В этой статье вы узнаете о цифровой подписи Outlook, шифровании почтовых соединений с помощью SSL /TLS и других способах безопасной отправки электронной почты в Outlook 365 - 2010.

На прошлой неделе мы остановились на различных способах отправки зашифрованной электронной почты в Outlook. Сегодня давайте рассмотрим еще одну технику защиты ваших сообщений электронной почты. Цифровая подпись Outlook .

Действующая цифровая подпись подтверждает подлинность электронного письма и демонстрирует получателю, что сообщение было создано известным отправителем и его содержимое не было изменено при передаче.

Далее в этой статье вы узнаете, как можно быстро отправлять защищенные сообщения с цифровой подписью в Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 и 2010, а также изучите несколько других способов защиты электронной почты:

Отправка защищенной электронной почты в Outlook с помощью цифровой подписи

Цифровая подпись электронной почты в Outlook - это не то же самое, что добавление вашей текстовой или графической подписи в конце исходящих сообщений. Подпись электронного сообщения - это просто ваше индивидуальное заключительное приветствие, которое любой может скопировать или подражать ему.

Цифровая подпись Outlook - это совсем другое дело: она добавляет к сообщению ваш уникальный цифровой знак. Подписывая электронное письмо цифровой подписью, вы включаете в него свой сертификат и открытый ключ, связанный с вашим цифровым идентификатором (сертификатом подписи). Таким образом, вы доказываете получателю, что сообщение пришло от надежного отправителя и что его содержимое не повреждено.

Чтобы иметь возможность отправлять защищенные электронные письма Outlook с помощью цифровой подписи, вам необходимы две основные вещи:

• Цифровой идентификатор (сертификат электронной почты). Узнайте, где и как можно получить цифровой идентификатор.
• Настройка сертификата подписи в Outlook В предыдущей статье мы также обсудили, как настроить сертификат шифрования в Outlook. Чтобы настроить сертификат подписи, вы выполняете точно такие же шаги с той лишь разницей, что вы выбираете добавление сертификата подписи. Сертификат подписи вместо сертификата шифрования.

Хотя, если ваш цифровой идентификатор действителен как для шифрования электронной почты, так и для цифровой подписи (а большинство сертификатов электронной почты являются таковыми), не имеет значения, какой вариант вы выберете, оба сертификата будут настроены в любом случае.

Как подписать одно электронное письмо Outlook цифровой подписью

Установив сертификат цифровой подписи, выполните следующие шаги.

В сообщении, которое вы составляете или на которое отвечаете, перейдите к пункту Вкладка> Параметры; Группа разрешений и нажмите кнопку Подпишитесь кнопка.

Если вы не видите Подпишитесь , затем выполните следующие действия:

1. Зайдите на Опции вкладка> Дополнительные опции группу и нажмите на маленький значок стрелки вниз ( Запуск диалогового окна параметров ) в нижнем углу.

   

2. Нажмите кнопку Параметры безопасности и проверьте Добавьте цифровую подпись к этому сообщению.

   

3. Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно, и отправьте письмо, как обычно, нажав кнопку Отправить кнопка.

Как поставить цифровую подпись на все сообщения электронной почты, отправляемые в Outlook

1. В своем Outlook откройте Центр "Доверие диалог: перейдите к Вкладка> Файл; Параметры> Центр доверия и нажмите кнопку Настройки центра доверия кнопка.

   

2. Переключитесь на Безопасность электронной почты выберите вкладку Добавление цифровой подписи к исходящим сообщениям по адресу Зашифрованная почта .

   

3. Вы можете выбрать один из дополнительных вариантов, если это применимо:
   • Выберите Отправка подписанного сообщения с открытым текстом при отправке подписанных сообщений если вы хотите, чтобы получатели, у которых нет защиты S/MIME, могли читать отправленные вами сообщения. Этот флажок установлен по умолчанию.
   • Проверьте Запрос S/MIME квитанции для всех сообщений, подписанных S/MIME если вы хотите проверить, что ваше сообщение электронной почты с цифровой подписью было получено адресатами в неизменном виде. При выборе этой опции информация о проверке будет отправлена вам в отдельном сообщении.
   • Если у вас есть несколько сертификатов подписи, вы можете выбрать подходящий цифровой идентификатор нажав кнопку Настройки.
4. Нажмите OK, чтобы закрыть все открытые диалоговые окна.

   Примечание. Если вы отправляете чувствительную или строго конфиденциальную информацию, то, возможно, вам также захочется зашифровать письмо, чтобы обеспечить полную конфиденциальность.

