In questo articolo, imparerete a conoscere la firma digitale di Outlook, la crittografia delle connessioni e-mail con SSL /TLS e altri modi per inviare e-mail sicure in Outlook 365 - 2010.

La scorsa settimana ci siamo soffermati su diversi modi per inviare e-mail crittografate in Outlook. Oggi, diamo un'occhiata più da vicino a un'altra tecnica per salvaguardare i vostri messaggi di posta elettronica. Firma digitale di Outlook .

Una firma digitale valida prova l'autenticità di un'e-mail e dimostra al destinatario che il messaggio è stato creato da un mittente noto e che il suo contenuto non è stato alterato durante il trasporto.

Più avanti in questo articolo, scoprirete come inviare rapidamente messaggi sicuri con firma digitale in Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 e 2010 ed esplorerete alcuni altri modi per proteggere le e-mail:

Inviare e-mail sicure in Outlook utilizzando la firma digitale

Firmare digitalmente un messaggio di posta elettronica in Outlook non significa aggiungere la propria firma testuale o grafica alla fine dei messaggi in uscita. La firma di un messaggio di posta elettronica è semplicemente il saluto di chiusura personalizzato che chiunque può copiare o imitare.

La firma digitale di Outlook è un'altra cosa: aggiunge il vostro marchio digitale unico al messaggio. Firmando un messaggio di posta elettronica con una firma digitale, includete il vostro certificato e la chiave pubblica associata al vostro ID digitale (certificato di firma). In questo modo, dimostrate al destinatario che il messaggio proviene da un mittente affidabile e che il suo contenuto è intatto.

Per poter inviare messaggi di posta elettronica sicuri in Outlook utilizzando una firma digitale, sono necessarie due cose fondamentali:

• ID digitale (certificato di posta elettronica). Scoprite dove e come potete ottenere un ID digitale.
• Impostare il certificato di firma in Outlook Nell'articolo precedente è stato illustrato come impostare il certificato di crittografia in Outlook. Per configurare il certificato di firma, si eseguono esattamente gli stessi passaggi, con l'unica differenza che si sceglie di aggiungere un certificato di firma. Certificato di firma invece del certificato di crittografia.

Tuttavia, se l'ID digitale è valido sia per la crittografia delle e-mail che per la firma digitale (e la maggior parte dei certificati e-mail lo sono), non importa quale opzione si scelga, entrambi i certificati verranno configurati comunque.

Come firmare un singolo messaggio di posta elettronica di Outlook con una firma digitale

Una volta installato il certificato di firma digitale, procedere con i seguenti passaggi.

In un messaggio che si sta componendo o a cui si sta rispondendo, andare alla voce Scheda Opzioni> Gruppo di autorizzazioni e fare clic sul pulsante Segno pulsante.

Se non si vede il Segno procedere come segue:

1. Vai a Opzioni scheda> Altre opzioni e fare clic sull'icona della piccola freccia verso il basso ( Finestra di dialogo delle opzioni ) nell'angolo inferiore.

   

2. Fare clic sul pulsante Impostazioni di sicurezza e selezionare Aggiungere la firma digitale a questo messaggio.

   

3. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e inviare l'e-mail come di consueto facendo clic sul pulsante Inviare pulsante.

Come firmare digitalmente tutti i messaggi di posta elettronica inviati in Outlook

1. In Outlook, aprire la cartella Centro fiduciario finestra di dialogo: andare alla sezione Scheda File> Opzioni> Centro fiduciario e fare clic sul pulsante Impostazioni del Trust Center pulsante.

   

2. Passare alla schermata Sicurezza della posta elettronica e selezionare la scheda Aggiungere la firma digitale ai messaggi in uscita sotto Posta crittografata .

   

3. È possibile selezionare una delle opzioni aggiuntive, se applicabili:
   • Selezionare Invio di un messaggio firmato in chiaro quando si inviano messaggi firmati se si desidera che i destinatari che non dispongono della protezione S/MIME possano leggere i messaggi inviati. Questa casella di controllo è selezionata per impostazione predefinita.
   • Controllo Richiesta di ricevuta S/MIME per tutti i messaggi firmati S/MIME se desiderate verificare che il vostro messaggio e-mail con firma digitale sia stato ricevuto senza modifiche dai destinatari. Selezionando questa opzione, le informazioni di verifica vi saranno inviate in un messaggio separato.
   • Se si dispone di più certificati di firma, è possibile scegliere un ID digitale adeguato facendo clic sul pulsante Impostazioni.
4. Fare clic su OK per chiudere tutte le finestre di dialogo aperte.

