Questa esercitazione illustra due modi per importare i contatti in Outlook desktop, da file .csv e .pst, e mostra come trasferire i contatti in Outlook Online.

I motivi per cui si desidera trasferire i contatti nella rubrica di Outlook possono essere diversi: ad esempio, si è ereditato un database esterno con un elenco di contatti, oppure si sta effettuando una migrazione da un altro server di posta, o ancora si sta creando un nuovo account. Qualunque sia il motivo, Outlook offre un modo semplice per importare tutti i contatti in un'unica soluzione.

Suggerimento: se i contatti sono archiviati in Excel, sarà utile la seguente esercitazione: Come importare i contatti in Outlook da Excel.

Preparare i contatti per l'importazione in Outlook

Microsoft Outlook consente di importare i contatti da due tipi di file, PST e CSV.

PST (È un formato di file speciale per l'archiviazione dei dati in Outlook, Exchange Client e altri software Microsoft. In un file .pst, i contatti sono già nel formato corretto e non richiedono ulteriori modifiche.

Per ulteriori informazioni, vedere Come esportare i contatti di Outlook in un file PST.

CSV (Se si conservano le informazioni sui contatti in Excel o in un altro programma di foglio elettronico o se si sono esportati i contatti da un altro provider di posta elettronica, come Gmail o Yahoo Mail, in genere si trovano in un file .csv, che può essere importato in Outlook con alcune modifiche:

• Se i dati dei contatti contengono alcuni caratteri che non esistono nell'alfabeto inglese, ad esempio arabo, cirillico, cinese o giapponese, è possibile che tali contatti non vengano importati correttamente. Per evitare possibili problemi, esportare i contatti in un file di tipo CSV UTF-8 se questa opzione è disponibile, o convertire CSV in UTF-8 con Excel.
• Assicurarsi che i valori nel file CSV siano separati da virgole A seconda del luogo in cui ci si trova, è possibile che sia presente una diversa separatore di liste Ad esempio, in molti paesi europei il separatore di elenco predefinito è il punto e virgola, ma Outlook supporta solo la virgola come separatore di campo, quindi è necessario sostituire il punto e virgola o qualsiasi altro delimitatore con la virgola prima di importare il file CSV in Outlook.

Nelle esercitazioni collegate di seguito, troverete una guida dettagliata sull'esportazione dei contatti in un file CSV:

• Come esportare i contatti da Outlook desktop
• Come esportare i contatti da Outlook Online
• Come esportare i contatti da Excel
• Come esportare i contatti da Gmail

Nella sua forma più semplice, il file .csv può avere il seguente aspetto:

Come importare i contatti in Outlook da un file CSV

Per importare i contatti da un file CSV in Outlook 2019, Outlook 2016 o Outlook 2013, eseguire i seguenti passaggi:

1. In Microsoft Outlook, fare clic su File > Aprire ed esportare > Importazione/Esportazione .

   

2. Il Importazione ed esportazione Si avvia la procedura guidata e si sceglie Importazione da un altro programma o file e fare clic su Avanti .

   

3. Per importare i contatti CSV in Outlook, scegliere Valori separati da virgola e fare clic su Avanti .

   

4. In questa fase è necessario fare un paio di scelte:
   • Fare clic sul pulsante Sfogliare trovare e fare doppio clic sul file .csv per selezionarlo.
   • Scegliere come gestire voci di contatto duplicate .

   Al termine, fare clic su Avanti .

   

   Come gestire i contatti duplicati:

   • Sostituire i duplicati con gli articoli importati Scegliere questa opzione se le informazioni contenute nel file .csv sono più complete o più aggiornate di quelle contenute in Outlook.
   • Consentire la creazione di duplicati (Se non si vuole perdere nemmeno un'informazione, consentire a Outlook di creare elementi duplicati, rivederli e combinare i dettagli della stessa persona in un unico elemento.
   • Non importare articoli duplicati È l'opzione da scegliere se si desidera importare solo i nuovi contatti e lasciare intatti quelli esistenti.
5. Sotto l'account e-mail di destinazione, selezionare la voce Contatti e fare clic su Avanti .

   

6. Se si importano contatti CSV precedentemente esportati da Outlook, l'elenco dei contatti è nel formato richiesto, quindi è possibile fare clic su Finitura per avviare immediatamente l'importazione dei contatti.

   Se si importano i contatti da Excel o da un'applicazione di posta diversa da Outlook, potrebbe essere necessario mappare alcune colonne del file CSV con i campi dei contatti di Outlook. In questo caso, fare clic su Campi personalizzati della mappa e proseguire con il passo successivo.