Другие способы отправки защищенной электронной почты в Outlook

Шифрование электронной почты и цифровая подпись Outlook являются наиболее распространенными методами отправки защищенных писем в Outlook и других почтовых клиентах. Однако ваш выбор не ограничивается этими двумя вариантами, и вам доступны еще несколько средств защиты электронной почты:

Шифрование соединений электронной почты с помощью SSL или TLS

Вы можете использовать Уровень защищенных сокетов (SSL) или Безопасность транспортного уровня (TLS) шифрование для защиты соединения между поставщиком услуг электронной почты и вашим компьютером (мобильным телефоном или другим устройством). Эти методы шифрования работают аналогично схемам защиты, которые используются для обеспечения безопасности онлайн-транзакций и покупок.

Если вы используете веб-браузер для работы с электронной почтой, убедитесь, что шифрование SSL/TLS включено. Если оно активно, то адрес веб-сайта (URL) начинается со слов https вместо обычного http как показано на скриншоте ниже:

В Microsoft Outlook можно настроить зашифрованное соединение таким образом:

1. Перейти к Вкладка Файл> Настройки учетной записи> Настройки учетной записи...
2. Дважды щелкните учетную запись, для которой вы хотите включить SSL-соединение, а затем нажмите кнопку Больше настроек... кнопка.

   

3. Переключитесь на вкладку Дополнительно и отметьте Этот сервер требует зашифрованного соединения (SSL) коробка.
4. Выберите тип шифрования из выпадающего списка рядом с пунктом Используйте следующий тип зашифрованных соединений .

   

Какой именно тип шифрования выбрать, зависит от требований вашего поставщика услуг электронной почты. Обычно он предоставляет подробные инструкции по настройке зашифрованного соединения, так что, надеюсь, у вас не возникнет с этим трудностей.

Отправка защищенных паролем zip-файлов

Если вам нужно отправить по электронной почте конфиденциальную информацию в виде текстового документа, таблицы Excel или другого файла, вы можете принять дополнительные меры предосторожности против несанкционированного доступа, запечатав файл и защитив его паролем.

Как сжать / застегнуть файл или папку

Думаю, все знают, как сжимать (или застегивать) файлы или папки в Windows. Я напомню вам этот способ просто для полноты картины : )

В проводнике Windows найдите файл или папку, которую вы хотите сжать, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите Отправить в> Сжатая (застегнутая) папка из контекстное меню.

Новая папка zip будет создана в том же месте.

Как защитить сжатую папку паролем

Если вы все еще используете Windows XP Вы можете защитить содержимое сжатой папки паролем средствами Windows. Процедура очень проста:

1. Дважды щелкните заархивированную папку, которую вы хотите защитить, и нажмите кнопку Добавить пароль на Файл меню.
2. Введите пароль в поле Пароль.

Примечание. Помните, что пароли для сжатых файлов и папок невозможно восстановить в Windows. Поэтому используйте то, что вы легко запомните.

Если вы используете Windows 7 или Windows 8 Но вы можете удивиться, узнав, что эти операционные системы не имеют такой возможности. Почему Microsoft удалила функцию защиты паролем, которая использовалась многими, для меня полная загадка. Новые версии программного обеспечения должны добавлять новые функции, а не наоборот, не так ли?

В любом случае, если вы используете Windows 7 или Windows 8, вы можете использовать сторонние программы архивации с функцией защиты паролем, например, 7-Zip - бесплатный архиватор файлов с открытым исходным кодом.

Мне лично больше нравится программа WinRar (вы можете видеть ее диалоговое окно на скриншоте ниже), но это лишь вопрос предпочтений.

Сжав важный документ и защитив его паролем, вы можете смело отправлять его по электронной почте в качестве вложения. Только не забудьте сообщить пароль получателю в отдельном сообщении электронной почты, по Skype или телефону.

Совет. Если вы есть Получив сертификат Digital ID, вы можете дополнительно зашифровать свой zip-файл и подписать его цифровой подписью. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на файле .exe в проводнике Windows и выберите команду Подписывать и шифровать опцию из контекстного меню.

Если вы отправляете очень конфиденциальный документ и ищете полную конфиденциальность, вы также можете зашифровать все сообщение электронной почты, включая вложения, как описано в статье Как отправить зашифрованное сообщение электронной почты в Outlook.

И это все на сегодня, спасибо, что читаете!