V tem članku boste izvedeli več o digitalnem podpisu programa Outlook, šifriranju e-poštnih povezav s SSL / TLS in drugih načinih pošiljanja varne e-pošte v programu Outlook 365 - 2010.

Prejšnji teden smo se ukvarjali z različnimi načini pošiljanja šifrirane e-pošte v programu Outlook. Danes si podrobneje oglejmo še eno tehniko za zaščito e-poštnih sporočil. digitalni podpis programa Outlook .

Veljavni digitalni podpis dokazuje pristnost e-poštnega sporočila in prejemniku dokazuje, da je sporočilo ustvaril znan pošiljatelj in da njegova vsebina med prenosom ni bila spremenjena.

V nadaljevanju tega članka boste izvedeli, kako lahko hitro pošljete varna digitalno podpisana sporočila v programih Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 in 2010 ter raziskali nekaj drugih načinov zaščite e-pošte:

Pošiljanje varne e-pošte v programu Outlook z uporabo digitalnega podpisa

Digitalno podpisovanje e-pošte v programu Outlook ni enako dodajanju besedilnega ali grafičnega podpisa na koncu odhodnih sporočil. Podpis e-poštnega sporočila je preprosto vaš prilagojeni zaključni pozdrav, ki ga lahko vsakdo kopira ali posnema.

Digitalni podpis v programu Outlook je nekaj drugega - sporočilu doda vaš edinstveni digitalni znak. S podpisom elektronskega sporočila z digitalnim podpisom vključite svoje potrdilo in javni ključ, povezan z vašim digitalnim identifikatorjem (podpisnim potrdilom). Na ta način prejemniku dokažete, da sporočilo prihaja od zaupanja vrednega pošiljatelja in da je njegova vsebina nedotaknjena.

Za pošiljanje varnih e-poštnih sporočil Outlook z digitalnim podpisom potrebujete dve osnovni stvari:

• Digitalni ID (e-poštno potrdilo). Oglejte si, kje in kako lahko pridobite digitalni osebni dokument.
• Nastavitev podpisnega potrdila v programu Outlook . V prejšnjem članku smo obravnavali tudi, kako lahko v programu Outlook nastavite šifrirno potrdilo. Za nastavitev podpisnega potrdila izvedete popolnoma enake korake z edino razliko, da se odločite za dodajanje Podpisno potrdilo namesto potrdila za šifriranje.

Če je vaš digitalni ID veljaven tako za šifriranje e-pošte kot za digitalno podpisovanje (in večina e-poštnih potrdil je takšnih), ni pomembno, katero možnost izberete, saj bosta oba potrdila konfigurirana v vsakem primeru.

Kako z digitalnim podpisom podpisati eno e-poštno sporočilo v programu Outlook

Ko imate nameščeno potrdilo za digitalno podpisovanje, nadaljujte z naslednjimi koraki.

V sporočilu, ki ga sestavljate ali nanj odgovarjate, odprite zavihek Možnosti> Skupina dovoljenj in kliknite na Znak gumb.

Če ne vidite Znak Nato naredite naslednje:

1. Pojdite v Možnosti zavihek> Več možnosti in kliknite ikono puščice navzdol ( Dialogno okno Možnosti zaganjalnik ) v spodnjem kotu.

   

2. Kliknite gumb Varnostne nastavitve in preverite Dodajanje digitalnega podpisa temu sporočilu.

   

3. S klikom na OK zaprite pogovorno okno in pošljite e-pošto kot običajno s klikom na Pošlji gumb.

Kako digitalno podpisati vsa e-poštna sporočila, ki jih pošiljate v programu Outlook

1. V programu Outlook odprite Trust Center pogovorno okno: pojdite v zavihek Datoteka> Možnosti> Središče zaupanja in kliknite na Nastavitve centra zaupanja gumb.

   

2. Preklopite na Varnost e-pošte in izberite zavihek Dodajanje digitalnega podpisa v odhodna sporočila na spletnem mestu . Šifrirana pošta .

   

3. Po potrebi lahko izberete eno od dodatnih možnosti:
   • Izberite Pošiljanje podpisanega sporočila s čistim besedilom pri pošiljanju podpisanih sporočil če želite, da lahko prejemniki, ki nimajo zaščite S/MIME, preberejo poslana sporočila. To potrditveno polje je privzeto izbrano.
   • Preverite Zahteva za potrdilo S/MIME za vsa podpisana sporočila S/MIME če želite preveriti, ali so predvideni prejemniki prejeli digitalno podpisano e-poštno sporočilo v nespremenjeni obliki. Ko izberete to možnost, vam bodo informacije o preverjanju poslane v ločenem sporočilu.
   • Če imate več podpisnih potrdil, lahko izberete ustrezen digitalni ID. s klikom na gumb Nastavitve.
4. S klikom na OK zaprete vsa odprta pogovorna okna.

   Opomba: Če pošiljate občutljive ali strogo zaupne informacije, boste morda želeli e-pošto tudi šifrirati, da zagotovite popolno zasebnost.

