เมื่อไม่นานมานี้ เราเริ่มสำรวจความสามารถของการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel และเรียนรู้วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงอย่างง่ายใน Excel ตามรายการที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ช่วงของเซลล์ หรือช่วงที่มีชื่อ

วันนี้ เราจะตรวจสอบคุณลักษณะนี้ในเชิงลึกและเรียนรู้วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงแบบเรียงซ้อนที่แสดงตัวเลือกโดยขึ้นอยู่กับค่าที่เลือกในรายการแบบหล่นลงแรก เพื่อให้แตกต่าง เราจะสร้างรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel ตามค่าของรายการอื่น

วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นต่อกันหลายรายการใน Excel

การสร้างรายการหลายรายการ รายการแบบหล่นลงขึ้นอยู่กับระดับใน Excel เป็นเรื่องง่าย สิ่งที่คุณต้องมีคือช่วงที่มีชื่อไม่กี่ชื่อและสูตร INDIRECT วิธีนี้ใช้ได้กับ Excel 365 - 2010 และรุ่นก่อนหน้าทุกเวอร์ชัน

1. พิมพ์รายการสำหรับรายการแบบเลื่อนลง

ก่อนอื่น พิมพ์รายการที่คุณต้องการให้ปรากฏในรายการแบบหล่นลง แต่ละรายการในคอลัมน์แยกต่างหาก ตัวอย่างเช่น ฉันกำลังสร้างเมนูแบบเลื่อนลงของผู้ส่งออกผลไม้ และคอลัมน์ A ของแผ่นงานต้นทางของฉัน ( ผลไม้ ) รวมรายการของรายการแบบเลื่อนลงรายการแรก และอีก 3 คอลัมน์แสดงรายการรายการสำหรับรายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นต่อกัน

2. สร้างช่วงที่มีชื่อ

ตอนนี้คุณต้องสร้างชื่อสำหรับรายการหลักของคุณและสำหรับแต่ละรายการที่ขึ้นต่อกัน คุณสามารถทำได้โดยการเพิ่มชื่อใหม่ในหน้าต่าง Name Manager ( Formulas tab > Name Manager > New) หรือพิมพ์เครื่องหมาย) และแถวสัมบูรณ์ (ที่มี $) การอ้างอิง เช่น = Sheet2!B$1

ด้วยเหตุนี้ รายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นอยู่กับ B1 จะปรากฏในเซลล์ B2; เมนูแบบเลื่อนลงที่ขึ้นอยู่กับ C1 จะแสดงใน C2 เป็นต้น

และหากคุณวางแผนที่จะคัดลอกเมนูแบบเลื่อนลงไปยัง แถว อื่น (เช่น ด้านล่างของ คอลัมน์) จากนั้นใช้คอลัมน์สัมบูรณ์ (ที่มี $) และแถวสัมพัทธ์ (ไม่มี $) เช่น = Sheet2!$B1

หากต้องการคัดลอกเซลล์แบบเลื่อนลงในเซลล์ใดๆ ทิศทาง ใช้การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ (โดยไม่มีเครื่องหมาย $) เช่น = Sheet2!B1.

2.3. สร้างชื่อเพื่อเรียกรายการเมนูที่ขึ้นต่อกัน

แทนที่จะตั้งชื่อเฉพาะสำหรับแต่ละรายการที่ขึ้นต่อกันเหมือนที่เราทำในตัวอย่างก่อนหน้านี้ เราจะสร้าง สูตรที่มีชื่อ ขึ้นมาหนึ่งรายการ ไม่ได้ถูกกำหนดให้กับเซลล์ใดเซลล์หนึ่งหรือช่วงของเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง มันจะเรียกรายการที่ถูกต้องของรายการแบบเลื่อนลงที่สอง ขึ้นอยู่กับการเลือกที่ทำในรายการแบบเลื่อนลงรายการแรก ประโยชน์หลักของการใช้สูตรนี้คือ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างชื่อใหม่เมื่อคุณเพิ่มรายการใหม่ในรายการดรอปดาวน์แรก สูตรที่มีชื่อเดียวครอบคลุมทั้งหมด

คุณสร้างชื่อ Excel ใหม่ ด้วยสูตรนี้:

=INDEX(exporters_tbl,,MATCH(fruit,fruit_list,0))

ที่ไหน:

• exporters_tbl - ชื่อของตาราง (สร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 1);
• fruit - ชื่อของเซลล์ที่มีรายการแบบเลื่อนลงรายการแรก (สร้างในขั้นตอนที่ 2.2)
• fruit_list - ชื่อที่อ้างอิงถึงแถวส่วนหัวของตาราง (สร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 2.1).