   Nota: se si inviano informazioni sensibili o strettamente riservate, si consiglia di crittografare l'e-mail per garantire la completa privacy.

Altri modi per inviare e-mail sicure in Outlook

Certo, la crittografia delle e-mail e la firma digitale di Outlook sono i metodi più comuni per inviare e-mail sicure in Outlook e in altri client di posta elettronica. Tuttavia, le scelte non si limitano a queste due opzioni e sono disponibili altri mezzi di protezione delle e-mail:

Crittografia delle connessioni e-mail con SSL o TLS

È possibile utilizzare Strato di presa sicura (SSL) o Sicurezza del livello di trasporto (TLS) crittografia per proteggere la connessione tra il vostro provider di posta elettronica e il vostro computer (telefono cellulare o altro dispositivo). Questi metodi di crittografia funzionano in modo simile agli schemi di protezione utilizzati per proteggere le transazioni e gli acquisti online.

Se si utilizza un browser web per lavorare con l'e-mail, assicurarsi che la crittografia SSL/TLS sia abilitata. Se è attiva, l'indirizzo del sito web (URL) inizia con https invece del solito http come si può vedere nella schermata sottostante:

In Microsoft Outlook è possibile impostare una connessione criptata in questo modo:

1. Vai al sito Scheda File> Impostazioni account> Impostazioni account...
2. Fare doppio clic sull'account per il quale si desidera attivare la connessione SSL, quindi fare clic sul pulsante Altre impostazioni... pulsante.

   

3. Passare alla scheda Avanzate e selezionare Questo server richiede una connessione crittografata (SSL). scatola.
4. Scegliere il tipo di crittografia dall'elenco a discesa accanto a Utilizzare i seguenti tipi di connessioni criptate .

   

Il tipo di crittografia da scegliere dipende dai requisiti del vostro provider di posta elettronica, che di solito fornisce istruzioni dettagliate per la configurazione di una connessione crittografata.

Invio di file zip protetti da password

Se dovete inviare via e-mail alcune informazioni riservate come documento di testo, foglio di calcolo Excel o altro file, potete prendere una precauzione in più contro l'accesso non autorizzato zippando il file e proteggendolo con una password.

Come comprimere / zippare un file o una cartella

Credo che tutti sappiano come comprimere (o zippare) i file o le cartelle in Windows. Vi ricordo la strada solo per completezza : )

In Esplora risorse, individuare il file o la cartella che si desidera comprimere, fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Inviare a> Cartella compressa (zippata) da il menu contestuale.

Verrà creata una nuova cartella zippata nella stessa posizione.

Come proteggere una cartella compressa con una password

Se si utilizza ancora Windows XP È possibile proteggere il contenuto di una cartella compressa con una password utilizzando i mezzi di Windows. La procedura è molto semplice:

1. Fare doppio clic sulla cartella zippata che si desidera proteggere e fare clic su Aggiungere una password sul File menu.
2. Digitare la password nella casella Password.

Nota: ricordate che le password per i file e le cartelle compressi non sono recuperabili in Windows. Assicuratevi quindi di usare qualcosa che possiate ricordare facilmente.

Se si utilizza Windows 7 o Windows 8 Perché Microsoft abbia rimosso la funzione di protezione con password che molti utilizzavano è per me un vero mistero. Le nuove versioni del software dovrebbero aggiungere nuove funzioni e non il contrario, no?

In ogni caso, se si utilizza Windows 7 o Windows 8, è possibile utilizzare un software di archiviazione di terze parti con la funzione di protezione tramite password, ad esempio 7-Zip, un archiviatore di file open source gratuito.

Personalmente preferisco il software WinRar (potete vedere la sua finestra di dialogo nell'immagine sottostante), ma è solo una questione di preferenze.

Con il vostro documento importante compresso e protetto da password, siete pronti a inviarlo via e-mail in modo sicuro come allegato, senza dimenticare di fornire la password al destinatario in un messaggio e-mail separato, su Skype o per telefono.

Suggerimento: se si avere Ottenuto il certificato Digital ID, è possibile criptare ulteriormente il file zip e firmarlo con una firma digitale. A tal fine, fare clic con il tasto destro del mouse sul file .exe in Esplora risorse e scegliere l'opzione Firma e crittografia dal menu contestuale.

Se state inviando un documento altamente confidenziale e cercate la massima privacy, potete anche crittografare l'intero messaggio di posta elettronica, compresi gli allegati, come descritto in Come inviare messaggi di posta elettronica crittografati in Outlook.

E questo è tutto per oggi, grazie per aver letto!