Αυτό το σεμινάριο μιλάει για δύο τρόπους εισαγωγής επαφών στην επιφάνεια εργασίας του Outlook, από αρχεία .csv και .pst, και δείχνει πώς να μεταφέρετε επαφές στο Outlook Online.

Μπορεί να υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους μπορεί να θέλετε να μεταφέρετε επαφές στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook. Για παράδειγμα, κληρονομήσατε μια εξωτερική βάση δεδομένων με μια λίστα επαφών, ή μεταναστεύετε από άλλο διακομιστή αλληλογραφίας, ή ίσως δημιουργείτε έναν νέο λογαριασμό. Όποιος και αν είναι ο λόγος, το Outlook παρέχει έναν απλό τρόπο για να εισάγετε όλες τις επαφές σας με μία κίνηση.

Συμβουλή. Εάν οι επαφές σας είναι αποθηκευμένες στο Excel, θα σας φανεί χρήσιμο το ακόλουθο σεμινάριο: Πώς να εισάγετε επαφές στο Outlook από το Excel.

Προετοιμασία επαφών για εισαγωγή στο Outlook

Το Microsoft Outlook επιτρέπει την εισαγωγή επαφών από δύο τύπους αρχείων, PST και CSV.

PST (Personal Storage Table). Πρόκειται για μια ειδική μορφή αρχείου για την αποθήκευση δεδομένων στο Outlook, στο Exchange Client και σε άλλα λογισμικά της Microsoft. Σε ένα αρχείο .pst, οι επαφές είναι ήδη στη σωστή μορφή και δεν χρειάζονται περαιτέρω τροποποιήσεις.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να εξάγετε τις επαφές του Outlook σε αρχείο PST.

CSV (Comma Separated Values). Εάν διατηρείτε τις πληροφορίες των επαφών σας στο Excel ή σε άλλο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων ή έχετε εξάγει τις επαφές σας από άλλον πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Gmail ή το Yahoo Mail, συνήθως βρίσκονται σε αρχείο .csv, το οποίο μπορεί να εισαχθεί στο Outlook με μερικές προσαρμογές:

• Εάν τα στοιχεία των επαφών περιέχουν κάποιους χαρακτήρες που δεν υπάρχουν στο αγγλικό αλφάβητο, π.χ. αραβικούς, κυριλλικούς, κινεζικούς ή ιαπωνικούς, οι επαφές αυτές ενδέχεται να μην εισαχθούν σωστά. CSV UTF-8 αρχείο, αν έχετε αυτή τη δυνατότητα, ή μετατρέψτε το CSV σε UTF-8 με το Excel.
• Βεβαιωθείτε ότι οι τιμές στο αρχείο CSV διαχωρίζονται με κόμματα Ανάλογα με την περιοχή σας, ένα διαφορετικό Διαχωριστικό λίστας Για παράδειγμα, σε πολλές ευρωπαϊκές χώρες, το προεπιλεγμένο διαχωριστικό λίστας είναι η άνω τελεία. Όμως το Outlook υποστηρίζει μόνο το κόμμα ως διαχωριστικό πεδίου, οπότε πρέπει να αντικαταστήσετε την άνω τελεία ή οποιοδήποτε άλλο διαχωριστικό με κόμμα πριν εισαγάγετε το αρχείο CSV στο Outlook.

Στα παρακάτω συνδεδεμένα σεμινάρια, θα βρείτε λεπτομερή καθοδήγηση σχετικά με την εξαγωγή επαφών σε αρχείο CSV:

• Πώς να εξάγετε επαφές από την επιφάνεια εργασίας του Outlook
• Πώς να εξάγετε επαφές από το Outlook Online
• Πώς να εξάγετε επαφές από το Excel
• Πώς να εξάγετε επαφές από το Gmail

Στην απλούστερη μορφή του, το αρχείο .csv μπορεί να έχει την ακόλουθη μορφή:

Πώς να εισαγάγετε επαφές στο Outlook από αρχείο CSV

Για να εισαγάγετε επαφές από ένα αρχείο CSV στο Outlook 2019, Outlook 2016 ή Outlook 2013, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Στο Microsoft Outlook, κάντε κλικ στο Αρχείο >, Άνοιγμα & εξαγωγή >, Εισαγωγή/Εξαγωγή .

   

2. Το Εισαγωγή και εξαγωγή ξεκινάει ο οδηγός. Επιλέγετε Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο και κάντε κλικ στο Επόμενο .

   

3. Για να εισαγάγετε επαφές CSV στο Outlook, επιλέξτε Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα και κάντε κλικ στο Επόμενο .