ฉันตั้งชื่อ exporters_list ตามที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านล่าง

อืม คุณได้ทำส่วนสำคัญของงานแล้ว! ก่อนไปยังขั้นตอนสุดท้าย คุณควรเปิดตัวจัดการชื่อ ( Ctrl + F3 ) และตรวจสอบชื่อและการอ้างอิง:

3. ตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel

ส่วนนี้เป็นส่วนที่ง่ายที่สุด เมื่อใช้สูตรที่มีชื่อสองสูตร คุณจะตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลด้วยวิธีปกติ ( ข้อมูล แท็บ > การตรวจสอบข้อมูล )

• สำหรับสูตรแรก รายการแบบหล่นลง ในช่อง Source ให้ป้อน =fruit_list (ชื่อที่สร้างในขั้นตอนที่ 2.1)
• สำหรับรายการแบบหล่นลงที่ขึ้นต่อกัน ให้ป้อน =exporters_list (ชื่อที่สร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 2.3)

เสร็จแล้ว! เมนูดรอปดาวน์ไดนามิกของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว และจะอัปเดตโดยอัตโนมัติตามการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับตารางต้นฉบับ

ดรอปดาวน์ Excel ไดนามิกนี้สมบูรณ์แบบในด้านอื่นๆ ทั้งหมด มีข้อบกพร่องอย่างหนึ่ง - หากคอลัมน์ของตารางต้นฉบับมีจำนวนรายการต่างกัน แถวว่างจะปรากฏในเมนูดังนี้:

ไม่รวมแถวว่างจาก รายการแบบเลื่อนลงแบบเรียงซ้อนแบบไดนามิก

หากคุณต้องการล้างบรรทัดว่างในกล่องแบบหล่นลง คุณจะต้องดำเนินการไปอีกขั้นและปรับปรุงสูตร INDEX / MATCH ที่ใช้สร้างรายการแบบหล่นลงแบบไดนามิกที่ขึ้นต่อกัน

แนวคิดคือการใช้2 ฟังก์ชัน INDEX โดยที่ฟังก์ชันแรกจะรับเซลล์ซ้ายบนและเซลล์ที่สองจะส่งคืนเซลล์ขวาล่างของช่วง หรือฟังก์ชัน OFFSET ที่มี INDEX และ COUNTA ซ้อนกัน ขั้นตอนโดยละเอียดดังต่อไปนี้:

1. สร้างชื่อเพิ่มเติมสองชื่อ

เพื่อไม่ให้สูตรมีขนาดใหญ่เกินไป ให้สร้างชื่อตัวช่วยสองสามชื่อด้วยสูตรง่ายๆ ต่อไปนี้ก่อน:

• ชื่อที่เรียกว่า col_num เพื่ออ้างอิงหมายเลขคอลัมน์ที่เลือก:

  =MATCH(fruit,fruit_list,0)

• ชื่อที่เรียกว่า entire_col เพื่ออ้างอิงคอลัมน์ที่เลือก (ไม่ใช่หมายเลขของคอลัมน์ แต่เป็นทั้งคอลัมน์):

  =INDEX(exporters_tbl,,col_num)

ในสูตรข้างต้น exporters_tbl คือชื่อตารางต้นทางของคุณ fruit คือชื่อของเซลล์ที่มีดรอปดาวน์แรก และ fruit_list คือชื่อที่อ้างอิงถึงแถวส่วนหัวของตาราง

2. สร้างการอ้างอิงที่มีชื่อสำหรับรายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นต่อกัน

