In dit artikel leert u meer over de digitale handtekening van Outlook, het versleutelen van e-mailverbindingen met SSL /TLS en andere manieren om veilige e-mail te versturen in Outlook 365 - 2010.

Vorige week stonden we stil bij verschillende manieren om gecodeerde e-mail te versturen in Outlook. Laten we vandaag eens kijken naar een andere techniek om uw e-mailberichten te beveiligen -... Outlook digitale handtekening .

Een geldige digitale handtekening bewijst de authenticiteit van een e-mail en toont de ontvanger dat het bericht is opgesteld door een bekende afzender en dat de inhoud ervan tijdens het vervoer niet is gewijzigd.

Verderop in dit artikel leer je hoe je snel veilig digitaal ondertekende berichten kunt versturen in Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 en 2010 en verken je een paar andere manieren van e-mailbescherming:

Beveiligde e-mail versturen in Outlook door een digitale handtekening te gebruiken

Het digitaal ondertekenen van een e-mail in Outlook is niet hetzelfde als het toevoegen van uw tekst of grafische handtekening aan het einde van uitgaande berichten. Een e-mailhandtekening is gewoon uw aangepaste afsluitende aanhef die iedereen kan kopiëren of nabootsen.

Een Outlook digitale handtekening is een andere zaak - het voegt uw unieke digitale markering toe aan het bericht. Door een e-mail te ondertekenen met een digitale handtekening, voegt u uw certificaat en openbare sleutel toe die is gekoppeld aan uw digitale ID (ondertekeningscertificaat). Op deze manier bewijst u aan de ontvanger dat het bericht afkomstig is van een vertrouwde afzender en dat de inhoud intact is.

Om beveiligde Outlook e-mails te kunnen versturen met behulp van een digitale handtekening, heeft u twee basiszaken nodig:

• Digitale ID (e-mail certificaat). Kijk waar en hoe je een digitale ID kunt krijgen.
• Het ondertekeningscertificaat instellen in Outlook In het vorige artikel hebben we ook besproken hoe u het encryptiecertificaat in Outlook kunt instellen. Om het ondertekeningscertificaat te configureren, voert u precies dezelfde stappen uit met als enige verschil dat u ervoor kiest om een Certificaat ondertekenen in plaats van Encryptiecertificaat.

Maar als uw digitale ID geldig is voor zowel e-mailcodering als digitale ondertekening (en de meeste e-mailcertificaten zijn dat), maakt het niet veel uit welke optie u kiest, want beide certificaten worden toch geconfigureerd.

Eén Outlook e-mail ondertekenen met een digitale handtekening

Met uw certificaat voor digitale ondertekening op zijn plaats, gaat u verder met de volgende stappen.

In een bericht dat u opstelt of beantwoordt, gaat u naar de Opties> Toestemmingsgroep en klik op de Teken knop.

Als u de Teken knop, doe dan het volgende:

1. Ga naar Opties tab> Meer opties groep en klik op het kleine pijltje naar beneden ( Dialoogvenster Opties Starten ) in de benedenhoek.

   

   Zie ook: Hoe de kolombreedte wijzigen en automatisch aanpassen in Excel
2. Klik op de knop Beveiligingsinstellingen en controleer Digitale handtekening toevoegen aan dit bericht.

   

3. Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten en verzend de e-mail zoals gewoonlijk door te klikken op de knop Stuur knop.

Hoe u alle e-mailberichten die u in Outlook verstuurt digitaal ondertekent

1. Open in uw Outlook de Vertrouwenscentrum dialoog: ga naar de Tabblad Bestand> Opties> Vertrouwenscentrum en klik op de Instellingen voor het vertrouwenscentrum knop.

   

2. Schakel over naar de E-mail Veiligheid tabblad en selecteer de Digitale handtekening toevoegen aan uitgaande berichten onder Gecodeerde post .

   

3. U kunt een van de extra opties selecteren, indien van toepassing:
   • Selecteer Verzend ondertekend bericht in duidelijke tekst bij het verzenden van ondertekende berichten als u wilt dat de ontvangers die geen S/MIME-beveiliging hebben de berichten die u verstuurt, kunnen lezen. Dit selectievakje is standaard ingeschakeld.
   • Controleer Verzoek om S/MIME ontvangst voor alle S/MIME ondertekende berichten. als u wilt controleren of uw digitaal ondertekende e-mailbericht ongewijzigd is ontvangen door de beoogde ontvangers. Als u deze optie selecteert, wordt de verificatie-informatie in een apart bericht naar u verzonden.
   • Als u meerdere ondertekeningscertificaten hebt, kunt u kies een goede digitale ID door te klikken op de knop Instellingen.
4. Klik op OK om elk geopend dialoogvenster te sluiten.

   Opmerking: Als u gevoelige of strikt vertrouwelijke informatie verstuurt, wilt u de e-mail misschien ook coderen om de volledige privacy te waarborgen.

