V tem učbeniku bomo nadaljevali z raziskovanjem fascinantnega sveta pogojnega oblikovanja v Excelu. Če se na tem področju ne počutite preveč udobno, si lahko najprej ogledate prejšnji članek in obnovite osnove - Kako uporabljati pogojno oblikovanje v Excelu.

Danes se bomo posvetili temu, kako uporabiti formule programa Excel za oblikovanje posameznih celic in celotnih vrstic na podlagi vrednosti, ki jih določite, ali na podlagi vrednosti druge celice. To pogosto velja za napredno akrobatiko pogojnega oblikovanja programa Excel in ko ga boste obvladali, boste lahko oblike v svojih preglednicah razširili daleč prek njihove običajne uporabe.

Excelovo pogojno oblikovanje na podlagi vrednosti druge celice

Excelove vnaprej pripravljene možnosti pogojnega oblikovanja, kot so podatkovne vrstice, barvne lestvice in nabori ikon, so namenjene predvsem oblikovanju celic na podlagi njihovih lastnih vrednosti. Če želite uporabiti pogojno oblikovanje na podlagi druge celice ali oblikovati celotno vrstico na podlagi vrednosti ene celice, boste morali uporabiti formule.

Poglejmo, kako lahko s formulo oblikujete pravilo, nato pa si oglejmo primere formul za določena opravila.

Kako ustvariti pravilo pogojnega oblikovanja na podlagi formule

Če želite nastaviti pravilo pogojnega oblikovanja na podlagi formule v kateri koli različici programa Excel 2010 do Excel 365, naredite naslednje korake:

1. Izberite celice, ki jih želite oblikovati. Izberete lahko en stolpec, več stolpcev ali celotno tabelo, če želite pogojno oblikovanje uporabiti za vrstice.

   Nasvet. Če nameravate v prihodnosti dodati več podatkov in želite, da se pravilo pogojnega oblikovanja samodejno uporablja za nove vnose, lahko:

   • Pretvarjanje območja celic v tabelo ( Vstavi zavihek> Tabela ). V tem primeru se pogojno oblikovanje samodejno uporabi za vse nove vrstice.
   • Izberite nekaj praznih vrstic pod podatki, na primer 100 praznih vrstic.
2. Na Domov v zavihku Stili skupino, kliknite Pogojno oblikovanje> Novo pravilo...

   

3. V Novo pravilo za oblikovanje izberite S formulo določite, katere celice je treba oblikovati .
4. V ustrezno polje vnesite formulo.
5. Kliknite na Format... gumb za izbiro oblike po meri.

   

6. Preklapljanje med Pisava , Meja in . Napolnite in se poigrajte z različnimi možnostmi, kot so slog pisave, barva vzorca in učinki zapolnitve, da nastavite obliko, ki vam najbolj ustreza. Več barv... in izberite poljubno barvo RGB ali HSL. Ko končate, kliknite V REDU gumb.

   

7. Prepričajte se, da je Predogled prikaže želeno obliko, in če jo prikaže, kliknite V REDU Če s predogledom formata niste povsem zadovoljni, kliknite gumb Format... in znova spremenite vsebino.

   

Nasvet. kadar koli želite urediti formulo pogojnega oblikovanja, pritisnite F2 in se nato s puščicami premaknite na potrebno mesto v formuli. če poskušate s puščicami, ne da bi pritisnili F2 , bo v formulo vstavljeno območje, namesto da bi samo premaknili kazalec za vstavljanje. če želite v formulo dodati sklic na določeno celico, drugič pritisnite F2 in nato kliknite to celico.

Primeri formul za pogojno oblikovanje v Excelu

Zdaj, ko veste, kako ustvariti in uporabiti pogojno oblikovanje v Excelu na podlagi druge celice, si poglejmo, kako v praksi uporabiti različne formule v Excelu.

Nasvet. Če želite, da formula za pogojno oblikovanje v Excelu deluje pravilno, vedno upoštevajte ta preprosta pravila.

formule za primerjavo vrednosti (številk in besedila)

Kot veste, je v programu Microsoft Excel na voljo nekaj pripravljenih pravil za oblikovanje celic z vrednostmi, ki so večje, manjše ali enake vrednosti, ki jo določite ( Pogojno oblikovanje>Pravila za označevanje celic Vendar ta pravila ne delujejo, če želite pogojno oblikovati določene stolpce ali celotne vrstice. na podlagi vrednosti celice v drugem stolpcu. V tem primeru uporabite analogne formule:

Spodnja slika zaslona prikazuje primer Večji od formule ki izpostavi imena izdelkov v stolpcu A, če je število izdelkov na zalogi (stolpec C) večje od 0. Bodite pozorni, da formula velja samo za stolpec A ($A$2:$A$8). Če izberete celotno tabelo (v našem primeru $A$2:$E$8), bodo na podlagi vrednosti v stolpcu C izpostavljene cele vrstice.

