Функція ЕСЛИ в Google Таблицях є однією з найпростіших для вивчення, і хоча це дійсно так, вона також є дуже корисною функцією.

У цьому уроці я пропоную вам ближче познайомитися з тим, як працює функція ЕСЛИ в електронних таблицях Google і які переваги ви отримаєте від її використання.

Що таке функція ЕСЛИ в Google Таблицях?

Кожного разу, коли ви використовуєте функцію ЯКЩО, ви створюєте дерево рішень, в якому при виконанні однієї умови слідує певна дія, а при невиконанні цієї умови - інша дія.

Для цього умова функції має бути у форматі альтернативного питання з двома можливими відповідями: "так" і "ні".

Так може виглядати дерево рішень:

Отже, функція ЕСЛИ дозволяє задати питання і вказати дві альтернативні дії в залежності від отриманої відповіді. Це питання і альтернативні дії називаються трьома аргументами функції.

Синтаксис функції IF в Google Sheets

Синтаксис функції ЕСЛИ та її аргументів наступний:

• логічний_вираз - (обов'язкове) значення або логічний вираз, який перевіряється на істинність або хибність.
• value_if_true - (необхідна) операція, яка виконується, якщо тест є ІСТИНА.
• value_if_false - (необов'язково) операція, яка виконується, якщо тест виявився БРЕХЛИВИМ.

Розглянемо аргументи нашої функції ЯКЩО більш детально.

Перший аргумент являє собою логічне запитання, на яке Google Таблиці відповідає або "так", або "ні", тобто "істина" або "брехня".

Як правильно сформулювати питання, запитаєте Ви? Для цього можна записати логічний вираз, використовуючи такі корисні символи (або оператори порівняння), як "=", ">", "=", "<=", "". Спробуємо разом поставити таке питання.

Використання функції IF

Припустимо, що Ви працюєте в компанії, яка продає шоколад в декількох споживчих регіонах з великою кількістю клієнтів.

Так можуть виглядати ваші дані про продажі в Google Таблицях:

Уявіть, що вам потрібно відокремити продажі, здійснені у вашому регіоні, від продажів з-за кордону. Для цього вам потрібно додати ще одне поле опису для кожного продажу - країну, в якій відбулися продажі. Оскільки даних багато, вам потрібно, щоб це поле опису створювалося автоматично для кожного запису.

І тут вступає в дію функція ЕСЛИ. Додамо в таблицю даних стовпець "Країна". Регіон "Захід" представляє місцеві продажі (Наша країна), а решта - продажі з-за кордону (Решта світу).

Як правильно виписати функцію?

Встановіть курсор на F2, щоб зробити комірку активною, і введіть знак рівності (=). Google Таблиці відразу зрозуміє, що ви збираєтеся вводити формулу. Тому відразу після введення літери "i" запропонує вибрати функцію, яка починається з цієї ж літери. І вам слід вибрати "ЕСЛИ".

Після цього всі ваші дії також будуть супроводжуватися підказками.

Для першого аргументу функції ЕСЛИ ввести B2="Захід" Як і у випадку з іншими функціями Google Таблиць, не потрібно вводити адресу комірки вручну - достатньо клацання мишею. Далі вводимо кому (,) і вказуємо другий аргумент.

Другий аргумент - значення, яке F2 поверне, якщо умова буде виконана. В даному випадку це буде текст "Наша країна".

І знову після коми пишемо значення 3-го аргументу. F2 поверне це значення, якщо умова не виконується: "Решта світу". Не забудьте завершити введення формули закриттям круглої дужки ")" і натисканням клавіші "Enter".

Вся ваша формула повинна виглядати так:

=IF(B2="Захід", "Наша країна", "Решта світу")

Якщо все правильно, то F2 поверне текст "Наша країна":

Тепер все, що вам потрібно зробити, це скопіювати цю функцію вниз по колонці F.

Порада. Є один спосіб обробити весь стовпець однією формулою. У цьому вам допоможе функція СРЗНАЧФОРМУЛА. Використовуючи її в першій комірці стовпця, ви можете перевірити всі комірки нижче на відповідність тій же умові, і повернути відповідний результат в кожен рядок одночасно:

=ARRAYFORMULA(IF(B2:B69="Захід", "Наша країна", "Решта світу"))

Розглянемо інші способи роботи з функцією ЕСЛИ.

Функція IF і текстові значення

Використання функції ЕСЛИ з текстом вже було проілюстровано в прикладі вище.

Примітка: якщо в якості аргументу використовується текст, то він повинен бути взятий у подвійні лапки.

Функція IF та числові значення

Ви можете використовувати цифри для аргументів так само, як і для тексту.

Однак дуже важливим тут є те, що функція ЕСЛИ дає можливість не тільки заповнювати комірки певними числами на основі виконаних умов, але й обчислювати.

Наприклад, припустимо, ви пропонуєте своїм клієнтам різні знижки, виходячи із загальної вартості покупки. Якщо сума більше 200, то клієнт отримує знижку 10%.

