El tutorial explica los fundamentos de la configuración de cálculos de Excel y cómo configurarlos para que las fórmulas se recalculen automática y manualmente.

Para poder utilizar las fórmulas de Excel con eficacia, es necesario comprender cómo realiza los cálculos Microsoft Excel. Hay muchos detalles que debe conocer sobre las fórmulas básicas de Excel, las funciones, el orden de las operaciones aritméticas, etc. Menos conocidos, pero no menos importantes, son los ajustes "de fondo" que pueden acelerar, ralentizar o incluso detener sus cálculos de Excel.

En general, hay tres opciones básicas de cálculo en Excel con las que debería estar familiarizado:

Modo de cálculo - si las fórmulas de Excel se recalculan manual o automáticamente.

Iteración - el número de veces que se recalcula una fórmula hasta que se cumple una condición numérica específica.

Precisión - el grado de precisión de un cálculo.

En este tutorial, veremos de cerca cómo funciona cada uno de los ajustes anteriores y cómo cambiarlos.

Cálculo automático de Excel frente a cálculo manual (modo de cálculo)

Estas opciones controlan cuándo y cómo Excel recalcula las fórmulas. Cuando abre o edita un libro por primera vez, Excel recalcula automáticamente aquellas fórmulas cuyos valores dependientes (celdas, valores o nombres referenciados en una fórmula) han cambiado. Sin embargo, usted es libre de alterar este comportamiento e incluso detener el cálculo en Excel.

Cómo cambiar las opciones de cálculo de Excel

En la cinta de Excel, vaya a la pestaña Fórmulas tab> Cálculo haga clic en el botón Opciones de cálculo y seleccione una de las siguientes opciones:

Automático (por defecto) - indica a Excel que recalcule automáticamente todas las fórmulas dependientes cada vez que se cambie cualquier valor, fórmula o nombre referenciado en dichas fórmulas.

Automático Excepto tablas de datos - recalcular automáticamente todas las fórmulas dependientes excepto las tablas de datos.

No confunda las tablas de Excel ( Inserte > Cuadro ) y Tablas de datos que evalúan diferentes valores para las fórmulas ( Datos > Análisis Y si... > Tabla de datos Esta opción sólo detiene el recálculo automático de las tablas de datos; las tablas normales de Excel seguirán calculándose automáticamente.

Manual - desactiva el cálculo automático en Excel. Los libros abiertos se recalcularán sólo cuando usted lo haga explícitamente mediante uno de estos métodos.

También puede cambiar la configuración de los cálculos de Excel mediante Opciones de Excel :

• En Excel 2010, Excel 2013 y Excel 2016, vaya a Archivo > Opciones > Fórmulas > Opciones de cálculo sección> Cálculo del libro de trabajo .
• En Excel 2007, haga clic en Botón de oficina > Opciones de Excel > Fórmulas > Cálculo del libro de trabajo .
• En Excel 2003, haga clic en Herramientas > Opciones > Cálculo > Cálculo .

Consejos y notas:

1. Selección del Manual (ya sea en la cinta de opciones o en Opciones de Excel) comprueba automáticamente el campo Recalcular el libro de trabajo antes de guardarlo Si su libro contiene muchas fórmulas, puede desactivar esta casilla para que el libro se guarde más rápidamente.
2. Si de repente tus fórmulas de Excel tienen dejó de calcular Ir a Opciones de cálculo y asegúrese de que el Automático Si esto no ayuda, consulte estos pasos para solucionar problemas: Las fórmulas de Excel no funcionan, no se actualizan, no calculan.

Cómo forzar el recálculo en Excel

Si ha desactivado el cálculo automático de Excel, es decir, ha seleccionado la opción Manual puede forzar a Excel a recalcular utilizando uno de los siguientes métodos.

Para recalcular manualmente todas las hojas de cálculo abiertas y actualizar todas las hojas de gráficos abiertas, vaya a la pantalla Fórmulas tab> Cálculo y haga clic en el botón Calcular ahora botón.

Para recalcular sólo el hoja de trabajo activa así como los gráficos y hojas de gráficos vinculados a él, vaya a la página Fórmulas tab> Cálculo y haga clic en el botón Hoja de cálculo botón.

Otra forma de recalcular las hojas de cálculo manualmente es utilizando atajos de teclado :

• F9 recalcula las fórmulas de todos los libros abiertos, pero sólo las fórmulas que han cambiado desde el último cálculo y las fórmulas que dependen de ellas.
• Mayús + F9 recalcula las fórmulas modificadas sólo en la hoja de cálculo activa.
• Ctrl + Alt + F9 obliga a Excel a recalcular absolutamente todas las fórmulas de todos los libros abiertos, incluso las que no se han modificado. Cuando tengas la sensación de que algunas fórmulas están mostrando resultados incorrectos, utiliza este atajo para asegurarte de que todo se ha recalculado.
• Ctrl + Mayús + Alt + F9 comprueba primero las fórmulas que dependen de otras celdas y, a continuación, recalcula todas las fórmulas de todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado o no desde el último cálculo.

