In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die digitale Signatur von Outlook, die Verschlüsselung von E-Mail-Verbindungen mit SSL /TLS und andere Möglichkeiten, sichere E-Mails in Outlook 365 - 2010 zu versenden.

Letzte Woche haben wir uns mit verschiedenen Möglichkeiten beschäftigt, verschlüsselte E-Mails in Outlook zu versenden. Heute wollen wir uns eine weitere Technik zum Schutz Ihrer E-Mail-Nachrichten genauer ansehen. Digitale Outlook-Signatur .

Eine gültige digitale Signatur beweist die Authentizität einer E-Mail und zeigt dem Empfänger, dass die Nachricht von einem bekannten Absender erstellt wurde und ihr Inhalt während der Übertragung nicht verändert wurde.

Im weiteren Verlauf dieses Artikels erfahren Sie, wie Sie schnell sichere, digital signierte Nachrichten in Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 und 2010 versenden können, und lernen einige weitere Möglichkeiten des E-Mail-Schutzes kennen:

Senden Sie sichere E-Mails in Outlook mit einer digitalen Signatur

Das digitale Signieren einer E-Mail in Outlook ist nicht dasselbe wie das Hinzufügen Ihrer Text- oder Grafiksignatur am Ende ausgehender Nachrichten. Eine E-Mail-Signatur ist einfach Ihre individuelle Schlussanrede, die jeder kopieren oder nachahmen kann.

Eine digitale Outlook-Signatur ist etwas anderes - sie fügt der Nachricht Ihre eindeutige digitale Markierung hinzu. Wenn Sie eine E-Mail mit einer digitalen Signatur signieren, fügen Sie Ihr Zertifikat und Ihren öffentlichen Schlüssel ein, die mit Ihrer digitalen ID (Signierzertifikat) verknüpft sind. Auf diese Weise beweisen Sie dem Empfänger, dass die Nachricht von einem vertrauenswürdigen Absender stammt und dass ihr Inhalt intakt ist.

Um sichere Outlook-E-Mails mit einer digitalen Signatur versenden zu können, benötigen Sie zwei grundlegende Dinge:

• Digitale ID (Hier erfahren Sie, wo und wie Sie eine digitale ID erhalten können.
• Einrichten des Signierzertifikats in Outlook Im vorigen Artikel haben wir auch beschrieben, wie Sie das Verschlüsselungszertifikat in Outlook einrichten können. Um das Signierzertifikat zu konfigurieren, führen Sie genau die gleichen Schritte aus, mit dem einzigen Unterschied, dass Sie ein Zertifikat signieren anstelle des Verschlüsselungszertifikats.

Wenn Ihre digitale ID jedoch sowohl für die E-Mail-Verschlüsselung als auch für die digitale Signatur gültig ist (was bei den meisten E-Mail-Zertifikaten der Fall ist), spielt es eigentlich keine Rolle, welche Option Sie wählen, da beide Zertifikate ohnehin konfiguriert werden.

So signieren Sie eine einzelne Outlook-E-Mail mit einer digitalen Signatur

Wenn Ihr digitales Signierzertifikat vorhanden ist, führen Sie die folgenden Schritte aus.

Gehen Sie in einer Nachricht, die Sie verfassen oder auf die Sie antworten, auf die Seite Registerkarte Optionen> Berechtigungsgruppe und klicken Sie auf das Unterschrift Taste.

Wenn Sie nicht sehen, dass die Unterschrift und gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Gehen Sie rüber zu Optionen tab> Mehr Optionen und klicken Sie auf das kleine Abwärtspfeil-Symbol ( Optionen Dialogfeld Launcher ) in der unteren Ecke.

   

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sicherheitseinstellungen und überprüfen Sie Digitale Signatur zu dieser Nachricht hinzufügen.

   

3. Klicken Sie auf OK, um den Dialog zu schließen, und senden Sie die E-Mail wie gewohnt durch Klicken auf die Schaltfläche Senden Sie Taste.

So signieren Sie alle von Ihnen in Outlook gesendeten E-Mails digital

1. Öffnen Sie in Ihrem Outlook das Fenster Trust Center Dialog: Gehen Sie auf die Seite Registerkarte Datei> Optionen> Trust Center und klicken auf das Trust Center-Einstellungen Taste.

   

2. Wechseln Sie zum E-Mail-Sicherheit und wählen Sie die Registerkarte Hinzufügen einer digitalen Signatur zu ausgehenden Nachrichten unter Verschlüsselte Mail .

   

3. Gegebenenfalls können Sie eine der zusätzlichen Optionen auswählen:
   • Wählen Sie Senden einer signierten Klartextnachricht beim Senden signierter Nachrichten wenn Sie möchten, dass die Empfänger, die nicht über S/MIME-Sicherheit verfügen, die von Ihnen gesendeten Nachrichten lesen können. Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert.
   • Siehe S/MIME-Empfang für alle S/MIME-signierten Nachrichten anfordern wenn Sie überprüfen möchten, ob Ihre digital signierte E-Mail-Nachricht unverändert bei den vorgesehenen Empfängern angekommen ist. Wenn Sie diese Option wählen, werden Ihnen die Überprüfungsinformationen in einer separaten Nachricht übermittelt.
   • Wenn Sie mehrere Signierzertifikate haben, können Sie eine geeignete digitale ID wählen indem Sie auf die Schaltfläche Einstellungen klicken.
4. Klicken Sie auf OK, um alle geöffneten Dialogfelder zu schließen.

