Ας συνεχίσουμε τη σειρά των σεμιναρίων μας σχετικά με τις εικόνες στα κοινόχρηστα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ας δούμε μερικούς ακόμη γρήγορους τρόπους για να τις εισάγετε στα μηνύματά σας στο Outlook. Θα δείτε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε μεθόδου, θα τις συγκρίνετε και θα αποφασίσετε ποια είναι η καλύτερη επιλογή για εσάς.

Όπως μπορεί να θυμάστε από τα προηγούμενα εγχειρίδια μου, το εργαλείο μας Shared Templates μπορεί να σας βοηθήσει να προσθέσετε εικόνες σε μηνύματα του Outlook από online αποθηκευτικούς χώρους όπως το OneDrive και το SharePoint. Παρόλο που είναι αρκετά απλό, κάποιοι από εσάς μπορεί να πιστεύετε ότι υπάρχουν πάρα πολλά βήματα που πρέπει να κάνετε για να επικολλήσετε μόνο μία εικόνα.

Έτσι, σήμερα θα σας δείξω πώς να προσθέσετε μια εικόνα στο σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook από το Διαδίκτυο και να επικολλήσετε μια εικόνα απευθείας από το πρόχειρο. Χωρίς κοινόχρηστους φακέλους, δικαιώματα και σύνδεση. Μόνο ένας σύνδεσμος και μια εικόνα. Είναι πανεύκολο!

Σχετικά με τα κοινόχρηστα πρότυπα email

Πρώτα απ' όλα, θα ήθελα να αφήσω μερικές γραμμές σχετικά με τα Κοινόχρηστα Πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για όσους δεν έχουν εξοικειωθεί ακόμη με το νέο μας πρόσθετο. Δημιουργήσαμε αυτό το εργαλείο για να σας εξοικονομήσουμε χρόνο και να σας βοηθήσουμε να γράφετε και να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γρήγορα και χωρίς κόπο. Δεν είναι μόνο λόγια.

Φανταστείτε το εξής: κυκλοφορήσατε ένα νέο προϊόν και όλοι οι πελάτες σας έχουν μία και την ίδια ερώτηση - πώς είναι καλύτερο από το προηγούμενο προϊόν σας και πώς διαφέρει από αυτό; Ας δούμε τις επιλογές σας:

• Μπορείτε να απαντήσετε προσωπικά σε όλους γράφοντας τα ίδια πράγματα με διαφορετικές λέξεις ξανά και ξανά.
• Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα δείγμα απάντησης και να το αντιγράψετε από κάποιο έγγραφο για να το επικολλήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαναφέροντας τη μορφοποίηση, τους υπερσυνδέσμους και τις εικόνες χειροκίνητα.
• Ή μπορείτε να ξεκινήσετε το Shared Email Templates, να επιλέξετε το προαποθηκευμένο πρότυπο και να το επικολλήσετε. Λίγα κλικ και το email σας είναι έτοιμο για αποστολή. Λίγα κλικ και η δουλειά είναι έτοιμη.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δημιουργήσετε ένα πρότυπο. Τα Shared Email Templates θα κάνουν τα υπόλοιπα :) Με ένα κλικ του ποντικιού θα ενσωματώσετε ένα τέλεια διαμορφωμένο κείμενο με όλους τους απαραίτητους υπερσυνδέσμους και τις εικόνες να διατηρούνται. Και αν είστε μέλος μιας ομάδας και θέλετε να χρησιμοποιούν και οι άλλοι τις φράσεις σας, δεν θα υπάρχει κανένα πρόβλημα!

