I denne artikkelen vil du lære om digital signatur i Outlook, kryptering av e-postforbindelser med SSL /TLS og andre måter å sende sikker e-post på i Outlook 365 - 2010.

Siste uke vi dvelet ved forskjellige måter å sende kryptert e-post på i Outlook. I dag, la oss se nærmere på en annen teknikk for å beskytte e-postmeldingene dine - Outlook digital signatur .

En gyldig digital signatur beviser ektheten til en e-post og demonstrerer for mottakeren at meldingen ble opprettet av en kjent avsender og innholdet har ikke blitt endret under overføring.

Videre i denne artikkelen vil du lære hvordan du raskt kan sende sikre digitalt signerte meldinger i Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 og 2010 og utforske noen andre måter for e-postbeskyttelse:

Send sikker e-post i Outlook ved å bruke en digital signatur

Digital signering av en e-post i Outlook er ikke samme som å legge til tekst eller grafisk signatur på slutten av utgående meldinger. En signatur for e-postmeldinger er ganske enkelt din tilpassede avsluttende hilsen som alle kan kopiere eller etterligne.

En digital signatur i Outlook er en annen sak - den tilfører meldingen ditt unike digitale merke. Ved å signere en e-post med en digital signatur inkluderer du sertifikatet og den offentlige nøkkelen knyttet til din digitale ID (signeringssertifikat). På denne måten beviser du overfor mottakeren at meldingenkommer fra en pålitelig avsender og at innholdet er intakt.

For å kunne sende sikre Outlook-e-poster ved hjelp av en digital signatur, trenger du to grunnleggende ting:

• Digital ID (e-postsertifikat). Se hvor og hvordan du kan få en digital ID.
• Sett opp signeringssertifikatet i Outlook . I forrige artikkel diskuterte vi også hvordan du kan sette opp krypteringssertifikatet i Outlook. For å konfigurere signeringssertifikatet, utfører du nøyaktig de samme trinnene med den eneste forskjellen at du velger å legge til et signeringssertifikat i stedet for krypteringssertifikat.

Selv om din digitale ID er gyldig både for e-postkryptering og digital signering (og de fleste e-postsertifikater er det), spiller det ingen rolle hvilket alternativ du velger, begge sertifikatene blir konfigurert uansett.

Slik signerer du en enkelt Outlook-e-post med en digital signatur

Med det digitale signeringssertifikatet på plass, fortsett med følgende trinn.

I en melding du skriver eller svarer på, går du til Alternativer-fanen > Tillatelsesgruppe og klikk Signer -knappen.

Hvis du ikke ser Sign -knappen, gjør du som følger:

1. Gå over til Alternativer -kategorien > Flere alternativer -gruppen og klikk på det lille pilikonet ( Alternativer-dialogboksstarter ) i nedre hjørne.

   

2. Klikk på SikkerhetInnstillinger-knappen og merk av for Legg til digital signatur i denne meldingen.

   

3. Klikk OK for å lukke dialogboksen og sende e-posten som vanlig ved å klikke på Send -knappen.

Hvordan digitalt signere alle e-postmeldinger du sender i Outlook

1. Åpne dialogboksen Tillitssenter i Outlook: gå til kategorien Fil > Alternativer > Tillitssenter og klikk på Innstillinger for tillitssenter .

   

2. Bytt til E-postsikkerhet -fanen og velg Legg til digital signatur i utgående meldinger under Kryptert e-post .

   

3. Du kan velge ett av tilleggsalternativene når det er aktuelt:
   • Velg Send klartekstsignert melding ved sending av signerte meldinger hvis du vil at mottakerne som ikke har S/MIME-sikkerhet skal kunne lese meldingene du sender. Denne avmerkingsboksen er valgt som standard.
   • Sjekk av for Be om S/MIME-kvittering for alle S/MIME-signerte meldinger hvis du ønsker å bekrefte at den digitalt signerte e-postmeldingen er mottatt uendret av tiltenkte mottakere. Når du velger dette alternativet, vil bekreftelsesinformasjonen bli sendt til deg i en egen melding.
   • Hvis du har flere signeringssertifikater, kan du velge en riktig digital ID ved å klikke på Innstillinger-knappen .
4. Klikk OK for å lukke alle åpne dialogbokser.

   Merk. Hvis du sender sensitive eller strengt konfidensielleinformasjon, så vil du kanskje også kryptere e-posten for å sikre fullstendig personvern.

