En este tutorial se explican dos formas de importar contactos al escritorio de Outlook, desde archivos .csv y .pst, y se muestra cómo transferir contactos a Outlook Online.

Puede haber diferentes razones por las que quieras transferir contactos a tu libreta de direcciones de Outlook. Por ejemplo, has heredado una base de datos externa con una lista de contactos, o estás migrando desde otro servidor de correo, o quizás estás configurando una nueva cuenta. Sea cual sea la razón, Outlook proporciona una forma sencilla de importar todos tus contactos de una sola vez.

Consejo: Si tus contactos están almacenados en Excel, te será útil el siguiente tutorial: Cómo importar contactos a Outlook desde Excel.

Preparar los contactos para importarlos a Outlook

Microsoft Outlook permite importar contactos desde dos tipos de archivos, PST y CSV.

PST (Personal Storage Table). Es un formato de archivo especial para almacenar datos en Outlook, Exchange Client y otros programas de Microsoft. En un archivo .pst, los contactos ya tienen el formato adecuado y no requieren más modificaciones.

Para obtener más información, consulte Cómo exportar contactos de Outlook a un archivo PST.

CSV (Si guardas tu información de contacto en Excel u otro programa de hoja de cálculo o has exportado tus contactos desde otro proveedor de correo electrónico, como Gmail o Yahoo Mail, normalmente estarán en un archivo .csv, que puede importarse a Outlook con unos pocos ajustes:

• Si los datos de contacto contienen algunos caracteres que no existen en el alfabeto inglés, por ejemplo, árabe, cirílico, chino o japonés, es posible que dichos contactos no se importen correctamente. Para evitar posibles problemas, exporte los contactos a un archivo CSV UTF-8 si dispone de esta opción, o convierta CSV a UTF-8 con Excel.
• Asegúrese de que los valores de su archivo CSV están separados por comas Dependiendo de su localidad, se utilizará un separador de listas Por ejemplo, en muchos países europeos, el separador de listas predeterminado es el punto y coma, pero Outlook sólo admite la coma como separador de campos, por lo que debe sustituir el punto y coma o cualquier otro delimitador por una coma antes de importar el archivo CSV a Outlook.

En los siguientes tutoriales encontrará información detallada sobre cómo exportar contactos a un archivo CSV:

• Cómo exportar contactos desde el escritorio de Outlook
• Cómo exportar contactos de Outlook Online
• Cómo exportar contactos desde Excel
• Cómo exportar contactos de Gmail

En su forma más simple, su archivo .csv puede tener el siguiente aspecto:

Cómo importar contactos a Outlook desde un archivo CSV

Para importar contactos desde un archivo CSV a Outlook 2019, Outlook 2016 o Outlook 2013, lleva a cabo estos pasos:

1. En Microsoft Outlook, haga clic en Archivo > Abrir y Exportar > Importación y exportación .

   

2. En Importación y exportación Seleccione Importar desde otro programa o archivo y haga clic en Siguiente .

   

3. Para importar contactos CSV a Outlook, seleccione Valores separados por comas y haga clic en Siguiente .

   

4. En este paso, tienes que tomar un par de decisiones:
   • Haga clic en el botón Visite busque su archivo .csv y haga doble clic en él para seleccionarlo.
   • Elija cómo gestionar elementos de contacto duplicados .

   Cuando haya terminado, pulse Siguiente .

   

   Ver también: Uso de las funciones REEMPLAZAR y SUSTITUIR de Excel - ejemplos de fórmulas

   Cómo gestionar los contactos duplicados:

   • Sustituir duplicados por elementos importados Elija esta opción si la información del archivo .csv es más completa o está más actualizada que la información de su Outlook.
   • Permitir la creación de duplicados (por defecto). Si no quiere perder ni un ápice de información, permita que Outlook cree elementos duplicados, los revise y combine los detalles de la misma persona en un único elemento.
   • No importar elementos duplicados Esta es la opción que debes elegir si sólo quieres importar nuevos contactos y dejar intactos todos los existentes.
5. En la cuenta de correo electrónico de destino, seleccione la opción Contactos y haga clic en Siguiente .

   

6. Si está importando contactos CSV que ha exportado previamente desde Outlook, la lista de contactos está en el formato requerido, por lo que puede hacer clic en Acabado para empezar a importar los contactos inmediatamente.

   Si está importando contactos desde Excel o desde una aplicación de correo distinta de Outlook, es posible que tenga que asignar algunas columnas del archivo CSV a los campos de contacto de Outlook. En este caso, haga clic en Mapa de campos personalizados y continúe con el siguiente paso.

