In questo articolo vi mostrerò come creare modelli annidati in Outlook utilizzando i set di dati. Vedrete diversi approcci ai modelli annidati e poi vi insegnerò ad aggiungere campi dinamici e a compilare le vostre e-mail al volo.

Prima di mostrarvi come creare modelli annidati in Outlook, vorrei fare una piccola pausa e presentarvi il nostro componente aggiuntivo Modelli di e-mail condivisi. Con questa piccola applicazione potete non solo creare modelli per e-mail future, ma anche applicare la formattazione, incollare collegamenti ipertestuali, immagini e tabelle. Inoltre, potete incollare più modelli in un'e-mail con un solo clic.

Ok, cominciamo :)

Creare modelli annidati utilizzando le scorciatoie nei set di dati

Innanzitutto, chiariamo che cos'è una scorciatoia in termini di modelli di e-mail condivisi. In parole povere, si tratta di un collegamento a un determinato modello. Quando si crea un modello, nella parte superiore del riquadro del componente aggiuntivo c'è un campo con due hashtag. Si tratta della scorciatoia. Se lo compilate, il vostro modello sarà associato a questa scorciatoia.

Suggerimento: è possibile definire facilmente quali modelli hanno scorciatoie assegnate tramite il segno di hashtag bid accanto al nome del modello:

Pertanto, se si desidera che il testo di questo modello con scorciatoia venga aggiunto al contenuto di un altro modello, non è necessario copiarlo e incollarlo manualmente: basta digitare la scorciatoia e l'intero modello verrà incollato.

Ora è il momento di vedere come funzionano le scorciatoie nei set di dati. Per prima cosa, creerò tre modelli e assegnerò scorciatoie per ciascuno di essi.

Suggerimento: se avete bisogno di ulteriori informazioni sugli insiemi di dati, consultate il mio tutorial sui modelli riempibili dagli insiemi di dati, dove ho trattato l'argomento.

I miei modelli conterranno una breve descrizione di alcuni piani di abbonamento a prodotti. Aggiungerò anche un po' di formattazione in modo che il testo risulti più brillante e, naturalmente, assegnerò una scorciatoia a ciascuno di essi. Ecco come apparirà:

Ora è necessario aggiungere queste scorciatoie a un set di dati. Quindi, creo un nuovo set di dati (chiamiamolo " Descrizione dei piani "), compilare la prima colonna con i nomi dei piani e inserire le mie scorciatoie accanto al piano corrispondente. Ecco cosa ottengo come risultato:

Come si può vedere, a ogni piano è associata la scorciatoia che porta al modello con la sua descrizione. Perché ho bisogno di tutto questo? Perché voglio rendere il mio flusso di lavoro facile e veloce :) Tutto ciò che resta da fare è scrivere un modello e includere la macro WhatToEnter per incollare la descrizione necessaria nel modello.

Quindi, il mio modello finale sarà quello qui sotto:

Ciao!

Ecco le informazioni sul piano scelto:

~%WhatToEnter[{dataset: "Descrizione piani",colonna: "Descrizione",titolo: "Scegli il piano"}]

Fatemi sapere se avete bisogno di ulteriore assistenza :)

La logica è la seguente: incollo questo modello, appare la finestra pop-up che mi chiede di scegliere il piano (dai valori della prima colonna del dataset). Una volta fatto ciò, l'intero modello associato alla scorciatoia corrispondente viene incollato nella mia e-mail.

Utilizzare l'HTML nei set di dati

Ora vi mostrerò un altro trucco con i dataset. Come forse già sapete, i dataset possono essere riempiti con qualsiasi dato (testo, numeri, macro e molti altri). In questo paragrafo vi mostrerò come usare il codice HTML nei dataset usando gli stessi esempi del primo capitolo.

Per prima cosa, apriamo uno dei modelli ed esaminiamo il suo HTML:

Ecco il codice HTML di questo modello:

Politica di licenza: si paga una sola volta e si utilizza la versione acquistata per tutto il tempo necessario.

Politica di aggiornamento: a 50% di sconto per tutti gli aggiornamenti futuri.