Andre måter å sende sikker e-post i Outlook på

Riktignok er e-postkryptering og digital signatur i Outlook de vanligste metodene for å sende sikre e-poster i Outlook og andre e-postklienter. Valgene dine er imidlertid ikke begrenset til disse to alternativene, og noen flere e-postbeskyttelsesmidler er tilgjengelige for deg:

Kryptere e-postforbindelser med SSL eller TLS

Du kan bruk Secure Socket Layer (SSL) eller Transport Layer Security (TLS) -kryptering for å sikre forbindelsen mellom e-postleverandøren og datamaskinen (mobiltelefon eller annen enhet). Disse krypteringsmetodene fungerer på samme måte som beskyttelsesordningene som brukes til å sikre nettbaserte transaksjoner og kjøp.

Hvis du bruker en nettleser til å jobbe med e-posten din, må du sørge for at SSL/TLS-krypteringen er aktivert. Hvis den er aktiv, begynner nettadressen (URL) med https i stedet for vanlig http , som du kan se på skjermbildet nedenfor:

I Microsoft Outlook kan du sette opp en kryptert tilkobling på denne måten:

1. Gå til Fil-fanen > Kontoinnstillinger > Kontoinnstillinger...
2. Dobbeltklikk på kontoen du vil aktivere SSL-tilkoblingen for, og klikk deretter Flere innstillinger... -knappen.

   

3. Bytt til fanen Avansert ogsjekk Denne serveren krever kryptert tilkobling (SSL) -boksen.
4. Velg krypteringstypen fra rullegardinlisten ved siden av Bruk følgende type krypterte tilkoblinger .

   

Hvilken krypteringstype du skal velge, avhenger av kravene til e-postleverandøren din. Vanligvis gir de detaljerte instruksjoner for å konfigurere en kryptert tilkobling, så forhåpentligvis vil du ikke ha noen problemer med dette.

Sende passordbeskyttede zip-filer

Hvis du trenger å sende en e-post med konfidensiell informasjon som en tekstdokument, Excel-regneark eller annen fil, kan du ta en ekstra forholdsregel mot uautorisert tilgang ved å zippe filen og beskytte den med passord.

Hvordan komprimere / zippe en fil eller mappe

Jeg tror alle vet hvordan man komprimerer (eller zipper) filer eller mapper i Windows. Jeg vil minne deg på veien bare for fullstendighetens skyld: )

I Windows Utforsker, finn filen eller mappen du vil komprimere, høyreklikk på den og velg Send til > Komprimert (zippet) mappe fra kontekstmenyen.

En ny komprimert mappe vil bli opprettet på samme sted.

Hvordan for å beskytte en komprimert mappe med passord

Hvis du fortsatt bruker Windows XP , kan du beskytte innholdet i en komprimert mappe med passord ved å bruke Windows. Prosedyren er veldig enkel:

1. Dobbel-klikk på den zippede mappen du vil beskytte og klikk Legg til et passord på Fil -menyen.
2. Skriv inn passordet i Passord-boksen.

Merk. Husk at passord for komprimerte filer og mapper ikke kan gjenopprettes i Windows. Så pass på å bruke noe du lett kan huske.

Hvis du bruker Windows 7 eller Windows 8 , vil du kanskje bli overrasket over å finne ut at disse operativsystemene ikke har slike muligheter. Hvorfor Microsoft har fjernet passordbeskyttelsesfunksjonen som ble brukt av mange er et fullstendig mysterium for meg. Nye versjoner av programvare skal legge til nye funksjoner og ikke omvendt, ikke sant?

Hvis du bruker Windows 7 eller Windows 8, kan du uansett bruke tredjeparts arkiveringsprogramvare med passordbeskyttelsesfunksjonen om bord, f.eks. 7-Zip - gratis filarkiver med åpen kildekode.

Jeg personlig liker WinRar-programvaren bedre (du kan se dialogvinduet i skjermbildet nedenfor), men dette er bare et spørsmål om preferanser.

Med det viktige dokumentet ditt komprimert og passordbeskyttet, er du klar til å trygt sende det via e-post som vedlegg. Bare ikke glem å oppgi passordet til mottakeren din i en separat e-postmelding, over Skype eller telefon.

Tips. Hvis du har anskaffet Digital ID-sertifikatet, kan du i tillegg kryptere zip-filen din og signere den med en digitalsignatur. For å gjøre dette, høyreklikk på .exe-filen i Windows Utforsker og velg alternativet Sign og krypter fra hurtigmenyen.

Hvis du sender en svært konfidensielt dokument og på jakt etter fullstendig personvern, kan du også kryptere hele e-postmeldingen inkludert vedlegg som beskrevet i Hvordan sende kryptert e-post i Outlook.

Og dette er alt for i dag, takk for at du leste!