Funkcija IF v Googlovih preglednicah je ena najlažjih za učenje, kar velja tudi za zelo uporabno funkcijo.

V tem vodniku vas vabim, da si podrobneje ogledate, kako deluje funkcija IF v Googlovi preglednici in kakšne prednosti vam bo prinesla njena uporaba.

Kaj je funkcija IF v Google preglednicah?

Z uporabo funkcije IF ustvarite odločitveno drevo, v katerem pod enim pogojem sledi določeno dejanje, če pa ta pogoj ni izpolnjen, sledi drugo dejanje.

V ta namen mora biti pogoj funkcije v obliki alternativnega vprašanja z le dvema možnima odgovoroma: "da" in "ne".

Tako je lahko videti drevo odločanja:

Funkcija IF torej omogoča postavitev vprašanja in navedbo dveh alternativnih dejanj glede na prejeti odgovor. To vprašanje in alternativna dejanja so znani kot trije argumenti funkcije.

Sintaksa funkcije IF v Google Sheets

Sintaksa funkcije IF in njeni argumenti so naslednji:

• logični_izraz - (obvezno) vrednost ali logični izraz, za katerega se preveri, ali je TRUE ali FALSE.
• value_if_true - (obvezno) operacija, ki se izvede, če je test TRUE.
• value_if_false - (neobvezno) operacija, ki se izvede, če je test FALSE.

Podrobneje preučimo argumente naše funkcije IF.

Prvi argument predstavlja logično vprašanje. Google Sheets na to vprašanje odgovori z "da" ali "ne", tj. z "res" ali "napačno".

Morda se sprašujete, kako pravilno oblikovati vprašanje? To lahko storite tako, da zapišete logični izraz z uporabo koristnih simbolov (ali primerjalnih operatorjev), kot so "=", ">", "=", "<=", "". Poskusimo skupaj zastaviti takšno vprašanje.

Uporaba funkcije IF

Predpostavimo, da ste zaposleni v podjetju, ki prodaja čokolado v več potrošniških regijah s številnimi strankami.

Tako so lahko videti vaši podatki o prodaji v Google Sheets:

Predstavljajte si, da morate ločiti prodajo, opravljeno v vaših lokalnih regijah, od prodaje iz tujine. Da bi to dosegli, morate za vsako prodajo dodati še eno opisno polje - državo, v kateri je prodaja potekala. Ker je podatkov veliko, morate to opisno polje ustvariti samodejno za vsak vnos.

In takrat pride na vrsto funkcija IF. V podatkovno tabelo dodajmo stolpec "Država". Področje "Zahod" predstavlja lokalno prodajo (naša država), medtem ko ostalo predstavlja prodajo iz tujine (preostali svet).

Kako pravilno zapisati funkcijo?

Postavite kazalec v F2, da bo celica aktivna, in vnesite znak enakosti (=). Google Sheets bo takoj razumel, da boste vnesli formulo. Zato vas bo takoj po vnosu črke "i" pozval, da izberete funkcijo, ki se začne z isto črko. Izberete lahko funkcijo "IF".

Nato bodo vsa vaša dejanja spremljali tudi pozivi.

Za prvi argument funkcije IF vnesite B2="Zahod" Tako kot pri drugih funkcijah Google Sheets tudi tu ni treba ročno vnesti naslova celice - dovolj je klik z miško. Nato vnesite vejico (,) in določite drugi argument.

Drugi argument je vrednost, ki jo F2 vrne, če je pogoj izpolnjen. V tem primeru je to besedilo "Naša država".

Za vejico zapišite vrednost tretjega argumenta. F2 bo vrnil to vrednost, če pogoj ni izpolnjen: "Rest of the World". Ne pozabite končati vnosa formule z zaključnim oklepajem ")" in pritiskom "Enter".

Celotna formula mora biti videti takole:

=IF(B2="Zahod", "Naša država", "Ostali svet")

Če je vse v redu, se s tipko F2 prikaže besedilo "Naša država":

Zdaj morate to funkcijo le še kopirati v stolpec F.

Nasvet. obstaja en način za obdelavo celotnega stolpca z eno formulo. Pri tem vam bo pomagala funkcija ARRAYFORMULA. Z njo lahko v prvi celici stolpca preverite vse spodnje celice glede na isti pogoj in hkrati vrnete ustrezen rezultat v vsako vrstico:

=ARRAYFORMULA(IF(B2:B69="Zahod", "Naša država", "Ostali svet"))

Oglejmo si druge načine dela s funkcijo IF.

Funkcija IF in besedilne vrednosti

Uporaba funkcije IF z besedilom je bila prikazana že v zgornjem primeru.

Opomba: Če je besedilo uporabljeno kot argument, mora biti zaprto v dvojne narekovaje.

Funkcija IF in numerične vrednosti

Za argumente lahko uporabite številke, tako kot pri besedilu.

Pri tem pa je zelo pomembno, da funkcija IF ne omogoča le polnjenja celic z določenimi številkami na podlagi izpolnjenih pogojev, temveč tudi izračunavanje.