Na podoben način lahko ustvarite pravilo pogojnega oblikovanja za primerjavo vrednosti dveh celic:

=$A2<$B2 - formatiranje celic ali vrstic, če je vrednost v stolpcu A manjša od ustrezne vrednosti v stolpcu B.

=$A2=$B2 - formatiranje celic ali vrstic, če sta vrednosti v stolpcih A in B enaki.

=$A2$B2 - oblikovati celice ali vrstice, če vrednost v stolpcu A ni enaka vrednosti v stolpcu B.

Kot lahko vidite na spodnji sliki zaslona, te formule delujejo tako za besedilne vrednosti kot za številke.

formule AND in OR

Če želite oblikovati tabelo Excel na podlagi 2 ali več pogojev, uporabite funkcijo =AND ali =OR:

Na spodnji sliki zaslona uporabljamo formulo =AND($C2>0, $D2="Worldwide") za spremembo barve ozadja vrstic, če je število izdelkov na zalogi (stolpec C) večje od 0 in če je izdelek poslan po vsem svetu (stolpec D). Bodite pozorni, da formula deluje z vrednosti besedila kot tudi z številke .

Seveda lahko v formulah AND in OR uporabite dva, tri ali več pogojev. Če si želite ogledati, kako to deluje v praksi, si oglejte videoposnetek: Pogojno oblikovanje na podlagi druge celice.

To so osnovne formule pogojnega oblikovanja, ki jih uporabljate v Excelu. Zdaj si oglejmo nekoliko bolj zapletene, vendar veliko bolj zanimive primere.

Pogojno oblikovanje za prazne in neprazne celice

Mislim, da vsi vedo, kako oblikovati prazne in neprazne celice v Excelu - preprosto ustvarite novo pravilo " Oblikujte samo celice, ki vsebujejo" in izberite eno od naslednjih možnosti Prazni deli ali Brez praznih listov .

Kaj pa, če želite oblikovati celice v določenem stolpcu, če je ustrezna celica v drugem stolpcu prazna ali ni prazna? V tem primeru boste morali znova uporabiti Excelove formule:

Formula za prazna polja : =$B2="" - formatirati izbrane celice / vrstice, če je ustrezna celica v stolpcu B prazna.

Formula za nepolna polja : =$B2"" - oblikuje izbrane celice / vrstice, če ustrezna celica v stolpcu B ni prazna.

Opomba: Zgornje formule bodo delovale za celice, ki so "vizualno" prazne ali niso prazne. Če uporabite kakšno funkcijo Excel, ki vrne prazen niz, npr. =if(false, "OK", "") in ne želite, da se take celice obravnavajo kot prazna mesta, namesto tega uporabite naslednje formule =isblank(A1)=true ali =isblank(A1)=false za oblikovanje praznih oziroma nepraznih celic.

Tukaj je primer, kako lahko zgornje formule uporabite v praksi. Predpostavimo, da imate stolpec (B), ki je " Datum prodaje " in drugi stolpec (C) " Dostava ". Ta 2 stolpca imata vrednost le, če je bila opravljena prodaja in dostavljen predmet. Torej želite, da se celotna vrstica obarva oranžno, ko je bila opravljena prodaja; ko je predmet dostavljen, pa se mora ustrezna vrstica obarvati zeleno. Da bi to dosegli, morate ustvariti 2 pravili pogojnega oblikovanja z naslednjimi formulami:

• Oranžne vrstice (celica v stolpcu B ni prazna): =$B2""
• Zelene vrstice (celici v stolpcu B in stolpcu C nista prazni): =AND($B2"", $C2"")

Drugo pravilo premaknite na vrh in izberite Ustavi, če je true potrditveno polje poleg tega pravila:

V tem posebnem primeru je možnost "Ustavi, če je res" dejansko odveč in pravilo bo delovalo z njo ali brez nje. Morda boste želeli označiti to polje samo kot dodatno previdnost, če boste v prihodnosti dodali še nekaj drugih pravil, ki bi lahko bila v nasprotju s katerim koli od obstoječih pravil.

