Poursuivons notre série de didacticiels sur les images dans les modèles d'e-mail partagés et examinons quelques autres moyens rapides de les insérer dans vos messages Outlook. Vous verrez les avantages et les inconvénients de chaque méthode, les comparerez et déciderez laquelle est la meilleure option pour vous.

Comme vous vous en souvenez peut-être dans mes précédents manuels, notre outil Modèles partagés peut vous aider à ajouter des images aux messages Outlook à partir de stockages en ligne tels que OneDrive et SharePoint. Bien que cela soit assez simple, certains d'entre vous peuvent penser qu'il y a trop d'étapes à franchir pour pouvoir coller une seule image.

Aujourd'hui, je vais donc vous montrer comment ajouter une image dans le corps d'un courriel Outlook à partir d'Internet et coller une image directement à partir de votre presse-papiers. Pas de dossiers partagés, de permissions et de connexions. Juste un lien et une image. C'est du gâteau !

À propos des modèles d'e-mails partagés

Tout d'abord, je voudrais dire quelques mots sur les modèles d'e-mails partagés pour ceux qui ne connaissent pas encore notre nouvel add-in. Nous avons créé cet outil pour vous faire gagner du temps et vous aider à rédiger et à envoyer des e-mails rapidement et sans effort. Ce ne sont pas que des mots.

Imaginez ceci : vous avez lancé un nouveau produit, et tous vos clients ont une seule et même question : en quoi est-il meilleur que votre produit précédent et en quoi diffère-t-il de celui-ci ? Voyons les possibilités qui s'offrent à vous :

• Vous pouvez répondre personnellement à tout le monde en écrivant les mêmes choses dans des mots différents, encore et encore.
• Vous pouvez créer un exemple de réponse et le copier à partir d'un document pour le coller dans un courriel en restaurant manuellement le formatage, les hyperliens et les images.
• Ou bien vous pouvez lancer Modèles d'e-mails partagés, sélectionner le modèle préenregistré et le coller. Quelques clics et votre e-mail est prêt à être envoyé. Quelques clics et le travail est fait.

Il vous suffit de créer un modèle et Shared Email Templates se charge du reste :) En un clic de souris, vous intégrez un texte parfaitement formaté avec tous les hyperliens et images nécessaires préservés. Et si vous faites partie d'une équipe et que vous souhaitez que les autres utilisent également vos phrases, il n'y aura aucun problème !

Revenons maintenant aux images et à leur collage dans un e-mail à l'aide des modèles d'e-mail partagés. Comme il s'agit de notre nouvel add-in Outlook, j'aimerais le faire connaître et envoyer quelques e-mails à mes amis susceptibles d'être intéressés. Je vais donc écrire un texte, appliquer quelques couleurs, créer un lien pour que mes amis n'aient pas à le googler. Puis je regarde mon texte et je réalise que c'est unun peu ennuyeux de lire le texte sans images. Les images sont accrocheuses et donnent une image visuelle de vos pensées. Donc, je vais intégrer une image pour rendre mon message complet et informatif. Maintenant, j'aime ce que je vois :)

Comme je ne suis pas un magicien, je vais vous révéler avec empressement le "secret" de la création d'un modèle avec des images ;)

Insérer une image dans un message Outlook à partir d'une URL

Je vais consacrer ce chapitre à un moyen supplémentaire de placer des images dans des modèles d'e-mails partagés. Il n'est pas nécessaire de créer un dossier dans un emplacement basé sur le cloud, ni de garder à l'esprit les options de partage et les e-mails de vos coéquipiers. Vous avez juste besoin d'un lien vers l'image. C'est tout. Juste un lien. Sans blague :)

Permettez-moi de vous montrer la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Comme son nom l'indique, elle vous aide à insérer une image dans vos messages Outlook à partir de l'URL. Allons-y pas à pas :

1. Exécutez Shared Email Templates et commencez à créer un modèle.
2. Cliquez sur le Insérer une macro et choisissez ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[] dans la liste :
3. La macro vous demandera le lien et la taille de l'image à insérer. Vous pouvez également définir la largeur et la longueur de votre image ou la laisser telle quelle :

   

Remarque : votre image doit avoir l'un des formats suivants : .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg, sinon la macro ne fonctionnera pas.