ถัดไป ใช้สูตรใดสูตรหนึ่งด้านล่างเพื่อสร้างชื่อใหม่ (เรียกว่า exporters_list2 ) เพื่อใช้กับรายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นต่อกัน:

=INDEX(exporters_tbl,1,col_num) : INDEX(exporters_tbl, COUNTA(entire_col), col_num)

=OFFSET(INDEX(exporters_tbl,1,col_num),0,0,COUNTA(entire_col))

3. ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

สุดท้าย เลือกเซลล์ที่มีรายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นต่อกันและใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลโดยป้อน = ผู้ส่งออก_list2 (ชื่อที่สร้างขึ้นในขั้นตอนก่อนหน้า) ใน แหล่งที่มา กล่อง

ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงเมนูแบบเลื่อนลงไดนามิกที่เป็นผลลัพธ์ใน Excel โดยที่บรรทัดว่างทั้งหมดหายไป!

หมายเหตุ เมื่อทำงานกับรายการดรอปดาวน์แบบเรียงซ้อนแบบไดนามิกสร้างขึ้นด้วยสูตรข้างต้น ไม่มีอะไรป้องกันผู้ใช้จากการเปลี่ยนแปลงค่าในดรอปดาวน์แรกหลังจากทำการเลือกในเมนูที่สอง ดังนั้นตัวเลือกในดรอปดาวน์หลักและรองอาจไม่ตรงกัน คุณสามารถบล็อกการเปลี่ยนแปลงในช่องแรกหลังจากทำการเลือกในช่องที่สองได้โดยใช้ VBA หรือสูตรที่ซับซ้อนที่แนะนำในบทช่วยสอนนี้

นี่คือวิธีที่คุณสร้างรายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel ตามค่าของรายการอื่น โปรดอย่าลังเลที่จะดาวน์โหลดสมุดงานตัวอย่างของเราเพื่อดูรายการดรอปดาวน์แบบเรียงซ้อนที่ใช้งานจริง ขอบคุณที่อ่าน!

สมุดงานแบบฝึกหัดสำหรับการดาวน์โหลด

ตัวอย่างแบบเลื่อนลงแบบเรียงซ้อน 1 - เวอร์ชันง่าย ๆ

ตัวอย่างแบบเลื่อนลงแบบเรียงซ้อน 2 - เวอร์ชันขั้นสูงโดยไม่มีช่องว่าง

หมายเหตุ โปรดทราบว่าหากแถวแรกของคุณเป็นแบบส่วนหัวของคอลัมน์อย่างที่คุณเห็นในภาพหน้าจอด้านบน คุณจะไม่รวมไว้ในช่วงที่มีชื่อ

สำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอนโดยละเอียด โปรดดูวิธีกำหนดชื่อใน Excel

สิ่งที่ต้องจำ:

1. รายการที่จะ ปรากฏในรายการแบบเลื่อนลงรายการแรกต้องเป็นรายการที่มีคำเดียว เช่น แอปริคอท , มะม่วง , ส้ม . หากคุณมีรายการที่ประกอบด้วยคำสอง สามคำขึ้นไป โปรดดูวิธีสร้างดรอปดาวน์แบบเรียงซ้อนที่มีรายการหลายคำ
2. ชื่อของรายการที่ขึ้นต่อกันต้องตรงกับรายการที่ตรงกันทุกประการใน main รายการ. ตัวอย่างเช่น รายการที่ขึ้นต่อกันที่จะแสดงเมื่อเลือก " Mango " จากรายการดรอปดาวน์รายการแรก ควรตั้งชื่อว่า Mango

เมื่อเสร็จสิ้น คุณอาจต้องการกด Ctrl+F3 เพื่อเปิดหน้าต่าง ตัวจัดการชื่อ และตรวจสอบว่ารายการทั้งหมดมีชื่อและการอ้างอิงที่ถูกต้องหรือไม่

3 . สร้างรายการแบบเลื่อนลง (หลัก) รายการแรก

1. ในสเปรดชีตเดียวกันหรือในสเปรดชีตอื่น ให้เลือกเซลล์หรือหลายเซลล์ที่คุณต้องการให้รายการแบบเลื่อนลงหลักของคุณปรากฏ
2. ไปที่แท็บ ข้อมูล คลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และตั้งค่ารายการดรอปดาวน์ตามช่วงที่ตั้งชื่อด้วยวิธีปกติโดยเลือก รายการ ภายใต้ อนุญาต และป้อนชื่อช่วงใน แหล่งที่มา กล่อง