Za več informacij glejte Excelovo pogojno oblikovanje za prazne celice.

Excelove formule za delo z besedilnimi vrednostmi

Če želite oblikovati določen(e) stolpec(e), ko druga celica v isti vrstici vsebuje določeno besedo, lahko uporabite formulo, obravnavano v enem od prejšnjih primerov (na primer =$D2="Worldwide"). natančno ujemanje .

Za delno ujemanje , boste morali uporabiti iskanje (brez upoštevanja velikih in malih črk) ali iskanje (z upoštevanjem velikih in malih črk).

Če želite na primer oblikovati izbrane celice ali vrstice, če ustrezna celica v stolpcu D vsebuje besedo " Po vsem svetu ", uporabite spodnjo formulo. Ta formula bo poiskala vse take celice, ne glede na to, kje v celici se nahaja navedeno besedilo, vključno z " Ladje po vsem svetu ", " Po vsem svetu, razen v... " itd:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Če želite zasenčiti izbrane celice ali vrstice, če se vsebina celice začne z iskalnim besedilom, uporabite to:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Excelove formule za poudarjanje podvojitev

Če želite pogojno oblikovati celice s podvojenimi vrednostmi, lahko uporabite vnaprej določeno pravilo, ki je na voljo pod Pogojno oblikovanje> Pravila za označevanje celic> Podvojene vrednosti... V naslednjem članku so na voljo podrobna navodila za uporabo te funkcije: Kako samodejno označiti podvojitve v Excelu.

V nekaterih primerih pa so podatki videti bolje, če obarvate izbrane stolpce ali celotne vrstice, kadar se podvojene vrednosti pojavijo v drugem stolpcu. V tem primeru boste morali znova uporabiti Excelovo formulo za pogojno oblikovanje in tokrat bomo uporabili COUNTIF Ta funkcija v Excelu šteje število celic v določenem območju, ki izpolnjujejo eno samo merilo.

Poudarite podvojitve, vključno s prvimi pojavitvami

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - ta formula poišče podvojene vrednosti v določenem območju v stolpcu A (v našem primeru A2:A10), vključno s prvimi pojavitvami.

Če se odločite uporabiti pravilo za celotno tabelo, se bodo oblikovale celotne vrstice, kot je prikazano na spodnji sliki. Odločil sem se, da v tem pravilu spremenim barvo pisave, samo za spremembo : )

Poudarite podvojitve brez 1. pojavitve

Če želite prezreti prvo pojavitev in izpostaviti le naslednje podvojene vrednosti, uporabite to formulo: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Označevanje zaporednih podvojevanj v Excelu

Če bi raje označili samo podvojitve v zaporednih vrsticah, lahko to storite na naslednji način. Ta metoda deluje za vse vrste podatkov: številke, besedilne vrednosti in datume.

• Izberite stolpec, v katerem želite označiti podvojitve, brez glave stolpca .
• Ustvarite pravilo(-a) pogojnega oblikovanja z uporabo teh preprostih formul:

  Pravilo 1 (modro): =$A1=$A2 - izpostavi 2. pojav in vse morebitne nadaljnje pojave.

  Pravilo 2 (zeleno): =$A2=$A3 - poudarja 1. pojav.

V zgornjih formulah je A stolpec, ki ga želite preveriti za dvojnike, $A1 je naslov stolpca, $A2 je prva celica s podatki.

Pomembno! Za pravilno delovanje formul je bistveno, da je pravilo 1, ki označuje drugo in vse nadaljnje podvojene pojavitve, prvo pravilo na seznamu, zlasti če uporabljate dve različni barvi.

Označite podvojene vrstice

Če želite uporabiti pogojno obliko, kadar se v dveh ali več stolpcih pojavijo podvojene vrednosti, morate v tabelo dodati dodaten stolpec, v katerem združite vrednosti iz ključnih stolpcev z uporabo preproste formule, kot je ta =A2&B2 . Nato uporabite pravilo z eno od različic formule COUNTIF za podvojitve (s 1. pojavitvijo ali brez nje). Seveda lahko po oblikovanju pravila skrijete dodaten stolpec.

Uporabite lahko tudi funkcijo COUNTIFS, ki podpira več meril v eni sami formuli. V tem primeru ne potrebujete pomožnega stolpca.

