Artikeln förklarar hur du exporterar olika PDF-filer till Excel manuellt eller med hjälp av kostnadsfria onlinekonverterare och hur du väljer den konverteringsmetod som är bäst lämpad för en viss filtyp.

PDF-formatet, som gör det möjligt att presentera dokument oberoende av användarens programvara, hårdvara eller operativsystem, har redan blivit en de facto-standard för elektroniskt filutbyte.

Om du ber någon om information, och om den personen är välmenande, är chansen stor att du får ett snyggt formaterat PDF-dokument med de begärda uppgifterna tillsammans med tabeller, grafik och diagram för din granskning.

PDF-filer är dock endast avsedda för att visa data och inte för att manipulera dem. Så om din uppgift innebär att du måste arrangera om data för vidare analys måste du antingen fråga korrespondenten om en annan fil eller konvertera PDF-dokumentet till ett redigerbart format. Den här handledningen lär dig hur du importerar en fil från PDF till Excel på bara några minuter.

Välja rätt metod för konvertering från PDF till Excel

Att välja rätt metod för att konvertera en viss PDF-fil till Excel beror på hur PDF-dokumentet skapades. Någon kanske tror att alla PDF-filer är i princip likadana, men det är de faktiskt inte.

Om ett PDF-dokument hämtas från en elektronisk källa som till exempel ett Word-dokument eller ett Excel-kalkylblad, innehåller den texttecken som kan läsas och tolkas av Microsoft Office-programmen och av olika PDF-konverterare. Om du vill importera en sådan PDF till Excel kan du göra det manuellt eller använda tredjeparts PDF till Excel-konverterare eller Adobe-program.

En PDF-fil kan också skapas genom att skanna ett pappersdokument eller genom att använda någon annan enhet som tar en bild I det här fallet är en PDF-fil bara en statisk bild, och för att exportera den till ett redigerbart Excel-ark krävs särskild OCR-programvara.

Konvertera PDF till Excel genom Word

För tillfälliga konverteringar av PDF-filer till Excel kanske du inte vill leta efter ett specialverktyg utan göra jobbet med det du har till hands, dvs. vilken PDF-läsare som helst, Microsoft Excel och Word. Kom ihåg att den här metoden endast fungerar för PDF-dokument som skapats elektroniskt.

I korthet innebär konverteringen att data först exporteras till ett Word-dokument och sedan kopieras till en Excel-arbetsbok. De detaljerade stegen följer nedan.

1. Kopiera källtabellen från en PDF-fil.

Öppna PDF-filen i Adobe Reader eller någon annan PDF-läsare, välj den tabell du vill konvertera till Excel och tryck på Ctrl + C för att kopiera den till klippbordet.

2. Klistra in tabellen i ett Word-dokument.

Öppna ett nytt Word-dokument och klistra in de kopierade uppgifterna genom att trycka på Ctrl + V . Du får något som liknar detta:

3. Konvertera de kopierade uppgifterna till en tabell (valfritt).

Om dina PDF-data har klistrats in i ett Word-dokument som en korrekt strukturerad tabell, som du ser i skärmdumpen ovan, kan du hoppa över det här steget.

Om datan infogades i Word som text och inte som en tabell kan du konvertera den till en tabell på något av följande sätt:

• Snabbt sätt: Tryck Ctrl + A för att markera alla data, växla till Infoga och klickar på Tabell > Insatsbord...

  Detta bör omvandla de inplacerade uppgifterna till en dåligt formaterad men korrekt strukturerad Word-tabell.

• Längre väg. Om den snabba vägen inte gav det förväntade resultatet, välj alla data och klicka på Infoga> Tabell>Konvertera text till tabell... Dialogrutan visas och du väljer Övriga under Separat text på , klicka i den lilla rutan bredvid, radera det som finns där, skriv in ett mellanslag och tryck på OK .

  

4. Kopiera tabellen från Word till Excel.

Markera alla data i Microsoft Word-dokumentet (Ctrl + A), öppna ett nytt Excel-ark, markera en valfri cell (det blir den vänstra cellen i tabellen) och tryck på Ctrl + V för att klistra in de data som kopierats från Word.

5. Formatera och redigera Excel-tabellen.

Om du konverterar en liten och enkel tabell kanske det här steget inte är nödvändigt. Enligt min erfarenhet är det dock mycket sällsynt att data som exporteras manuellt från PDF till Excel inte kräver någon ytterligare hantering. Oftast behöver du göra vissa justeringar för att återställa den ursprungliga tabellens layout och format. Du kan till exempel behöva ta bort några tomma rader eller lägga till/ta bortenskilda celler för att se till att kolumnerna är korrekt inriktade.

