Ce tutoriel explique les bases des références structurées d'Excel et partage quelques astuces pour les utiliser dans des formules de la vie réelle.

Les références structurées sont l'une des fonctions les plus utiles des tableaux Excel. Lorsque vous venez de découvrir par hasard une syntaxe spéciale pour référencer les tableaux, cela peut sembler ennuyeux et déroutant, mais après avoir expérimenté un peu, vous verrez certainement à quel point cette fonction est utile et intéressante.

Référence structurée Excel

A référence structurée ou référence du tableau est une méthode spéciale de référencement des tableaux et de leurs parties qui utilise une combinaison de noms de tableaux et de colonnes au lieu d'adresses de cellules.

Cette syntaxe spéciale est nécessaire parce que les tableaux Excel (par opposition aux plages) sont très puissants et résilients, et que les références de cellules normales ne peuvent pas s'ajuster dynamiquement lorsque des données sont ajoutées ou supprimées d'un tableau.

Par exemple, pour additionner les valeurs des cellules B2:B5, vous utilisez la fonction SUM avec une référence de plage habituelle :

=SUM(B2:B5)

Pour additionner les chiffres de la colonne "Ventes" du tableau 1, vous utilisez une référence structurée :

=SUM(Tableau1[Ventes])

Caractéristiques principales des références structurées

Par rapport aux références de cellules standard, les références de tableaux présentent un certain nombre de fonctionnalités avancées.

Facile à créer

Pour ajouter des références structurées à votre formule, il vous suffit de sélectionner les cellules du tableau auxquelles vous souhaitez faire référence. La connaissance d'une syntaxe spéciale n'est pas nécessaire.

Résistant et mis à jour automatiquement

Lorsque vous renommez une colonne, les références sont automatiquement mises à jour avec le nouveau nom, et une formule n'est pas interrompue. De plus, lorsque vous ajoutez de nouvelles lignes au tableau, elles sont immédiatement incluses dans les références existantes, et les formules calculent l'ensemble des données.

Ainsi, quelles que soient les manipulations que vous faites avec vos tableaux Excel, vous n'avez pas à vous soucier de la mise à jour des références structurées.

Peut être utilisé à l'intérieur et à l'extérieur d'une table

Les références structurées peuvent être utilisées dans les formules à l'intérieur et à l'extérieur d'un tableau Excel, ce qui facilite la localisation des tableaux dans les grands classeurs.

Remplissage automatique des formules (colonnes calculées)

Pour effectuer le même calcul dans chaque ligne du tableau, il suffit de saisir une formule dans une seule cellule. Toutes les autres cellules de cette colonne sont remplies automatiquement.

Comment créer une référence structurée dans Excel

La création d'une référence structurée dans Excel est très facile et intuitive.

Si vous travaillez avec une plage, convertissez-la d'abord en tableau Excel. Pour ce faire, sélectionnez toutes les données et appuyez sur Ctrl + T . Pour plus d'informations, veuillez consulter la section Comment créer un tableau dans Excel.

Pour créer une référence structurée, voici ce que vous devez faire :

1. Commencez à taper une formule comme d'habitude, en commençant par le signe d'égalité (=).
2. Lorsqu'il s'agit de la première référence, sélectionnez la cellule ou la plage de cellules correspondante dans votre tableau. Excel détectera le(s) nom(s) de colonne et créera automatiquement une référence structurée appropriée.
3. Tapez la parenthèse fermante et appuyez sur Entrée. Si la formule est créée à l'intérieur du tableau, Excel remplit automatiquement la colonne entière avec la même formule.

À titre d'exemple, additionnons les chiffres de vente pour 3 mois dans chaque ligne de notre tableau d'exemple, nommé Ventes Pour cela, nous tapons =SUM( en E2, nous sélectionnons B2:D2, nous tapons la parenthèse fermante et nous appuyons sur Entrée :

Par conséquent, toute la colonne E est remplie automatiquement avec cette formule :

=SUM(Ventes[@[Jan] :[Mar]])

Bien que la formule soit la même, les données sont calculées individuellement dans chaque ligne. Pour comprendre les mécanismes internes, veuillez consulter la syntaxe de référence des tableaux.

