ، سيُطلب منك تقديمها.
6. هذه هي الخطوة الأساسية لاستيراد جهات الاتصال بشكل صحيح ، لذا يرجى التأكد من القيام بذلك بشكل صحيح:
   • ضمن حدد المجلد المراد الاستيراد منه ، حدد ملف بيانات Outlook إذا كنت تريد استيراد ملف PST بالكامل. أو قم بتوسيعه واختر فقط مجلدًا فرعيًا معينًا للاستيراد ، جهات الاتصال في حالتنا.
   • إذا كان الحساب / صندوق البريد المستهدف محددًا حاليًا في جزء التنقل ، يمكنك اختيار استيراد العناصر إلى المجلد الحالي الخيار . بخلاف ذلك ، حدد استيراد العناصر إلى نفس المجلد في واختر صندوق البريد أو ملف بيانات Outlook الذي يجب استيراد جهات الاتصال إليه.
   • عند الانتهاء ، انقر فوق إنهاء .

   

سيبدأ Outlook في استيراد جهات الاتصال فورًا. عندما يختفي مربع التقدم ، يكتمل الاستيراد.

كيفية استيراد جهات الاتصال إلى Outlook Online

كما هو الحال مع Outlook لسطح المكتب ، لاستيراد جهات الاتصال إلى Outlook Online ، ستحتاج إلى ملف CSV. للحصول على أفضل النتائج ، يجب أن يحتوي الملف على ترميز UTF-8 الذي يعمل بشكل صحيح مع جميع اللغات.

لاستيراد جهات الاتصال إلى Outlook Online ، قم بتنفيذ الخطوات التالية:

1. قم بتسجيل الدخول إلى Outlook على الحساب الويب أو Outlook.com.
2. في الزاوية السفلية اليسرى من الصفحة ، انقر فوق رمز الأشخاص :

   

3. في في الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة ، انقر فوق إدارة & gt؛ استيراد جهات الاتصال .

   

4. انقر فوق تصفح ، حدد ملف CSV الخاص بك وانقر فوق فتح .
5. مع وجود ملف CSV في المربع ، انقر فوق استيراد .

   

إذا كان ملف .csv يحتوي على أي جهات اتصال موجودة بالفعل في حساب Outlook الخاص بك ، فسيتم إنشاء عناصر مكررة ، ولكن لن يتم استبدال أو حذف أي من جهات الاتصال الحالية.

هذا كيفية استيراد جهات الاتصال إلى Outlook لسطح المكتب وعلى الإنترنت. أشكركم على القراءة وآمل أن أراكم على مدونتنا الأسبوع المقبل!