इस लेख में, आप आउटलुक डिजिटल हस्ताक्षर, एसएसएल / टीएलएस के साथ ईमेल कनेक्शन को एन्क्रिप्ट करने और आउटलुक 365 - 2010 में सुरक्षित ईमेल भेजने के अन्य तरीकों के बारे में जानेंगे।

पिछले हफ्ते हमने आउटलुक में एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजने के विभिन्न तरीकों पर विचार किया। आज, आइए आपके ईमेल संदेशों की सुरक्षा के लिए एक अन्य तकनीक पर करीब से नज़र डालते हैं - आउटलुक डिजिटल हस्ताक्षर ।

एक मान्य डिजिटल हस्ताक्षर ईमेल की प्रामाणिकता को प्रमाणित करता है और प्राप्तकर्ता को यह दर्शाता है कि संदेश एक ज्ञात प्रेषक द्वारा बनाया गया था और इसकी सामग्री को पारगमन में नहीं बदला गया है।

इस लेख में आगे, आप सीखेंगे कि आप आउटलुक 365, 2021, 2019, 2016 में सुरक्षित रूप से डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित संदेश कैसे भेज सकते हैं। 2013 और 2010 और ईमेल सुरक्षा के कुछ अन्य तरीके एक्सप्लोर करें:

डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करके आउटलुक में सुरक्षित ईमेल भेजें

आउटलुक में डिजिटल हस्ताक्षर ईमेल नहीं है आउटगोइंग संदेशों के अंत में अपना टेक्स्ट या ग्राफ़िकल हस्ताक्षर जोड़ने जैसा ही। एक ईमेल संदेश हस्ताक्षर बस आपका अनुकूलित समापन अभिवादन है जिसे कोई भी कॉपी या नकल कर सकता है।

आउटलुक डिजिटल हस्ताक्षर एक अलग मामला है - यह संदेश में आपके अद्वितीय डिजिटल चिह्न को जोड़ता है। एक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ एक ईमेल पर हस्ताक्षर करके, आप अपना प्रमाणपत्र और अपनी डिजिटल आईडी (हस्ताक्षर प्रमाणपत्र) से जुड़ी सार्वजनिक कुंजी शामिल करते हैं। इस तरह, आप प्राप्तकर्ता को साबित करते हैं कि संदेशएक विश्वसनीय प्रेषक से आता है और इसकी सामग्री बरकरार है।

डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करके सुरक्षित आउटलुक ईमेल भेजने में सक्षम होने के लिए, आपको दो बुनियादी चीजों की आवश्यकता है:

• डिजिटल आईडी (ईमेल प्रमाणपत्र)। देखें कि आप डिजिटल आईडी कहां और कैसे प्राप्त कर सकते हैं।
• आउटलुक में हस्ताक्षर प्रमाणपत्र सेट करें । पिछले लेख में, हमने यह भी चर्चा की थी कि आप आउटलुक में एन्क्रिप्शन सर्टिफिकेट कैसे सेट कर सकते हैं। हस्ताक्षर प्रमाणपत्र को कॉन्फ़िगर करने के लिए, आप केवल उसी अंतर के साथ वही चरण करते हैं जो आप एन्क्रिप्शन प्रमाणपत्र के बजाय हस्ताक्षर प्रमाणपत्र जोड़ने के लिए चुनते हैं।

हालांकि, यदि आपकी डिजिटल आईडी ईमेल एन्क्रिप्शन और डिजिटल हस्ताक्षर (और अधिकांश ईमेल प्रमाणपत्र हैं) दोनों के लिए मान्य है, तो यह वास्तव में मायने नहीं रखता कि आप कौन सा विकल्प चुनते हैं, दोनों प्रमाणपत्र वैसे भी कॉन्फ़िगर हो जाएंगे।

एक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ एक एकल आउटलुक ईमेल पर हस्ताक्षर कैसे करें

अपने डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्र के साथ, निम्नलिखित चरणों के साथ आगे बढ़ें।

जिस संदेश को आप लिख रहे हैं या उसका जवाब दे रहे हैं, उस पर जाएं विकल्प टैब > अनुमति समूह और साइन बटन पर क्लिक करें।

अगर आपको साइन बटन नहीं दिखता है, तो करें निम्नानुसार:

1. विकल्प टैब > अधिक विकल्प समूह पर जाएं और थोड़ा नीचे की ओर तीर आइकन पर क्लिक करें ( विकल्प डायलॉग बॉक्स लॉन्चर ) निचले कोने में।

   

2. सिक्योरिटी पर क्लिक करेंसेटिंग बटन और इस संदेश में डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें को चेक करें।

   

3. डायलॉग को बंद करने के लिए ओके पर क्लिक करें और हमेशा की तरह भेजें बटन पर क्लिक करके ईमेल भेजें।

