V tomto článku sa dozviete o digitálnom podpise aplikácie Outlook, šifrovaní e-mailových pripojení pomocou protokolu SSL / TLS a ďalších spôsoboch odosielania zabezpečených e-mailov v aplikácii Outlook 365 - 2010.

Minulý týždeň sme sa venovali rôznym spôsobom odosielania zašifrovaných e-mailov v programe Outlook. Dnes sa bližšie pozrieme na ďalšiu techniku ochrany vašich e-mailových správ - Digitálny podpis aplikácie Outlook .

Platný digitálny podpis dokazuje pravosť e-mailu a príjemcovi dokazuje, že správu vytvoril známy odosielateľ a jej obsah nebol počas prenosu zmenený.

Ďalej sa v tomto článku dozviete, ako môžete rýchlo odosielať bezpečné digitálne podpísané správy v aplikácii Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 a 2010 a preskúmať niekoľko ďalších spôsobov ochrany e-mailov:

Odosielanie zabezpečených e-mailov v programe Outlook pomocou digitálneho podpisu

Digitálne podpísanie e-mailu v programe Outlook nie je to isté ako pridanie textového alebo grafického podpisu na koniec odchádzajúcich správ. Podpis e-mailovej správy je jednoducho váš prispôsobený záverečný pozdrav, ktorý môže ktokoľvek skopírovať alebo napodobniť.

Digitálny podpis aplikácie Outlook je niečo iné - pridáva do správy vašu jedinečnú digitálnu značku. Podpisom e-mailu digitálnym podpisom pripojíte svoj certifikát a verejný kľúč spojený s vaším digitálnym identifikátorom (podpisovým certifikátom). Týmto spôsobom príjemcovi preukážete, že správa pochádza od dôveryhodného odosielateľa a že jej obsah je neporušený.

Aby ste mohli odosielať bezpečné e-maily v programe Outlook pomocou digitálneho podpisu, potrebujete dve základné veci:

• Digitálne ID (e-mailový certifikát). Pozrite si, kde a ako môžete získať digitálny preukaz totožnosti.
• Nastavenie podpisového certifikátu v programe Outlook . V predchádzajúcom článku sme sa zaoberali aj tým, ako môžete nastaviť šifrovací certifikát v programe Outlook. Ak chcete nakonfigurovať podpisový certifikát, vykonáte presne tie isté kroky s jediným rozdielom, že sa rozhodnete pridať Podpisový certifikát namiesto šifrovacieho certifikátu.

Ak je však vaše digitálne ID platné pre šifrovanie aj digitálne podpisovanie e-mailov (a to väčšina e-mailových certifikátov je), nezáleží na tom, ktorú možnosť si vyberiete, obidva certifikáty budú nakonfigurované tak či tak.

Ako podpísať jeden e-mail v programe Outlook digitálnym podpisom

Po vložení digitálneho podpisového certifikátu pokračujte v nasledujúcich krokoch.

V správe, ktorú vytvárate alebo na ktorú odpovedáte, prejdite na Karta Možnosti> Skupina oprávnení a kliknite na Podpísať tlačidlo.

Ak nevidíte Podpísať potom postupujte takto:

1. Prejdite na stránku Možnosti karta> Ďalšie možnosti a kliknite na malú ikonu šípky smerom nadol ( Spúšťač dialógového okna Možnosti ) v dolnom rohu.

   

2. Kliknite na tlačidlo Nastavenia zabezpečenia a začiarknite Pridanie digitálneho podpisu k tejto správe.

   

3. Kliknutím na tlačidlo OK zavrite dialógové okno a odošlite e-mail ako zvyčajne kliknutím na tlačidlo Odoslať tlačidlo.

Ako digitálne podpísať všetky e-mailové správy odoslané v programe Outlook

1. V programe Outlook otvorte Centrum dôvery dialóg: prejdite na Karta Súbor> Možnosti> Centrum dôveryhodnosti a kliknite na Nastavenia centra dôvery tlačidlo.

   

   Pozri tiež: Ako vložiť čísla strán v programe Excel
2. Prepnite na Zabezpečenie e-mailu a vyberte kartu Pridanie digitálneho podpisu do odchádzajúcich správ pod Šifrovaná pošta .

   

3. V prípade potreby môžete vybrať jednu z ďalších možností:
   • Vyberte Odoslanie podpísanej správy s čistým textom pri odosielaní podpísaných správ ak chcete, aby príjemcovia, ktorí nemajú zabezpečenie S/MIME, mohli čítať odoslané správy. Toto políčko je predvolene začiarknuté.
   • Skontrolujte stránku . Vyžiadanie potvrdenia S/MIME pre všetky správy podpísané S/MIME ak si želáte overiť, či vašu digitálne podpísanú e-mailovú správu prijali určení príjemcovia v nezmenenej podobe. Keď vyberiete túto možnosť, informácie o overení vám budú zaslané v samostatnej správe.
   • Ak máte niekoľko podpisových certifikátov, môžete vybrať si správne digitálne ID kliknutím na tlačidlo Nastavenia.
4. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte každé otvorené dialógové okno.

   Poznámka: Ak posielate citlivé alebo prísne dôverné informácie, možno budete chcieť e-mail zašifrovať, aby ste zabezpečili úplnú ochranu osobných údajov.

