Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp dữ liệu Excel theo nhiều cột, theo tên cột theo thứ tự bảng chữ cái và theo các giá trị trong bất kỳ hàng nào. Ngoài ra, bạn sẽ học cách sắp xếp dữ liệu theo những cách không chuẩn, khi sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số không hoạt động.

Tôi tin rằng mọi người đều biết cách sắp xếp theo cột theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo thứ tự tăng dần/giảm dần. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào các nút A-Z hoặc Z-A nằm trên tab Trang chủ trong nhóm Chỉnh sửa và trên tab Dữ liệu trong Sắp xếp & Nhóm bộ lọc :

Tuy nhiên, tính năng Sắp xếp của Excel cung cấp nhiều tùy chọn và khả năng hơn không quá rõ ràng nhưng có thể cực kỳ hữu ích :

Sắp xếp theo nhiều cột

Bây giờ tôi sẽ chỉ cho bạn cách sắp xếp dữ liệu Excel theo hai hoặc nhiều cột. Tôi sẽ làm điều này trong Excel 2010 vì tôi đã cài đặt phiên bản này trên máy tính của mình. Nếu sử dụng phiên bản Excel khác, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi làm theo các ví dụ vì các tính năng sắp xếp khá giống nhau trong Excel 2007 và Excel 2013. Bạn chỉ có thể nhận thấy một số khác biệt trong cách phối màu và bố cục của hộp thoại. Được rồi, hãy tiếp tục...

1. Nhấp vào nút Sắp xếp trên tab Dữ liệu hoặc Sắp xếp tùy chỉnh trên Trang chủ để mở hộp thoại Sắp xếp .
2. Sau đó nhấp vào nút Thêm cấp độ nhiều lần tùy theo số cột bạn muốn sử dụng chosắp xếp:

   

3. Từ danh sách thả xuống " Sắp xếp theo " và " Sau đó theo ", hãy chọn các cột mà bạn muốn để sắp xếp dữ liệu của bạn. Ví dụ: bạn đang lên kế hoạch cho kỳ nghỉ của mình và có một danh sách các khách sạn do một công ty du lịch cung cấp. Trước tiên, bạn muốn sắp xếp chúng theo Khu vực , sau đó theo Cơ sở bảng và cuối cùng theo Giá , như minh họa trong ảnh chụp màn hình:

   

4. Nhấp vào OK và đây là:
   • Đầu tiên, cột Khu vực được sắp xếp đầu tiên, theo thứ tự bảng chữ cái.
   • Thứ hai, cột Cơ sở bảng được sắp xếp để các khách sạn trọn gói (AL) nằm ở đầu danh sách.
   • Cuối cùng là Giá cột được sắp xếp, từ nhỏ nhất đến lớn nhất.

   

Sắp xếp dữ liệu theo nhiều cột trong Excel khá dễ phải không? Tuy nhiên, Hộp thoại Sắp xếp có nhiều tính năng hơn. Trong phần tiếp theo của bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sắp xếp theo hàng, không theo cột và cách sắp xếp lại dữ liệu trong trang tính của bạn theo thứ tự bảng chữ cái dựa trên tên cột. Ngoài ra, bạn sẽ tìm hiểu cách sắp xếp dữ liệu Excel của mình theo những cách không chuẩn, khi sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số không hoạt động.

Sắp xếp trong Excel theo hàng và theo tên cột

I đoán trong 90% trường hợp khi bạn sắp xếp dữ liệu trong Excel, bạn sắp xếp theo các giá trị trong một hoặc một số cột. Tuy nhiên, đôi khi chúng tôi có các tập dữ liệu không tầm thường và chúng tôi cần sắp xếp theo hàng (theo chiều ngang), tức làsắp xếp lại thứ tự các cột từ trái sang phải dựa trên tiêu đề cột hoặc giá trị trong một hàng cụ thể.

Ví dụ: bạn có danh sách máy ảnh do người bán địa phương cung cấp hoặc tải xuống từ Internet. Danh sách này chứa các tính năng, thông số kỹ thuật và giá khác nhau như sau:

Điều bạn cần là sắp xếp máy ảnh theo một số thông số quan trọng nhất đối với bạn. Ví dụ: trước tiên hãy sắp xếp chúng theo tên kiểu máy.

1. Chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn sắp xếp. Nếu bạn muốn sắp xếp lại tất cả các cột, bạn chỉ cần chọn bất kỳ ô nào trong phạm vi của mình. Chúng tôi không thể làm điều này cho dữ liệu của mình vì Cột A liệt kê các tính năng khác nhau và chúng tôi muốn nó cố định. Vì vậy, lựa chọn của chúng tôi bắt đầu với ô B1:

   

2. Nhấp vào nút Sắp xếp trên tab Dữ liệu để mở Hộp thoại Sắp xếp . Lưu ý hộp kiểm " Dữ liệu của tôi có tiêu đề " ở phần trên bên phải của hộp thoại, bạn nên bỏ chọn hộp kiểm này nếu trang tính của bạn không có tiêu đề. Vì trang tính của chúng tôi có tiêu đề, chúng tôi bỏ chọn và nhấp vào nút Tùy chọn .

   

3. Trong hộp thoại mở Tùy chọn sắp xếp bên dưới Hướng , hãy chọn Sắp xếp từ trái sang phải và nhấp vào Được rồi .

   

4. Sau đó chọn hàng mà bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chọn Hàng 1 chứa tên máy ảnh. Đảm bảo rằng bạn đã chọn " Giá trị " trong Sắp xếp trên và " A đến Z " trong Đặt hàng , sau đó nhấp vào OK .