สำหรับขั้นตอนโดยละเอียด โปรดดูที่การสร้างรายการแบบเลื่อนลงตามช่วงที่มีชื่อ<1

ด้วยเหตุนี้ คุณจะมีเมนูแบบเลื่อนลงในเวิร์กชีตที่มีลักษณะดังนี้:

4. สร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นต่อกัน

เลือกเซลล์สำหรับเมนูแบบเลื่อนลงที่ขึ้นต่อกันและใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel อีกครั้งตามที่อธิบายไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า แต่คราวนี้ แทนที่จะใส่ชื่อช่วง คุณป้อนสูตรต่อไปนี้ในฟิลด์ แหล่งที่มา :

=INDIRECT(A2)

โดยที่ A2 คือเซลล์ที่มีเซลล์แรก (หลัก) รายการแบบเลื่อนลง

หากเซลล์ A2 ว่างอยู่ในขณะนี้ คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด " ขณะนี้แหล่งที่มาประเมินว่ามีข้อผิดพลาด คุณต้องการดำเนินการต่อหรือไม่ ? "

คลิกอย่างปลอดภัย ใช่ และทันทีที่คุณเลือกรายการจากเมนูแบบเลื่อนลงเมนูแรก คุณจะเห็นรายการที่เกี่ยวข้องในรายการที่สอง ขึ้นอยู่กับ , รายการแบบเลื่อนลง

5. เพิ่มรายการแบบเลื่อนลงลำดับที่สาม (ไม่บังคับ)

หากจำเป็น คุณสามารถเพิ่มรายการแบบเลื่อนลงลำดับที่ 3 ที่ขึ้นอยู่กับการเลือกในเมนูแบบเลื่อนลงลำดับที่ 2 หรือจากการเลือกในเมนูแรก สองรายการแบบเลื่อนลง

ตั้งค่ารายการแบบเลื่อนลงรายการที่ 3 ซึ่งขึ้นอยู่กับรายการรายการที่สอง

คุณสามารถสร้างรายการแบบเลื่อนลงประเภทนี้ในลักษณะเดียวกับที่เราเพิ่งสร้างรายการแบบเลื่อนลงรายการที่สอง เมนูลง เพียงจำสิ่งสำคัญ 2 ประการที่กล่าวไว้ข้างต้นซึ่งจำเป็นสำหรับการทำงานที่ถูกต้องของรายการแบบเลื่อนลงแบบเรียงซ้อนของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแสดงรายการภูมิภาคในคอลัมน์ C โดยขึ้นอยู่กับประเทศที่เลือกในคอลัมน์ B คุณต้องสร้างรายการภูมิภาคสำหรับแต่ละภูมิภาค ประเทศ และตั้งชื่อตามชื่อประเทศ เหมือนกับประเทศที่ปรากฏในรายการแบบเลื่อนลงที่สอง ตัวอย่างเช่น รายชื่อภูมิภาคของอินเดียควรตั้งชื่อเป็น "อินเดีย" รายชื่อภูมิภาคของจีน - "จีน" เป็นต้น

หลังจากนั้น ให้คุณเลือกเซลล์สำหรับเมนูแบบเลื่อนลงที่ 3 (C2 ใน ตัวพิมพ์เล็กและใหญ่) และใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ด้วยสูตรต่อไปนี้ (B2 คือเซลล์ที่มีเมนูแบบเลื่อนลงที่สองที่มีรายชื่อประเทศ):

=INDIRECT(B2)

ตอนนี้ แต่ละครั้งที่คุณเลือก อินเดีย ใต้รายชื่อประเทศในคอลัมน์ B คุณจะมีตัวเลือกต่อไปนี้ในเมนูแบบเลื่อนลงที่สาม:

