Pokračujme v našej sérii návodov o obrázkoch v zdieľaných e-mailových šablónach a pozrime sa na niekoľko ďalších rýchlych spôsobov ich vkladania do správ aplikácie Outlook. Uvidíte výhody a nevýhody jednotlivých metód, porovnáte ich a rozhodnete sa, ktorá z nich je pre vás lepšia.

Ako si možno spomínate z mojich predchádzajúcich príručiek, náš nástroj Zdieľané šablóny vám môže pomôcť pridávať obrázky do správ aplikácie Outlook z online úložísk, ako sú OneDrive a SharePoint. Hoci je to celkom jednoduché, niektorí z vás si možno myslia, že je potrebné vykonať príliš veľa krokov, aby ste vložili len jeden obrázok.

Dnes vám teda ukážem, ako pridať obrázok do tela e-mailu v programe Outlook z internetu a vložiť obrázok priamo zo schránky. Žiadne zdieľané priečinky, povolenia a prihlasovanie. Stačí odkaz a obrázok. Je to hračka!

O zdieľaných e-mailových šablónach

Na úvod by som rád uštedril pár riadkov o zdieľaných šablónach e-mailov pre tých, ktorí ešte nepoznajú náš nový doplnok. Tento nástroj sme vytvorili, aby sme vám ušetrili čas a pomohli vám rýchlo a bez námahy písať a odosielať e-maily. Nie sú to len slová.

Predstavte si toto: vydali ste nový produkt a všetci vaši zákazníci majú jednu a tú istú otázku - v čom je lepší ako váš predchádzajúci produkt a čím sa od neho líši? Pozrime sa na vaše možnosti:

• Môžete odpovedať každému osobne tým, že budete písať tie isté veci rôznymi slovami stále dookola.
• Môžete vytvoriť vzorovú odpoveď a skopírovať ju z nejakého dokumentu, aby ste ju mohli vložiť do e-mailu a obnoviť formátovanie, hypertextové odkazy a obrázky ručne.
• Alebo môžete spustiť zdieľané šablóny e-mailov, vybrať vopred uloženú šablónu a vložiť ju. Niekoľko kliknutí a váš e-mail je pripravený na odoslanie. Niekoľko kliknutí a práca je hotová.

Stačí vytvoriť šablónu. Zdieľané šablóny e-mailov sa postarajú o zvyšok :) Jedným kliknutím myši vložíte dokonale naformátovaný text so zachovanými všetkými potrebnými hypertextovými odkazmi a obrázkami. A ak ste súčasťou tímu a chcete, aby aj ostatní používali vaše frázy, nebude to žiadny problém!

Teraz sa vráťme k obrázkom a ich vkladaniu do e-mailu pomocou zdieľaných šablón e-mailov. Keďže ide o náš nový doplnok programu Outlook, rád by som o ňom rozšíril informácie a rozposlal niekoľko e-mailov svojim priateľom, ktorí by oň mohli mať záujem. Napíšem teda nejaký text, použijem nejaké farby, vytvorím odkaz, aby ho moji priatelia nemuseli vyhľadávať v Googli. Potom sa pozriem na svoj text a uvedomím si to. Je totrochu nudné čítať text bez obrázkov. Obrázky sú pútavé a poskytujú vizuálny obraz vašich myšlienok. Takže vložím obrázok, aby bola moja správa úplná a informatívna. Teraz sa mi páči, čo vidím :)

Keďže nie som kúzelník, ochotne vám prezradím "tajomstvo" vytvorenia šablóny s obrázkami ;)

Vloženie obrázka do správy programu Outlook z adresy URL

Túto kapitolu budem venovať ešte jednému spôsobu umiestnenia obrázkov do zdieľaných e-mailových šablón. Nie je potrebné vytvárať priečinok v cloudovom umiestnení, nie je potrebné mať na pamäti možnosti zdieľania a e-maily vašich spoluhráčov. Stačí vám odkaz na obrázok. To je všetko. len odkaz. bez srandy :)

Ukážem vám makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Ako ste možno pochopili z jeho názvu, pomáha vám vkladať do e-mailov v programe Outlook obrázok z adresy URL. Poďme krok za krokom:

1. Spustite funkciu Zdieľané e-mailové šablóny a začnite vytvárať šablónu.
2. Kliknite na Vloženie makra a zo zoznamu vyberte položku ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]:
3. Makro vás požiada o odkaz a veľkosť obrázka, ktorý chcete vložiť. Tu môžete nastaviť aj šírku a dĺžku obrázka alebo ich ponechať tak, ako sú:

   

Poznámka: Váš obrázok by mal byť v jednom z nasledujúcich formátov: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg, inak makro nebude fungovať.