Ďalšie spôsoby odosielania zabezpečených e-mailov v programe Outlook

Šifrovanie e-mailov a digitálny podpis programu Outlook sú síce najbežnejšie metódy odosielania zabezpečených e-mailov v programe Outlook a iných e-mailových klientoch. Vaše možnosti však nie sú obmedzené len na tieto dve možnosti a máte k dispozícii niekoľko ďalších prostriedkov ochrany e-mailov:

Šifrovanie e-mailových spojení pomocou protokolu SSL alebo TLS

Môžete použiť Secure Socket Layer (SSL) alebo Zabezpečenie transportnej vrstvy (TLS) šifrovanie na zabezpečenie spojenia medzi poskytovateľom e-mailu a počítačom (mobilným telefónom alebo iným zariadením). Tieto metódy šifrovania fungujú podobne ako ochranné schémy, ktoré sa používajú na zabezpečenie online transakcií a nákupov.

Ak na prácu s e-mailom používate webový prehliadač, uistite sa, že je zapnuté šifrovanie SSL/TLS. Ak je aktívne, potom adresa webovej stránky (URL) začína https namiesto obvyklých http , ako môžete vidieť na snímke obrazovky nižšie:

V aplikácii Microsoft Outlook môžete takto nastaviť šifrované pripojenie:

1. Prejdite na Karta Súbor> Nastavenia účtu> Nastavenia účtu...
2. Dvakrát kliknite na účet, pre ktorý chcete povoliť pripojenie SSL, a potom kliknite na tlačidlo Viac nastavení... tlačidlo.

   

3. Prepnite na kartu Rozšírené a začiarknite Tento server vyžaduje šifrované pripojenie (SSL) box.
4. Vyberte typ šifrovania z rozbaľovacieho zoznamu vedľa položky Použite nasledujúci typ šifrovaných pripojení .

   

Ktorý presne typ šifrovania si vyberiete, závisí od požiadaviek vášho poskytovateľa e-mailových služieb. Zvyčajne poskytujú podrobné pokyny na konfiguráciu šifrovaného pripojenia, takže dúfajme, že s tým nebudete mať žiadne problémy.

Odosielanie súborov zip chránených heslom

Ak potrebujete poslať e-mailom nejaké dôverné informácie ako textový dokument, tabuľku programu Excel alebo iný súbor, môžete urobiť dodatočné opatrenie proti neoprávnenému prístupu tak, že súbor zazipujete a ochránite ho heslom.

Ako komprimovať/zazipovať súbor alebo priečinok

Verím, že každý vie, ako komprimovať (alebo zazipovať) súbory alebo priečinky vo Windows. Len pre úplnosť pripomeniem spôsob : )

V Prieskumníkovi systému Windows nájdite súbor alebo priečinok, ktorý chcete komprimovať, kliknite naň pravým tlačidlom myši a vyberte položku Odoslať do> Komprimovaný (zazipovaný) priečinok z kontextovú ponuku.

Na rovnakom mieste sa vytvorí nový priečinok so zazipovaným kódom.

Ako chrániť komprimovaný priečinok heslom

Ak ešte stále používate Windows XP , môžete obsah komprimovaného priečinka chrániť heslom pomocou prostriedkov systému Windows. Postup je veľmi jednoduchý:

1. Dvakrát kliknite na zazipovaný priečinok, ktorý chcete chrániť, a kliknite na tlačidlo Pridanie hesla na Súbor menu.
2. Heslo zadajte do poľa Heslo.

Poznámka: Nezabudnite, že heslá pre komprimované súbory a priečinky sa v systéme Windows nedajú obnoviť. Preto nezabudnite použiť také, ktoré si ľahko zapamätáte.

Ak používate Windows 7 alebo Windows 8 Prečo Microsoft odstránil funkciu ochrany heslom, ktorú mnohí používali, je pre mňa úplnou záhadou. Nové verzie softvéru majú pridávať nové funkcie a nie naopak, nie?

Ak používate systém Windows 7 alebo Windows 8, môžete použiť archivačný softvér tretej strany s funkciou ochrany heslom, napr. 7-Zip - bezplatný open source archivačný program.

Mne osobne sa viac páči softvér WinRar (jeho dialógové okno môžete vidieť na obrázku nižšie), ale je to len otázka preferencií.

Keď je váš dôležitý dokument skomprimovaný a chránený heslom, môžete ho bezpečne odoslať e-mailom ako prílohu. Len nezabudnite poskytnúť heslo príjemcovi v samostatnej e-mailovej správe, cez Skype alebo telefonicky.

Tip. Ak majú získaný certifikát Digital ID, môžete dodatočne zašifrovať svoj súbor zip a podpísať ho digitálnym podpisom. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na súbor .exe v Prieskumníkovi Windows a vyberte položku Podpísať a zašifrovať z kontextového menu.

Ak posielate veľmi dôverný dokument a chcete zabezpečiť úplné súkromie, môžete tiež zašifrovať celú e-mailovú správu vrátane príloh, ako je opísané v časti Ako posielať šifrované e-maily v programe Outlook.

A to je pre dnešok všetko, ďakujeme za prečítanie!