หมายเหตุ รายการภูมิภาคที่แสดงจะไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละประเทศ แต่จะไม่ขึ้นอยู่กับการเลือกในรายการแบบเลื่อนลงรายการแรก

สร้างเมนูแบบเลื่อนลงที่สามโดยขึ้นอยู่กับสองรายการแรก

หากคุณต้องการสร้างเมนูแบบเลื่อนลงแบบเรียงซ้อนซึ่งขึ้นอยู่กับการเลือกทั้งในรายการแบบเลื่อนลงรายการแรกและรายการที่สอง ให้ดำเนินการด้วยวิธีนี้ :

1. สร้างชุดเพิ่มเติมของช่วงที่มีชื่อ และตั้งชื่อสำหรับการผสมคำในสองรายการแรกแบบเลื่อนลง ตัวอย่างเช่น คุณมี มะม่วง ส้ม ฯลฯ ในรายการที่ 1 และ อินเดีย บราซิล ฯลฯ ในรายการที่ 2จากนั้นคุณสร้างช่วงที่มีชื่อ MangoIndia , MangoBrazil , OrangesIndia , OrangesBrazil ฯลฯ ชื่อเหล่านี้ไม่ควรมีเครื่องหมายขีดล่างหรืออักขระเพิ่มเติมอื่นใด .

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2&B2," ",""))

โดยที่ A2 และ B2 มีรายการแบบเลื่อนลงรายการแรกและรายการที่สองตามลำดับ

ผลลัพธ์คือ รายการดรอปดาวน์รายการที่ 3 -รายการด้านล่างจะแสดงภูมิภาคที่สอดคล้องกับ ผลไม้ และ ประเทศ ที่เลือกในรายการแบบเลื่อนลง 2 รายการแรก

นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างกล่องดร็อปดาวน์แบบเรียงซ้อนใน Excel อย่างไรก็ตาม วิธีการนี้มีข้อจำกัดหลายประการ

ข้อจำกัดของวิธีนี้:

1. รายการในรายการแบบเลื่อนลงหลักของคุณต้องเป็นหนึ่งคำ รายการ. ดูวิธีสร้างรายการดรอปดาวน์แบบเรียงซ้อนที่มีรายการหลายคำ
2. วิธีนี้ใช้ไม่ได้หากรายการในรายการดรอปดาวน์หลักของคุณมีอักขระที่ไม่อนุญาตในชื่อช่วง เช่น ยัติภังค์ ( -), เครื่องหมายแอมเปอร์แซนด์ (&) เป็นต้น วิธีแก้ไขคือสร้างเมนูแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกที่ไม่มีข้อจำกัดนี้
3. เมนูแบบเลื่อนลงที่สร้างขึ้นในลักษณะนี้จะไม่ได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ กล่าวคือ คุณจะต้อง เปลี่ยนช่วงที่ตั้งชื่อ'อ้างอิงทุกครั้งที่คุณเพิ่มหรือลบรายการในรายการแหล่งที่มา หากต้องการข้ามข้อจำกัดนี้ ให้ลองสร้างรายการแบบหล่นลงแบบเรียงซ้อนแบบไดนามิก

สร้างรายการแบบหล่นลงแบบเรียงซ้อนด้วยรายการหลายคำ

สูตร INDIRECT ที่เราใช้ในตัวอย่าง ด้านบนสามารถจัดการรายการคำเดียวเท่านั้น ตัวอย่างเช่น สูตร =INDIRECT(A2) อ้างอิงเซลล์ A2 โดยอ้อม และแสดงช่วงที่ตั้งชื่อตรงกับชื่อในเซลล์ที่อ้างอิงทุกประการ อย่างไรก็ตาม ไม่อนุญาตให้มีช่องว่างในชื่อ Excel ซึ่งเป็นสาเหตุที่สูตรนี้ใช้ไม่ได้กับชื่อหลายคำ

วิธีแก้ไขคือใช้ฟังก์ชัน INDIRECT ร่วมกับ SUBSTITUTE เหมือนที่เราทำเมื่อสร้างฟังก์ชันที่ 3 รายการแบบเลื่อนลง

สมมติว่าคุณมี แตงโม อยู่ในผลิตภัณฑ์ ในกรณีนี้ ให้คุณตั้งชื่อรายชื่อผู้ส่งออกแตงโมด้วยคำเดียวโดยไม่ต้องเว้นวรรค - แตงโม .

