In diesem Tutorial werden zwei Möglichkeiten zum Importieren von Kontakten in den Outlook-Desktop aus einer .csv- und einer .pst-Datei beschrieben. Außerdem wird gezeigt, wie man Kontakte in Outlook Online überträgt.

Es kann verschiedene Gründe geben, warum Sie Kontakte in Ihr Outlook-Adressbuch übertragen möchten. Beispielsweise haben Sie eine externe Datenbank mit einer Liste von Kontakten geerbt, oder Sie migrieren von einem anderen Mailserver, oder vielleicht richten Sie ein neues Konto ein. Was auch immer der Grund ist, Outlook bietet eine unkomplizierte Möglichkeit, alle Ihre Kontakte in einem Rutsch zu importieren.

Tipp: Wenn Ihre Kontakte in Excel gespeichert sind, ist die folgende Anleitung hilfreich: Importieren von Kontakten aus Excel in Outlook.

Kontakte für den Import in Outlook vorbereiten

Microsoft Outlook ermöglicht den Import von Kontakten aus zwei Dateitypen, PST und CSV.

PST (Personal Storage Table), ein spezielles Dateiformat für die Speicherung von Daten in Outlook, Exchange Client und anderer Microsoft-Software. In einer .pst-Datei liegen die Kontakte bereits im richtigen Format vor und müssen nicht mehr geändert werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Wie exportiert man Outlook-Kontakte in eine PST-Datei?

CSV (Wenn Sie Ihre Kontaktdaten in Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm aufbewahren oder Ihre Kontakte von einem anderen E-Mail-Anbieter wie Gmail oder Yahoo Mail exportiert haben, liegen sie in der Regel in einer .csv-Datei vor, die mit ein paar Anpassungen in Outlook importiert werden kann:

• Wenn Kontaktdaten Zeichen enthalten, die im englischen Alphabet nicht vorkommen, z. B. Arabisch, Kyrillisch, Chinesisch oder Japanisch, werden diese Kontakte möglicherweise nicht korrekt importiert. Um mögliche Probleme zu vermeiden, exportieren Sie Kontakte in eine CSV UTF-8 Datei, wenn Ihnen diese Option zur Verfügung steht, oder konvertieren Sie CSV mit Excel in UTF-8.
• Vergewissern Sie sich, dass die Werte in Ihrer CSV-Datei getrennt sind durch Kommas Je nach Landessprache kann eine andere Listentrennzeichen In vielen europäischen Ländern ist das Standardtrennzeichen für Listen beispielsweise das Semikolon. Outlook unterstützt jedoch nur das Komma als Feldtrennzeichen, so dass Sie Semikolons oder andere Trennzeichen durch Kommas ersetzen müssen, bevor Sie Ihre CSV-Datei in Outlook importieren.

In den unten verlinkten Tutorials finden Sie eine detaillierte Anleitung zum Exportieren von Kontakten in eine CSV-Datei:

• So exportieren Sie Kontakte vom Outlook-Desktop
• So exportieren Sie Kontakte aus Outlook Online
• Wie exportiere ich Kontakte aus Excel?
• So exportieren Sie Kontakte aus Google Mail

In der einfachsten Form kann Ihre .csv-Datei wie folgt aussehen:

Wie importiert man Kontakte aus einer CSV-Datei in Outlook?

Um Kontakte aus einer CSV-Datei in Outlook 2019, Outlook 2016 oder Outlook 2013 zu importieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Datei > Öffnen & Exportieren > Import/Export .

   

2. Die Einfuhr und Ausfuhr Sie wählen den Assistenten Import aus einem anderen Programm oder einer Datei und klicken Sie Weiter .

   

3. Um CSV-Kontakte in Outlook zu importieren, wählen Sie Kommagetrennte Werte und klicken Sie Weiter .

   

4. In diesem Schritt müssen Sie eine Reihe von Entscheidungen treffen:
   • Klicken Sie auf die Durchsuchen Sie suchen Sie Ihre .csv-Datei und doppelklicken Sie darauf, um sie auszuwählen.
   • Wählen Sie, wie Sie vorgehen doppelte Kontakteinträge .

   Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter .

   

   Siehe auch: Excel INDEX-Funktion mit Formelbeispielen

   Wie man mit doppelten Kontakten umgeht:

   • Ersetzen von Duplikaten durch importierte Artikel Wählen Sie diese Option, wenn die Informationen in der .csv-Datei vollständiger oder aktueller sind als die Informationen in Ihrem Outlook.
   • Erstellung von Duplikaten zulassen (Wenn Sie keine einzige Information verlieren möchten, erlauben Sie Outlook, doppelte Elemente zu erstellen, sie zu überprüfen und die Details für dieselbe Person in einem einzigen Element zu kombinieren.
   • Keine doppelten Artikel importieren Diese Option sollten Sie wählen, wenn Sie nur neue Kontakte importieren und alle bestehenden Kontakte beibehalten möchten.
5. Wählen Sie unter dem Ziel-E-Mail-Konto die Option Kontakte und klicken Sie auf Weiter .

   

6. Wenn Sie CSV-Kontakte importieren, die Sie zuvor aus Outlook exportiert haben, liegt die Kontaktliste im erforderlichen Format vor, so dass Sie auf Oberfläche um sofort mit dem Importieren der Kontakte zu beginnen.

   Wenn Sie Kontakte aus Excel oder einer anderen E-Mail-Anwendung als Outlook importieren, müssen Sie möglicherweise einige Spalten in Ihrer CSV-Datei den Outlook-Kontaktfeldern zuordnen. In diesem Fall klicken Sie auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

   

7. Wenn Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder zuordnen im vorherigen Schritt, erscheint das entsprechende Dialogfenster:
   • Im linken Fensterbereich, unter Von sehen Sie die Spaltennamen aus Ihrer CSV-Datei.
   • Im rechten Fensterbereich, unter An sehen Sie die Standardfelder für Outlook-Kontakte.

   Wenn ein Spaltenname in der CSV-Datei genau mit einem Outlook-Feld übereinstimmt, wird die Spalte automatisch abgebildet und erscheint unter Abgebildet von .

   Wenn ein Spaltenname mit keinem Outlook-Feld übereinstimmt, müssen Sie Folgendes tun manuelles Mapping Ziehen Sie dazu die Spalte aus dem linken Fenster und legen Sie sie neben dem entsprechenden Feld im rechten Fenster ab. In unserer importierten CSV-Datei gibt es zum Beispiel eine Spalte mit dem Namen Position und wir ordnen es dem Berufsbezeichnung Um eine Übereinstimmung zu finden, klicken Sie auf das Pluszeichen neben einem geeigneten Feld im rechten Bereich, um es zu erweitern.

   

   Wenn alle Spalten zugewiesen sind, klicken Sie auf OK und zurück im Eine Datei importieren Dialogfenster, klicken Sie auf Oberfläche .

8. Outlook zeigt ein Fortschrittsfeld an, um Sie darüber zu informieren, dass der Import Ihrer Kontakte begonnen hat. Wenn das Fortschrittsfeld geschlossen wird, ist der Vorgang abgeschlossen. Wenn Sie eine sehr kleine Kontaktliste importieren, wird das Fortschrittsfeld möglicherweise nicht angezeigt.

Um sicherzustellen, dass alle Ihre CSV-Kontakte in Outlook importiert wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Menschen in der Navigationsleiste, um Ihre Kontaktliste anzuzeigen.

Wie importiert man Kontakte aus einer PST-Datei in Outlook?

In manchen Situationen ist es sinnvoller, Kontakte aus einer PST-Datei statt aus einer CSV-Datei zu importieren, vor allem wenn:

• Sie übertragen Kontakte von einem Outlook-Konto auf ein anderes.
• Sie verschieben Kontakte von einem Computer auf einen anderen.
• Sie möchten alle Outlook-Elemente wie E-Mails, Kontakte, Termine und Aufgaben übertragen.

In diesem Fall müssen Sie die Kontakte zunächst in eine PST-Datei exportieren und sie dann mit Hilfe der Funktion Import & Export Assistenten, der im vorherigen Abschnitt beschrieben wurde.

Hier sind die Schritte zum Importieren von Kontakten in Outlook aus einer .pst-Datei:

1. Klicken Sie in Outlook auf Datei > Öffnen & Exportieren > Import/Export .
2. Wählen Sie Import aus einem anderen Programm oder einer Datei und klicken Sie Weiter .
3. Wählen Sie Outlook-Daten-Datei (.pst) und klicken Sie Weiter .

   

   Siehe auch: Outlook reagiert nicht - Lösungen für Hängenbleiben, Einfrieren, Absturz
4. Klicken Sie auf die durchsuchen und wählen Sie die pst-Datei, die Sie importieren möchten.

   Unter Optionen wählen Sie, wie Sie damit umgehen doppelte Einträge und klicken Sie dann auf Weiter Bitte beachten Sie, dass beim Importieren von PST der Standardwert Ersetzen von Duplikaten durch importierte Artikel .

   

5. Wenn Ihre .pst-Datei mit einem Kennwort geschützt ist, werden Sie aufgefordert, dieses anzugeben.
6. Dies ist der wichtigste Schritt, damit die Kontakte korrekt importiert werden, also achten Sie bitte darauf, dass Sie es richtig machen:
   • Unter Wählen Sie den Ordner, aus dem Sie importieren möchten auswählen Outlook-Daten-Datei wenn Sie die PST vollständig importieren möchten, oder erweitern Sie sie und wählen Sie nur einen bestimmten Unterordner für den Import aus, Kontakte in unserem Fall.
   • Wenn das Zielkonto/-postfach derzeit im Navigationsbereich ausgewählt ist, können Sie die Option Elemente in den aktuellen Ordner importieren Andernfalls prüfen Sie die Option Importieren Sie Elemente in denselben Ordner in und wählen Sie das Postfach oder die Outlook-Datendatei, in die die Kontakte importiert werden sollen.
   • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Oberfläche .

   

Outlook beginnt sofort mit dem Import der Kontakte. Wenn die Fortschrittsanzeige verschwindet, ist der Import abgeschlossen.

So importieren Sie Kontakte in Outlook Online

Wie beim Outlook-Desktop benötigen Sie zum Importieren von Kontakten in Outlook Online eine CSV-Datei, die am besten in UTF-8 kodiert sein sollte, damit sie in allen Sprachen korrekt funktioniert.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Kontakte in Outlook Online zu importieren:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-on-the-Web- oder Outlook.com-Konto an.
2. Klicken Sie in der unteren linken Ecke der Seite auf das Symbol Menschen Symbol:

   

3. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Seite auf Verwalten Sie > Kontakte importieren .

   

4. Klicken Sie auf die durchsuchen wählen Sie Ihre CSV-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen Sie .
5. Wenn sich die CSV-Datei im Feld befindet, klicken Sie auf Importieren .

   

Wenn die .csv-Datei Kontakte enthält, die bereits in Ihrem Outlook-Konto vorhanden sind, werden zwar doppelte Elemente erstellt, aber keine Ihrer vorhandenen Kontakte werden ersetzt oder gelöscht.

So können Sie Kontakte in Outlook Desktop und Online importieren. Ich danke Ihnen für die Lektüre und hoffe, Sie nächste Woche in unserem Blog begrüßen zu dürfen!