Tänään minä... näyttää sinulle miten osoitteeseen luo Outlook-sähköpostimallit, joissa on pudotusvalikkokenttiä. Vedämme tietoja tietokannasta ja täytämme sähköpostiviestin lennossa. Kuulostaa hauskalta? Sitten aloitetaan!

Luo ja käytä tietokokonaisuuksia jaetuissa sähköpostimalleissa.

Ennen kuin aloitamme perusasiat, pudotan muutaman rivin esittelyn niille, jotka ovat uusia blogissamme ja eivät vielä tiedä, mikä on jaetut sähköpostimallien ja mitä MITÄ SISÄÄN makro puhun. Jaetut mallit on työkalu, joka voi muuntaa päivittäisen rutiinin Outlookissa muutamalla klikkauksella. Katso, luot joukon malleja, joissa on tarvittavat muotoilut, linkit, kuvat jne.ja liitä oikea malli hetkessä. Vastauksia ei tarvitse enää kirjoittaa ja muotoilla, vaan valmis sähköposti luodaan hetkessä.

Mitä tulee siihen, mitä syötetään, tämä makro on käsitelty edellisessä ohjeessani, voit vapaasti virkistää muistiasi ;)

Uuden tietokokonaisuuden luominen ja sen käyttäminen malleissa

Nyt palataan takaisin pääaiheeseemme - täytettäviin Outlook-malleihin. Tiedät jo, että WhatToEnter-makro voi auttaa sinua liittämään tarvittavat tiedot yhteen tai useampaan kohtaan sähköpostia. Näytän sinulle, miten voit automatisoida rutiinisi vieläkin enemmän ja opetan sinua työskentelemään tietokokonaisuuksien kanssa. Yksinkertaisesti sanottuna, tämä on taulukko, jossa on tietoja, joista vedät tarvittavat arvot. Kun sovellat WhatToEnter-makroa.makro, valitset tästä taulukosta haettavan tietueen ja se täyttää sähköpostisi. Niin oudolta kuin se kuulostaakin, se on käytännössä melko helppoa :)

Aloitetaan aivan alusta, meidän on ensin luotava taulukko. Avaa lisäosa, napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kansiota ja valitse " Uusi tietokokonaisuus " pudotusvalikosta:

Lisäohjelma avaa oletusselaimessasi uuden verkkosivun, jossa voit luoda tietokokonaisuuden. Anna sille nimi ja aloita rivien ja sarakkeiden täyttäminen.

Huomaa, että kiinnitä huomiota tietokokonaisuutesi ensimmäiseen sarakkeeseen, sillä se on tärkein sarake. Täytä se arvoilla, joiden avulla voit tunnistaa rivit ja valita helposti sarakkeen, josta haluat ottaa tiedot.

Muista, että tietokokonaisuus on rajoitettu 32 riviin, 32 sarakkeeseen ja 255 symboliin solua kohti.

Vinkki. Vaihtoehtoisesti voit tuoda tietokokonaisuuksia jaettuihin sähköpostimalleihin. Taulukkosi on tallennettava .txt- tai .csv-muodossa, ja siinä saa olla enintään 32 riviä/saraketta (loput leikataan pois).

Kun olet lisännyt ja täyttänyt uudet rivit ja sarakkeet tiedoilla, joita saatat tarvita malleissasi, lisää vain WHAT TO ENTER -makro tekstiin. Tässä on esimerkkimallini, jossa on makro, jonka olen määrittänyt liittämään diskonttokoron tietokannasta:

Hei,

Tämä on vahvistus tämänpäiväisestä tilauksestasi. Muuten, sait erikoisalennuksen ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] ;)

Kiitos, että valitsit meidät! Hyvää päivänjatkoa!

Näetkö, valitsin juuri arvon avainsarakkeesta ja vastaava alennus täytti sähköpostini. Minähän sanoin, että avainsarake on tärkeä :)

Muokkaa ja poista tietokokonaisuuksia

Jos huomaat virheen tai haluat lisätä/poistaa joitakin sisäänkäyntejä, voit aina muokata tietokokonaisuuttasi. Valitse se lisäosan ikkunasta ja paina näppäintä Muokkaa :

Siirryt jälleen selaimeen, jossa voit muokata taulukkoa. Voit lisätä rivejä ja sarakkeita, muuttaa niiden sisältöä ja siirtää niitä haluamallasi tavalla. Kun olet valmis, napsauta painiketta Tallenna ja kaikki tehdyt muutokset ovat heti käytettävissä.

Jos et enää tarvitse tätä tietosarjaa, valitse se ja paina näppäintä Poista :

Kyseessä oli yksinkertainen esimerkki yhden kentän datasetistä, jotta saisit käsityksen tästä ominaisuudesta. Jatkossa jatkamme sen tutkimista ja opettelemme hyödyntämään datasettiä mahdollisimman hyvin :)

Kuinka käyttää monikenttäistä datasettiä kirjoitettaessa Outlook-sähköposteja?

