Kennsluefnið útskýrir sérstöðu SUBTOTAL fallsins í Excel og sýnir hvernig á að nota Subtotal formúlur til að draga saman gögn í sýnilegum hólfum.

Í fyrri greininni ræddum við sjálfvirka leið til að setja inn undirsamtölur í Excel með því að nota Subtotal eiginleikann. Í dag munt þú læra hvernig á að skrifa Subtotal formúlur á eigin spýtur og hvaða kosti þetta gefur þér.

Excel Subtotal fall - setningafræði og notar

Microsoft skilgreinir Excel SUBTOTAL sem fallið sem skilar undirtölu í lista eða gagnagrunni. Í þessu samhengi er „subtotal“ ekki bara heildartölur í skilgreindu bili frumna. Ólíkt öðrum Excel aðgerðum sem eru hönnuð til að gera aðeins einn ákveðinn hlut, er SUBTOTAL ótrúlega fjölhæfur - það getur framkvæmt mismunandi reikninga og rökfræðilegar aðgerðir eins og að telja frumur, reikna meðaltal, finna lágmarks- eða hámarksgildi og fleira.

SUBTOTAL aðgerðin er fáanleg í öllum útgáfum af Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 og lægri.

Samtalsfræði Excel SUBTOTAL fallsins er sem hér segir:

Hvar:

• Function_num - tala sem tilgreinir hvaða fall á að nota fyrir undirsamtöluna.
• Ref1, Ref2, … - ein eða fleiri hólf eða svið til undirsamtölu. Fyrstu ref breytur er nauðsynlegur, önnur (allt að 254) eru valfrjáls.

Funktions_num frumbreytan getur tilheyrteitt af eftirfarandi settum:

• 1 - 11 hunsa útsíaðar hólf, en innihalda handvirkt faldar línur.
• 101 - 111 hunsa allar faldar hólf - síaðar út og faldar handvirkt.

Í raun er engin þörf á að leggja allar falltölur á minnið. Um leið og þú byrjar að slá inn Subtotalformúlu í reit eða á formúlustikunni mun Microsoft Excel birta lista yfir tiltækar falltölur fyrir þig.

Til dæmis er hægt að búa til Subtotal 9 formúlu til að draga saman gildin í hólfum C2 til C8:

Til að bæta fallnúmeri við formúluna, tvísmelltu á hana, sláðu svo inn kommu, tilgreindu svið, sláðu inn lokasvigann og ýttu á Enter . Fullbúin formúla mun líta svona út:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Á svipaðan hátt geturðu skrifað Subtotal 1 formúlu til að fá meðaltal, Subtotal 2 til að telja frumur með tölum, Subtotal 3 til að telja ekki eyður og svo framvegis. Eftirfarandi skjámynd sýnir nokkrar aðrar formúlur í aðgerð:

Athugið. Þegar þú notar Subtotal formúlu með yfirlitsfalli eins og SUM eða AVERAGE, þá reiknar hún aðeins hólf með tölum sem hunsa autt og hólfa sem innihalda ótalnagildi.

Nú þegar þú veist hvernig á að búa til Subtotal formúlu í Excel, er aðalspurningin - hvers vegna ætti maður að vilja taka á sig vandann við að læra hana? Af hverju ekki einfaldlega að nota venjulega aðgerð eins og SUM, COUNT, MAX, osfrv.? Þú finnur svarið rétt fyrir neðan.

Trefstu 3 ástæður til að nota SUBTOTAL í Excel

Í samanburði við hefðbundnar Excel aðgerðir gefur SUBTOTAL þér eftirfarandi mikilvæga kosti.

1 . Reiknaðu gildi í síuðum línum

Vegna þess að Excel SUBTOTAL aðgerðin hunsar gildi í síuðum línum geturðu notað hana til að búa tilkraftmikið gagnayfirlit þar sem undirsamtölugildi eru endurreiknuð sjálfkrafa í samræmi við síuna.

Til dæmis, ef við síum töfluna þannig að hún sýnir aðeins sölu fyrir Austur-svæðið, mun Subtotal formúlan sjálfkrafa breytast þannig að öll önnur svæði eru fjarlægðar úr heildarfjölda:

Athugið. Vegna þess að bæði aðgerðarnúmerasettin (1-11 og 101-111) hunsa útsíaðar frumur, geturðu notað formúlu eter Subtotal 9 eða Subtotal 109 í þessu tilviki.

2. Reiknaðu aðeins sýnilegar frumur

Eins og þú manst þá hunsa Subtotal formúlur með function_num 101 til 111 allar faldar frumur - síaðar út og faldar handvirkt. Svo, þegar þú notar fela eiginleika Excel til að fjarlægja óviðkomandi gögn af sýn, notaðu fall númer 101-111 til að útiloka gildi í földum línum frá undirtölum.

Eftirfarandi dæmi mun hjálpa þér að öðlast meiri skilning á því hvernig það virkar: Samtala 9 á móti undirsamtölu 109.

