Folytassuk a megosztott e-mail sablonokban található képekről szóló oktatóanyag-sorozatunkat, és nézzünk meg még néhány gyors módszert, amellyel beilleszthetjük őket az Outlook üzenetekbe. Láthatjuk az egyes módszerek előnyeit és hátrányait, összehasonlíthatjuk őket, és eldönthetjük, melyik a jobb megoldás az Ön számára.

Ahogyan az előző kézikönyveimből emlékezhettek, a Megosztott sablonok eszközünk segíthet képeket hozzáadni az Outlook üzenetekhez olyan online tárolókból, mint a OneDrive és a SharePoint. Bár ez elég egyszerű, néhányan úgy gondolhatják, hogy túl sok lépést kell megtenni ahhoz, hogy csak egy képet illesszünk be.

Ezért ma megmutatom, hogyan adhatsz képet az Outlook e-mail szövegéhez az internetről, és hogyan illeszthetsz be egy képet közvetlenül a vágólapról. Nincsenek megosztott mappák, engedélyek és bejelentkezések. Csak egy link és egy kép. Egy gyerekjáték!

A megosztott e-mail sablonokról

Először is szeretnék pár sort ejteni a megosztott e-mail sablonokról azok számára, akik még nem ismerik az új kiegészítőnket. Azért hoztuk létre ezt az eszközt, hogy időt takarítsunk meg, és segítsünk Önnek gyorsan és könnyedén e-maileket írni és küldeni. Nem csak szavakról van szó.

Képzeld el a következőt: új terméket adtál ki, és minden ügyfelednek egy és ugyanaz a kérdése - miben jobb, mint az előző terméked, és miben különbözik attól? Lássuk a lehetőségeidet:

• Mindenkinek személyesen válaszolhatsz úgy, hogy újra és újra ugyanazokat a dolgokat írod le különböző szavakkal.
• Létrehozhat egy válaszmintát, és bemásolhatja azt egy dokumentumból, hogy beilleszthesse egy e-mailbe, helyreállítva a formázást, a hiperhivatkozásokat és a képeket kézzel.
• Vagy elindíthatja a Megosztott e-mail sablonok menüpontot, kiválaszthatja az előre elmentett sablont, és beillesztheti. Néhány kattintás, és az e-mail készen áll az elküldésre. Néhány kattintás, és a munka kész.

Mindössze annyit kell tennie, hogy létrehoz egy sablont. A megosztott e-mail sablonok elvégzik a többit :) Egyetlen egérkattintással beágyazhat egy tökéletesen formázott szöveget, amelyben minden szükséges hiperlink és kép megmarad. És ha egy csapat tagja vagy, és szeretnéd, hogy a többiek is használják a mondataidat, egyáltalán nem lesz gond!

Most térjünk vissza a képekhez és azok e-mailbe való beillesztéséhez a Shared Email Templates segítségével. Mivel ez az új Outlook kiegészítőnk, szeretném elterjeszteni a hírét, és elküldeni néhány e-mailt az ismerőseimnek, akiket esetleg érdekelhet. Tehát írok egy kis szöveget, alkalmazok egy kis színezést, létrehozok egy linket, hogy az ismerőseimnek ne kelljen guglizniuk. Aztán megnézem a szövegemet, és rájövök. Ez egyKicsit unalmas a szöveget képek nélkül olvasni. A képek fülbemászóak és vizuális képet adnak a gondolataidról. Szóval, beágyazok egy képet, hogy az üzenetem teljes és informatív legyen. Most már tetszik, amit látok :)

Mivel nem vagyok bűvész, ezért lelkesen elárulom nektek a képekkel ellátott sablonok készítésének "titkát" ;)

Kép beillesztése az Outlook-üzenetbe URL-címről

Ezt a fejezetet még egy módnak fogom szentelni, hogy képeket helyezzünk el a megosztott e-mail sablonokban. Nem kell mappát létrehozni egy felhőalapú helyen, nem kell a megosztási lehetőségeket és a csapattársaid e-mailjeit szem előtt tartani. Csak egy link kell a képhez, ennyi, csak egy link, nem vicc :)