Conseil : nous vous recommandons de laisser l'option "En tant que pièce jointe cachée" cochée afin que vos destinataires puissent voir l'image indépendamment de leur client de messagerie et de ses paramètres.

Laissez-moi vous montrer comment fonctionne la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Par exemple, je veux envoyer un lien vers le post Facebook de la page Ablebits et ajouter une photo pour que ce soit joli. Parce que pourquoi pas ? :) Donc, je trouve le post nécessaire, j'obtiens son lien en cliquant sur son horodatage, puis je fais un clic droit sur l'image et je copie son adresse pour la macro. Voici ce que je vais obtenir :

Cependant, je m'attends à ce que l'image soit collée sous le texte pour que mon message soit joli. Et c'est le cas !

Remarque : il existe toutes sortes d'URL sur Internet. Le lien que vous utilisez doit mener à une image téléchargeable. En effet, le module d'extension doit télécharger une image pour pouvoir la coller dans votre courrier électronique. Si le mot "téléchargeable" vous perturbe et que vous ne savez pas comment vérifier la "téléchargeabilité" de votre image, faites un clic droit dessus et vérifiez si l'option "Enregistrer l'image sous..." est disponible. Si c'est le cas, votre imagepeut être téléchargé et fonctionnera parfaitement pour la macro.

Tous les autres membres de votre équipe qui souhaitent utiliser le même modèle et coller la même image ne rencontreront aucun problème : tout fonctionnera parfaitement pour tous, sans aucune étape supplémentaire.

Ajouter une image à un courriel Outlook à partir du presse-papiers

Il existe un autre moyen d'ajouter une photo dans Outlook. Vous serez surpris de voir à quel point c'est évident ! Vous pouvez ajouter une image en la copiant et en la collant dans votre modèle :) Vous pouvez insérer une image de n'importe quel format, mais sa taille ne doit pas dépasser 64 Ko. C'est la seule et unique limitation à laquelle vous serez confronté.

Il suffit de rechercher votre fichier, de l'ouvrir dans un éditeur d'images et de le copier à partir de là. Il suffit ensuite de le coller dans votre modèle pour qu'il ressemble à ça :

Conseil : vous pouvez également glisser et déposer cette image dans le corps du modèle à partir de votre explorateur de fichiers.

Une fois que j'ai remplacé mon message d'accueil par une image lumineuse, mon message est devenu moins décontracté. C'est exactement ce que je visais !

Le principal avantage de cette méthode est la possibilité de voir l'image elle-même, et non la macro avec un ensemble de caractères aléatoires, et d'être sûr d'ajouter la bonne image. Cependant, en raison de la limite de 64 Ko, seules les petites images peuvent être collées de cette façon. Si vous dépassez cette limite, vous obtiendrez le message d'erreur suivant :

Dans ce cas, vous devrez consulter nos manuels à ce sujet et choisir un autre moyen d'ajouter une image.

Si vous avez manqué mes précédents tutoriels sur la façon d'intégrer une image à partir de OneDrive ou d'insérer une image à partir de SharePoint, consultez-les également et choisissez la méthode qui vous convient le mieux.

Si vous souhaitez ajouter automatiquement une image en fonction de l'utilisateur actuel, vous pouvez trouver les étapes dans cet article : Comment créer un modèle Outlook dynamique pour l'utilisateur actuel.

Et lorsque vous décidez de passer de la théorie à la pratique, il vous suffit d'installer Shared Email Templates depuis Microsoft Store et d'essayer :)

Si vous avez des questions ou, peut-être, des suggestions sur la façon d'améliorer encore nos modèles d'e-mails partagés, veuillez laisser vos pensées dans la section Commentaires ;)