Для цього потрібно використати стовпець G і назвати його "Скидка". Потім в G2 ввести функцію ЕСЛИ, а другим аргументом буде представлена формула, яка розраховує знижку:

=IF(E2>200,E2*0.1,0)

ПЧ порожні/не порожні

Бувають випадки, коли Ваш результат залежить від того, порожня клітинка чи ні. Є два способи перевірити це:

1. Використовуйте функцію ISBLANK.

   Наприклад, наступна формула перевіряє, чи порожні клітинки в колонці E. Якщо так, то знижка не застосовується, якщо ні, то знижка становить 5%:

   =IF(ISBLANK(E2)=TRUE,0,0.05)

   

   Примітка. Якщо є рядок нульової довжини в комірці (повертається за якоюсь формулою), функція ISBLANK дасть результат FALSE.

   Наведемо ще одну формулу для перевірки того, що E2 порожня:

   =IF(ISBLANK(E2)2FALSE,0,0.05)

   Дивіться також: Використання функцій ЗАМЕНА та ПІДСТАНОВКА в Excel - приклади формул

   Ви можете обернути формулу навпаки і подивитися, чи не є клітинки порожніми:

   =IF(ISBLANK(E2)=FALSE,0.05,0

   =IF(ISBLANK(E2)TRUE,0.05,0)

2. Використовуйте стандартні оператори порівняння з парою подвійних лапок:

   Примітка. Цей метод враховує рядки нульової довжини (виділені подвійними лапками) як порожні клітинки.

   =IF(E2="",0,0.05) - перевірте, чи не порожній E2

   =IF(E2"",0,0.05) - перевірити, чи E2 не є пустим.

   Порада. Аналогічним чином використовуйте подвійні лапки в якості аргументу, щоб повернути за формулою порожню комірку:

   =IF(E2>200,E2*0,"")

ПЧ у поєднанні з іншими функціями

Як ви вже дізналися, в якості аргументів функції ЕСЛИ можуть виступати текст, числа і формули. Однак в цій ролі можуть виступати й інші функції. Розглянемо, як це працює.

Google Таблиці ЯКЩО АБО

Пам'ятаєте, як ви визначали країну, в якій продавали шоколад? Ви перевіряли, чи є в Б2 слово "Захід".

Втім, можна побудувати логіку і навпаки: перерахувати всі можливі регіони, які належать до "Решти світу", і перевірити, чи принаймні один з них Зробити це допоможе функція АБО в першому аргументі:

• логічний_вираз1 - (обов'язкове) перше логічне значення для перевірки.
• логічний_вираз2 - (необов'язково) наступне логічне значення для перевірки.
• і так далі.

Як бачите, ви просто вводите стільки логічних виразів, скільки потрібно перевірити, а функція шукає, чи є один з них істинним.

Щоб застосувати ці знання до таблиці з продажами, вкажіть всі регіони, які відносяться до продажів за кордон, і інші продажі автоматично стануть місцевими:

=IF(OR(B2="Схід",B2="Південь"), "Решта світу", "Наша країна")

Google Таблиці IF AND

Функція AND така ж проста, з тією лише різницею, що вона перевіряє істинність всіх перерахованих логічних виразів:

Наприклад, вам потрібно звузити пошук до вашого міста і ви знаєте, що в ньому наразі купують тільки фундук. Отже, потрібно врахувати дві умови: регіон - "Захід" і товар - "Фундук в шоколаді":

=IF(AND(B2="Захід",C2="Шоколадний фундук"), "Наша країна", "Решта світу")

Вкладена формула IF проти функції IFS для Google Sheets

Ви також можете використовувати саму функцію ЕСЛИ як аргумент для більшої функції ЕСЛИ.

Припустимо, ви встановили більш жорсткі умови надання знижок для своїх клієнтів. Якщо загальна сума покупки більше 200 одиниць, то знижка становить 10%, якщо від 100 до 199 - 5%, якщо менше 100 - знижка не надається взагалі.

Наступна формула показує, як буде виглядати функція в комірці G2:

=IF(E2>200,E2*0.1,IF(E2>100,E2*0.05,0))

Зауважимо, що в якості другого аргументу використовується інша функція ЯКЩО. У таких випадках дерево рішень має наступний вигляд:

Давайте зробимо ще веселіше і ускладнимо завдання. Уявіть, що ви пропонуєте знижку лише одному регіону - "Схід".

Щоб зробити це коректно, додамо до нашої функції логічний вираз "І". Тоді формула буде виглядати наступним чином:

=IF(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,IF(AND(B2="East",E2>100),E2*0.05,0))

Як бачимо, кількість знижок значно зменшилася, а їх розмір залишився незмінним.

Існує також більш простий спосіб написання вищезазначеного завдяки функції IFS:

• умова1 - (обов'язкове) - логічний вираз, який потрібно перевірити.
• значення1 - (обов'язкове) - значення, яке повертається, якщо умова1 є істинною.
• а потім ви просто перераховуєте умови з їх значеннями, які повертаються, якщо вони істинні.

