Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε για την ψηφιακή υπογραφή του Outlook, την κρυπτογράφηση συνδέσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με SSL /TLS και άλλους τρόπους αποστολής ασφαλούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook 365 - 2010.

Την περασμένη εβδομάδα ασχοληθήκαμε με διάφορους τρόπους αποστολής κρυπτογραφημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. Σήμερα, ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε μια άλλη τεχνική για τη διασφάλιση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας - Ψηφιακή υπογραφή του Outlook .

Μια έγκυρη ψηφιακή υπογραφή αποδεικνύει τη γνησιότητα ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αποδεικνύει στον παραλήπτη ότι το μήνυμα δημιουργήθηκε από έναν γνωστό αποστολέα και ότι το περιεχόμενό του δεν έχει αλλοιωθεί κατά τη μεταφορά.

Στη συνέχεια αυτού του άρθρου, θα μάθετε πώς μπορείτε να στέλνετε γρήγορα ασφαλή ψηφιακά υπογεγραμμένα μηνύματα στο Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 και 2010 και να εξερευνήσετε μερικούς άλλους τρόπους προστασίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Αποστολή ασφαλούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook με χρήση ψηφιακής υπογραφής

Η ψηφιακή υπογραφή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook δεν είναι το ίδιο με την προσθήκη της υπογραφής κειμένου ή γραφικής υπογραφής σας στο τέλος των εξερχόμενων μηνυμάτων. Η υπογραφή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απλώς ο προσαρμοσμένος χαιρετισμός κλεισίματος που μπορεί να αντιγράψει ή να μιμηθεί οποιοσδήποτε.

Η ψηφιακή υπογραφή του Outlook είναι διαφορετική υπόθεση - προσθέτει το μοναδικό ψηφιακό σας σήμα στο μήνυμα. Υπογράφοντας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ψηφιακή υπογραφή, συμπεριλαμβάνετε το πιστοποιητικό και το δημόσιο κλειδί σας που σχετίζονται με το ψηφιακό σας αναγνωριστικό (πιστοποιητικό υπογραφής). Με αυτόν τον τρόπο, αποδεικνύετε στον παραλήπτη ότι το μήνυμα προέρχεται από έναν αξιόπιστο αποστολέα και ότι το περιεχόμενό του είναι άθικτο.

Για να μπορέσετε να στείλετε ασφαλή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook χρησιμοποιώντας μια ψηφιακή υπογραφή, χρειάζεστε δύο βασικά πράγματα:

• Ψηφιακή ταυτότητα (πιστοποιητικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Δείτε πού και πώς μπορείτε να αποκτήσετε ψηφιακή ταυτότητα.
• Ρύθμιση του πιστοποιητικού υπογραφής στο Outlook . Στο προηγούμενο άρθρο, συζητήσαμε επίσης πώς μπορείτε να ρυθμίσετε το πιστοποιητικό κρυπτογράφησης στο Outlook. Για να ρυθμίσετε το πιστοποιητικό υπογραφής, εκτελείτε ακριβώς τα ίδια βήματα με τη μόνη διαφορά ότι επιλέγετε να προσθέσετε ένα Πιστοποιητικό υπογραφής αντί του πιστοποιητικού κρυπτογράφησης.

Αν και, αν το ψηφιακό αναγνωριστικό σας ισχύει τόσο για κρυπτογράφηση όσο και για ψηφιακή υπογραφή (και τα περισσότερα πιστοποιητικά ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ισχύουν), δεν έχει σημασία ποια επιλογή θα επιλέξετε, καθώς και τα δύο πιστοποιητικά θα ρυθμιστούν ούτως ή άλλως.

Πώς να υπογράψετε ένα μεμονωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook με ψηφιακή υπογραφή

Με το πιστοποιητικό ψηφιακής υπογραφής στη θέση του, προχωρήστε με τα ακόλουθα βήματα.

Σε ένα μήνυμα που συνθέτετε ή στο οποίο απαντάτε, μεταβείτε στην επιλογή Καρτέλα Επιλογές> Ομάδα δικαιωμάτων και κάντε κλικ στο Υπογράψτε κουμπί.

Εάν δεν βλέπετε το Υπογράψτε και στη συνέχεια κάντε τα εξής:

1. Πηγαίνετε στο Επιλογές tab>, Περισσότερες επιλογές και κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μικρό βέλος προς τα κάτω ( Εκτοξευτής πλαισίου διαλόγου επιλογών ) στην κάτω γωνία.

   

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις ασφαλείας και επιλέξτε Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής σε αυτό το μήνυμα.

   

   Δείτε επίσης: Πώς να αποθηκεύσετε το διάγραμμα του Excel ως εικόνα (png, jpg, bmp), να αντιγράψετε στο Word & το PowerPoint
3. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και στείλτε το email ως συνήθως κάνοντας κλικ στο κουμπί Στείλτε κουμπί.