आउटलुक में आपके द्वारा भेजे जाने वाले सभी ईमेल संदेशों पर डिजिटल हस्ताक्षर कैसे करें

1. अपने आउटलुक में, विश्वास केंद्र संवाद खोलें: फ़ाइल टैब > विकल्प > ट्रस्ट सेंटर और ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें।

   

2. ई-मेल सुरक्षा टैब पर स्विच करें और चुनें आउटगोइंग संदेशों में डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें एन्क्रिप्टेड मेल के अंतर्गत।

   

3. लागू होने पर आप अतिरिक्त विकल्पों में से एक का चयन कर सकते हैं:
   • हस्ताक्षरित संदेश भेजते समय स्पष्ट पाठ हस्ताक्षरित संदेश भेजें का चयन करें यदि आप चाहते हैं कि जिन प्राप्तकर्ताओं के पास S/MIME सुरक्षा नहीं है, वे आपके द्वारा भेजे गए संदेशों को पढ़ सकें। यह चेक बॉक्स डिफ़ॉल्ट रूप से चुना गया है।
   • सभी S/MIME हस्ताक्षरित संदेशों के लिए S/MIME रसीद का अनुरोध करें को चेक करें यदि आप यह सत्यापित करना चाहते हैं कि आपका डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित ईमेल संदेश द्वारा अपरिवर्तित प्राप्त किया गया है इच्छित प्राप्तकर्ता। जब आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो सत्यापन जानकारी आपको एक अलग संदेश में भेजी जाएगी।
   • यदि आपके पास कई हस्ताक्षर प्रमाणपत्र हैं, तो आप सेटिंग बटन पर क्लिक करके उचित डिजिटल आईडी चुन सकते हैं .
4. हर खुले डायलॉग बॉक्स को बंद करने के लिए ओके पर क्लिक करें।

   ध्यान दें। यदि आप संवेदनशील या अत्यंत गोपनीय भेजते हैंजानकारी, तो आप पूर्ण गोपनीयता सुनिश्चित करने के लिए ईमेल को एन्क्रिप्ट भी करना चाह सकते हैं।

आउटलुक में सुरक्षित ईमेल भेजने के अन्य तरीके

बेशक, ईमेल एन्क्रिप्शन और आउटलुक डिजिटल हस्ताक्षर आउटलुक और अन्य ईमेल क्लाइंट में सुरक्षित ईमेल भेजने के सबसे आम तरीके हैं। हालाँकि, आपकी पसंद इन दो विकल्पों तक सीमित नहीं है और कुछ और ईमेल सुरक्षा साधन आपके लिए उपलब्ध हैं:

SSL या TLS के साथ ईमेल कनेक्शन एन्क्रिप्ट करना

आप कर सकते हैं अपने ईमेल प्रदाता और आपके कंप्यूटर (मोबाइल फोन या अन्य डिवाइस) के बीच कनेक्शन को सुरक्षित करने के लिए सिक्योर सॉकेट लेयर (एसएसएल) या ट्रांसपोर्ट लेयर सिक्योरिटी (टीएलएस) एन्क्रिप्शन का उपयोग करें। ये एन्क्रिप्शन विधियाँ उन सुरक्षा योजनाओं के समान काम करती हैं जिनका उपयोग ऑनलाइन लेनदेन और खरीदारी को सुरक्षित करने के लिए किया जाता है।

यदि आप अपने ईमेल के साथ काम करने के लिए वेब ब्राउज़र का उपयोग करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि SSL/TLS एन्क्रिप्शन सक्षम है। यदि यह सक्रिय है, तो वेबसाइट का पता (URL) सामान्य http के बजाय https से शुरू होता है, जैसा कि आप नीचे स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं:

Microsoft Outlook में, आप इस तरह से एक एन्क्रिप्टेड कनेक्शन सेट कर सकते हैं:

1. फ़ाइल टैब > खाता सेटिंग > खाता सेटिंग्स...
2. उस खाते पर डबल क्लिक करें जिसके लिए आप एसएसएल कनेक्शन को सक्षम करना चाहते हैं और फिर अधिक सेटिंग्स... बटन पर क्लिक करें।

   

3. उन्नत टैब पर स्विच करें और इस सर्वर को एन्क्रिप्टेड कनेक्शन (एसएसएल) बॉक्स की आवश्यकता है।

कौन सा एन्क्रिप्शन प्रकार चुनना है यह आपके ई-मेल प्रदाता की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। आमतौर पर वे एक एन्क्रिप्टेड कनेक्शन को कॉन्फ़िगर करने के लिए विस्तृत निर्देश प्रदान करते हैं, इसलिए उम्मीद है कि आपको इसमें कोई कठिनाई नहीं होगी।