Fördelar : Det främsta fördelen med detta tillvägagångssätt är att det inte krävs några specialverktyg, utan endast en PDF-läsare, Microsoft Word och Excel.

Nackdelar : Den ursprungliga formateringen går förlorad och ytterligare manipulationer med konverterade data krävs.

PDF till Excel-konverterare online

Om du har en stor och sofistikerat formaterad PDF-fil kan det vara ganska tröttsamt att återställa formatet och strukturen för varje tabell manuellt. I det här fallet är det vettigt att låta en PDF-till-Excel-omvandlare online utföra uppgiften.

Även om det finns många olika konverterare av Excel till PDF på nätet är principen i princip densamma. Du laddar upp en PDF-fil till webbplatsen, anger din e-postadress och får en Excel-arbetsbok i din inkorg så snart konverteringen är klar. Vissa konverterare kräver inte ens en e-postadress och gör det möjligt att ladda ner eller öppna den konverterade Excel-filen direkt.från webbplatsen.

De flesta konverterare av PDF till Excel på nätet har en daglig eller månatlig gräns för hur många filer du kan konvertera gratis. Vissa tjänster har också en gräns för filstorleken. Du kan vanligtvis ta bort dessa begränsningar genom att teckna en betald prenumeration.

Nu ska vi leka med några populära konverterare för PDF till Excel online och se vilken som ger bäst resultat.

Och här är den ursprungliga PDF-filen som ska omvandlas till ett användbart Excel-kalkylblad:

Nitro Cloud - gratis PDF till Excel-omvandlare online

Detta är en av de mest populära onlinetjänsterna för konvertering av PDF-filer till Microsoft Excel, Word och PowerPoint. Nitro Cloud kan också utföra konverteringar i motsatt riktning, dvs. från PowerPoint, Word eller Excel till PDF, och vi har redan granskat den i den tidigare artikeln - Konvertering av Excel till PDF.

Om du har någon erfarenhet av onlinetjänster har du förmodligen märkt att de är utformade på ett sådant sätt att konverteringen är så enkel och intuitiv som möjligt för användaren. Nitro PDF-konverteraren är inget undantag. Du behöver bara välja källfilen, ange filformatet, ange din e-postadress och klicka på " Konvertera nu ".

Resultat : Den konverterade Excel-filen kommer att komma till din inkorg inom några minuter. Till exempel, så här ser mitt ark ut:

Om du jämför den med den ursprungliga PDF-filen kommer du att märka att en vacker rubrik har försvunnit och att formateringen är förvrängd, men i stort sett har du något att arbeta med.

Förutom onlinetjänsten har Nitro en datorversion av PDF-till-Excel-omvandlaren, och en 14-dagars testversion finns tillgänglig på www.pdftoexcelonline.com.

Gratis PDF-omvandlare

PDF-omvandlaren online som finns på www.freepdfconvert.com utför också olika typer av konverteringar, inklusive PDF till Excel, PDF till Word, PDF till PowerPoint, PDF till bild och vice versa.

Med den här konverteraren kan du antingen få den utgående Excel-filen via e-post eller ladda ner den från webbplatsen.

Resultat : När det gäller resultatet, ja... det var något oerhört!

Endast tre rader från det ursprungliga PDF-dokumentet överlevde konverteringen, och de resterna skickades naturligtvis direkt till papperskorgen. Det är rättvist att säga att den här konverteraren för PDF till Excel klarade enklare tabeller mycket bättre, men med tanke på dess begränsningar - 10 konverteringar per månad och 30 minuters fördröjning för att konvertera en annan fil - skulle det här ändå inte vara mitt val.

Cometdocs PDF till Excel-omvandlare online

Cometdocs tillhandahåller förutom Nitro även skrivbords- och onlineversioner av sin PDF-omvandlare, båda finns tillgängliga på www.pdftoexcel.org.

Deras gratistjänst får dig att vänta i 30 minuter på att konvertera det första dokumentet, vilket naturligtvis är en besvikelse, men det går att tolerera om du ska få ett perfekt resultat i slutändan.

Resultat: Jag skulle inte säga att Excel-filen är perfekt. Formateringen är bara en vag reminiscens av det ursprungliga PDF-dokumentet, ett par extra tomma celler förekommer, men huvudmålet är ändå uppnått - PDF-data förvandlades till ett redigerbart Excel-kalkylblad.

Ytterligare en PDF-omvandlare online

Som de flesta onlinetjänster kan omvandlaren med det tydliga och anspråkslösa namnet PDFConverter.com hjälpa dig att importera innehållet i dina PDF-filer till Excel, Word och PowerPoint. När du har valt det önskade utdataformatet ska du utföra de vanliga tre stegen - välj en fil som ska konverteras, skriv in din e-postadress och klicka på knappen Starta knapp:

Det finns också en betald datorversion av denna PDF-konverterare, och du kan ladda ner en 15-dagars testversion här.