Πώς να υπογράψετε ψηφιακά όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε στο Outlook

1. Στο Outlook σας, ανοίξτε το Κέντρο εμπιστοσύνης διάλογος: μεταβείτε στο Καρτέλα Αρχείο> Επιλογές> Κέντρο εμπιστοσύνης και κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις Κέντρου εμπιστοσύνης κουμπί.

   

2. Μεταβείτε στο Ασφάλεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέξτε την καρτέλα Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής σε εξερχόμενα μηνύματα στο Κρυπτογραφημένη αλληλογραφία .

   

3. Μπορείτε να επιλέξετε μία από τις πρόσθετες επιλογές, κατά περίπτωση:
   • Επιλέξτε Αποστολή υπογεγραμμένου μηνύματος καθαρού κειμένου κατά την αποστολή υπογεγραμμένων μηνυμάτων εάν θέλετε οι παραλήπτες που δεν διαθέτουν ασφάλεια S/MIME να μπορούν να διαβάζουν τα μηνύματα που στέλνετε. Αυτό το πλαίσιο ελέγχου είναι προεπιλεγμένο.
   • Ελέγξτε το Αίτηση παραλαβής S/MIME για όλα τα υπογεγραμμένα μηνύματα S/MIME εάν θέλετε να επαληθεύσετε ότι το ψηφιακά υπογεγραμμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας έχει παραληφθεί αμετάβλητο από τους προβλεπόμενους παραλήπτες. Όταν επιλέξετε αυτή την επιλογή, οι πληροφορίες επαλήθευσης θα σας αποσταλούν σε ξεχωριστό μήνυμα.
   • Εάν έχετε πολλά πιστοποιητικά υπογραφής, μπορείτε να επιλέξτε μια κατάλληλη ψηφιακή ταυτότητα κάνοντας κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις.
4. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε κάθε ανοιχτό παράθυρο διαλόγου.

   Σημείωση: Εάν στέλνετε ευαίσθητες ή αυστηρά εμπιστευτικές πληροφορίες, τότε ίσως να θέλετε να κρυπτογραφήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να διασφαλίσετε το απόλυτο απόρρητο.

Άλλοι τρόποι αποστολής ασφαλούς email στο Outlook

Ομολογουμένως, η κρυπτογράφηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η ψηφιακή υπογραφή του Outlook είναι οι πιο συνηθισμένες μέθοδοι αποστολής ασφαλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook και σε άλλους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, οι επιλογές σας δεν περιορίζονται σε αυτές τις δύο επιλογές και έχετε στη διάθεσή σας μερικά ακόμη μέσα προστασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Κρυπτογράφηση συνδέσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με SSL ή TLS

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Secure Socket Layer (SSL) ή Ασφάλεια επιπέδου μεταφοράς (TLS) κρυπτογράφηση για την ασφάλεια της σύνδεσης μεταξύ του παρόχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και του υπολογιστή σας (κινητού τηλεφώνου ή άλλης συσκευής). Αυτές οι μέθοδοι κρυπτογράφησης λειτουργούν παρόμοια με τα συστήματα προστασίας που χρησιμοποιούνται για την ασφάλεια των ηλεκτρονικών συναλλαγών και αγορών.

Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού για να εργαστείτε με το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, βεβαιωθείτε ότι η κρυπτογράφηση SSL/TLS είναι ενεργοποιημένη. Εάν είναι ενεργή, τότε η διεύθυνση του ιστότοπου (URL) αρχίζει με https αντί του συνηθισμένου http , όπως μπορείτε να δείτε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:

Στο Microsoft Outlook, μπορείτε να ρυθμίσετε μια κρυπτογραφημένη σύνδεση με αυτόν τον τρόπο:

1. Πηγαίνετε στο Καρτέλα Αρχείο> Ρυθμίσεις λογαριασμού> Ρυθμίσεις λογαριασμού...
2. Κάντε διπλό κλικ στο λογαριασμό για τον οποίο θέλετε να ενεργοποιήσετε τη σύνδεση SSL και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερες ρυθμίσεις... κουμπί.

   

3. Μεταβείτε στην καρτέλα Για προχωρημένους και επιλέξτε Αυτός ο διακομιστής απαιτεί κρυπτογραφημένη σύνδεση (SSL) κουτί.
4. Επιλέξτε τον τύπο κρυπτογράφησης από την αναπτυσσόμενη λίστα δίπλα στο Χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο κρυπτογραφημένων συνδέσεων .

   

Το ποιον ακριβώς τύπο κρυπτογράφησης θα επιλέξετε εξαρτάται από τις απαιτήσεις του παρόχου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Συνήθως παρέχουν λεπτομερείς οδηγίες για τη διαμόρφωση μιας κρυπτογραφημένης σύνδεσης, οπότε ελπίζουμε ότι δεν θα έχετε δυσκολίες με αυτό.

