V tomto článku se dozvíte o digitálním podpisu aplikace Outlook, šifrování e-mailových připojení pomocí protokolu SSL / TLS a dalších způsobech bezpečného odesílání e-mailů v aplikaci Outlook 365 - 2010.

Minulý týden jsme se zabývali různými způsoby odesílání šifrovaných e-mailů v aplikaci Outlook. Dnes se podíváme na další techniku zabezpečení e-mailových zpráv. Digitální podpis aplikace Outlook .

Platný digitální podpis dokazuje pravost e-mailu a prokazuje příjemci, že zpráva byla vytvořena známým odesílatelem a její obsah nebyl při přenosu pozměněn.

Dále se v tomto článku dozvíte, jak můžete rychle odesílat zabezpečené digitálně podepsané zprávy v aplikaci Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 a 2010 a prozkoumat několik dalších způsobů ochrany e-mailů:

Odesílání zabezpečených e-mailů v aplikaci Outlook pomocí digitálního podpisu

Digitální podepsání e-mailu v aplikaci Outlook není totéž jako přidání textového nebo grafického podpisu na konec odchozích zpráv. Podpis e-mailové zprávy je jednoduše váš vlastní závěrečný pozdrav, který může kdokoli zkopírovat nebo napodobit.

Digitální podpis aplikace Outlook je něco jiného - přidává ke zprávě vaši jedinečnou digitální značku. Podepsáním e-mailu digitálním podpisem připojíte svůj certifikát a veřejný klíč spojený s vaším digitálním ID (podpisovým certifikátem). Tímto způsobem příjemci prokážete, že zpráva pochází od důvěryhodného odesílatele a že její obsah je neporušený.

Abyste mohli odesílat zabezpečené e-maily aplikace Outlook pomocí digitálního podpisu, potřebujete dvě základní věci:

• Digitální ID (e-mailový certifikát). Podívejte se, kde a jak můžete získat digitální ID.
• Nastavení podpisového certifikátu v aplikaci Outlook . V předchozím článku jsme se také zabývali tím, jak lze v aplikaci Outlook nastavit šifrovací certifikát. Chcete-li nakonfigurovat podpisový certifikát, provedete naprosto stejné kroky s tím rozdílem, že se rozhodnete přidat certifikát. Podpisový certifikát místo certifikátu šifrování.

Pokud je však vaše digitální ID platné jak pro šifrování e-mailu, tak pro digitální podepisování (a to většina e-mailových certifikátů je), nezáleží na tom, kterou možnost zvolíte, protože oba certifikáty budou nakonfigurovány tak jako tak.

Jak podepsat jeden e-mail aplikace Outlook digitálním podpisem

Po zavedení digitálního podpisového certifikátu pokračujte v následujících krocích.

Ve zprávě, kterou vytváříte nebo na kterou odpovídáte, přejděte do části Karta Možnosti> Skupina oprávnění a klikněte na Podepsat tlačítko.

Pokud nevidíte Podepsat pak postupujte následovně:

1. Přejděte na Možnosti karta> Další možnosti a klikněte na malou ikonu šipky dolů ( Dialogové okno Možnosti Spouštěč ) v dolním rohu.

   

2. Klikněte na tlačítko Nastavení zabezpečení a zaškrtněte Přidání digitálního podpisu k této zprávě.

   

3. Kliknutím na tlačítko OK zavřete dialogové okno a odešlete e-mail jako obvykle kliknutím na tlačítko Odeslat tlačítko.

Jak digitálně podepsat všechny e-mailové zprávy odeslané v aplikaci Outlook

1. V aplikaci Outlook otevřete Středisko Trust Center dialog: přejděte na Karta Soubor> Možnosti> Centrum důvěryhodnosti a klikněte na Nastavení střediska důvěryhodnosti tlačítko.

   

2. Přepněte na Zabezpečení e-mailu a vyberte kartu Přidání digitálního podpisu do odchozích zpráv pod Šifrovaná pošta .

   

3. V případě potřeby můžete vybrat jednu z dalších možností:
   • Vyberte Odesílání podepsaných zpráv v čistém textu při odesílání podepsaných zpráv pokud chcete, aby příjemci, kteří nemají zabezpečení S/MIME, mohli číst odesílané zprávy. Toto políčko je ve výchozím nastavení zaškrtnuto.
   • Podívejte se na stránky . Vyžádat si potvrzení S/MIME pro všechny zprávy podepsané S/MIME pokud si přejete ověřit, že vaši digitálně podepsanou e-mailovou zprávu obdrželi určení příjemci v nezměněné podobě. Po výběru této možnosti vám budou informace o ověření zaslány v samostatné zprávě.
   • Pokud máte několik podpisových certifikátů, můžete zvolit správné digitální ID kliknutím na tlačítko Nastavení.
4. Kliknutím na tlačítko OK zavřete každé otevřené dialogové okno.

   Poznámka: Pokud posíláte citlivé nebo přísně důvěrné informace, můžete chtít e-mail také zašifrovat, abyste zajistili úplné soukromí.