Recimo, da svojim strankam ponujate različne popuste glede na skupno vrednost nakupa. Če je skupna vrednost večja od 200, stranka dobi 10-odstotni popust.

Za to morate uporabiti stolpec G in ga poimenovati "Popust". Nato v G2 vnesite funkcijo IF, drugi argument pa bo predstavljal formulo, ki izračuna popust:

=IF(E2>200,E2*0.1,0)

IF prazne/neprazne vrstice

V nekaterih primerih je rezultat odvisen od tega, ali je celica prazna ali ne. To lahko preverite na dva načina:

1. Uporabite funkcijo ISBLANK.

   Naslednja formula na primer preveri, ali so celice v stolpcu E prazne. Če so, se ne uporabi noben popust, v nasprotnem primeru je popust 5 %:

   =IF(ISBLANK(E2)=TRUE,0,0.05)

   

   Opomba: Če je niz ničelne dolžine v celici (ki jo vrne neka formula), bo funkcija ISBLANK dala rezultat FALSE.

   Tukaj je še ena formula za preverjanje, ali je E2 prazen:

   =IF(ISBLANK(E2)2FALSE,0,0.05)

   Formulo lahko obrnete v nasprotno smer in preverite, ali niso celice namesto tega prazne:

   =IF(ISBLANK(E2)=FALSE,0,05,0

   =IF(ISBLANK(E2)TRUE,0,05,0)

2. Uporabite standardne primerjalne operatorje s parom dvojnih narekovajev:

   Opomba: Ta metoda upošteva nizi ničelne dolžine (označene z dvojnimi narekovaji) kot prazne celice.

   =IF(E2="",0,0,05) - preverite, ali je E2 prazen

   =IF(E2"",0,0,05) - preveri, ali E2 ni prazen.

   Nasvet. Na podoben način uporabite dvojne narekovaje kot argument, če želite s formulo vrniti prazno celico:

   =IF(E2>200,E2*0,"")

IF v kombinaciji z drugimi funkcijami

Kot ste se že naučili, lahko besedilo, številke in formule nastopajo kot argumenti funkcije IF. Vendar lahko to vlogo prevzamejo tudi druge funkcije. Oglejmo si, kako deluje.

Google preglednice IF ALI

Se spomnite prvega načina ugotavljanja države, v kateri ste prodajali čokolado? Preverili ste, ali B2 vsebuje "West".

Lahko pa logiko sestavite tudi obratno: pripravite seznam vseh možnih regij, ki spadajo v "preostali svet", in preverite, ali vsaj eden od njih To vam bo pomagala storiti funkcija OR v prvem argumentu:

• logični_izraz1 - (obvezno) prva logična vrednost za preverjanje.
• logični_izraz2 - (neobvezno) naslednja logična vrednost za preverjanje.
• in tako naprej.

Kot vidite, vnesete toliko logičnih izrazov, kolikor jih želite preveriti, in funkcija poišče, ali je eden od njih resničen.

Če želite to znanje uporabiti v preglednici s prodajo, navedite vse regije, ki pripadajo prodaji v tujini, in druge prodaje bodo samodejno postale lokalne:

=IF(OR(B2="Vzhod",B2="Jug"), "Ostali svet", "Naša država")

Google preglednice IF IN

Funkcija AND je prav tako preprosta. Razlika je le v tem, da preveri, ali so vsi našteti logični izrazi resnični:

Iskanje morate omejiti na svoje mesto in veste, da se v njem trenutno kupujejo le lešniki. Zato morate upoštevati dva pogoja: regija - "Zahod" in izdelek - "Čokoladni lešnik":

=IF(AND(B2="Zahod",C2="Čokoladni lešnik"), "Naša država", "Ostali svet")

Vgnezdena formula IF v primerjavi s funkcijo IFS za Google Sheets

Funkcijo IF lahko uporabite tudi kot argument za večjo funkcijo IF.

Predpostavimo, da ste za svoje stranke določili strožje pogoje za popuste. Če je skupni nakup več kot 200 enot, dobijo 10-odstotni popust; če je skupni nakup med 100 in 199 enot, je popust 5-odstoten. Če je skupni nakup manjši od 100 enot, ni nobenega popusta.

Naslednja formula prikazuje, kako bo funkcija videti v celici G2:

=IF(E2>200,E2*0.1,IF(E2>100,E2*0.05,0))

Upoštevajte, da se kot drugi argument uporablja druga funkcija IF. V takih primerih je odločitveno drevo naslednje:

Predstavljajte si, da ponujate znižano ceno samo v eni regiji - "Vzhod".

Če želite to narediti pravilno, naši funkciji dodajte logični izraz "AND". Formula bo videti takole:

=IF(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,IF(AND(B2="East",E2>100),E2*0.05,0))

Kot lahko vidite, se je število popustov močno zmanjšalo, njihov znesek pa je ostal nespremenjen.

Funkcija IFS omogoča tudi lažji način zapisa zgornjega stavka:

• pogoj1 - (obvezno) je logični izraz, ki ga želite preizkusiti.
• vrednost1 - (obvezno) je vrednost, ki se vrne, če je pogoj1 resničen.
• in nato samo naštejete pogoje z njihovimi vrednostmi, ki se vrnejo, če so resnični.