Resultat : Ganska bra. Faktum är att det Excel-ark som de skickade till mig var exakt likadant som Cometdocs', förmodligen använder båda tjänsterna samma konverteringsalgoritm.

Om ingen av ovanstående konverterare för PDF till Excel har uppfyllt dina krav fullt ut, kan du hitta många fler på webben.

Skrivbordsprogram för att konvertera PDF till Excel

Om du regelbundet måste utföra konverteringar av PDF till Excel och om du vill ha snabba och korrekta överföringar av PDF-dokument till formaterade Excel-arbetsblad kan du överväga att investera i en professionell datorprogramvara.

Exportera PDF-filer till Excel med Adobe Acrobat XI Pro

Till att börja med är prenumerationen på Adobe Acrobat Pro ganska dyr (cirka 25 dollar per månad), men priset är nog motiverat eftersom det innehåller en mängd funktioner som gör det möjligt att manipulera alla möjliga PDF-filer, inklusive möjligheten att importera PDF-filer till Excel.

Konverteringsprocessen är mycket snabb och okomplicerad:

1. Öppna en PDF-fil i Acrobat XI.
2. Klicka på Verktyg> Innehållsredigering> Exportera fil till.> Microsoft Excel-arbetsbok .

   

   Om du föredrar att arbeta med huvudmenyn klickar du på Fil> Spara som annat.> Kalkylblad> Arbetsbok i Microsoft Excel. Om någon fortfarande använder Excel 2003 väljer du XML-kalkylblad 2003 i stället.

3. Ge Excel-filen ett namn och välj destinationsmapp.

   Om du har ett Adobe-konto kan du spara den konverterade .xlsx-filen till det genom att klicka på den lilla svarta pilen bredvid " Spara till onlinekonto " längst ner i fönstret.

   När du har valt mappen klickar du antingen på Spara för att avsluta konverteringen eller Inställningar för fler alternativ.

   

4. Konfigurera inställningarna.

   I " Inställningar för att spara som XLSX "har du följande valmöjligheter:

   • Konvertera PDF-filen som ett enda arbetsblad eller exportera varje sida till ett separat blad.
   • Använd standardseparatorerna för decimaler och tusental (enligt inställningarna i Windows regionala inställningar) eller ställ in andra separatorer speciellt för den här Excel-filen.
   • Aktivera OCR (Optical Character Recognition) om det behövs. Även om detta alternativ är markerat som standard förtjänar det särskild uppmärksamhet om du konverterar ett PDF-dokument med bild (skannat). I det här fallet ska du se till att det finns en bock i kryssrutan "Run OCR" och välja lämpligt språk genom att klicka på Ställ in språk knappen bredvid den.

   När du är klar klickar du på knappen OK.

   

Den konverterade Excel-filen ligger mycket nära PDF-källdokumentet. Som framgår av skärmdumpen nedan konverterades dokumentets layout och formatering nästan felfritt. Den enda märkbara bristen är att vissa siffror exporterades som text, vilket indikeras av en liten grön triangel i cellens övre vänstra hörn. Du kan rätta till denna brist på några sekunder - det är bara attvälja alla sådana celler, högerklicka och välj Formatera celler> Antal .

För rättvisans skull använde jag Acrobat Pro XI för att konvertera samma PDF-fil som jag använde mig av PDF-till-Excel-konverterare på nätet. Resultatet är en stor besvikelse:

Som du ser i skärmdumpen ovan flyttas vissa siffror som borde vara kopplade till textetiketterna till toppen av arket, en textpost går förlorad. Men det mest kritiska är att all data exporterades till en enda kolumn (kolumn A), vilket avsevärt försvårar vidare hantering och dataanalys. Även några av de gratis PDF-filer som konverterats online gav ett bättre resultat - skam för Adobe!

Fördelar : Först och främst - ett mycket snabbt resultat och enkel användning; för enkla tabeller med en tydlig struktur - snygga och exakta konverteringar med mycket lite ytterligare manipulering.

Nackdelar : Hög kostnad, dåliga resultat vid konvertering av komplexa PDF-dokument.

Konvertera PDF till Excel med Able2Extract PDF Converter 9

Able2Extract är ett annat stort namn i branschen, som har funnits på marknaden i över 10 år. Deras priser är jämförbara med Adobe Acrobat Pro och deras funktioner likaså.