Si vous saisissez une formule en dehors de la table et que cette formule ne nécessite qu'une plage de cellules, une façon plus rapide de faire une référence structurée est la suivante :

1. Après la parenthèse ouvrante, commencez à taper le nom de la table. À mesure que vous tapez la première lettre, Excel affiche tous les noms correspondants. Si nécessaire, tapez quelques lettres supplémentaires pour réduire la liste.
2. Utilisez les touches fléchées pour sélectionner le nom de la table dans la liste.
3. Double-cliquez sur le nom sélectionné ou appuyez sur la touche Tab pour l'ajouter à votre formule.
4. Tapez la parenthèse fermante et appuyez sur Entrée.

Par exemple, pour trouver le plus grand nombre de notre tableau d'échantillons, nous commençons à taper la formule MAX, après la parenthèse ouvrante, nous tapons "s", puis nous sélectionnons la fonction Ventes dans la liste, et appuyez sur Tab ou double-cliquez sur le nom.

En conséquence, nous avons cette formule :

=MAX(Ventes)

Syntaxe de référence structurée

Comme nous l'avons déjà mentionné, il n'est pas nécessaire de connaître la syntaxe des références structurées pour les inclure dans vos formules, mais cela vous aidera à comprendre ce que fait réellement chaque formule.

En général, une référence structurée est représentée par une chaîne qui commence par un nom de table et se termine par un spécificateur de colonne.

À titre d'exemple, décomposons la formule suivante, qui additionne les totaux des éléments suivants Sud et Nord dans la table nommée Régions :

La référence comprend trois éléments :

1. Nom de la table
2. Spécification de l'article
3. Spécification des colonnes

Pour voir quelles cellules sont effectivement calculées, sélectionnez la cellule de formule et cliquez n'importe où dans la barre de formule. Excel mettra en surbrillance les cellules de tableau référencées :

Nom de la table

Le nom de la table ne fait référence qu'au données du tableau Il peut s'agir d'un nom de table par défaut tel que Tableau 1 ou un nom personnalisé comme Régions Pour donner un nom personnalisé à votre table, procédez comme suit.

Si votre formule se trouve dans le tableau auquel elle fait référence, le nom du tableau est généralement omis car il est implicite.

Spécification de colonne

Le spécificateur de colonne fait référence aux données de la colonne correspondante, sans la ligne d'en-tête et la ligne de total. Un spécificateur de colonne est représenté par le nom de la colonne entre parenthèses, par exemple [Sud].

Pour faire référence à plus d'une colonne contiguë, utilisez l'opérateur d'intervalle comme [[Sud] :[Est]].

Spécification de l'article

Pour faire référence à des parties spécifiques d'un tableau, vous pouvez utiliser l'un des spécificateurs suivants.

Veuillez noter que le dièse (#) est utilisé avec tous les spécificateurs d'éléments, à l'exception de la ligne actuelle. Pour faire référence aux cellules de la même ligne où vous entrez la formule, Excel utilise le caractère @ suivi du nom de la colonne.

Par exemple, pour additionner des nombres dans le Sud et Ouest de la ligne actuelle, vous utiliserez cette formule :

=SUM(Régions[@Sud], Régions[@Ouest])

Si les noms des colonnes contiennent des espaces, des signes de ponctuation ou des caractères spéciaux, une série supplémentaire de parenthèses apparaît autour du nom de la colonne :

=SUM(Régions[@[ventes Sud]], Régions[@[ventes Ouest]])

Opérateurs de référence structurés

Les opérateurs suivants vous permettent de combiner différents spécificateurs et d'ajouter encore plus de flexibilité à vos références structurées.

Opérateur de gamme (deux-points)

Comme pour les références normales à des plages, vous utilisez les deux points ( :) pour faire référence à deux ou plusieurs colonnes adjacentes dans un tableau.

Par exemple, la formule ci-dessous additionne les nombres dans toutes les colonnes entre Sud et Est .

=SUM(Régions[[Sud] :[Est]])

Opérateur d'union (virgule)

Pour faire référence à des colonnes non adjacentes, séparez les spécificateurs de colonne par des virgules.

Par exemple, voici comment vous pouvez additionner les rangées de données dans le fichier Sud et Ouest colonnes.

=SUM(Régions[Sud], Régions[Ouest])

Opérateur d'intersection (espace)

Il est utilisé pour faire référence à une cellule située à l'intersection d'une ligne et d'une colonne spécifiques.

Par exemple, pour renvoyer une valeur à l'intersection de l'axe des Total rang et Ouest utilisez cette référence :

=Régions [#Totaux] Régions[[#Tout], [Ouest]]

Veuillez noter que le spécificateur [#All] est nécessaire dans ce cas, car le spécificateur de colonne n'inclut pas la ligne totale. Sans ce spécificateur, la formule renverrait #NULL !