   

7. Se si è fatto clic sul pulsante Campi personalizzati della mappa nel passaggio precedente, apparirà la finestra di dialogo corrispondente:
   • Nel riquadro di sinistra, sotto Da , si vedranno i nomi delle colonne del file CSV.
   • Nel riquadro di destra, sotto A , vengono visualizzati i campi standard dei contatti di Outlook.

   Se il nome di una colonna nel file CSV corrisponde esattamente a un campo di Outlook, la colonna viene mappato automaticamente e appare sotto Mappato da .

   Se il nome di una colonna non corrisponde a nessun campo di Outlook, si dovrà procedere come segue mappatura manuale Per questo, trascinare la colonna dal riquadro di sinistra e rilasciarla accanto al campo corrispondente nel riquadro di destra. Ad esempio, nel nostro file CSV importato, c'è una colonna denominata Posizione e la mappatura con il file Titolo del lavoro Per trovare una corrispondenza, fare clic sul segno più accanto a un campo adatto nel riquadro di destra per espanderlo.

   

   Quando tutte le colonne sono mappate, fare clic su OK , e di nuovo nel Importare un file fare clic su Finitura .

8. Outlook mostra un riquadro di avanzamento per segnalare l'inizio dell'importazione dei contatti. Quando il riquadro di avanzamento si chiude, il processo è terminato. Quando si importa un elenco di contatti molto piccolo, il riquadro di avanzamento potrebbe non essere visualizzato.

Per assicurarsi che tutti i contatti CSV siano stati importati in Outlook, fare clic sul pulsante Persone sulla barra di navigazione per visualizzare l'elenco dei contatti.

Come importare i contatti in Outlook da un file PST

In alcune situazioni, è possibile importare i contatti da un file PST piuttosto che da un CSV. È particolarmente utile quando:

• Si stanno trasferendo i contatti da un account di Outlook a un altro.
• Si stanno spostando i contatti da un computer all'altro.
• Si desidera trasferire tutti gli elementi di Outlook, compresi i messaggi di posta elettronica, i contatti, gli appuntamenti e le attività.

In questo caso, è necessario prima esportare i contatti in un file PST e poi importarli sul nuovo account o sul PC utilizzando la funzione Importazione ed esportazione guidata discussa nella sezione precedente.

Ecco i passaggi per importare i contatti in Outlook da un file .pst:

1. In Outlook, fare clic su File > Aprire ed esportare > Importazione/Esportazione .
2. Scegliere Importazione da un altro programma o file e fare clic su Avanti .
3. Scegliere File di dati di Outlook (.pst) e fare clic su Avanti .

   

4. Fare clic sul pulsante Sfogliare e scegliere il file .pst che si desidera importare.

   Sotto Opzioni scegliere come affrontare articoli duplicati e quindi fare clic su Avanti Tenere presente che quando si importa da PST, l'impostazione predefinita è Sostituire i duplicati con gli articoli importati .

   

5. Se il file .pst è protetto da una password, vi verrà chiesto di fornirla.
6. Questo è il passaggio chiave per importare correttamente i contatti, quindi assicuratevi di eseguirlo correttamente:
   • Sotto Selezionare la cartella da cui importare , selezionare File di dati di Outlook se si desidera importare l'intero PST, oppure espanderlo e scegliere solo una particolare sottocartella da importare, Contatti nel nostro caso.
   • Se l'account/la casella di posta elettronica di destinazione è attualmente selezionata nel riquadro di navigazione, è possibile scegliere la voce Importazione di elementi nella cartella corrente Altrimenti, controllare l'opzione Importare gli elementi nella stessa cartella in e scegliere la cassetta postale o il file di dati di Outlook in cui importare i contatti.
   • Al termine, fare clic su Finitura .

   

Outlook inizierà subito a importare i contatti. Quando la casella di avanzamento scompare, l'importazione è completata.

Come importare i contatti in Outlook Online

Come per Outlook desktop, per importare i contatti in Outlook Online è necessario un file CSV. Per ottenere risultati ottimali, il file deve avere una codifica UTF-8 che funzioni correttamente in tutte le lingue.

Per importare i contatti in Outlook Online, procedere come segue:

1. Accedere all'account Outlook sul Web o Outlook.com.
2. Nell'angolo inferiore sinistro della pagina, fare clic sul pulsante Persone icona:

   

3. Nell'angolo superiore destro della pagina, fare clic su Gestire > Importazione di contatti .

   

4. Fare clic sul pulsante Sfogliare selezionare il file CSV e fare clic su Aperto .
5. Con il file CSV nella casella, fare clic su Importazione .

   

Se il file .csv contiene contatti già presenti nell'account di Outlook, verranno creati dei duplicati, ma nessuno dei contatti esistenti verrà sostituito o eliminato.

Ecco come importare i contatti in Outlook desktop e online. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!