Αποστολή αρχείων zip που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης

Εάν πρέπει να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάποιες εμπιστευτικές πληροφορίες ως έγγραφο κειμένου, φύλλο Excel ή άλλο αρχείο, μπορείτε να λάβετε επιπλέον προφυλάξεις κατά της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, τοποθετώντας το αρχείο σε φερμουάρ και προστατεύοντάς το με κωδικό πρόσβασης.

Πώς να συμπιέσετε / φερμουάρ ένα αρχείο ή φάκελο

Πιστεύω ότι όλοι γνωρίζουν πώς να συμπιέζουν (ή να φερμουάρ) αρχεία ή φακέλους στα Windows. Θα σας θυμίσω τον τρόπο μόνο για λόγους πληρότητας : )

Στην Εξερεύνηση των Windows, βρείτε το αρχείο ή το φάκελο που θέλετε να συμπιέσετε, κάντε δεξί κλικ επάνω του και επιλέξτε Αποστολή σε> Συμπιεσμένος (zipped) φάκελος από το μενού περιβάλλοντος.

Θα δημιουργηθεί ένας νέος φάκελος zip στην ίδια θέση.

Πώς να προστατεύσετε έναν συμπιεσμένο φάκελο με κωδικό πρόσβασης

Εάν τυχαίνει να χρησιμοποιείτε ακόμα Windows XP , μπορείτε να προστατεύσετε τα περιεχόμενα ενός συμπιεσμένου φακέλου με κωδικό πρόσβασης χρησιμοποιώντας τα μέσα των Windows. Η διαδικασία είναι πολύ απλή:

1. Κάντε διπλό κλικ στο φάκελο zipped που θέλετε να προστατέψετε και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη κωδικού πρόσβασης στο Αρχείο μενού.
2. Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης.

Σημείωση. Να θυμάστε ότι οι κωδικοί πρόσβασης για συμπιεσμένα αρχεία και φακέλους δεν μπορούν να ανακτηθούν στα Windows. Γι' αυτό φροντίστε να χρησιμοποιήσετε κάτι που μπορείτε εύκολα να θυμάστε.

Εάν χρησιμοποιείτε Windows 7 ή Windows 8 , μπορεί να εκπλαγείτε όταν διαπιστώσετε ότι αυτά τα λειτουργικά συστήματα δεν διαθέτουν τέτοια δυνατότητα. Γιατί η Microsoft αφαίρεσε τη δυνατότητα προστασίας με κωδικό πρόσβασης που χρησιμοποιούσαν πολλοί, είναι για μένα ένα πλήρες μυστήριο. Οι νέες εκδόσεις λογισμικού υποτίθεται ότι προσθέτουν νέες δυνατότητες και όχι το αντίθετο, έτσι δεν είναι;

Εν πάση περιπτώσει, αν χρησιμοποιείτε Windows 7 ή Windows 8, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κάποιο λογισμικό αρχειοθέτησης τρίτου μέρους με δυνατότητα προστασίας με κωδικό πρόσβασης, π.χ. 7-Zip - δωρεάν αρχειοθέτης αρχείων ανοικτού κώδικα.

Προσωπικά μου αρέσει περισσότερο το λογισμικό WinRar (μπορείτε να δείτε το παράθυρο διαλόγου του στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης), αλλά αυτό είναι απλώς θέμα προτίμησης.

Με το σημαντικό σας έγγραφο συμπιεσμένο και προστατευμένο με κωδικό πρόσβασης, είστε έτοιμοι να το στείλετε με ασφάλεια ως συνημμένο. Απλώς μην ξεχάσετε να δώσετε τον κωδικό πρόσβασης στον παραλήπτη σας σε ξεχωριστό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω Skype ή τηλεφώνου.

Συμβουλή. Αν έχουν με το πιστοποιητικό Digital ID, μπορείτε να κρυπτογραφήσετε επιπλέον το αρχείο zip και να το υπογράψετε με ψηφιακή υπογραφή. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στο αρχείο .exe στην Εξερεύνηση των Windows και επιλέξτε την επιλογή Υπογραφή και κρυπτογράφηση από το μενού περιβάλλοντος.

Εάν στέλνετε ένα άκρως εμπιστευτικό έγγραφο και επιθυμείτε την πλήρη προστασία της ιδιωτικής ζωής, μπορείτε επίσης να κρυπτογραφήσετε ολόκληρο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων των συνημμένων, όπως περιγράφεται στην ενότητα Πώς να στείλετε κρυπτογραφημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.

Και αυτά είναι όλα για σήμερα, σας ευχαριστώ που διαβάσατε!