Další způsoby odesílání zabezpečených e-mailů v aplikaci Outlook

Šifrování e-mailů a digitální podpis aplikace Outlook jsou sice nejběžnějšími metodami bezpečného odesílání e-mailů v aplikaci Outlook a dalších e-mailových klientech. Vaše možnosti však nejsou omezeny pouze na tyto dvě možnosti a máte k dispozici několik dalších prostředků ochrany e-mailů:

Šifrování e-mailových připojení pomocí protokolu SSL nebo TLS

Můžete použít Secure Socket Layer (SSL) nebo Zabezpečení transportní vrstvy (TLS) šifrování pro zabezpečení spojení mezi poskytovatelem e-mailu a vaším počítačem (mobilním telefonem nebo jiným zařízením). Tyto metody šifrování fungují podobně jako ochranné systémy, které se používají k zabezpečení online transakcí a nákupů.

Pokud pro práci s e-mailem používáte webový prohlížeč, ujistěte se, že je aktivováno šifrování SSL/TLS. Pokud je aktivní, pak webová adresa (URL) začíná znaky https místo obvyklých http , jak je vidět na obrázku níže:

V aplikaci Microsoft Outlook můžete tímto způsobem nastavit šifrované připojení:

1. Přejděte na Karta Soubor> Nastavení účtu> Nastavení účtu...
2. Dvakrát klikněte na účet, pro který chcete povolit připojení SSL, a poté klikněte na tlačítko Více nastavení... tlačítko.

   

3. Přepněte na kartu Upřesnit a zaškrtněte Tento server vyžaduje šifrované připojení (SSL). box.
4. V rozevíracím seznamu vedle položky Šifrování vyberte typ šifrování. Použijte následující typ šifrovaných připojení .

   

Jaký přesně typ šifrování zvolit, závisí na požadavcích vašeho poskytovatele e-mailu. Obvykle poskytuje podrobné pokyny pro konfiguraci šifrovaného připojení, takže doufejme, že s tím nebudete mít žádné potíže.

Odesílání souborů zip chráněných heslem

Pokud potřebujete odeslat důvěrné informace e-mailem ve formě textového dokumentu, tabulky aplikace Excel nebo jiného souboru, můžete se proti neoprávněnému přístupu k nim pojistit zazipováním souboru a jeho ochranou heslem.

Jak komprimovat / zazipovat soubor nebo složku

Věřím, že každý ví, jak ve Windows komprimovat (nebo zazipovat) soubory či složky. Jen pro úplnost připomenu způsob : )

V Průzkumníku Windows najděte soubor nebo složku, kterou chcete komprimovat, klikněte na ni pravým tlačítkem myši a vyberte možnost Odeslat do> Komprimovaná (zazipovaná) složka z kontextovou nabídku.

Ve stejném umístění se vytvoří nová složka se zipem.

Jak chránit komprimovanou složku heslem

Pokud stále používáte Windows XP , můžete obsah komprimované složky chránit heslem pomocí prostředků systému Windows. Postup je velmi jednoduchý:

1. Dvakrát klikněte na zazipovanou složku, kterou chcete chránit, a klikněte na tlačítko Přidání hesla na Soubor menu.
2. Zadejte heslo do pole Heslo.

Poznámka: Nezapomeňte, že hesla ke komprimovaným souborům a složkám nelze v systému Windows obnovit. Proto nezapomeňte použít takové, které si snadno zapamatujete.

Pokud používáte Windows 7 nebo Windows 8 , možná vás překvapí, že tyto operační systémy takovou možnost nemají. Proč Microsoft odstranil funkci ochrany heslem, kterou mnozí používali, je mi naprostou záhadou. Nové verze softwaru mají přidávat nové funkce, a ne naopak, nebo ne?

Pokud používáte Windows 7 nebo Windows 8, můžete použít archivační software třetí strany s funkcí ochrany heslem, např. 7-Zip - bezplatný archivátor souborů s otevřeným zdrojovým kódem.

Osobně se mi více líbí program WinRar (jeho dialogové okno vidíte na obrázku níže), ale je to jen otázka preferencí.

Když je důležitý dokument zkomprimovaný a chráněný heslem, můžete jej bezpečně odeslat e-mailem jako přílohu. Jen nezapomeňte příjemci sdělit heslo v samostatné e-mailové zprávě, přes Skype nebo telefonicky.

Tip. Pokud mají získat certifikát Digital ID, můžete soubor zip dodatečně zašifrovat a podepsat digitálním podpisem. To provedete tak, že v Průzkumníku Windows kliknete pravým tlačítkem myši na soubor .exe a vyberete možnost Podepisování a šifrování z kontextové nabídky.

Pokud posíláte vysoce důvěrný dokument a chcete zajistit naprosté soukromí, můžete také zašifrovat celou e-mailovou zprávu včetně příloh, jak je popsáno v části Jak posílat šifrované e-maily v aplikaci Outlook.

A to je pro dnešek vše, děkujeme za přečtení!