Tip. Odporúčame ponechať začiarknutú možnosť "Ako skrytá príloha", aby vaši príjemcovia mohli vidieť obrázok bez ohľadu na ich e-mailového klienta a jeho nastavenia.

Ukážem vám, ako funguje makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Napríklad chcem poslať odkaz na príspevok na stránke Ablebits na Facebooku a pridať fotografiu, aby vyzerala pekne. Pretože prečo nie? :) Takže nájdem potrebný príspevok, získam jeho odkaz kliknutím na jeho časovú značku, potom kliknem pravým tlačidlom myši na obrázok a skopírujem jeho adresu pre makro. Tu je to, čo dostanem:

Očakávam však, že obrázok bude vložený pod text, aby moja správa vyzerala krásne. A to sa aj deje!

Poznámka: Na internete existujú najrôznejšie adresy URL. Odkaz, ktorý použijete, by mal viesť na obrázok, ktorý sa dá stiahnuť. Vidíte, že doplnok potrebuje stiahnuť obrázok, aby ho mohol vložiť do e-mailu. Ak vás zmátlo slovo "stiahnuteľný" a neviete, ako skontrolovať "stiahnuteľnosť" vášho obrázka, kliknite naň pravým tlačidlom myši a skontrolujte, či je k dispozícii možnosť "Uložiť obrázok ako...". Ak áno, váš obrázokje možné stiahnuť a bude dokonale fungovať pre makro.

Všetci ostatní členovia vášho tímu, ktorí by chceli použiť rovnakú šablónu a vložiť rovnaký obrázok, nebudú mať žiadne problémy. Bude to fungovať perfektne pre všetkých, nie sú potrebné žiadne ďalšie kroky.

Pridanie obrázka do e-mailu programu Outlook zo schránky

Existuje ešte jeden spôsob pridania fotografie v programe Outlook. Budete prekvapení, aký je samozrejmý! Obrázok môžete pridať... skopírovaním a vložením do šablóny :) Môžete vložiť obrázok ľubovoľného formátu, ale jeho veľkosť by nemala presiahnuť 64 Kb. To je jediné obmedzenie, s ktorým sa stretnete.

Jednoducho vyhľadajte svoj súbor, otvorte ho v ľubovoľnom editore obrázkov, ktorý máte, a skopírujte ho priamo odtiaľ. Potom ho jednoducho vložte do šablóny, bude vyzerať takto:

Tip. Tento obrázok môžete tiež pretiahnuť priamo z Prieskumníka súborov do tela šablóny.

Keď som svoj pozdrav nahradil jasným obrázkom, moja správa sa stala menej náhodnou. Presne o to som sa snažil!

Hlavnou výhodou tejto metódy je možnosť vidieť samotný obrázok, nie makro s náhodnou sadou znakov, a uistiť sa, že ste pridali správny obrázok. Kvôli limitu 64 Kb však možno týmto spôsobom vkladať len malé obrázky. Ak tento limit prekročíte, zobrazí sa nasledujúca chybová správa:

V tomto prípade si budete musieť prečítať naše príručky na túto tému a vybrať iný spôsob pridania obrázka.

To boli dva spôsoby pridania obrázka do e-mailov v programe Outlook. Ak ste nestihli moje predchádzajúce návody na vloženie obrázka z OneDrive alebo vloženie obrázka zo SharePointu, pozrite si ich tiež a vyberte si metódu, ktorá vám lepšie vyhovuje.

Ak chcete automaticky pridať obrázok v závislosti od aktuálneho používateľa, nájdete kroky v tomto článku: Ako vytvoriť dynamickú šablónu aplikácie Outlook pre aktuálneho používateľa.

A keď sa rozhodnete prejsť od teórie k praxi, jednoducho si nainštalujte zdieľané e-mailové šablóny z obchodu Microsoft Store a vyskúšajte to :)

Ak máte nejaké otázky alebo návrhy, ako vylepšiť naše zdieľané e-mailové šablóny, zanechajte svoje názory v sekcii Komentáre ;)