Zgornja formula bo v sistemu IFS videti takole:

=IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05)

Nasvet: Če ni resničnega pogoja, bo formula vrnila napako #N/A. Če se želite temu izogniti, formulo ovijte z IFERROR:

=IFERROR(IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05),0)

SWITCH kot alternativa več IF

Namesto vgnezdenega IF boste morda želeli upoštevati še eno funkcijo: Google Sheets SWITCH.

Funkcija preveri, ali vaš izraz ustreza seznamu primerov, enega za drugim. Če ustreza, funkcija vrne ustrezno vrednost.

• izraz je katerakoli referenca na celico, razpon celic, dejanski matematični izraz ali celo besedilo, ki bi ga radi izenačili s primeri (ali preverili glede na merila).
• primer1 je vaše prvo merilo za preverjanje izraza. Zahtevano.
• vrednost1 je zapis, ki se vrne, če primer1 merilo je enako vašemu izrazu. Zahtevano.
• case2, value2 ponovite tolikokrat, kolikor meril morate preveriti in koliko vrednosti želite vrniti. Neobvezno.
• privzeto je prav tako popolnoma neobvezen. Uporabite ga, če želite prikazati določen zapis, če ni izpolnjen noben od primerov. Priporočam, da ga uporabite vsakič, da se izognete napakam, kadar vaš izraz ne izpolnjuje zadetkov med vsemi primeri.

Tukaj je nekaj primerov.

Na naslov preverite svoje celice glede na besedilo. , uporabite razpon kot izraz:

=ARRAYFORMULA(SWITCH(B2:B69, "Zahod", "Naša država", "Ostali svet"))

V tej formuli SWITCH preveri, kateri zapis je v vsaki celici v stolpcu B. Če je to West , formula pravi Naša država v nasprotnem primeru, Preostali svet . ArrayFormula omogoča obdelavo celotnega stolpca naenkrat.

Na naslov delo z izračuni. , je bolje uporabiti logični izraz:

=SWITCH(TRUE,$E2>200,$E2*0.1,AND($E2100),$E2*0.05,0)

Tu SWITCH preveri, ali je rezultat enačbe TRUE ali FALSE ... Ko je TRUE (kot če E2 je v resnici večja od 200 ), dobim ustrezen rezultat. Če nobeden od primerov na seznamu ni TRUE (kar pomeni, da so FALSE ), formula preprosto vrne 0.

Opomba: SWITCH ne zna izračunati celotnega razpona naenkrat, zato v tem primeru ni ARRAYFORMULA.

stavki IF na podlagi štetja

Eno od vprašanj, ki jih pogosto dobivamo, je, kako ustvariti formulo IF, ki bo vrnila, kar potrebujete, če stolpec vsebuje ali ne vsebuje določenega zapisa.

Preverite na primer, ali se ime stranke na seznamu (stolpec A) pojavi več kot enkrat, in v celico vpišite ustrezno besedo (da/ne).

Rešitev je preprostejša, kot si morda mislite. Funkcijo COUNTIF morate uvesti v svoj IF:

=IF(COUNTIF($A$2:$A$20,$A2)>1, "da", "ne")

Naj Google Sheets za vas zgradi formule IF - dodatek IF Formula Builder

Če ste utrujeni od sledenja vsem dodatnim znakom in pravilni sintaksi v formulah, je na voljo še ena rešitev.

Dodatek IF Formula Builder za Google Sheets omogoča vizualno ustvarjanje stavkov IF. Orodje za vas poskrbi za sintakso, dodatne funkcije in vse potrebne znake.

Vse, kar morate storiti, je:

• prazne prostore izpolnite z zapisi enega za drugim. Za datume, čas itd. ni posebne obravnave. Vnesite jih kot vedno in dodatek bo prepoznal vrsto podatkov.
• s predlaganih spustnih seznamov izberite zahtevane primerjalne operatorje.
• po potrebi z enim klikom dodajte več logičnih izrazov: IF OR, IF AND, ELSE IF, THEN IF.

Kot lahko vidite, vsak logični izraz zavzema svojo vrstico. Enako velja za rezultate true/false. To drastično zmanjša število možnih zmede nad formulo.

Ko vse izpolnite, se bo formula za uporabo povečala v območju za predogled na vrhu okna. Na njegovi levi strani lahko izberete celico v listu, v kateri želite imeti formulo.

Ko ste pripravljeni, prilepite formulo v želeno celico tako, da kliknete gumb Vstavi formulo na dnu.

Za podroben opis vseh možnosti si oglejte spletni priročnik za IF Formula Builder.

Upam, da zdaj ni več dvoma, da funkcija IF, čeprav je na prvi pogled zelo preprosta, odpira vrata številnim možnostim obdelave podatkov v Google Sheets. Če pa imate še vedno vprašanja, jih lahko postavite v spodnjem razdelku s komentarji - z veseljem vam bomo pomagali!