Andere manieren om beveiligde e-mail te versturen in Outlook

Toegegeven, e-mailcodering en Outlook digitale handtekening zijn de meest gebruikelijke methoden voor het verzenden van beveiligde e-mails in Outlook en andere e-mailclients. Uw keuzes zijn echter niet beperkt tot deze twee opties en er staan u nog enkele andere e-mailbeschermingsmiddelen ter beschikking:

E-mailverbindingen versleutelen met SSL of TLS

U kunt Secure Socket Layer (SSL) of Beveiliging van de transportlaag (TLS) encryptie om de verbinding tussen uw e-mailprovider en uw computer (mobiele telefoon of ander apparaat) te beveiligen. Deze encryptiemethoden werken vergelijkbaar met de beschermingsprogramma's die worden gebruikt om online transacties en aankopen te beveiligen.

Als u een webbrowser gebruikt om met uw e-mail te werken, controleer dan of de SSL/TLS-codering is ingeschakeld. Als deze actief is, dan begint het adres van de website (URL) met https in plaats van de gebruikelijke http zoals u kunt zien in de onderstaande schermafbeelding:

In Microsoft Outlook kunt u zo een versleutelde verbinding opzetten:

1. Ga naar de Tabblad Bestand> Accountinstellingen> Accountinstellingen...
2. Dubbelklik op de account waarvoor u de SSL-verbinding wilt inschakelen en klik vervolgens op de knop Meer instellingen... knop.

   

3. Ga naar het tabblad Geavanceerd en controleer Deze server vereist een gecodeerde verbinding (SSL) doos.
4. Kies het versleutelingstype in de vervolgkeuzelijst naast Gebruik het volgende type gecodeerde verbindingen .

   

Welk type encryptie u precies moet kiezen, hangt af van de eisen van uw e-mailprovider. Meestal geven zij gedetailleerde instructies voor het configureren van een versleutelde verbinding, dus hopelijk zult u hier geen problemen mee hebben.

Verzenden van met wachtwoord beveiligde zip-bestanden

Als u vertrouwelijke informatie moet e-mailen als tekstdocument, Excel-spreadsheet of ander bestand, kunt u een extra voorzorgsmaatregel nemen tegen ongeoorloofde toegang door het bestand in te pakken en te beveiligen met een wachtwoord.

Een bestand of map comprimeren / zippen

Ik denk dat iedereen wel weet hoe je bestanden of mappen in Windows kunt comprimeren (of zippen). Voor de volledigheid herinner ik je aan de manier waarop : )

Zoek in Windows Verkenner het bestand of de map die u wilt comprimeren, klik er met de rechtermuisknop op en kies Verzenden naar> Gecomprimeerde (gezipte) map van het contextmenu.

Er wordt een nieuwe gezipte map aangemaakt op dezelfde plaats.

Hoe bescherm je een gecomprimeerde map met een wachtwoord

Als u toevallig nog steeds Windows XP U kunt de inhoud van een gecomprimeerde map met een wachtwoord beveiligen met behulp van de middelen van Windows. De procedure is zeer eenvoudig:

1. Dubbelklik op de gezipte map die u wilt beschermen en klik op Een wachtwoord toevoegen op de Bestand menu.
2. Typ het wachtwoord in het vak Wachtwoord.

Opmerking: vergeet niet dat wachtwoorden voor gecomprimeerde bestanden en mappen in Windows niet kunnen worden hersteld. Gebruik dus iets dat u gemakkelijk kunt onthouden.

Als u gebruik maakt van Windows 7 of Windows 8 Waarom Microsoft de door velen gebruikte wachtwoordbeveiliging heeft verwijderd, is mij een compleet raadsel. Nieuwe versies van software moeten toch nieuwe functies toevoegen en niet andersom?

Hoe dan ook, als u Windows 7 of Windows 8 gebruikt, kunt u gebruik maken van archiveringssoftware van derden met wachtwoordbeveiliging, bijvoorbeeld 7-Zip - gratis open source bestandsarchiver.

Persoonlijk vind ik de WinRar-software beter (u ziet het dialoogvenster in de schermafbeelding hieronder), maar dit is gewoon een kwestie van voorkeur.

Nu uw belangrijke document gecomprimeerd en met een wachtwoord beveiligd is, kunt u het veilig als bijlage e-mailen. Vergeet alleen niet het wachtwoord aan uw ontvanger te geven in een apart e-mailbericht, via Skype of telefoon.

Tip. Als u hebben verkregen Digital ID certificaat, kunt u bovendien uw zip-bestand versleutelen en ondertekenen met een digitale handtekening. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het .exe-bestand in Windows Verkenner en kies de optie Ondertekenen en coderen optie uit het contextmenu.

Als u een zeer vertrouwelijk document verstuurt en op zoek bent naar volledige privacy, kunt u ook het hele e-mailbericht inclusief bijlagen versleutelen, zoals beschreven in Hoe versleutelde e-mail verzenden in Outlook.

En dit is alles voor vandaag, bedankt voor het lezen!