Able2Extract kan överföra PDF-innehåll till ett stort antal format, från Excel, Word, PowerPoint till Publisher och AutoCAD. OCR-alternativet (Optical Character Recognition) är också tillgängligt.

Nu ska vi se hur den här konverteraren klarar av vår Gift Planner, som har visat sig vara en stötesten för de flesta PDF-konverterare online och för Adobe-programvaran.

Följ de här stegen för att konvertera PDF-filen till en redigerbar Excel-fil:

1. Öppna PDF-dokumentet som du vill exportera till Excel. Konverteraren ger dig faktiskt ett tips om var du ska börja.

   

2. Välj PDF-data som ska konverteras. Det kan vara hela dokumentet, vissa sidor, alla data på den aktuella sidan eller endast valda data. Du kan göra ett urval genom att dra muspekaren från Redigera menyn eller genom att använda alternativen för snabbval i verktygsfältet:

   

3. Välj Excel som konverteringsformat antingen genom att klicka på Excel i verktygsfältet eller välj Konvertera till Excel från Redigera När du gör detta får du välja mellan följande alternativ Automatisk och Anpassad alternativ för konvertering.

   

Jag väljer Automatisk eftersom jag vill ha ett snabbt resultat. Om du vill ange hur tabellen kommer att se ut i Excel, kan du välja Anpassad När du klickar på Definiera knappen under Anpassad visas en ny ruta där du kan börja justera tabellerna och ändringarna kommer omedelbart att återspeglas i förhandsgranskningsdelen.

Det du ser nedan är resultatet av den automatiska konverteringen, som är mycket bättre än vad Adobe Acrobat XI Pro producerade!

Om du vill prova Able2Extract kan du ladda ner en utvärderingsversion här eller kolla deras priser först :)

Fördelar : Snabba och exakta konverteringar av PDF-filer till Excel; originalfärger, formatering och teckensnitt bevaras; möjlighet att anpassa dokumentet före konverteringen; OCR-funktioner för skannade PDF-filer.

Nackdelar : Dyrt.

Konvertera en bild (skannad) PDF till Excel

Som vi nämnde i början av den här artikeln finns det mer än ett sätt att skapa en PDF-fil. Om din PDF-fil skapades med hjälp av en skanner eller en liknande enhet som tar en "ögonblicksbild" av dokumentet och sedan lagrar bilden som en elektronisk PDF-fil, kan du använda en särskild Optisk teckenigenkänning (Ett OCR-program identifierar elektroniskt varje tecken i ett skannat dokument och omvandlar det till ett redigerbart format som du kan välja, t.ex. Microsoft Excel.

Kvaliteten på utdatadokumentet beror på många faktorer, t.ex. god eller dålig bildkvalitet i käll-PDF-dokumentet, tydlighet för alla tecken, främmande språk eller specialsymboler som används i texten, en blandning av teckensnitt, färger och format osv.

Eftersom den optiska teckenigenkänning som förvandlar en bild till en elektronisk teckenbaserad fil är en ganska komplicerad process är de flesta OCR-programmen betalda. Det finns dock också några gratis onlinetjänster som kan hjälpa dig att exportera ett PDF-dokument med "bild" till Excel.

Gratis online OCR-tjänst för att konvertera PDF till Excel

Tjänsten för optisk teckenigenkänning på www.onlineocr.net stöder 46 språk, däribland engelska, franska, kinesiska, japanska, koreanska och många andra. Förutom PDF kan du också extrahera text från JPG-, BMP-, TIFF- och GIF-bilder och konvertera dem till Excel- (.xlxs), Word- (.docx) eller textfiler (.txt). Den högsta tillåtna filstorleken är 5 MB.

Jag har testat den här tjänsten på några skannade PDF-dokument på olika språk och blev uppriktigt sagt imponerad av resultatet. Även om PDF-filernas ursprungliga format gick förlorat, så kunde de flesta text- och sifferuppgifter identifieras och importeras korrekt till Excel.

Om du vill ha något mer än en gratis OCR-tjänst kan du överväga att prova en av de betalda OCR-konverterarna för PDF till Excel, till exempel PDF2XL OCR eller VeryPDF.

Om du har en licens för Adobe Acrobat XI Pro behöver du naturligtvis inga andra verktyg eller tjänster, utan kan bara använda " Kör OCR om det behövs "som visas i Exportera PDF till Excel med Adobe Acrobat.

Förhoppningsvis har den här artikeln hjälpt dig att välja den metod eller det verktyg för konvertering av PDF till Excel som är bäst lämpad för dina behov och den typ av data som ska importeras. Om du letar efter motsatsen kan du hitta lösningen i det här inlägget - Exportera Excel-filer till PDF. Tack för att du läste!