Nyt kun meillä on selkeä käsitys siitä, miten tietokokonaisuuksia luodaan ja käytetään, on korkea aika luoda monimutkaisempi ja informatiivisempi taulukko ja täyttää useita sähköpostin kohtia kerralla.

Tuon valmiiksi tallennetun taulukkoni, jotta en kyllästyttäisi sinua tietojen täyttämisellä, ja muokkaan malliani hieman niin, että kaikki tarvittavat kentät täytetään. Haluan, että tietokokonaisuuteni on:

• Liitä alennuksen määrä;
• Lisää asiakkaan henkilökohtainen linkki;
• Täytä muutama rivi asiakkaan erityisiä maksuehtoja;
• Lisää ihana "Kiitos"-kuva;
• Liitä sähköpostiin sopimus.

Etsinkö liikaa? - Et, sillä minulla on jo valmiit tiedot :) Näetkö, kun täytän kaikki tiedot lennossa?

Olet ehkä huomannut, että osa makroista oli valmiiksi tallennettu malliin. Näytin, miten asetat makron, joka hakee tietoja tietokokonaisuudesta ja yhdistää ne toiseen makroon. Jos tarvitset lisää esimerkkejä tai lisäselvityksiä, jätä palautetta osoitteessa Kommentit osio ;)

Joka tapauksessa, tässä on mallini lopullinen teksti:

Hei,

Tämä on vahvistus tämänpäiväisestä tilauksestasi. Sait muuten erikoisalennuksen ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] ;)

Tässä tulee henkilökohtainen linkkisi: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]

On myös muutamia yksityiskohtia, jotka on syytä mainita:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ]]]

Kiitos, että valitsit meidät! Hyvää päivänjatkoa!

Vihje: Jos sinun on opittava tai muistettava, miten makroja yhdistetään toisiinsa, katso tämä osa WhatToEnter-makrojen opetusohjelmasta tai jaettujen sähköpostimallien makrojen täydellinen luettelo.

Jos et usko yllä olevaa videota, asenna Shared Email Templates Microsoft Storesta, tutustu datasetteihin itse ja jaa kokemuksesi minun ja muiden kanssa kommenteissa ;)

Täytä taulukko käyttämällä tietokokonaisuutta Outlook-sähköposteissa

Luettelo tietokokonaisuuden ominaisuuksista ei ole vielä valmis. Kuvittele, että asiakkaasi on yhä epävarma siitä, kuinka monta tuotetta hän ostaa, ja haluaisi tietää lisää alennuksista ja maksuehdoista. Sen sijaan, että kirjoittaisit kaiken yhdessä pitkässä lauseessa, sinun on parempi luoda taulukko, jossa on kaikki saatavilla olevat vaihtoehdot ja niiden ominaisuudet.

En kutsuisi sitä kovin aikaa säästäväksi tehdä uutta taulukkoa ja täyttää se tiedoilla, jotka sinulla on jo tietokokonaisuudessasi. Tähän tapaukseen on kuitenkin nopea ratkaisu. Voit sitoa tietokokonaisuutesi taulukkoon, ja sähköpostisi täyttyy tietokokonaisuuden tiedoilla silmänräpäyksessä. Sinun on tehtävä näin:

1. Avaa malli ja luo taulukko, jossa on vähintään kaksi riviä (sarakkeiden määrä on täysin vapaasti valittavissa).
2. Täytä taulukon ensimmäinen rivi, koska siitä tulee otsikkomme.
3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella toista riviä ja valitse "Bind to dataset".
4. Valitse tietokokonaisuus, josta tiedot haetaan, ja paina Ok.
5. Kun liität tämän mallin, sinua pyydetään valitsemaan lisättävät sarakkeet. Rastita kaikki tai vain osa niistä ja jatka.
6. Nauti ;)

Jos haluat lisätä jotain visuaalista yllä olevaan tekstiin, voit katsoa asiakirjoista vaiheittaiset kuvakaappaukset datasetin sitomisesta tai katsoa alla olevan pienen videon.

Lyhyesti sanottuna luot taulukon, täytät sen otsikon ja liität sen tietokokonaisuuteesi. Kun liität mallin, asetat vain rivit liitettäväksi ja työkalu täyttää taulukkosi sekunnissa.

Tässä on, miltä mallini alkoi näyttää tietokokonaisuuden sitomisen jälkeen:

Hei!

Tässä ovat pyytämäsi tiedot:

Jos haluat poistaa tietokokonaisuuden sitomisen, poista vain "connected"-rivi.

Näetkö? Ei voisi olla helpompaa :)

Lisäksi saatat olla kiinnostunut tekemään dynaamisen Outlook-mallin, joka vaihtaa automaattisesti kuvia, liitetiedostoja ja tekstiä erikseen kullekin käyttäjälle.

Päätelmä

Tässä artikkelissa olen käsitellyt sinulle vielä yhden vaihtoehdon super-apua antavasta makrosta nimeltä WHAT TO ENTER. Nyt tiedät, miten luoda, muokata ja käyttää jaettujen sähköpostimallien tietokokonaisuuksia ja toivon todella, että alat käyttää niitä :)

Kiitos kun luit! Nähdään seuraavissa tutoriaaleissa ;)