   

4. Σε αυτό το βήμα, πρέπει να κάνετε μερικές επιλογές:
   • Κάντε κλικ στο Περιήγηση στο βρείτε και κάντε διπλό κλικ στο αρχείο .csv για να το επιλέξετε.
   • Επιλέξτε τον τρόπο χειρισμού διπλά στοιχεία επαφής .

   Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Επόμενο .

   

   Πώς να χειρίζεστε διπλές επαφές:

   • Αντικατάσταση αντιγράφων με εισαγόμενα στοιχεία . Επιλέξτε αυτή την επιλογή εάν οι πληροφορίες στο αρχείο .csv είναι πιο πλήρεις ή πιο ενημερωμένες από τις πληροφορίες στο Outlook σας.
   • Επιτρέψτε τη δημιουργία αντιγράφων (προεπιλογή). Εάν δεν θέλετε να χάσετε ούτε μια πληροφορία, επιτρέψτε στο Outlook να δημιουργήσει διπλά στοιχεία, να τα επανεξετάσει και να συνδυάσει τα στοιχεία για το ίδιο άτομο σε ένα μόνο στοιχείο.
   • Μην εισάγετε διπλότυπα στοιχεία Αυτή είναι η επιλογή που πρέπει να επιλέξετε εάν θέλετε να εισαγάγετε μόνο νέες επαφές και να αφήσετε όλες τις υπάρχουσες επαφές ανέπαφες.
5. Κάτω από το λογαριασμό email προορισμού, επιλέξτε το Επαφές φάκελο και κάντε κλικ στο Επόμενο .

   

6. Εάν εισάγετε επαφές CSV που έχετε προηγουμένως εξαγάγει από το Outlook, η λίστα επαφών έχει την απαιτούμενη μορφή, οπότε μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Τέλος για να ξεκινήσετε αμέσως την εισαγωγή των επαφών.

   Εάν εισάγετε επαφές από το Excel ή από μια εφαρμογή αλληλογραφίας διαφορετική από το Outlook, μπορεί να χρειαστεί να αντιστοιχίσετε ορισμένες στήλες στο αρχείο CSV με τα πεδία επαφών του Outlook. Στην περίπτωση αυτή, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμοσμένα πεδία χάρτη και συνεχίστε με το επόμενο βήμα.

   

7. Αν κάνατε κλικ στο Προσαρμοσμένα πεδία χάρτη στο προηγούμενο βήμα, θα εμφανιστεί το αντίστοιχο παράθυρο διαλόγου:
   • Στο αριστερό παράθυρο, στην περιοχή Από το , θα δείτε τα ονόματα των στηλών από το αρχείο CSV.
   • Στο δεξί παράθυρο, στην περιοχή Προς , θα δείτε τα τυπικά πεδία επαφών του Outlook.

   Εάν ένα όνομα στήλης στο αρχείο CSV ταιριάζει ακριβώς με ένα πεδίο του Outlook, η στήλη είναι αντιστοιχίζεται αυτόματα και εμφανίζεται κάτω από Χαρτογραφημένο από .

   Εάν το όνομα μιας στήλης δεν ταιριάζει με κάποιο πεδίο του Outlook, θα πρέπει να κάνετε χειροκίνητη χαρτογράφηση Για το σκοπό αυτό, σύρετε τη στήλη από το αριστερό παράθυρο και αφήστε την δίπλα στο αντίστοιχο πεδίο στο δεξί παράθυρο. Για παράδειγμα, στο εισαγόμενο αρχείο CSV υπάρχει μια στήλη με όνομα Θέση και το αντιστοιχίζουμε στο Τίτλος εργασίας Για να βρείτε μια αντιστοιχία, κάντε κλικ στο σύμβολο συν δίπλα σε ένα κατάλληλο πεδίο στο δεξί παράθυρο για να το επεκτείνετε.

   

   Όταν αντιστοιχιστούν όλες οι στήλες, κάντε κλικ στο OK , και πίσω στο Εισαγωγή αρχείου παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο Τέλος .

8. Το Outlook εμφανίζει ένα πλαίσιο προόδου για να σας ενημερώσει ότι έχει ξεκινήσει η εισαγωγή των επαφών σας. Όταν το πλαίσιο προόδου κλείσει, η διαδικασία έχει ολοκληρωθεί. Κατά την εισαγωγή μιας πολύ μικρής λίστας επαφών, το πλαίσιο προόδου ενδέχεται να μην εμφανίζεται.

Για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι επαφές CSV έχουν εισαχθεί στο Outlook, κάντε κλικ στο κουμπί Άνθρωποι στη γραμμή πλοήγησης για να προβάλετε τη λίστα επαφών σας.