Metodi di pagamento: Carta di credito, PayPal

Per quanto possa sembrare disordinato, tutto è piuttosto semplice. Il primo paragrafo include la descrizione della politica di licenza, il secondo - la politica di aggiornamento e l'ultimo - i metodi di pagamento. Tutti i tag tra le virgolette angolari (come style, color, strong, em) rappresentano la formattazione del testo (il suo colore, lo stile del carattere come il grassetto o il corsivo, ecc.)

Ora riempirò il mio nuovo set di dati con questi pezzi di codice HTML e vi mostrerò come funziona.

Nota: è possibile digitare fino a 255 caratteri in una cella del dataset.

Quindi, il mio nuovo set di dati (l'ho chiamato Descrizione dei piani HTML ) ha quattro colonne in totale: la prima è quella chiave, le altre sono le colonne con i parametri di descrizione del piano. Ecco come apparirà dopo che l'avrò compilato completamente:

Ora è giunto il momento di tornare al modello e aggiornare la macro. Poiché ora ho tre colonne con i dati da incollare, avrò bisogno di tre WhatToEnter. Ci sono due modi di procedere: o si aggiungono tre macro che specificano colonne diverse da cui restituire i dati, oppure si fa una volta sola, si fanno due copie di questa macro e si cambia manualmente la colonna di destinazione. Entrambe le soluzioni sono rapide e semplici, lala scelta dipende da voi :)

Quindi, una volta aggiornato il modello finale, avrà questo aspetto:

Ciao!

Ecco le informazioni sulla licenza dei piani scelti:

• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "License Policy",title: "Choose plan"}]
• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "Upgrade policy",title: "Choose plan"}]
• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "Payment Methods",title: "Choose plan"}]

Fatemi sapere se avete bisogno di ulteriore assistenza :)

Come potete vedere, ci sono tre macro identiche con colonne di destinazione diverse. Quando incollate questo modello, vi verrà chiesto di scegliere il piano solo una volta e i dati di tutte e tre le colonne riempiranno la vostra e-mail in un batter d'occhio.

Aggiungere campi dinamici al set di dati

Negli esempi precedenti vi ho mostrato come incollare i dati pre-salvati in un'email. Ma se non sapete con certezza quale valore deve essere incollato? E se volete prendere una decisione per ogni caso particolare? Come aggiungere un po' di dinamismo ai vostri template?

Immaginate questo caso: vi viene chiesto spesso il prezzo di alcuni dei piani disponibili, ma i prezzi cambiano spesso e non ha senso salvarli in un modello. In questo caso dovrete digitarli manualmente ogni volta che dovrete rispondere a questa richiesta.

Non credo che digitare il prezzo dopo aver incollato il modello sia molto efficiente. Poiché siamo qui per imparare a risparmiare tempo, vi mostrerò come risolvere questo compito in pochi clic.

Prima di tutto, ricordiamo come vengono gestiti i campi dinamici. Si aggiunge la macro WhatToEnter e la si imposta per incollare il campo Testo Se non vi dice nulla, controllate prima come aggiungere informazioni rilevanti in modo dinamico in uno dei miei precedenti manuali.

Ecco la macro che mi chiederà di inserire il prezzo necessario:

Ma se il piano è dinamico e deve essere modificato, come si fa a impostare la seconda macro con un elenco a discesa? Ho una soluzione migliore per voi ;)

Creo un set di dati con i nomi dei piani nella colonna chiave e la macro WhatToEnter di cui sopra nella seconda:

Poi collego questo set di dati al mio modello e ottengo il seguente risultato:

Ciao!

Ecco il prezzo attuale per il piano ~%WhatToEnter[{dataset: "Prezzi dei piani",colonna: "Piano",titolo: "Piano"}]: USD ~%WhatToEnter[{dataset: "Prezzi dei piani",colonna: "Prezzo",titolo: "Prezzo"}]

Grazie.

Vi sembra strano? Guardate come funziona perfettamente!

Riassumere

Spero che questo manuale vi abbia mostrato un altro modo di utilizzare i dataset e vi abbia ispirato a provare questa funzionalità :) Potete sempre installare i nostri Modelli di e-mail condivisi dal Microsoft Store e verificare il funzionamento dell'add-in. Sono sicuro che la vasta gamma di articoli di Docs e di post del blog vi aiuterà a trarre il massimo vantaggio da questo strumento ;)

Se avete domande sull'add-in, non esitate a lasciarle nella sezione Commenti. Sarò felice di aiutarvi :)