Cálculo iterativo en Excel

Microsoft Excel utiliza la iteración (cálculo repetido) para calcular fórmulas que hacen referencia a sus propias celdas, lo que se denomina referencias circulares. Excel no calcula dichas fórmulas de forma predeterminada porque una referencia circular puede iterar indefinidamente creando un bucle sin fin. Para habilitar las referencias circulares en las hojas de cálculo, debe especificar cuántas veces desea que se recalcule una fórmula.

Cómo activar y controlar el cálculo iterativo en Excel

Para activar el cálculo iterativo de Excel, realice una de las siguientes acciones:

• En Excel 2016, Excel 2013 y Excel 2010, vaya a Archivo > Opciones> Fórmulas y seleccione Activar el cálculo iterativo en la casilla Opciones de cálculo
• En Excel 2007, haga clic en Botón de oficina > Opciones de Excel > Fórmulas > Área de iteración .
• En Excel 2003 y versiones anteriores, vaya a Menú > Herramientas > Opciones > Cálculo tab> Cálculo iterativo .

Para cambiar el número de veces que las fórmulas de Excel pueden recalcular, configure los siguientes parámetros:

• En el Casilla Iteraciones máximas, escriba el número máximo de iteraciones permitidas. Cuanto mayor sea el número, más lentamente se recalculará una hoja de cálculo.
• En el Cambio máximo escriba la cantidad máxima de cambio entre los resultados recalculados. Cuanto menor sea el número, más preciso será el resultado y más tiempo tardará en recalcularse la hoja de cálculo.

Los valores por defecto son 100 para Iteraciones máximas y 0,001 para Cambio máximo Significa que Excel dejará de recalcular sus fórmulas después de 100 iteraciones o después de un cambio inferior a 0,001 entre iteraciones, lo que ocurra primero.

Una vez configurados todos los ajustes, haga clic en OK para guardar los cambios y cerrar la ventana Opciones de Excel cuadro de diálogo.

Precisión de los cálculos en Excel

Por defecto, Microsoft Excel calcula las fórmulas y almacena los resultados con 15 dígitos significativos de precisión. Sin embargo, puede cambiar esto y hacer que Excel utilice el valor visualizado en lugar del valor almacenado cuando recalcule las fórmulas. Antes de realizar el cambio, asegúrese de que comprende perfectamente todas las posibles consecuencias.

En muchos casos, un valor mostrado en una celda y el valor subyacente (valor almacenado) son diferentes. Por ejemplo, puede mostrar la misma fecha de varias formas: 1/1/2017 , 1-Ene-2017 e incluso Ene-17 dependiendo del formato de fecha que haya configurado para la celda. No importa cómo cambie el valor de visualización, el valor almacenado sigue siendo el mismo (en este ejemplo, es el número de serie 42736 que representa el 1 de enero de 2017 en el sistema interno de Excel). Y Excel utilizará ese valor almacenado en todas las fórmulas y cálculos.

A veces, la diferencia entre los valores mostrados y los almacenados puede hacerle pensar que el resultado de una fórmula es incorrecto. Por ejemplo, si introduce el número 5.002 en una celda, 5.003 en otra celda y elige mostrar sólo 2 decimales en esas celdas, Microsoft Excel mostrará 5.00 en ambas. A continuación, suma esos números y Excel devuelve 10.01 porque calcula los valores almacenados(5.002 y 5.003), no los valores mostrados.

Selección del Precisión mostrada hará que Excel cambie permanentemente los valores almacenados por los valores mostrados, y el cálculo anterior devolvería 10.00 (5.00 + 5.00). Si más adelante se quiere calcular con toda precisión, no será posible restaurar los valores originales (5.002 y 5.003).

Si tiene una larga cadena de fórmulas dependientes (algunas fórmulas realizan cálculos intermedios que se utilizan en otras fórmulas), el resultado final puede ser cada vez más impreciso. Para evitar este "efecto acumulativo", es lógico cambiar los valores mostrados mediante el formato numérico personalizado de Excel en lugar de Precisión mostrada .

Por ejemplo, puede aumentar o disminuir el número de decimales mostrados pulsando el botón correspondiente en el Inicio en la pestaña Número grupo:

Cómo establecer la precisión de cálculo mostrada

Si está seguro de que la precisión mostrada garantizará la exactitud deseada de sus cálculos en Excel, puede activarla de esta forma:

1. Haga clic en el botón Archivo tab> Opciones y seleccione Avanzado categoría.
2. Desplácese hasta el Al calcular este libro de trabajo y seleccione el libro de trabajo para el que desea cambiar la precisión de los cálculos.
3. Compruebe el Fijar la precisión como se muestra caja.
4. Haga clic en Aceptar.

Así es como se configuran los parámetros de cálculo en Excel. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!