En este artículo, usted aprenderá acerca de la firma digital de Outlook, el cifrado de conexiones de correo electrónico con SSL /TLS, y otras formas de enviar correo electrónico seguro en Outlook 365 - 2010.

La semana pasada hablamos de diferentes formas de enviar correo electrónico cifrado en Outlook. Hoy, vamos a echar un vistazo más de cerca a otra técnica para salvaguardar tus mensajes de correo electrónico - Firma digital de Outlook .

Una firma digital válida prueba la autenticidad de un correo electrónico y demuestra al destinatario que el mensaje fue creado por un remitente conocido y su contenido no ha sido alterado en tránsito.

Más adelante en este artículo, aprenderá cómo puede enviar rápidamente mensajes seguros firmados digitalmente en Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 y 2010 y explorará algunas otras formas de protección de correo electrónico:

Enviar correo electrónico seguro en Outlook utilizando una firma digital

Firmar digitalmente un mensaje de correo electrónico en Outlook no es lo mismo que añadir tu firma de texto o gráfica al final de los mensajes salientes. Una firma de mensaje de correo electrónico es simplemente tu saludo de cierre personalizado que cualquiera puede copiar o imitar.

Una firma digital de Outlook es otra cosa: añade tu marca digital única al mensaje. Al firmar un correo electrónico con una firma digital, incluyes tu certificado y clave pública asociada a tu ID digital (certificado de firma). De este modo, demuestras al destinatario que el mensaje procede de un remitente de confianza y que su contenido está intacto.

Para poder enviar correos electrónicos de Outlook seguros utilizando una firma digital, necesitas dos cosas básicas:

• Identificación digital (Vea dónde y cómo puede obtener un documento de identidad digital.
• Configurar el certificado de firma en Outlook En el artículo anterior, también se explicaba cómo configurar el certificado de cifrado en Outlook. Para configurar el certificado de firma, se siguen exactamente los mismos pasos con la única diferencia de que se elige añadir un Certificado de firma en lugar de Certificado de cifrado.

Sin embargo, si su ID digital es válido tanto para el cifrado de correo electrónico como para la firma digital (y la mayoría de los certificados de correo electrónico lo son), no importa realmente qué opción elija, ambos certificados se configurarán de todos modos.

Cómo firmar un único correo electrónico de Outlook con una firma digital

Con su certificado de firma digital en su lugar, proceda con los siguientes pasos.

En un mensaje que esté redactando o respondiendo, vaya a la pestaña Pestaña Opciones> Grupo de permisos y haga clic en el botón Firme botón.

Si no ve el Firme y haga lo siguiente:

1. Visite Opciones tab> Más opciones y haga clic en el icono de la flecha hacia abajo ( Cuadro de diálogo de opciones ) en la esquina inferior.

   

2. Haga clic en el botón Configuración de seguridad y marque Añadir firma digital a este mensaje.

   

3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y envíe el correo electrónico como de costumbre haciendo clic en el botón Enviar botón.

Cómo firmar digitalmente todos los mensajes de correo electrónico que envíe en Outlook

1. En Outlook, abra la ventana Centro de confianza cuadro de diálogo Ficha Archivo> Opciones> Centro de confianza y haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza botón.

   

2. Cambiar a la Seguridad del correo electrónico y seleccione la pestaña Añadir firma digital a los mensajes salientes en Correo cifrado .

   

3. Puede seleccionar una de las opciones adicionales, cuando proceda:
   • Seleccione Enviar mensaje firmado en texto claro al enviar mensajes firmados si quieres que los destinatarios que no tengan seguridad S/MIME puedan leer los mensajes que envíes. Esta casilla está seleccionada por defecto.
   • Consulte Solicitar recibo S/MIME para todos los mensajes firmados S/MIME si desea verificar que su mensaje de correo electrónico firmado digitalmente ha sido recibido sin cambios por los destinatarios previstos. Al seleccionar esta opción, la información de verificación se le enviará en un mensaje aparte.
   • Si dispone de varios certificados de firma, puede elegir una identificación digital adecuada pulsando el botón Configuración.
4. Haga clic en Aceptar para cerrar todos los cuadros de diálogo abiertos.

   Nota: si envías información sensible o estrictamente confidencial, es posible que también quieras encriptar el correo electrónico para garantizar la total privacidad.