Πώς να εισαγάγετε επαφές στο Outlook από το αρχείο PST

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να θέλετε να εισαγάγετε επαφές από ένα αρχείο PST αντί για CSV:

• Μεταφέρετε επαφές από έναν λογαριασμό του Outlook σε έναν άλλο.
• Μεταφέρετε επαφές από έναν υπολογιστή σε έναν άλλο.
• Θέλετε να μεταφέρετε όλα τα στοιχεία του Outlook, συμπεριλαμβανομένων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των επαφών, των ραντεβού και των εργασιών.

Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει πρώτα να εξάγετε τις επαφές σε ένα αρχείο PST και, στη συνέχεια, να τις εισάγετε στο νέο σας λογαριασμό ή υπολογιστή χρησιμοποιώντας την επιλογή Εισαγωγή & εξαγωγή που συζητήθηκε στην προηγούμενη ενότητα.

Ακολουθούν τα βήματα για την εισαγωγή επαφών στο Outlook από ένα αρχείο .pst:

1. Στο Outlook, κάντε κλικ στο Αρχείο >, Άνοιγμα & εξαγωγή >, Εισαγωγή/Εξαγωγή .
2. Επιλέξτε Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο και κάντε κλικ στο Επόμενο .
3. Επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) και κάντε κλικ στο Επόμενο .

   

4. Κάντε κλικ στο Περιήγηση στο και επιλέξτε το αρχείο .pst που θέλετε να εισαγάγετε.

   Κάτω από το Επιλογές , επιλέξτε πώς θα αντιμετωπίσετε διπλά στοιχεία , και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επόμενο Παρακαλώ δώστε προσοχή ότι κατά την εισαγωγή από PST, η προεπιλογή είναι Αντικατάσταση αντιγράφων με εισαγόμενα στοιχεία .

   

5. Εάν το αρχείο .pst προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης, θα σας ζητηθεί να τον δώσετε.
6. Αυτό είναι το βασικό βήμα για τη σωστή εισαγωγή των επαφών, γι' αυτό φροντίστε να το κάνετε σωστά:
   • Κάτω από το Επιλέξτε το φάκελο από τον οποίο θέλετε να εισαγάγετε , επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook αν θέλετε να εισαγάγετε το PST στο σύνολό του. Ή επεκτείνετε το και επιλέξτε μόνο έναν συγκεκριμένο υποφάκελο για εισαγωγή, Επαφές στην περίπτωσή μας.
   • Εάν ο λογαριασμός/το γραμματοκιβώτιο-στόχος είναι επιλεγμένος στο παράθυρο πλοήγησης, μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή Εισαγωγή στοιχείων στον τρέχοντα φάκελο Διαφορετικά, ελέγξτε την επιλογή Εισαγωγή στοιχείων στον ίδιο φάκελο στο και επιλέξτε το γραμματοκιβώτιο ή το αρχείο δεδομένων του Outlook στο οποίο θα εισαχθούν οι επαφές.
   • Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Τέλος .

   

Το Outlook θα ξεκινήσει αμέσως την εισαγωγή των επαφών. Όταν το πλαίσιο προόδου εξαφανιστεί, η εισαγωγή έχει ολοκληρωθεί.

Πώς να εισαγάγετε επαφές στο Outlook Online

Όπως και με το Outlook desktop, για να εισαγάγετε επαφές στο Outlook Online, θα χρειαστείτε ένα αρχείο CSV. Για καλύτερα αποτελέσματα, το αρχείο θα πρέπει να έχει κωδικοποίηση UTF-8 που λειτουργεί σωστά για όλες τις γλώσσες.

Για να εισαγάγετε επαφές στο Outlook Online, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Outlook on the web ή στο Outlook.com.
2. Στην κάτω αριστερή γωνία της σελίδας, κάντε κλικ στο κουμπί Άνθρωποι εικονίδιο:

   

3. Στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας, κάντε κλικ στο Διαχείριση >, Εισαγωγή επαφών .

   

4. Κάντε κλικ στο Περιήγηση στο επιλέξτε το αρχείο CSV και κάντε κλικ στο κουμπί Ανοίξτε το .
5. Με το αρχείο CSV στο πλαίσιο, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή .

   

Εάν το αρχείο .csv περιέχει επαφές που υπάρχουν ήδη στο λογαριασμό σας στο Outlook, θα δημιουργηθούν διπλά στοιχεία, αλλά καμία από τις υπάρχουσες επαφές σας δεν θα αντικατασταθεί ή θα διαγραφεί.

Αυτός είναι ο τρόπος εισαγωγής επαφών στο Outlook desktop και online. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!