Ось як виглядатиме наведена вище формула з IFS:

=IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05)

Порада: якщо умова не є істинною, формула поверне помилку #N/A. Щоб уникнути цього, оберніть формулу в IFERROR:

=IFERROR(IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05),0)

SWITCH як альтернатива декільком ПЧ

Є ще одна функція, яку ви можете розглянути замість вкладеного IF: Google Sheets SWITCH.

Вона по черзі перевіряє, чи відповідає ваш вираз списку випадків. Якщо відповідає, функція повертає відповідне значення.

• вираз будь-яке посилання на комірку, або діапазон комірок, або навіть власне математичний вираз, або навіть текст, який ви хочете прирівняти до ваших випадків (або перевірити на відповідність критеріям). Обов'язкове поле.
• справа1 це ваш перший критерій, за яким перевіряється вираз. Обов'язковий.
• значення1 це запис, який необхідно повернути, якщо справа1 Критерій збігається з вашим виразом. Обов'язково.
• case2, value2 повторити стільки разів, скільки критеріїв потрібно перевірити та значень, які потрібно повернути. Необов'язково.
• дефолт також є абсолютно необов'язковим. Використовуйте його, щоб побачити конкретний запис, якщо жоден з випадків не зустрічається. Я рекомендую використовувати його кожного разу, щоб уникнути помилок, коли ваш вираз не зустрічає збігів серед усіх випадків.

Наведу кілька прикладів.

До перевірте свої клітинки на відповідність тексту використовують діапазони як вираз:

=ARRAYFORMULA(SWITCH(B2:B69, "Захід", "Наша країна", "Решта світу"))

У цій формулі SWITCH перевіряє, який запис знаходиться в кожній комірці стовпця B. Якщо це Захід формула говорить Наша країна В іншому випадку, Решта світу ArrayFormula дає можливість обробити відразу весь стовпець.

До робота з розрахунками краще використовувати булевий вираз:

=SWITCH(TRUE,$E2>200,$E2*0.1,AND($E2100),$E2*0.05,0)

Тут SWITCH перевіряє, чи результат рівняння рівний ПРАВДА або НЕПРАВДА Коли це ПРАВДА (наприклад, якщо E2 дійсно більше, ніж 200 ), я отримую відповідний результат. Якщо жоден з випадків у списку не є ПРАВДА (мається на увазі, що вони НЕПРАВДА ), формула просто повертає 0.

Примітка: SWITCH не вміє обчислювати весь діапазон одразу, тому ніякої ФОРМУЛИ МАСИВА в даному випадку не потрібно.

Звітність за МСФЗ на основі підрахунку

Одне з питань, яке нам часто задають, - як створити формулу ЕСЛИ, яка поверне все, що вам потрібно, якщо стовпець містить або не містить певний запис.

Наприклад, перевірте, чи зустрічається ім'я клієнта більше одного разу в списку (стовпчик А) і поставте відповідне слово (так/ні) в комірку.

Рішення простіше, ніж ви можете подумати. Вам потрібно ввести функцію COUNTIF в вашу ПЧ:

=IF(COUNTIF($A$2:$A$20,$A2)>1, "так", "ні")

Дозвольте Google Таблицям будувати формули ЕСЛИ за вас - надбудова IF Formula Builder

Якщо ви втомилися відстежувати всі ці зайві символи та правильний синтаксис у формулах, є інше рішення.

Доповнення IF Formula Builder для Google Таблиць пропонує візуальний спосіб створення операторів IF. Інструмент обробляє синтаксис, додаткові функції та всі необхідні символи за вас.

Все, що від вас вимагається - це зробити:

• заповнюйте порожні поля своїми записами один за одним. Ніякого особливого ставлення до дат, часу і т.д. Вводьте їх так, як ви це робите завжди, і доповнення розпізнає тип даних.
• вибрати необхідні оператори порівняння із запропонованих випадаючих списків.
• при необхідності в один клік додати кілька логічних виразів: IF OR, IF AND, ELSE IF, THEN IF.

Як бачите, кожен логічний вираз займає окремий рядок. Те ж саме стосується істинних/хибних результатів. Це значно зменшує кількість можливих плутанин у формулі.

По мірі заповнення формула для використання буде збільшуватися в області попереднього перегляду у верхній частині вікна. Зліва від неї ви можете вибрати комірку на аркуші, в якій ви хотіли б розмістити формулу.

Коли ви будете готові, вставте формулу в потрібну комірку, натиснувши кнопку Вставити формулу внизу.

Будь ласка, відвідайте онлайн-інструкцію для IF Formula Builder, щоб детально ознайомитися з усіма опціями, описаними в ній.

Сподіваюся, тепер не залишилося жодних сумнівів у тому, що функція ЕСЛИ, хоч і дуже проста на перший погляд, відкриває двері для багатьох варіантів обробки даних в Google Таблицях. Але якщо у вас залишилися питання, сміливо задавайте їх в розділі коментарів нижче - будемо раді допомогти!