Otras formas de enviar correo electrónico seguro en Outlook

Es cierto que el cifrado de correo electrónico y la firma digital de Outlook son los métodos más comunes para enviar correos electrónicos seguros en Outlook y otros clientes de correo electrónico. Sin embargo, sus opciones no se limitan a estas dos opciones y tiene a su disposición algunos medios más de protección del correo electrónico:

Cifrado de conexiones de correo electrónico con SSL o TLS

Puede utilizar Capa de sockets seguros (SSL) o Seguridad de la capa de transporte (TLS) cifrado para proteger la conexión entre su proveedor de correo electrónico y su ordenador (teléfono móvil u otro dispositivo). Estos métodos de cifrado funcionan de forma similar a los sistemas de protección que se utilizan para proteger las transacciones y compras en línea.

Si utiliza un navegador web para trabajar con su correo electrónico, asegúrese de que el cifrado SSL/TLS está activado. Si está activado, la dirección del sitio web (URL) empieza por https en lugar del habitual http como se puede ver en la siguiente captura de pantalla:

En Microsoft Outlook, puede configurar una conexión cifrada de esta manera:

1. Ir a la Ficha Archivo> Configuración de la cuenta> Configuración de la cuenta...
2. Haga doble clic en la cuenta para la que desea activar la conexión SSL y, a continuación, haga clic en el botón Más ajustes... botón.

   

3. Cambie a la pestaña Avanzado y marque Este servidor requiere conexión cifrada (SSL) caja.
4. Elija el tipo de cifrado en la lista desplegable situada junto a Utilice el siguiente tipo de conexiones cifradas .

   

El tipo exacto de encriptación que elijas dependerá de los requisitos de tu proveedor de correo electrónico. Normalmente proporcionan instrucciones detalladas para configurar una conexión encriptada, por lo que es de esperar que no tengas ninguna dificultad al respecto.

Envío de archivos zip protegidos con contraseña

Si necesitas enviar por correo electrónico información confidencial en forma de documento de texto, hoja de cálculo de Excel u otro archivo, puedes tomar una precaución adicional contra el acceso no autorizado comprimiendo el archivo y protegiéndolo con contraseña.

Cómo comprimir un archivo o una carpeta

Creo que todo el mundo sabe cómo comprimir (o comprimir con cremallera) archivos o carpetas en Windows. Le recordaré la forma sólo para completar : )

En el Explorador de Windows, busque el archivo o la carpeta que desea comprimir, haga clic con el botón derecho y seleccione Enviar a> Carpeta comprimida (zip) de el menú contextual.

Se creará una nueva carpeta comprimida en la misma ubicación.

Cómo proteger una carpeta comprimida con contraseña

Si todavía utiliza Windows XP Si lo desea, puede proteger el contenido de una carpeta comprimida con contraseña utilizando los medios de Windows. El procedimiento es muy sencillo:

1. Haga doble clic en la carpeta comprimida que desea proteger y haga clic en Añadir una contraseña en el Archivo menú.
2. Escriba la contraseña en la casilla Contraseña.

Nota: Recuerde que las contraseñas de los archivos y carpetas comprimidos no se pueden recuperar en Windows, por lo que debe utilizar una que pueda recordar fácilmente.

Si utiliza Windows 7 o Windows 8 El motivo por el que Microsoft ha eliminado la función de protección mediante contraseña que muchos utilizaban es un completo misterio para mí. Se supone que las nuevas versiones de software añaden nuevas funciones y no al revés, ¿no?

De todos modos, si utiliza Windows 7 o Windows 8, puede utilizar algún software de archivado de terceros con la función de protección por contraseña a bordo, por ejemplo, 7-Zip - archivador de archivos gratuito de código abierto.

Personalmente, me gusta más el software WinRar (puede ver su ventana de diálogo en la captura de pantalla de abajo), pero esto es sólo una cuestión de preferencia.

Con tu documento importante comprimido y protegido con contraseña, estás listo para enviarlo por correo electrónico de forma segura como archivo adjunto. Eso sí, no olvides proporcionar la contraseña a tu destinatario en un mensaje de correo electrónico aparte, por Skype o por teléfono.

Consejo. tienen obtenido el certificado Digital ID, puede cifrar adicionalmente su archivo zip y firmarlo con una firma digital. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo .exe en el Explorador de Windows y elija la opción Firmar y cifrar del menú contextual.

Si está enviando un documento altamente confidencial y busca la privacidad total, también puede cifrar todo el mensaje de correo electrónico, incluidos los archivos adjuntos, como se describe en Cómo enviar correo electrónico cifrado en Outlook.

Y esto es todo por hoy, ¡gracias por leer!