Règles de syntaxe des références de table

Pour modifier ou faire des références structurées manuellement, veuillez suivre ces directives :

1. mettre les spécificateurs entre parenthèses

Tous les descripteurs de colonnes et d'articles spéciaux doivent être placés entre [crochets].

Un spécificateur qui contient d'autres spécificateurs doit être entouré de parenthèses extérieures. Par exemple, Régions[[Sud] :[Est]].

2. séparer les spécificateurs internes par des virgules

Si un spécificateur contient deux spécificateurs internes ou plus, ces spécificateurs internes doivent être séparés par des virgules.

Par exemple, pour renvoyer l'en-tête du message Sud vous tapez une virgule entre [#Headers] et [South] et vous enfermez toute cette construction dans une série supplémentaire de parenthèses :

=Regions[[#Headers], [South]]]

3. ne pas utiliser de guillemets autour des en-têtes de colonne

Dans les références de tableaux, les en-têtes de colonnes ne nécessitent pas de guillemets, qu'il s'agisse de texte, de chiffres ou de dates.

4. utiliser un guillemet simple pour certains caractères spéciaux dans les en-têtes de colonne

Dans les références structurées, certains caractères tels que les crochets gauche et droit, le dièse (#) et le guillemet simple (') ont une signification particulière. Si l'un des caractères ci-dessus est inclus dans un en-tête de colonne, un guillemet simple doit être utilisé avant ce caractère dans un spécificateur de colonne.

Par exemple, pour l'en-tête de colonne "Article #", le spécificateur est [Article '#].

5. utiliser des espaces pour rendre les références structurées plus lisibles

Pour améliorer la lisibilité de vos références de table, vous pouvez insérer des espaces entre les spécificateurs. Normalement, il est considéré comme une bonne pratique d'utiliser des espaces après les virgules. Par exemple :

=AVERAGE(Régions[Sud], Régions[Ouest], Régions[Nord])

Références aux tableaux Excel - exemples de formules

Pour mieux comprendre les références structurées dans Excel, examinons quelques autres exemples de formules, en essayant de les garder simples, significatives et utiles.

Trouver le nombre de lignes et de colonnes dans un tableau Excel

Pour obtenir le nombre total de colonnes et de lignes, utilisez les fonctions COLUMNS et ROWS, qui ne nécessitent que le nom de la table :

Par exemple, pour trouver le nombre de colonnes et de lignes de données dans la table nommée Ventes utilisez ces formules :

=COLUMNS(Ventes)

=ROWS(Ventes)

Pour inclure le en-tête et nombre total de rangs dans le compte, utilisez le spécificateur [#ALL] :

=ROWS(Ventes[#Toutes])

La capture d'écran ci-dessous montre toutes les formules en action :

Compter les blancs et les non-blancs dans une colonne

Lorsque vous comptez quelque chose dans une colonne spécifique, veillez à sortir le résultat en dehors du tableau, sinon vous risquez de vous retrouver avec des références circulaires et des résultats erronés.

Pour compter les blancs dans une colonne, utilisez la fonction COUNTBLANK. Pour compter les cellules non blanches dans une colonne, utilisez la fonction COUNTA.

Par exemple, pour savoir combien de cellules dans le Jan sont vides et combien contiennent des données, utilisez ces formules :

Des balles à blanc :

=COUNTBLANK(Ventes[Jan])

Non-blancs :

=COUNTA(Ventes[Jan])

Pour compter les cellules non vierges dans rangées visibles dans un tableau filtré, utilisez la fonction SUBTOTAL avec la valeur 103 pour le numéro de fonction :

=SUBTOTAL(103,Ventes[Jan])

Somme dans un tableau Excel

Le moyen le plus rapide d'additionner des chiffres dans un tableau Excel est d'activer l'option Total Row. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur n'importe quelle cellule du tableau, pointez sur Tableau et cliquez sur Ligne des totaux La ligne du total apparaîtra immédiatement à la fin de votre tableau.