   

7. Si ha pulsado el botón Mapa de campos personalizados en el paso anterior, aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente:
   • En el panel izquierdo, en En verá los nombres de las columnas de su archivo CSV.
   • En el panel derecho, en A verá los campos estándar de los contactos de Outlook.

   Si un nombre de columna del archivo CSV coincide exactamente con un campo de Outlook, la columna se asignados automáticamente y aparece en Mapeado desde .

   Si un nombre de columna no coincide con ningún campo de Outlook, tendrá que hacer lo siguiente cartografía manual Para ello, arrastre la columna desde el panel izquierdo y suéltela junto al campo correspondiente en el panel derecho. Por ejemplo, en nuestro archivo CSV importado, hay una columna denominada Posición y lo estamos mapeando al Puesto Para encontrar una coincidencia, haga clic en el signo más situado junto a un campo adecuado en el panel derecho para ampliarlo.

   

   Cuando todas las columnas estén asignadas, pulse OK y de vuelta en el Importar un archivo haga clic en Acabado .

8. Outlook muestra un cuadro de progreso para informarte de que ha comenzado a importar tus contactos. Cuando el cuadro de progreso se cierra, el proceso ha finalizado. Al importar una lista de contactos muy pequeña, es posible que el cuadro de progreso no aparezca.

Para asegurarse de que todos sus contactos CSV se han importado a Outlook, haga clic en el botón Personas de la barra de navegación para ver tu lista de contactos.

Cómo importar contactos a Outlook desde un archivo PST

En algunas situaciones, es posible que desee importar contactos desde un archivo PST en lugar de CSV. Es especialmente útil cuando:

• Estás transfiriendo contactos de una cuenta de Outlook a otra.
• Estás trasladando contactos de un ordenador a otro.
• Desea transferir todos los elementos de Outlook, incluidos correos electrónicos, contactos, citas y tareas.

En este caso, primero tienes que exportar los contactos a un archivo PST y, a continuación, importarlos a tu nueva cuenta o PC mediante la función Importación y exportación del que hablamos en la sección anterior.

Estos son los pasos para importar contactos a Outlook desde un archivo .pst:

1. En Outlook, haga clic en Archivo > Abrir y Exportar > Importación y exportación .
2. Elija Importar desde otro programa o archivo y haga clic en Siguiente .
3. Elija Archivo de datos de Outlook (.pst) y haga clic en Siguiente .

   

4. Haga clic en el botón Visite y seleccione el archivo .pst que desea importar.

   En Opciones elegir cómo tratar elementos duplicados y, a continuación, haga clic en Siguiente Tenga en cuenta que al importar desde PST, el valor predeterminado es Sustituir duplicados por elementos importados .

   

   Ver también: Cómo hacer un recuento de caracteres en Google Sheets
5. Si su archivo .pst está protegido con una contraseña, se le pedirá que la introduzca.
6. Este es el paso clave para que los contactos se importen correctamente, así que asegúrate de hacerlo bien:
   • En Seleccione la carpeta desde la que desea importar seleccione Archivo de datos de Outlook si desea importar el PST completo. O expándalo y elija sólo una subcarpeta concreta para importar, Contactos en nuestro caso.
   • Si la cuenta/buzón de destino está actualmente seleccionada en el panel de navegación, puede elegir la opción Importar elementos a la carpeta actual De lo contrario, marque Importar elementos a la misma carpeta en y elija el buzón de correo o el archivo de datos de Outlook en el que deben importarse los contactos.
   • Cuando haya terminado, pulse Acabado .

   

Cuando desaparezca el cuadro de progreso, la importación se habrá completado.

Cómo importar contactos a Outlook Online

Al igual que con Outlook de escritorio, para importar contactos a Outlook Online, necesitarás un archivo CSV. Para obtener mejores resultados, el archivo debe tener codificación UTF-8 que funcione correctamente para todos los idiomas.

Para importar contactos a Outlook Online, sigue estos pasos:

1. Inicie sesión en su cuenta de Outlook en la Web o Outlook.com.
2. En la esquina inferior izquierda de la página, haga clic en el botón Personas icono:

   

3. En la esquina superior derecha de la página, haga clic en Gestione > Importar contactos .

   

4. Haga clic en el botón Visite seleccione su archivo CSV y haga clic en Abrir .
5. Con el archivo CSV en el cuadro, haga clic en Importar .

   

Si el archivo .csv contiene contactos que ya existen en su cuenta de Outlook, se crearán elementos duplicados, pero no se sustituirá ni eliminará ninguno de los contactos existentes.

Así es como se importan los contactos en Outlook de escritorio y en línea. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!