V tem primeru za poudarjanje podvojenih vrstic s prvimi pojavitvami , ustvarite pravilo z naslednjo formulo:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Poudarjanje podvojenih vrstic brez 1. pojavitve , uporabite to formulo:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Primerjanje 2 stolpcev za podvojitve

Eno najpogostejših opravil v Excelu je preverjanje dveh stolpcev za podvojene vrednosti - tj. iskanje in poudarjanje vrednosti, ki obstajajo v obeh stolpcih. V ta namen morate za vsak stolpec ustvariti pravilo pogojnega oblikovanja v Excelu s kombinacijo =ISERROR() in . =MATCH() funkcije:

Za stolpec A: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

Za stolpec B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Opomba: Za pravilno delovanje takšnih pogojnih formul je zelo pomembno, da pravila uporabite za celotne stolpce, npr. =$A:$A in . =$B:$B .

Primer praktične uporabe si lahko ogledate na naslednji sliki zaslona, ki poudarja podvojitve v stolpcih E in F.

Kot lahko vidite, se formule pogojnega oblikovanja v Excelu precej dobro spopadajo s podvojitvami. Vendar za bolj zapletene primere priporočam uporabo dodatka Duplicate Remover, ki je posebej zasnovan za iskanje, poudarjanje in odstranjevanje podvojitev v Excelu, v enem listu ali med dvema preglednicama.

formule za poudarjanje nadpovprečnih ali podpovprečnih vrednosti

Ko delate z več sklopi številčnih podatkov, lahko PRIMERNO() lahko pride prav pri oblikovanju celic, katerih vrednosti so pod ali nad povprečjem v stolpcu.

Uporabite lahko na primer formulo =$E2 da pogojno oblikujete vrstice, v katerih so prodajne številke pod povprečjem, kot je prikazano na spodnji sliki zaslona. Če želite nasprotno, tj. osenčiti izdelke, ki so nad povprečjem, v formuli zamenjajte "": =$E2>PRIMERJAVA($E$2:$E$8) .

Kako poudariti najbližjo vrednost v Excelu

Če imam nabor številk, ali lahko s pomočjo Excelovega pogojnega oblikovanja označim tisto število v tem naboru, ki je najbližje ničli? To je želela vedeti ena od bralk našega bloga, Jessica. Vprašanje je zelo jasno in preprosto, vendar je odgovor nekoliko predolg za komentarje, zato je rešitev na voljo tukaj :)

Primer 1. Poiščite najbližjo vrednost, vključno s točnim ujemanjem

V našem primeru bomo poiskali in označili število, ki je najbližje ničli. Če niz podatkov vsebuje eno ali več ničel, bodo označene vse. Če ničle ni, bo označena vrednost, ki ji je najbližja, pozitivna ali negativna.

Najprej morate v katero koli prazno celico v delovnem listu vnesti naslednjo formulo, ki jo boste lahko pozneje po potrebi skrili. Formula poišče število v danem območju, ki je najbližje številu, ki ga določite, in vrne absolutno vrednost tega števila (absolutna vrednost je število brez znaka):

=MIN(ABS(B2:D13-(0)))

V zgornji formuli je B2:D13 območje celic, 0 pa je število, za katero želite najti najbližje ujemanje. Če na primer iščete vrednost, ki je najbližja 5, se formula spremeni v: =MIN(ABS(B2:D13-(5))

Opomba: To je formula polja , zato morate za dokončanje pritisniti kombinacijo tipk Ctrl + Shift + Enter namesto preproste črtice Enter.

Zdaj ustvarite pravilo pogojnega oblikovanja z naslednjo formulo, pri čemer je B3 zgornja desna celica v območju, $C$2 pa celica z zgornjo formulo polja:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Bodite pozorni na uporabo absolutnih referenc v naslovu celice, ki vsebuje formulo polja ($C$2), saj je ta celica konstantna. Prav tako morate 0 nadomestiti s številko, za katero želite poudariti najbližje ujemanje. Če bi na primer želeli poudariti vrednost, ki je najbližja 5, bi se formula spremenila v: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Primer 2. Označite vrednost, ki je najbližja dani vrednosti, vendar se NE ujema natančno

Če ne želite poudariti natančnega ujemanja, potrebujete drugačno formulo, ki bo poiskala najbližjo vrednost, natančnega ujemanja pa ne bo upoštevala.

Naslednja formula v polju na primer poišče vrednost, ki je v določenem območju najbližja 0, pri tem pa zanemari morebitne ničle:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Ne pozabite pritisniti kombinacije tipk Ctrl + Shift + Enter, ko končate z vnosom formule polja.