Ας επιστρέψουμε τώρα στις εικόνες και την επικόλλησή τους σε ένα email με τη βοήθεια των Shared Email Templates. Καθώς πρόκειται για το νέο μας πρόσθετο του Outlook, θα ήθελα να το διαδώσω και να στείλω μερικά email στους φίλους μου που μπορεί να ενδιαφέρονται. Έτσι, θα γράψω κάποιο κείμενο, θα εφαρμόσω κάποιο χρωματισμό, θα δημιουργήσω έναν σύνδεσμο για να μην χρειάζεται οι φίλοι μου να το ψάξουν στο google. Στη συνέχεια θα ρίξω μια ματιά στο κείμενό μου και θα συνειδητοποιήσω. Είναι μιαλίγο βαρετό να διαβάζεις το κείμενο χωρίς εικόνες. Οι εικόνες είναι πιασάρικες και δίνουν μια οπτική εικόνα των σκέψεών σου. Έτσι, θα ενσωματώσω μια εικόνα για να κάνω το μήνυμά μου πλήρες και κατατοπιστικό. Τώρα μου αρέσει αυτό που βλέπω :)

Επειδή δεν είμαι μάγος, θα σας αποκαλύψω με προθυμία το "μυστικό" της δημιουργίας ενός προτύπου με εικόνες ;)

Εισαγωγή εικόνας στο μήνυμα του Outlook από τη διεύθυνση URL

Θα αφιερώσω αυτό το κεφάλαιο σε έναν ακόμη τρόπο τοποθέτησης εικόνων σε κοινόχρηστα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε έναν φάκελο σε μια τοποθεσία που βασίζεται στο cloud, δεν χρειάζεται να έχετε κατά νου τις επιλογές κοινής χρήσης και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των συναδέλφων σας. Χρειάζεστε μόνο έναν σύνδεσμο προς την εικόνα. Αυτό είναι όλο, μόνο έναν σύνδεσμο, χωρίς πλάκα :)

Επιτρέψτε μου να σας δείξω τη μακροεντολή ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Όπως μπορείτε να καταλάβετε από το όνομά της, σας βοηθά να τοποθετήσετε μια εικόνα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook από τη διεύθυνση URL. Ας προχωρήσουμε βήμα προς βήμα:

1. Εκτελέστε το Shared Email Templates και ξεκινήστε τη δημιουργία ενός προτύπου.
2. Κάντε κλικ στο Εισαγωγή μακροεντολής και επιλέξτε ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[] από τη λίστα:
3. Η μακροεντολή θα σας ζητήσει τον σύνδεσμο και το μέγεθος της εικόνας που θέλετε να εισαγάγετε. Εδώ μπορείτε επίσης να ορίσετε το πλάτος και το μήκος της εικόνας σας ή να το αφήσετε ως έχει:

   

Σημείωση. Η εικόνα σας θα πρέπει να έχει μία από τις ακόλουθες μορφές: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg, διαφορετικά η μακροεντολή δεν θα λειτουργήσει.

Συμβουλή. Συνιστούμε να αφήσετε επιλεγμένη την επιλογή "Ως κρυφό συνημμένο", ώστε οι παραλήπτες σας να μπορούν να δουν την εικόνα ανεξάρτητα από τον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και τις ρυθμίσεις του.

Επιτρέψτε μου να σας δείξω πώς λειτουργεί η μακροεντολή ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Για παράδειγμα, θέλω να στείλω έναν σύνδεσμο για την ανάρτηση στο Facebook στη σελίδα του Ablebits και να προσθέσω μια φωτογραφία για να φαίνεται ωραία. Γιατί όχι; :) Έτσι, βρίσκω την απαραίτητη ανάρτηση, παίρνω τον σύνδεσμό της κάνοντας κλικ στο timestamp της, στη συνέχεια κάνω δεξί κλικ στην εικόνα και αντιγράφω τη διεύθυνσή της για τη μακροεντολή. Να τι θα πάρω:

Ωστόσο, περιμένω η εικόνα να επικολληθεί κάτω από το κείμενο για να φαίνεται το μήνυμά μου υπέροχο. Και έτσι είναι!

Σημείωση. Υπάρχουν όλων των ειδών οι διευθύνσεις URL στο Διαδίκτυο. Ο σύνδεσμος που χρησιμοποιείτε θα πρέπει να οδηγεί σε μια εικόνα που μπορεί να μεταφορτωθεί. Βλέπετε, το πρόσθετο χρειάζεται να μεταφορτώσει μια εικόνα για να την επικολλήσει στο email σας. Αν έχετε μπερδευτεί από τη λέξη "μεταφορτώσιμη" και δεν ξέρετε πώς να ελέγξετε την εικόνα σας για τη "δυνατότητα μεταφόρτωσης", κάντε δεξί κλικ πάνω της και ελέγξτε αν η επιλογή "Αποθήκευση εικόνας ως..." είναι διαθέσιμη. Αν ναι, η εικόνα σαςμπορεί να μεταφορτωθεί και θα λειτουργήσει τέλεια για τη μακροεντολή.