จากนั้น สำหรับเมนูแบบเลื่อนลงที่สอง ให้ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel ด้วยสูตรต่อไปนี้ที่ลบ ช่องว่างจากชื่อในเซลล์ A2:

=INDIRECT(SUBSTITUTE(A2," ",""))

วิธีป้องกันการเปลี่ยนแปลงในรายการดร็อปดาวน์หลัก

ลองนึกภาพสถานการณ์ต่อไปนี้ . ผู้ใช้ของคุณได้ทำการเลือกในรายการแบบเลื่อนลงทั้งหมด จากนั้นจึงเปลี่ยนใจ กลับไปที่รายการแรก และเลือกรายการอื่น เป็นผลให้การเลือกที่ 1 และ 2 ไม่ตรงกัน เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น คุณอาจต้องการบล็อกการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในดร็อปแรกรายการลงทันทีที่ทำการเลือกในรายการที่สอง

ในการดำเนินการนี้ เมื่อสร้างรายการดรอปดาวน์รายการแรก ให้ใช้สูตรพิเศษที่จะตรวจสอบว่ามีรายการใดถูกเลือกในเมนูรายการดรอปดาวน์รายการที่สอง:

=IF(B2="", Fruit, INDIRECT("FakeList"))

โดยที่ B2 มีเมนูแบบเลื่อนลงที่สอง " ผลไม้ " คือชื่อของรายการที่ปรากฏในเมนูแบบเลื่อนลงเมนูแรก และ " FakeList " คือชื่อปลอมใดๆ ที่ไม่มีอยู่

ตอนนี้ หากเลือกรายการใดในรายการแบบเลื่อนลงรายการที่ 2 จะไม่มีตัวเลือกเมื่อ ผู้ใช้คลิกที่ลูกศรถัดจากรายการแรก

การสร้างรายการแบบหล่นลงแบบเรียงซ้อนแบบไดนามิกใน Excel

ข้อได้เปรียบหลักของรายการแบบหล่นลงแบบขึ้นกับ Excel แบบไดนามิกคือคุณมีอิสระที่จะ แก้ไขรายการแหล่งที่มาและกล่องแบบเลื่อนลงของคุณจะได้รับการอัปเดตในทันที แน่นอน การสร้างเมนูแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้นเล็กน้อยและใช้สูตรที่ซับซ้อนมากขึ้น แต่ผมเชื่อว่านี่เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า เพราะเมื่อตั้งค่าแล้ว เมนูแบบเลื่อนลงดังกล่าวก็น่ายินดีอย่างยิ่งที่ได้ร่วมงานด้วย

เช่นเดียวกับเกือบ อะไรก็ได้ใน Excel คุณสามารถบรรลุผลลัพธ์เดียวกันได้หลายวิธี โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณสามารถสร้างรายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกได้โดยใช้การผสมผสานระหว่างฟังก์ชัน OFFSET, INDIRECT และ COUNTA หรือสูตร INDEX MATCH ที่ยืดหยุ่นมากขึ้น วิธีหลังเป็นวิธีที่ฉันชอบเพราะมีข้อดีมากมาย ซึ่งที่สำคัญที่สุดคือ:

1. คุณต้องสร้างช่วงที่มีชื่อ 3 ช่วงเท่านั้น ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดหลายรายการที่มีอยู่ในรายการหลักและรายการที่ขึ้นต่อกัน
2. รายการของคุณอาจมีรายการหลายคำและตัวอักษรพิเศษใดๆ
3. จำนวนรายการอาจแตกต่างกันไปในแต่ละคอลัมน์
4. ลำดับการจัดเรียงของรายการไม่สำคัญ
5. สุดท้าย การดูแลรักษาและแก้ไขรายการต้นฉบับทำได้ง่ายมาก