3. Hunsa gildi í hreiðri undirsamtöluformúlum

Ef bilið sem fylgir Excel undirsamtöluformúlunni þinni inniheldur einhverjar aðrar undirsamtöluformúlur verða þessar hreiðnu undirsamtölur hunsaðar, þannig að sömu tölurnar verða ekki reiknaðar tvisvar. Æðislegt, er það ekki?

Í skjámyndinni hér að neðan hunsar Grand Average formúlan SUBTOTAL(1, C2:C10) niðurstöður Subtotal formúlanna í hólfum C3 og C10, eins og þú hafir notað meðaltalsformúlu með 2 aðskildum sviðum AVERAGE(C2:C5, C7:C9) .

Notkun undirsamtölu í Excel - formúludæmi

Þegar þúfyrstu kynni SUBTOTAL, það kann að virðast flókið, erfiður og jafnvel tilgangslaus. En þegar þú ert kominn niður á koparhnífinn muntu átta þig á því að það er ekki svo erfitt að ná góðum tökum. Eftirfarandi dæmi munu sýna þér nokkrar gagnlegar ábendingar og hvetjandi hugmyndir.

Dæmi 1. Undirtala 9 á móti undirsamtölu 109

Eins og þú veist nú þegar tekur Excel SUBTOTAL við 2 sett af aðgerðatölum: 1-11 og 101-111. Bæði settin hunsa síaðar línur, en tölurnar 1-11 innihalda handvirkt faldar línur en 101-111 útiloka þær. Til að skilja muninn betur skulum við íhuga eftirfarandi dæmi.

Til að fá heildarsamanlagt síuðar línur geturðu notað annaðhvort Subtotal 9 eða Subtotal 109 formúlu eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan:

En ef þú hefur falið óviðkomandi hluti handvirkt með því að nota skipunina Fela línur á flipanum Heima > Frumur hópur > Format > Fela & Opna , eða með því að hægrismella á línurnar og smella svo á Fela , og nú viltu leggja saman gildi aðeins í sýnilegum línum, Subtotal 109 er eini kosturinn:

Önnur fallnúmer virka á sama hátt. Til dæmis, til að telja ekki auðar síaðar frumur , mun annaðhvort Subtotal 3 eða Subtotal 103 formúla duga. En aðeins undirtalan 103 getur talið almennilega sýnilegar óeyðar ef það eru einhverjar faldar línur á bilinu:

Athugið. Excel SUBTOTAL aðgerðin meðfunction_num 101-111 vanrækir gildi í földum línum, en ekki í falnum dálkum . Til dæmis, ef þú notar formúlu eins og SUBTOTAL(109, A1:E1) til að leggja saman tölur á láréttu bili, mun fela dálk ekki hafa áhrif á millisamtöluna.

Dæmi 2. IF + SUBTOTAL til að draga saman gögn á virkan hátt

Ef þú ert að búa til yfirlitsskýrslu eða mælaborð þar sem þú þarft að sýna ýmsar gagnayfirlit en þú hefur ekki pláss fyrir allt, þá er eftirfarandi aðferð gæti verið lausn:

• Í einum reit skaltu búa til fellilista sem inniheldur aðgerðaheitin eins og Total, Max, Min, og svo framvegis.
• Í reit næst í fellilistann, sláðu inn hreiðraða IF formúlu með innfelldu föllum undirsamtölu sem samsvara heitum falla í fellilistanum.

Til dæmis, ef gert er ráð fyrir að gildin sem á að leggja saman séu í hólfum C2:C16, og fellilistinn í A17 inniheldur Total , Meðaltal , Max og Lágm. atriði, „dýnamíska“ Subtotal formúlan er sem hér segir:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

Og núna, eftir því hvaða aðgerð notandi þinn velur af fellilistanum, mun samsvarandi Subtotal fall reikna út gildi í síuðum línum:

Ábending. Ef fellilistann og formúlufallinn hverfa allt í einu af vinnublaðinu þínu, vertu viss um að velja þau á síulistanum.

Excel Subtotal virkar ekki - algengar villur

Ef Subtotal formúlan þín skilar villu er líklegt að það sé vegnaein af eftirfarandi ástæðum:

#VALUE! - fall_num röksemdin er önnur en heiltala á milli 1 - 11 eða 101 - 111; eða einhver af ref röksemdinni inniheldur 3-D tilvísun.

#DIV/0! - á sér stað ef tilgreint yfirlitsfall þarf að framkvæma deilingu með núll (t.d. reikna út meðaltal eða staðalfrávik fyrir svið frumna sem gerir það ekki innihalda eitt tölugildi).

#NAME? - nafn Subtotal fallsins er rangt stafsett - því auðveldara er að laga villuna :)

Ábending. Ef þér líður ekki vel með SUBTOTAL aðgerðina enn þá geturðu notað innbyggða SUBTOTAL eiginleikann og látið setja formúlurnar sjálfkrafa inn fyrir þig.

Svona á að nota SUBTOTAL formúlurnar í Excel til að reikna gögn í sýnilegum hólfum. Til að gera dæmunum auðveldara að fylgja eftir er þér velkomið að hlaða niður sýnishornsvinnubókinni okkar hér að neðan. Þakka þér fyrir að lesa!

Æfingabók

Excel SUBTOTAL formúludæmi (.xlsx skrá)