Formula za pogojno oblikovanje je enaka kot v zgornjem primeru:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Ker pa naša formula v celici C2 ne upošteva natančnega ujemanja, pravilo pogojnega oblikovanja ne upošteva tudi ničel in izpostavi vrednost 0,003, ki je najbližje ujemanje.

Če želite v Excelovem listu poiskati vrednost, ki je najbližja kakšnemu drugemu številu, preprosto zamenjajte "0" z želenim številom tako v formulah polja kot v formulah pogojnega oblikovanja.

Upam, da vam bodo formule pogojnega oblikovanja, ki ste jih spoznali v tem učbeniku, pomagale osmisliti katerikoli projekt, s katerim se ukvarjate. Če potrebujete več primerov, si oglejte naslednje članke:

• Kako spremeniti barvo vrstice na podlagi vrednosti celice
• Excelovo pogojno oblikovanje za datume
• Nadomestne barve vrstic in stolpcev v programu Excel
• Dva načina spreminjanja barve ozadja na podlagi vrednosti celice
• Štetje in seštevanje obarvanih celic v Excelu

Zakaj moje pogojno oblikovanje v Excelu ne deluje pravilno?

Če vaše pravilo pogojnega oblikovanja ne deluje po pričakovanjih, čeprav je formula očitno pravilna, se ne vznemirjajte! Najverjetneje ne gre za kakšno čudno napako v pogojnem oblikovanju v Excelu, temveč za majhno napako, ki na prvi pogled ni očitna. Preizkusite spodnjih 6 preprostih korakov za odpravljanje težav in prepričan sem, da bo vaša formula delovala:

1. Pravilno uporabite absolutne & relativne naslove celic. Zelo težko je izpeljati splošno pravilo, ki bi delovalo v 100 odstotkih primerov. Najpogosteje pa bi pri sklicevanju na celice uporabili absolutni stolpec (z $) in relativno vrstico (brez $), npr. =$A1>1 .

   Upoštevajte, da so formule =A1=1 , =$A$1=1 in . =A$1=1 Če niste prepričani, katera je pravilna v vašem primeru, lahko poskusite z vsemi : ) Za več informacij glejte Relativne in absolutne reference celic v pogojnem oblikovanju v Excelu.

2. Preverite uporabljeno območje. Preverite, ali pravilo pogojnega oblikovanja velja za pravi obseg celic. Pravilo je naslednje - izberite vse celice/vrstice, ki jih želite oblikovati, vendar ne vključite glave stolpcev.
3. Napišite formulo za zgornjo levo celico. V pravilih pogojnega oblikovanja so sklici na celice relativni glede na zgornjo levo celico v uporabljenem območju. Zato formulo pogojnega oblikovanja vedno napišite za 1. vrstico s podatki.

   Če se na primer podatki začnejo v vrstici 2, vnesete =A$2=10 za poudarjanje celic z vrednostmi, ki so enake 10 v vse vrstice Pogosta napaka je, da se vedno uporablja sklic na prvo vrstico (npr. =A$1=10 ). Ne pozabite, da se na vrstico 1 v formuli sklicujete le, če vaša tabela nima glave in se vaši podatki res začnejo v vrstici 1. Najočitnejši znak tega primera je, da pravilo deluje, vendar ne oblikuje vrednosti v vrsticah, v katerih bi moralo.

4. Preverite pravilo, ki ste ga ustvarili. Pravilo dvakrat preverite v Upravitelju pravil pogojnega oblikovanja. Včasih Microsoft Excel brez razloga popači pravkar ustvarjeno pravilo. Če pravilo ne deluje, pojdite na Pogojno oblikovanje> Upravljanje pravil in preverite formulo in območje, za katero se uporablja. Če ste formulo kopirali s spleta ali drugega zunanjega vira, preverite, ali ravne citate se uporabljajo.
5. Pri kopiranju pravila prilagodite sklicevanja na celice. Če kopirate pogojno oblikovanje programa Excel s programom Format Painter, ne pozabite prilagoditi vseh sklicevanj na celice v formuli.
6. Razdelite zapletene formule na preproste elemente. Če uporabljate zapleteno Excelovo formulo, ki vključuje več različnih funkcij, jo razdelite na preproste elemente in preverite vsako funkcijo posebej.

Če ste preizkusili vse korake, a vaše pravilo pogojnega oblikovanja še vedno ne deluje pravilno, mi pišite v komentarjih in skupaj bomo poskusili ugotoviti, kako je s tem :)

V naslednjem članku si bomo ogledali možnosti pogojnega oblikovanja datumov v programu Excel. Se vidimo naslednji teden in hvala za branje!