   

   Kết quả sắp xếp của bạn sẽ giống như sau:

   

Tôi biết rằng sắp xếp theo cột tên có rất ít ý nghĩa thực tế trong trường hợp của chúng tôi và chúng tôi đã làm điều đó chỉ với mục đích trình diễn để bạn có thể cảm nhận được cách thức hoạt động của nó. Theo cách tương tự, bạn có thể sắp xếp danh sách máy ảnh theo kích thước hoặc cảm biến hình ảnh hoặc loại cảm biến hoặc bất kỳ tính năng nào khác quan trọng nhất đối với bạn. Chẳng hạn, trước tiên hãy sắp xếp chúng theo giá.

Việc bạn cần làm là thực hiện các bước 1 - 3 như mô tả ở trên, sau đó, ở bước 4, thay vì Hàng 2, bạn chọn Hàng 4 liệt kê giá bán lẻ . Kết quả sắp xếp sẽ như sau:

Xin lưu ý rằng không chỉ một hàng đã được sắp xếp. Toàn bộ cột đã được di chuyển để dữ liệu không bị biến dạng. Nói cách khác, những gì bạn thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên là danh sách các máy ảnh được sắp xếp từ rẻ nhất đến đắt nhất.

Bây giờ, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về cách sắp xếp hàng hoạt động trong Excel. Nhưng nếu chúng tôi có dữ liệu không sắp xếp tốt theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số thì sao?

Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tùy chỉnh (sử dụng danh sách tùy chỉnh)

Nếu bạn muốn sắp xếp dữ liệu của mình theo một số thứ tự tùy chỉnh khác ngoài bảng chữ cái, bạn có thể sử dụng danh sách tùy chỉnh Excel tích hợp sẵn hoặc tạo danh sách của riêng bạn. Với danh sách tùy chỉnh tích hợp sẵn, bạn có thể sắp xếp theo ngày củatuần hoặc tháng trong năm. Microsoft Excel cung cấp hai loại danh sách tùy chỉnh như vậy - có tên viết tắt và tên đầy đủ:

Giả sử, chúng tôi có một danh sách các công việc nhà hàng tuần và chúng tôi muốn sắp xếp chúng theo ngày đến hạn hoặc mức độ ưu tiên.

1. Bạn bắt đầu bằng việc chọn dữ liệu mình muốn sắp xếp, sau đó mở hộp thoại Sắp xếp chính xác như chúng ta đã làm khi sắp xếp theo nhiều cột hoặc theo tên cột (tab Dữ liệu > Nút Sắp xếp ).
2. Trong hộp Sắp xếp theo , hãy chọn cột bạn muốn để sắp xếp theo, trong trường hợp của chúng tôi, đó là cột Ngày vì chúng tôi muốn sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo các ngày trong tuần. Sau đó chọn Danh sách tùy chỉnh trong Đơn hàng như trong ảnh chụp màn hình:

   

3. Trong hộp thoại Danh sách tùy chỉnh hộp, chọn danh sách cần thiết. Vì chúng tôi có tên ngày viết tắt trong các cột Ngày nên chúng tôi chọn danh sách tùy chỉnh tương ứng và nhấp vào OK .

   

   Vậy đó! Giờ đây, chúng tôi có các công việc gia đình được sắp xếp theo ngày trong tuần:

   

   Xem thêm: Excel nếu khớp công thức: kiểm tra xem hai hoặc nhiều ô có bằng nhau không

   Lưu ý. Nếu bạn muốn thay đổi điều gì đó trong dữ liệu của mình, xin lưu ý rằng dữ liệu mới hoặc dữ liệu đã sửa đổi sẽ không được sắp xếp tự động. Bạn cần nhấp vào nút Đăng ký lại trên tab Dữ liệu , trong phần Sắp xếp & Nhóm bộ lọc :

   

Chà, như bạn thấy, việc sắp xếp dữ liệu Excel theo danh sách tùy chỉnh cũng không có bất kỳ thách thức nào. Điều cuối cùng còn lại để chúng ta làm làsắp xếp dữ liệu theo danh sách tùy chỉnh của riêng chúng tôi.

Sắp xếp dữ liệu theo danh sách tùy chỉnh của riêng bạn

Như bạn còn nhớ, chúng ta có một cột nữa trong bảng, cột Mức độ ưu tiên . Để sắp xếp các công việc hàng tuần của bạn từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn, bạn tiến hành như sau.

Thực hiện các bước 1 và 2 được mô tả ở trên và khi bạn mở hộp thoại Danh sách tùy chỉnh , hãy chọn DANH SÁCH MỚI ở cột bên trái trong Danh sách tùy chỉnh và nhập trực tiếp các mục nhập vào hộp Danh sách mục nhập ở bên phải. Hãy nhớ nhập chính xác các mục nhập của bạn theo thứ tự mà bạn muốn chúng được sắp xếp, từ trên xuống dưới:

Nhấp vào Thêm và bạn sẽ thấy điều đó danh sách tùy chỉnh mới tạo sẽ được thêm vào danh sách tùy chỉnh hiện có, sau đó nhấp vào OK :

Và đây là nhiệm vụ gia đình của chúng ta, được sắp xếp theo mức độ ưu tiên:

Khi sử dụng danh sách tùy chỉnh để sắp xếp, bạn có thể tự do sắp xếp theo nhiều cột và sử dụng danh sách tùy chỉnh khác nhau trong từng trường hợp. Quá trình này hoàn toàn giống như chúng ta đã thảo luận khi sắp xếp theo nhiều cột.

Và cuối cùng, chúng tôi có các công việc gia đình hàng tuần được sắp xếp theo logic tối đa, đầu tiên là theo ngày trong tuần, và sau đó là theo thứ tự ưu tiên :)

Đó là tất cả cho ngày hôm nay, cảm ơn bạn đã đọc!