เอาล่ะ พอทฤษฎีแล้ว เรามาฝึกฝนกัน

1. จัดระเบียบแหล่งข้อมูลของคุณในตาราง

ตามปกติ สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือจดตัวเลือกทั้งหมดสำหรับรายการแบบเลื่อนลงในเวิร์กชีต คราวนี้คุณจะได้เก็บข้อมูลต้นฉบับไว้ในตาราง Excel สำหรับสิ่งนี้ เมื่อคุณป้อนข้อมูลแล้ว ให้เลือกรายการทั้งหมดแล้วกด Ctrl + T หรือคลิก แทรก แท็บ > ตาราง จากนั้นพิมพ์ชื่อตารางของคุณในช่อง ชื่อตาราง

วิธีการที่สะดวกและเห็นภาพที่สุดคือการจัดเก็บรายการสำหรับรายการแบบเลื่อนลงรายการแรกเป็นส่วนหัวของตาราง และรายการสำหรับ รายการแบบหล่นลงขึ้นอยู่กับข้อมูลตาราง ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงโครงสร้างของตารางของฉัน ชื่อ exporters_tbl - ชื่อผลไม้เป็นส่วนหัวของตาราง และมีการเพิ่มรายชื่อประเทศผู้ส่งออกภายใต้ชื่อผลไม้ที่เกี่ยวข้อง

2. สร้างชื่อ Excel

เมื่อแหล่งข้อมูลของคุณพร้อมแล้ว ก็ถึงเวลาตั้งค่าการอ้างอิงที่มีชื่อซึ่งจะดึงรายการที่ถูกต้องจากตารางของคุณแบบไดนามิก

2.1. เพิ่มชื่อสำหรับแถวส่วนหัวของตาราง (เมนูแบบเลื่อนลงหลัก)

หากต้องการสร้างชื่อใหม่ที่อ้างอิงส่วนหัวของตาราง เลือกชื่อนั้นแล้วคลิก สูตร > ตัวจัดการชื่อ > ใหม่ หรือกด Ctrl + F3

Microsoft Excel จะใช้ระบบอ้างอิงตารางในตัวเพื่อสร้างชื่อของ table_name[#Headers] รูปแบบ

ให้หน่อย ชื่อที่มีความหมายและจำง่าย เช่น fruit_list แล้วคลิก ตกลง .

2.2. สร้างชื่อสำหรับเซลล์ที่มีรายการแบบเลื่อนลงรายการแรก

ฉันรู้ว่าคุณยังไม่มีรายการแบบเลื่อนลงเลย :) แต่คุณต้องเลือกเซลล์ที่จะโฮสต์รายการแบบเลื่อนลงรายการแรกของคุณและสร้างชื่อสำหรับเซลล์นั้น เซลล์ในขณะนี้ เนื่องจากคุณจะต้องใส่ชื่อนี้ในการอ้างอิงชื่อที่สาม

ตัวอย่างเช่น กล่องดรอปดาวน์กล่องแรกของฉันอยู่ในเซลล์ B1 ในชีต 2 ดังนั้นฉันจึงสร้างชื่อให้ ซึ่งเป็นชื่อง่ายๆ และอธิบายตนเองได้ เช่น ผลไม้ :

เคล็ดลับ ใช้การอ้างอิงเซลล์ที่เหมาะสมเพื่อ คัดลอกรายการแบบเลื่อนลง ทั่วทั้งเวิร์กชีต

โปรดอ่านย่อหน้าต่อไปนี้อย่างละเอียด เนื่องจากเป็นเคล็ดลับที่มีประโยชน์มากซึ่งคุณไม่อยากพลาด . ขอบคุณ Karen มากสำหรับการโพสต์นี้!

หากคุณวางแผนที่จะคัดลอกรายการแบบเลื่อนลงไปยังเซลล์อื่น ให้ใช้การอ้างอิงเซลล์แบบผสมเมื่อสร้างชื่อสำหรับเซลล์ด้วยรายการแบบเลื่อนลงแรกของคุณ รายการ

เพื่อให้เมนูแบบเลื่อนลงคัดลอกไปยัง คอลัมน์ อื่นได้อย่างถูกต้อง (เช่น ทางด้านขวา) ให้ใช้คอลัมน์สัมพัทธ์ (ไม่มี $