Όλοι οι υπόλοιποι στην ομάδα σας που θα ήθελαν να χρησιμοποιήσουν το ίδιο πρότυπο και να επικολλήσουν την ίδια εικόνα δεν θα αντιμετωπίσουν κανένα πρόβλημα. Θα λειτουργήσει τέλεια για όλους, χωρίς να απαιτούνται επιπλέον βήματα.

Προσθήκη εικόνας στο email του Outlook από το πρόχειρο

Υπάρχει ένας ακόμη τρόπος για να προσθέσετε μια φωτογραφία στο Outlook. Θα εκπλαγείτε από το πόσο προφανής είναι! Μπορείτε να προσθέσετε μια εικόνα με... αντιγραφή και επικόλληση στο πρότυπό σας :) Μπορείτε να εισάγετε μια εικόνα οποιασδήποτε μορφής, αλλά το μέγεθός της δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 64 Kb. Αυτός είναι ο ένας και μοναδικός περιορισμός που θα αντιμετωπίσετε.

Απλά αναζητήστε το αρχείο σας, ανοίξτε το σε οποιοδήποτε πρόγραμμα επεξεργασίας εικόνας που διαθέτετε και αντιγράψτε το ακριβώς από εκεί. Στη συνέχεια, απλά επικολλήστε το στο πρότυπό σας, θα φαίνεται έτσι:

Συμβουλή. Μπορείτε επίσης να σύρετε και να αποθέσετε αυτή την εικόνα απευθείας από την Εξερεύνηση αρχείων στο σώμα του προτύπου.

Μόλις αντικατέστησα τον χαιρετισμό μου με μια φωτεινή εικόνα, το μήνυμά μου έγινε λιγότερο καθημερινό. Αυτό ακριβώς επεδίωκα!

Το κύριο πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι η δυνατότητα να βλέπετε την ίδια την εικόνα, όχι τη μακροεντολή με ένα τυχαίο σύνολο χαρακτήρων, και να είστε σίγουροι ότι θα προσθέσετε τη σωστή εικόνα. Ωστόσο, λόγω του ορίου των 64 Kb, μόνο μικρές εικόνες μπορούν να επικολληθούν με αυτόν τον τρόπο. Αν ξεπεράσετε αυτό το όριο, θα λάβετε το ακόλουθο μήνυμα σφάλματος:

Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να ανατρέξετε στα εγχειρίδια μας σχετικά με αυτό το θέμα και να επιλέξετε έναν άλλο τρόπο για να προσθέσετε μια εικόνα.

Αυτοί ήταν δύο τρόποι για να προσθέσετε μια εικόνα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook. Σε περίπτωση που χάσατε τα προηγούμενα σεμινάριά μου για το πώς να ενσωματώσετε μια εικόνα από το OneDrive ή να εισαγάγετε μια εικόνα από το SharePoint, δείτε τα και αυτά και επιλέξτε τη μέθοδο που σας εξυπηρετεί καλύτερα.

Αν θέλετε να προσθέσετε αυτόματα μια εικόνα ανάλογα με τον τρέχοντα χρήστη, μπορείτε να βρείτε τα βήματα σε αυτό το άρθρο: Πώς να δημιουργήσετε δυναμικό πρότυπο του Outlook για τον τρέχοντα χρήστη.

Και όταν αποφασίσετε να περάσετε από τη θεωρία στην πράξη, απλά εγκαταστήστε τα Shared Email Templates από το Microsoft Store και δοκιμάστε τα :)

Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή, ίσως, προτάσεις για το πώς να κάνουμε τα Κοινόχρηστα Πρότυπα Email ακόμα καλύτερα, αφήστε τις σκέψεις σας στην ενότητα Σχόλια ;)