Drugi načini pošiljanja varne e-pošte v programu Outlook

Šifriranje e-pošte in digitalni podpis Outlooka sta najpogostejši metodi za varno pošiljanje e-pošte v programu Outlook in drugih odjemalcih e-pošte. Vendar pa vaša izbira ni omejena na ti dve možnosti in na voljo je še nekaj načinov zaščite e-pošte:

Šifriranje e-poštnih povezav s SSL ali TLS

Uporabite lahko Secure Socket Layer (SSL) ali Varnost transportne plasti (TLS) šifriranje za zaščito povezave med ponudnikom e-pošte in vašim računalnikom (mobilnim telefonom ali drugo napravo). Te metode šifriranja delujejo podobno kot zaščitne sheme, ki se uporabljajo za zaščito spletnih transakcij in nakupov.

Če za delo z e-pošto uporabljate spletni brskalnik, se prepričajte, da je omogočeno šifriranje SSL/TLS. Če je aktivno, se spletni naslov (URL) začne z https namesto običajnega http kot je prikazano na spodnji sliki zaslona:

V programu Microsoft Outlook lahko šifrirano povezavo nastavite na ta način:

1. Pojdite na zavihek Datoteka> Nastavitve računa> Nastavitve računa...
2. Dvakrat kliknite račun, za katerega želite omogočiti povezavo SSL, in nato kliknite Več nastavitev... gumb.

   

3. Preklopite na zavihek Napredno in preverite Ta strežnik zahteva šifrirano povezavo (SSL) škatla.
4. Izberite vrsto šifriranja s spustnega seznama poleg Uporabite naslednje vrste šifriranih povezav .

   

Katero vrsto šifriranja izbrati, je odvisno od zahtev vašega ponudnika e-pošte. Običajno vam ponudijo podrobna navodila za konfiguracijo šifrirane povezave, zato upamo, da s tem ne boste imeli težav.

Pošiljanje datotek zip, zaščitenih z geslom

Če morate zaupne informacije poslati po e-pošti kot besedilni dokument, Excelovo preglednico ali drugo datoteko, se lahko dodatno zavarujete pred nepooblaščenim dostopom tako, da datoteko zapakirate in jo zaščitite z geslom.

Kako stisniti / zapakirati datoteko ali mapo

Verjamem, da vsi vedo, kako stisniti (ali zapakirati) datoteke ali mape v operacijskem sistemu Windows. Zaradi popolnosti vas bom spomnil na način : )

V Raziskovalcu Windows poiščite datoteko ali mapo, ki jo želite stisniti, kliknite nanjo z desno tipko miške in izberite Pošlji v> Stisnjena (zipped) mapa iz v kontekstnem meniju.

Na istem mestu bo ustvarjena nova mapa zip na isti lokaciji.

Kako zaščititi stisnjeno mapo z geslom

Če še vedno uporabljate Windows XP , lahko vsebino stisnjene mape zaščitite z geslom s sredstvi sistema Windows. Postopek je zelo preprost:

1. Dvakrat kliknite mapo zip, ki jo želite zaščititi, in kliknite Dodajanje gesla na Datoteka meni.
2. V polje Geslo vnesite geslo.

Opomba: Ne pozabite, da gesel za stisnjene datoteke in mape v sistemu Windows ni mogoče obnoviti. Zato uporabite geslo, ki si ga boste zlahka zapomnili.

Če uporabljate Windows 7 ali Windows 8 Zakaj je Microsoft odstranil funkcijo zaščite z geslom, ki so jo mnogi uporabljali, je zame popolna skrivnost. Nove različice programske opreme naj bi dodajale nove funkcije in ne obratno, kajne?

Če uporabljate operacijski sistem Windows 7 ali Windows 8, lahko uporabite programsko opremo za arhiviranje tretjih oseb s funkcijo zaščite z geslom, npr. 7-Zip - brezplačni odprtokodni arhivator datotek.

Osebno mi je program WinRar bolj všeč (njegovo pogovorno okno si lahko ogledate na spodnji sliki zaslona), vendar je to le stvar želja.

Ko je pomemben dokument stisnjen in zaščiten z geslom, ga lahko varno pošljete kot priponko. Le ne pozabite prejemniku posredovati gesla v ločenem e-poštnem sporočilu, prek Skypa ali telefona.

Nasvet. Če imajo . pridobljeno potrdilo Digital ID, lahko datoteko zip dodatno šifrirate in podpišete z digitalnim podpisom. To storite tako, da v Raziskovalcu Windows z desno tipko miške kliknete datoteko .exe in izberete možnost Podpisovanje in šifriranje iz kontekstnega menija.

Če pošiljate zelo zaupen dokument in želite zagotoviti popolno zasebnost, lahko šifrirate tudi celotno e-poštno sporočilo, vključno s priponkami, kot je opisano v Kako poslati šifrirano e-pošto v programu Outlook.

In to je za danes vse, hvala za branje!