पासवर्ड से सुरक्षित ज़िप फ़ाइलें भेजना

अगर आपको कुछ गोपनीय जानकारी ईमेल करने की आवश्यकता है टेक्स्ट दस्तावेज़, एक्सेल स्प्रेडशीट या अन्य फ़ाइल, आप फ़ाइल को ज़िप करके और इसे पासवर्ड से सुरक्षित करके अनधिकृत पहुंच के विरुद्ध अतिरिक्त सावधानी बरत सकते हैं।

किसी फ़ाइल या फ़ोल्डर को कैसे कंप्रेस / ज़िप करें

मेरा मानना ​​है कि हर कोई जानता है कि विंडोज़ में फ़ाइलों या फ़ोल्डरों को कैसे कंप्रेस (या ज़िप) करना है। पूर्णता के लिए मैं आपको रास्ता याद दिलाऊंगा:)

Windows Explorer में, वह फ़ाइल या फ़ोल्डर ढूंढें जिसे आप कंप्रेस करना चाहते हैं, उस पर राइट-क्लिक करें और Send to > संदर्भ मेनू से संपीड़ित (ज़िप किया हुआ) फ़ोल्डर.

उसी स्थान पर एक नया ज़िप फ़ोल्डर बनाया जाएगा.

कैसे पासवर्ड के साथ एक संपीड़ित फ़ोल्डर की सुरक्षा के लिए

यदि आप अभी भी Windows XP का उपयोग कर रहे हैं, तो आप Windows के माध्यम से पासवर्ड के साथ एक संपीड़ित फ़ोल्डर की सामग्री को सुरक्षित कर सकते हैं। प्रक्रिया बहुत सरल है:

1. डबल-उस ज़िप किए गए फ़ोल्डर पर क्लिक करें जिसे आप सुरक्षित करना चाहते हैं और फ़ाइल मेनू पर पासवर्ड जोड़ें क्लिक करें।
2. पासवर्ड बॉक्स में पासवर्ड टाइप करें।

ध्यान दें। कृपया याद रखें कि संपीड़ित फ़ाइलों और फ़ोल्डरों के पासवर्ड विंडोज़ में पुनर्प्राप्त करने योग्य नहीं हैं। इसलिए कुछ ऐसा उपयोग करना सुनिश्चित करें जिसे आप आसानी से याद रख सकें।

यदि आप Windows 7 या Windows 8 का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको यह जानकर आश्चर्य हो सकता है कि इन ऑपरेटिंग सिस्टम में ऐसी क्षमता नहीं है। Microsoft ने कई लोगों द्वारा उपयोग की जाने वाली पासवर्ड सुरक्षा सुविधा को क्यों हटा दिया है, यह मेरे लिए एक पूर्ण रहस्य है। सॉफ़्टवेयर के नए संस्करणों में नई सुविधाएं शामिल होती हैं, न कि इसके विपरीत, है न?

वैसे भी, यदि आप Windows 7 या Windows 8 का उपयोग कर रहे हैं, तो आप कुछ तृतीय-पक्ष संग्रहण सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं बोर्ड पर पासवर्ड सुरक्षा सुविधा, उदा। 7-ज़िप - मुफ़्त ओपन सोर्स फ़ाइल संग्रहकर्ता।

मुझे व्यक्तिगत रूप से WinRar सॉफ़्टवेयर बेहतर लगता है (आप नीचे स्क्रीनशॉट में इसकी डायलॉग विंडो देख सकते हैं), लेकिन यह केवल वरीयता का मामला है।

आपके महत्वपूर्ण दस्तावेज़ को कंप्रेस करके और पासवर्ड से सुरक्षित करके, आप इसे अनुलग्नक के रूप में सुरक्षित रूप से ईमेल करने के लिए तैयार हैं। स्काइप या फोन पर एक अलग ईमेल संदेश में अपने प्राप्तकर्ता को पासवर्ड प्रदान करना न भूलें।

युक्ति। अगर आपने डिजिटल आईडी प्रमाणपत्र प्राप्त किया है, तो आप अपनी ज़िप फ़ाइल को अतिरिक्त रूप से एन्क्रिप्ट कर सकते हैं और उस पर डिजिटल हस्ताक्षर कर सकते हैंहस्ताक्षर। ऐसा करने के लिए, Windows Explorer में .exe फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से साइन और एनक्रिप्ट करें विकल्प चुनें।

यदि आप अत्यधिक गोपनीय दस्तावेज़ और पूर्ण गोपनीयता की तलाश में, आप अटैचमेंट सहित पूरे ईमेल संदेश को एन्क्रिप्ट भी कर सकते हैं जैसा कि आउटलुक में एन्क्रिप्टेड ईमेल कैसे भेजें में बताया गया है।

और आज के लिए बस इतना ही, पढ़ने के लिए धन्यवाद!<3