   Hinweis: Wenn Sie sensible oder streng vertrauliche Informationen versenden, sollten Sie die E-Mail verschlüsseln, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Andere Möglichkeiten zum Senden sicherer E-Mails in Outlook

Zugegeben, die E-Mail-Verschlüsselung und die digitale Signatur von Outlook sind die gängigsten Methoden, um sichere E-Mails in Outlook und anderen E-Mail-Clients zu versenden. Allerdings sind Ihre Möglichkeiten nicht auf diese beiden Optionen beschränkt, und es stehen Ihnen noch einige weitere E-Mail-Schutzmittel zur Verfügung:

Verschlüsselung von E-Mail-Verbindungen mit SSL oder TLS

Sie können verwenden Sichere Sockelschicht (SSL) oder Transport Layer Security (TLS) Verschlüsselung, um die Verbindung zwischen Ihrem E-Mail-Anbieter und Ihrem Computer (Mobiltelefon oder einem anderen Gerät) zu sichern. Diese Verschlüsselungsmethoden funktionieren ähnlich wie die Schutzsysteme, die zur Sicherung von Online-Transaktionen und -Käufen verwendet werden.

Wenn Sie einen Webbrowser verwenden, um mit Ihrer E-Mail zu arbeiten, vergewissern Sie sich, dass die SSL/TLS-Verschlüsselung aktiviert ist. Wenn sie aktiviert ist, beginnt die Website-Adresse (URL) mit https statt der üblichen http wie Sie auf dem nachstehenden Bildschirmausschnitt sehen können:

In Microsoft Outlook können Sie auf diese Weise eine verschlüsselte Verbindung einrichten:

1. Gehen Sie zum Registerkarte Datei> Kontoeinstellungen> Kontoeinstellungen...
2. Doppelklicken Sie auf das Konto, für das Sie die SSL-Verbindung aktivieren möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Mehr Einstellungen... Taste.

   

3. Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert und aktivieren Sie Dieser Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung (SSL) Box.
4. Wählen Sie die Verschlüsselungsart aus der Dropdown-Liste neben Verwenden Sie die folgenden Arten von verschlüsselten Verbindungen .

   

Welchen Verschlüsselungstyp Sie genau wählen, hängt von den Anforderungen Ihres E-Mail-Anbieters ab. In der Regel finden Sie dort ausführliche Anweisungen zur Konfiguration einer verschlüsselten Verbindung, so dass Sie hoffentlich keine Schwierigkeiten damit haben werden.

Versenden von passwortgeschützten Zip-Dateien

Wenn Sie vertrauliche Informationen in Form eines Textdokuments, einer Excel-Tabelle oder einer anderen Datei per E-Mail versenden müssen, können Sie eine zusätzliche Vorsichtsmaßnahme gegen unbefugten Zugriff treffen, indem Sie die Datei komprimieren und mit einem Passwort schützen.

Komprimieren/Zippen einer Datei oder eines Ordners

Ich glaube, jeder weiß, wie man Dateien oder Ordner in Windows komprimiert (oder zippt). Ich werde Sie nur der Vollständigkeit halber daran erinnern : )

Suchen Sie im Windows Explorer die Datei oder den Ordner, den Sie komprimieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Senden an> Komprimierter (gezippter) Ordner von das Kontextmenü.

Es wird ein neuer gezippter Ordner am gleichen Ort erstellt.

Wie man einen komprimierten Ordner mit einem Passwort schützt

Wenn Sie immer noch mit Windows XP können Sie den Inhalt eines komprimierten Ordners mit den Mitteln von Windows mit einem Passwort schützen. Das Verfahren ist sehr einfach:

1. Doppelklicken Sie auf den gezippten Ordner, den Sie schützen möchten, und klicken Sie auf Ein Passwort hinzufügen über die Datei Menü.
2. Geben Sie das Passwort in das Feld Passwort ein.

Hinweis: Bitte denken Sie daran, dass Passwörter für komprimierte Dateien und Ordner unter Windows nicht wiederhergestellt werden können. Verwenden Sie also ein Passwort, das Sie sich leicht merken können.

Wenn Sie Folgendes verwenden Windows 7 oder Windows 8 Warum Microsoft die Passwortschutzfunktion, die von vielen genutzt wurde, entfernt hat, ist mir ein völliges Rätsel. Neue Versionen von Software sollen doch eigentlich neue Funktionen hinzufügen und nicht umgekehrt, oder?

Wenn Sie Windows 7 oder Windows 8 verwenden, können Sie eine Archivierungssoftware eines Drittanbieters verwenden, die über eine Passwortschutzfunktion verfügt, z. B. 7-Zip - ein kostenloses Open-Source-Archivierungsprogramm.

Mir persönlich gefällt die WinRar-Software besser (Sie können das Dialogfenster im Screenshot unten sehen), aber das ist nur eine Frage der Vorliebe.

Wenn Ihr wichtiges Dokument komprimiert und mit einem Kennwort geschützt ist, können Sie es sicher als Anhang per E-Mail versenden. Vergessen Sie nur nicht, dem Empfänger das Kennwort in einer separaten E-Mail-Nachricht, per Skype oder Telefon mitzuteilen.

Tipp: Wenn Sie haben Wenn Sie das Digital ID-Zertifikat erhalten haben, können Sie Ihre Zip-Datei zusätzlich verschlüsseln und mit einer digitalen Signatur versehen. Klicken Sie dazu im Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf die .exe-Datei und wählen Sie die Option Signieren und Verschlüsseln aus dem Kontextmenü.

Wenn Sie ein sehr vertrauliches Dokument versenden und absolute Vertraulichkeit wünschen, können Sie auch die gesamte E-Mail-Nachricht einschließlich der Anhänge verschlüsseln, wie unter Verschlüsselte E-Mails in Outlook versenden beschrieben.

Und das ist alles für heute, danke fürs Lesen!