Parfois, Excel peut supposer que vous souhaitez totaliser uniquement la dernière colonne et laisse les autres cellules de la ligne Total vides. Pour résoudre ce problème, sélectionnez une cellule vide dans la ligne Total, cliquez sur la flèche qui apparaît à côté de la cellule, puis sélectionnez la fonction SOMME dans la liste :

Ceci va insérer une formule SUBTOTAL qui additionne les valeurs seulement dans rangées visibles en ignorant les lignes filtrées :

=SUBTOTAL(109, [Jan])

Veuillez noter que cette formule ne fonctionne que dans le Ligne totale Si vous essayez de l'insérer manuellement dans une ligne de données, cela créera une référence circulaire et renverra 0 comme résultat. Une formule SUM avec une référence structurée ne fonctionnera pas non plus pour la même raison :

Donc, si vous voulez les totaux à l'intérieur de la table vous devez soit activer la ligne Total, soit utiliser une référence normale telle que

=SUM(B2:B5)

En dehors de la table la formule SUM avec une référence structurée fonctionne très bien :

=SUM(Ventes[Jan])

Veuillez noter que contrairement à SUBTOTAL, la fonction SUM additionne les valeurs de toutes les lignes, visibles et cachées.

Références structurées relatives et absolues dans Excel

Par défaut, les références structurées d'Excel se comportent de la manière suivante :

• Colonne multiple Les références sont absolu et ne changent pas lorsque les formules sont copiées.
• Colonne unique Les références sont relatif et changent lorsqu'ils sont déplacés d'une colonne à l'autre. Lorsqu'ils sont copiés/collés via une commande correspondante ou des raccourcis (Ctrl+C et Ctrl+V), ils ne changent pas.

Dans les situations où vous avez besoin d'une combinaison de références de table relatives et absolues, il n'y a aucun moyen de copier la formule et de garder les références de table correctes. Faire glisser la formule changera les références en colonnes uniques, et les raccourcis de copier/coller rendront toutes les références statiques. Mais il y a quelques astuces simples pour contourner le problème !

Référence structurée absolue à une seule colonne

Pour rendre absolue une référence à une seule colonne, répétez le nom de la colonne pour la transformer formellement en référence à une plage.

Référence relative de la colonne (par défaut)

tableau [colonne]

Référence absolue de la colonne

tableau[[colonne] : [colonne]]]

Pour faire une référence absolue pour le rangée actuelle préfixez l'identifiant de la colonne par le symbole @ :

tableau [@[colonne] :[colonne]]

Pour voir comment les références de table relatives et absolues fonctionnent en pratique, veuillez considérer l'exemple suivant.

Supposons que vous souhaitiez additionner les chiffres de vente d'un produit spécifique sur 3 mois. Pour cela, nous entrons le nom du produit cible dans une cellule (F2 dans notre cas) et utilisons la fonction SUMIF pour obtenir le total de Jan ventes :

=SUMIF(Ventes[Article], $F$2, Ventes[Jan])

Le problème est que lorsque nous faisons glisser la formule vers la droite pour calculer les totaux des deux autres mois, la référence [Item] change et la formule se casse :

Pour résoudre ce problème, rendez la référence [Item] absolue, mais gardez [Jan] relative :

=SUMIF(Ventes[[Article] :[Article]], $F$2, Ventes[Jan])

Maintenant, vous pouvez faire glisser la formule modifiée vers d'autres colonnes et cela fonctionne parfaitement :

Référence structurée relative à plusieurs colonnes

Dans les tableaux Excel, les références structurées à plusieurs colonnes sont absolues par nature et restent inchangées lorsqu'elles sont copiées dans d'autres cellules.

Mais si vous avez besoin de rendre relative une référence de plage structurée, préfixez chaque spécificateur de colonne par le nom de la table et supprimez les crochets extérieurs comme indiqué ci-dessous.

Référence absolue de la gamme (par défaut)

table[[column1]:[column2]]

Référence de la gamme relative

table[colonne1]:table[colonne2]

Pour faire référence à la la ligne actuelle dans le tableau utilisez le symbole @ :

[@column1] : [@column2]

Par exemple, la formule ci-dessous avec un référence structurée absolue additionne les nombres de la rangée actuelle de la fenêtre Jan et Février Lorsqu'elle est copiée dans une autre colonne, la somme reste la même. Jan et Février .

=SUM(Ventes[@[Jan] :[Feb]])

Si vous souhaitez que la référence change en fonction de la position relative de la colonne dans laquelle la formule est copiée, faites en sorte qu'elle soit relatif :

=SUM(Ventes[@Jan]:Ventes[@Feb])

Remarquez la transformation de la formule dans la colonne F (le nom du tableau est omis car la formule se trouve dans le tableau) :

C'est ainsi que l'on fait des références à des tableaux dans Excel. Pour voir de plus près les exemples abordés dans ce tutoriel, n'hésitez pas à télécharger notre exemple de classeur à Référence structurée Excel. Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine.