Acest tutorial explică elementele de bază ale referințelor structurate din Excel și prezintă câteva trucuri de utilizare a acestora în formulele din viața reală.

Una dintre cele mai utile caracteristici ale tabelelor Excel sunt referințele structurate. Când tocmai ați dat peste o sintaxă specială pentru referințele la tabele, poate părea plictisitoare și confuză, dar după ce veți experimenta puțin, veți vedea cu siguranță cât de utilă și interesantă este această caracteristică.

Referință structurată Excel

A referință structurată , sau tabel de referință , este un mod special de referire la tabele și la părțile acestora care utilizează o combinație de nume de tabele și coloane în loc de adrese de celule.

Această sintaxă specială este necesară deoarece tabelele Excel (față de intervale) sunt foarte puternice și rezistente, iar referințele normale la celule nu se pot ajusta dinamic pe măsură ce se adaugă sau se elimină date dintr-un tabel.

De exemplu, pentru a aduna valorile din celulele B2:B5, utilizați funcția SUM cu o referință obișnuită de interval:

=SUM(B2:B5)

Pentru a aduna cifrele din coloana "Vânzări" din Tabelul1, utilizați o referință structurată:

=SUM(Tabelul1[Vânzări])

Caracteristicile cheie ale referințelor structurate

În comparație cu referințele standard la celule, referințele la tabele au o serie de caracteristici avansate.

Ușor de creat

Pentru a adăuga referințe structurate la formula dvs., trebuie doar să selectați celulele tabelului la care doriți să faceți referire. Nu este necesară cunoașterea unei sintaxe speciale.

Rezistent și actualizat automat

Atunci când redenumiți o coloană, referințele sunt actualizate automat cu noul nume, iar o formulă nu se întrerupe. În plus, pe măsură ce adăugați noi rânduri în tabel, acestea sunt incluse imediat în referințele existente, iar formulele calculează întregul set de date.

Astfel, indiferent de manipulările pe care le faceți cu tabelele Excel, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la actualizarea referințelor structurate.

Poate fi folosit în interiorul și în afara unei mese

Referințele structurate pot fi utilizate în formule atât în interiorul, cât și în afara unui tabel Excel, ceea ce facilitează localizarea tabelelor în registre de lucru mari.

Umplerea automată a formulelor (coloane calculate)

Pentru a efectua același calcul în fiecare rând al tabelului, este suficient să introduceți o formulă într-o singură celulă. Toate celelalte celule din coloana respectivă sunt completate automat.

Cum se creează o referință structurată în Excel

Realizarea unei referințe structurate în Excel este foarte ușoară și intuitivă.

Dacă lucrați cu un interval, convertiți-l mai întâi într-un tabel Excel. Pentru aceasta, selectați toate datele și apăsați Ctrl + T . Pentru mai multe informații, consultați Cum se creează un tabel în Excel.

Pentru a crea o referință structurată, iată ce trebuie să faceți:

1. Începeți să scrieți o formulă ca de obicei, începând cu semnul de egalitate (=).
2. Când vine vorba de prima referință, selectați celula sau intervalul de celule corespunzător din tabelul dvs. Excel va prelua numele coloanei (coloanelor) și va crea automat o referință structurată adecvată pentru dvs.
3. Introduceți paranteza de închidere și apăsați Enter. Dacă formula este creată în interiorul tabelului, Excel completează automat întreaga coloană cu aceeași formulă.

Ca exemplu, să adunăm cifrele de vânzări pentru 3 luni în fiecare rând al tabelului nostru de probă, numit Vânzări Pentru aceasta, se tastează =SUM( în E2, se selectează B2:D2, se tastează paranteza de închidere și se apasă Enter:

Ca rezultat, întreaga coloană E este completată automat cu această formulă:

=SUM(Vânzări[@[Jan]:[Mar]])

Deși formula este aceeași, datele sunt calculate în fiecare rând în mod individual. Pentru a înțelege mecanismele interne, vă rugăm să consultați sintaxa de referință a tabelului.

Dacă introduceți o formulă în afara mesei , iar formula respectivă necesită doar un interval de celule, o modalitate mai rapidă de a face o referință structurată este următoarea:

1. După paranteza de deschidere, începeți să tastați numele tabelului. Pe măsură ce tastați prima literă, Excel va afișa toate numele corespunzătoare. Dacă este necesar, mai tastați câteva litere pentru a restrânge lista.
2. Utilizați tastele săgeată pentru a selecta numele tabelului din listă.
3. Faceți dublu clic pe numele selectat sau apăsați tasta Tab pentru a-l adăuga la formula dvs.
4. Introduceți paranteza de închidere și apăsați Enter.

De exemplu, pentru a găsi cel mai mare număr din tabelul de eșantionare, începem să scriem formula MAX, după paranteza de deschidere scriem "s", selectăm opțiunea Vânzări din listă, apoi apăsați Tab sau faceți dublu clic pe numele tabelului.

Ca rezultat, avem următoarea formulă:

=MAX(Vânzări)

Sintaxa de referință structurată

După cum s-a menționat deja, nu este necesar să cunoașteți sintaxa referințelor structurate pentru a le include în formulele dumneavoastră, însă acest lucru vă va ajuta să înțelegeți ce face fiecare formulă.

De obicei, o referință structurată este reprezentată de un șir de caractere care începe cu un nume de tabel și se termină cu un specificator de coloană.

Ca exemplu, să descompunem următoarea formulă care însumează totalurile de la Sud și Nord coloanele din tabelul numit Regiuni :

Referința include trei componente:

1. Numele tabelului
2. Specificatorul articolului
3. Specificatori de coloană

Pentru a vedea ce celule sunt calculate efectiv, selectați celula de formulă și faceți clic oriunde în bara de formule. Excel va evidenția celulele tabelului la care se face referire:

Numele tabelului

Numele tabelului face trimitere doar la date de tabel , fără rând de antet sau rânduri totale. Poate fi un nume de tabel implicit, cum ar fi Tabelul1 sau un nume personalizat, cum ar fi Regiuni Pentru a da un nume personalizat mesei dvs., efectuați următorii pași.

În cazul în care formula se află în tabelul la care se referă, numele tabelului este de obicei omis, deoarece este implicit.

Specificator de coloană

Specificatorul de coloană face trimitere la datele din coloana corespunzătoare, fără rândul de antet și rândul total. Un specificator de coloană este reprezentat de numele coloanei între paranteze, de exemplu [South].

Pentru a vă referi la mai multe coloane contigue, utilizați operatorul de interval, cum ar fi [[Sud]:[Est]].

Specificatorul articolului

Pentru a vă referi la anumite părți ale unui tabel, puteți utiliza oricare dintre următorii specificatori.

Vă rugăm să observați că semnul de lire sterline (#) este utilizat cu toți specificatorii de elemente, cu excepția rândului curent. Pentru a face referire la celulele din același rând în care introduceți formula, Excel utilizează caracterul @ urmat de numele coloanei.

De exemplu, pentru a aduna numere în Sud și Vest coloane ale rândului curent, veți folosi această formulă:

=SUM(Regiuni[@Sud], Regiuni[@Vest])

În cazul în care numele coloanelor conțin spații, semne de punctuație sau caractere speciale, va apărea un set suplimentar de paranteze în jurul numelui coloanei:

=SUM(Regiuni[@[vânzări Sud]], Regiuni[@[vânzări Vest]])

Operatori de referință structurați

Următorii operatori vă permit să combinați diferiți specificatori și să adăugați și mai multă flexibilitate referințelor structurate.

Operator de interval (două puncte)

Ca și în cazul referințelor normale la intervale, se utilizează două puncte (:) pentru a face referire la două sau mai multe coloane adiacente dintr-un tabel.

De exemplu, formula de mai jos însumează numerele din toate coloanele cuprinse între Sud și Est .

=SUM(Regiuni[[Sud]:[Est]])

Operatorul de uniune (virgulă)

Pentru a vă referi la coloane neadiacente, separați indicatorii de coloană cu virgule.

De exemplu, iată cum puteți aduna rândurile de date din Sud și Vest coloane.

=SUM(Regiuni[Sud], Regiuni[Vest])

Operator de intersecție (spațiu)

Se utilizează pentru a se referi la o celulă aflată la intersecția dintre un anumit rând și o anumită coloană.

De exemplu, pentru a returna o valoare la intersecția dintre Total rând și Vest utilizați această referință:

=Regiuni[#Totale] Regiuni[[#Toate],[Vest]]

Vă rugăm să observați că specificatorul [#All] este necesar în acest caz, deoarece specificatorul de coloană nu include rândul total. Fără el, formula ar returna #NULL!.

Reguli de sintaxă pentru referințe de tabel

Pentru a edita sau a face referințe structurate manual, vă rugăm să urmați aceste instrucțiuni:

1. Închideți specificatorii între paranteze

Toți specificatorii de coloane și de elemente speciale trebuie să fie incluși între [paranteze drepte].

Un specificator care conține alți specificatori trebuie să fie inclus în paranteze exterioare. De exemplu, Regions[[South]:[East]]].

2. Separați specificatorii interiori cu virgule

În cazul în care un specificator conține doi sau mai mulți specificatori interiori, aceștia trebuie separați prin virgulă.

De exemplu, pentru a returna antetul fișierului Sud se introduce o virgulă între [#Headers] și [South] și se închide toată această construcție într-un set suplimentar de paranteze:

=Regions[[#Headers],[South]]

3. Nu folosiți ghilimele în jurul titlurilor de coloană

În referințele tabelului, titlurile de coloană nu necesită ghilimele, indiferent dacă sunt text, numere sau date.

4. Folosiți un singur ghilimele pentru unele caractere speciale în anteturile de coloană

În trimiterile structurate, unele caractere, cum ar fi parantezele stânga și dreapta, semnul de lire sterline (#) și ghilimelele simple (') au o semnificație specială. Dacă oricare dintre caracterele de mai sus este inclus într-un antet de coloană, trebuie să se utilizeze un ghilimele simplu înaintea caracterului respectiv într-un specificator de coloană.

De exemplu, pentru antetul coloanei "Articol #", specificatorul este [Articol '#].

5. Folosiți spații pentru a face referințele structurate mai ușor de citit

Pentru a îmbunătăți lizibilitatea trimiterilor la tabele, puteți introduce spații între specificatori. În mod normal, se consideră o bună practică folosirea spațiilor după virgule. De exemplu:

=AVERAGE(Regiuni[Sud], Regiuni[Vest], Regiuni[Nord])

Referințe de tabel Excel - exemple de formule

Pentru a înțelege mai bine referințele structurate în Excel, să trecem în revistă alte câteva exemple de formule. Vom încerca să le păstrăm simple, semnificative și utile.

Găsiți numărul de rânduri și coloane dintr-un tabel Excel

Pentru a obține numărul total de coloane și rânduri, utilizați funcțiile COLUMNS și ROWS, care necesită doar numele tabelului:

De exemplu, pentru a afla numărul de coloane și rânduri de date în tabelul numit Vânzări , utilizați aceste formule:

=COLUMNS(Vânzări)

=ROWS(Vânzări)

Pentru a include antet și total rânduri în numărătoare, utilizați specificatorul [#ALL]:

=ROWS(Sales[#All])

Captura de ecran de mai jos arată toate formulele în acțiune:

Numărați spațiile goale și non-pacele dintr-o coloană

Atunci când numărați ceva într-o anumită coloană, asigurați-vă că rezultatul este afișat în afara tabelului, altfel s-ar putea să vă confruntați cu referințe circulare și rezultate greșite.

Pentru a număra celulele goale dintr-o coloană, utilizați funcția COUNTBLANK. Pentru a număra celulele care nu sunt goale dintr-o coloană, utilizați funcția COUNTA.

De exemplu, pentru a afla câte celule din Jan coloane sunt goale și câte conțin date, utilizați aceste formule:

Goluri:

=COUNTBLANK(Sales[Jan])

Fără spații libere:

=COUNTA(Sales[Jan])

Pentru a număra celulele care nu sunt în alb în rânduri vizibile într-un tabel filtrat, utilizați funcția SUBTOTAL cu numărul_funcției setat la 103:

=SUBTOTAL(103,Sales[Jan])

Suma într-un tabel Excel

Cel mai rapid mod de a aduna numere într-un tabel Excel este să activați opțiunea Total Row. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe orice celulă din tabel, indicați Tabelul , și faceți clic pe Totaluri Rând Rândul total va apărea imediat la sfârșitul tabelului.

Uneori, Excel poate presupune că doriți să totalizați doar ultima coloană și lasă celelalte celule din rândul Total goale. Pentru a remedia acest lucru, selectați o celulă goală din rândul Total, faceți clic pe săgeata care apare lângă celulă și apoi selectați funcția SUM din listă:

Aceasta va insera o formulă SUBTOTAL care însumează valorile doar în rânduri vizibile , ignorând rândurile filtrate:

=SUBTOTAL(109,[Jan])

Vă rugăm să rețineți că această formulă funcționează numai în Total rând Dacă încercați să o inserați manual într-un rând de date, aceasta ar crea o referință circulară și ar returna 0 ca rezultat. Nici o formulă SUM cu o referință structurată nu va funcționa din același motiv:

Așadar, dacă doriți totalurile în interiorul tabelului , trebuie fie să activați rândul Total, fie să utilizați un interval de referință normal, cum ar fi:

=SUM(B2:B5)

În afara mesei , formula SUM cu o referință structurată funcționează foarte bine:

=SUM(Vânzări[Jan])

Rețineți că, spre deosebire de SUBTOTAL, funcția SUM însumează valorile din toate rândurile, vizibile și ascunse.

Referințe structurate relative și absolute în Excel

În mod implicit, referințele structurate din Excel se comportă în felul următor:

• Coloană multiplă referințele sunt absolut și nu se modifică atunci când se copiază formule.
• Coloană unică referințele sunt relativ și se modifică atunci când sunt glisate peste coloane. Atunci când sunt copiate/lipite prin intermediul unei comenzi corespunzătoare sau al unor comenzi rapide (Ctrl+C și Ctrl+V), acestea nu se modifică.

În situațiile în care aveți nevoie de o combinație de referințe de tabel relative și absolute, nu există nicio modalitate de a copia formula și de a păstra referințele de tabel corecte. Glisarea formulei va schimba referințele în coloane unice, iar scurtăturile de copiere/lipire vor face ca toate referințele să fie statice. Dar există câteva trucuri simple pentru a le ocoli!

Referință structurată absolută la o singură coloană

Pentru a face ca o referință la o singură coloană să fie absolută, repetați numele coloanei pentru a o transforma în mod oficial într-o referință de interval.

Referința relativă a coloanei (implicit)

tabel[coloană]

Referința absolută a coloanei

tabel[[coloană]:[coloană]]]

Pentru a face o referință absolută pentru rândul curent , prefixați identificatorul coloanei cu simbolul @:

tabel[@[coloană]:[coloană]]]

Pentru a vedea cum funcționează în practică referințele de tabel relative și absolute, vă rugăm să luați în considerare următorul exemplu.

Să presupunem că doriți să adunați cifrele de vânzări pentru un anumit produs timp de 3 luni. Pentru aceasta, introducem numele produsului țintă într-o celulă (F2 în cazul nostru) și folosim funcția SUMIF pentru a obține totalul de Jan vânzări:

=SUMIF(Vânzări[articol], $F$2, Vânzări[ianuarie])

Problema este că, atunci când tragem formula spre dreapta pentru a calcula totalurile pentru celelalte două luni, referința [Element] se schimbă, iar formula se întrerupe:

Pentru a remedia acest lucru, faceți ca referința [Item] să fie absolută, dar păstrați [Jan] relativ:

=SUMIF(Vânzări[[articol]:[articol]]], $F$2, Vânzări[ianuarie])

Acum, puteți glisa formula modificată în alte coloane și funcționează perfect:

Referință structurată relativă la mai multe coloane

În tabelele Excel, referințele structurate la mai multe coloane sunt absolute prin natura lor și rămân neschimbate atunci când sunt copiate în alte celule.

Pentru mine, acest comportament este foarte rezonabil. Dar dacă trebuie să faceți o referință de interval structurat relativ, prefixați fiecare specificator de coloană cu numele tabelului și eliminați parantezele pătrate exterioare, așa cum se arată mai jos.

Referință absolută a intervalului (implicit)

table[[column1]:[column2]]

Intervalul relativ de referință

tabel[coloană1]:tabel[coloană2]

Pentru a face referire la rândul curent din interiorul tabelului , utilizați simbolul @:

[@columna1]:[@columna2]

De exemplu, formula de mai jos cu un referință structurată absolută însumează numerele de pe rândul curent al fișierului Jan și Feb Atunci când este copiat pe o altă coloană, acesta va continua să însumeze Jan și Feb .

=SUM(Vânzări[@[ianuarie]:[februarie]])

În cazul în care doriți ca referința să se schimbe pe baza unei poziții relative a coloanei în care este copiată formula, faceți-o relativ :

=SUM(Vânzări[@Ian]:Vânzări[@Feb])

Vă rugăm să observați transformarea formulei din coloana F (numele tabelului este omis deoarece formula se află în interiorul tabelului):

Iată cum se fac referințe de tabel în Excel. Pentru a vedea mai îndeaproape exemplele discutate în acest tutorial, nu ezitați să descărcați exemplul nostru de registru de lucru la Excel Structured Reference. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne vedem pe blogul nostru săptămâna viitoare.