Hadd mutassam meg a ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[] makrót. Ahogy a nevéből is kiderülhet, segít abban, hogy az URL címről képet helyezzünk el az Outlook e-mailjeinkben. Lépjünk lépésről-lépésre:

1. Futtassa a Megosztott e-mail sablonok futtatását, és kezdjen el létrehozni egy sablont.
2. Kattintson a Makró beillesztése ikonra, és válassza a ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[] lehetőséget a listából:
3. A makró meg fogja kérdezni a beillesztendő kép linkjét és méretét. Itt beállíthatja a kép szélességét és hosszát is, vagy hagyhatja úgy, ahogy van:

   

Megjegyzés: A képnek a következő formátumok valamelyikében kell lennie: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg, különben a makró nem fog működni.

Tipp: Javasoljuk, hogy hagyja bejelölve a "Rejtett mellékletként" opciót, hogy a címzettek az e-mail kliensüktől és annak beállításaitól függetlenül láthassák a képet.

Hadd mutassam meg, hogyan működik a ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[] makró. Például szeretnék elküldeni egy linket az Ablebits oldal Facebook posztjára, és hozzá egy képet, hogy jól nézzen ki. Mert miért ne? :) Tehát megkeresem a szükséges posztot, az időbélyegzőjére kattintva megkapom a linkjét, majd jobb gombbal kattintok a képre, és bemásolom a címét a makróhoz. Íme, amit kapok:

Azonban elvárom, hogy a képet a szöveg alá illesszem, hogy az üzenetem szépen nézzen ki. És így is van!

Megjegyzés: Az interneten mindenféle URL-címek léteznek. A használt linknek egy letölthető képhez kell vezetnie. A kiegészítőnek ugyanis le kell töltenie egy képet ahhoz, hogy beilleszthesse az e-mailjébe. Ha megzavarta a "letölthető" szó, és nem tudja, hogyan ellenőrizze a kép "letölthetőségét", kattintson rá a jobb gombbal, és ellenőrizze, hogy elérhető-e a "Kép mentése másként..." opció. Ha igen, a képétletölthető, és tökéletesen működik a makróhoz.

A csapat többi tagja, akik ugyanazt a sablont szeretnék használni, és ugyanazt a képet szeretnék beilleszteni, nem fog problémákkal szembesülni. Mindenki számára tökéletesen fog működni, nincs szükség további lépésekre.

Kép hozzáadása az Outlook e-mailhez a vágólapról

Van még egy módja annak, hogy fényképet adjon hozzá az Outlookban. Meg fog lepődni, mennyire nyilvánvaló! Képet adhat hozzá úgy, hogy... bemásolja és beilleszti a sablonjába :) Bármilyen formátumú képet beilleszthet, de a mérete nem haladhatja meg a 64 Kb-t. Ez az egyetlen korlátozás, amivel szembesülnie kell.

Csak keresd meg a fájlt, nyisd meg bármelyik képszerkesztő programban, és másold ki onnan. Ezután egyszerűen illeszd be a sablonodba, így fog kinézni:

Tipp: Ezt a képet közvetlenül a Fájlkezelőből is behúzhatja a sablontestbe.

Amint a köszönésemet egy világos képpel helyettesítettem, az üzenetem kevésbé lett hétköznapi. Pontosan ez volt a célom!

Ennek a módszernek a fő előnye, hogy magát a képet láthatod, nem pedig a makrót egy véletlenszerű karakterkészlettel, és biztos lehetsz benne, hogy a megfelelő képet illeszted be. A 64 Kb-os korlát miatt azonban csak kis méretű képeket lehet így beilleszteni. Ha túlléped ezt a korlátot, a következő hibaüzenetet kapod:

Ebben az esetben át kell néznie a témával kapcsolatos kézikönyveinket, és más módot kell választania a kép hozzáadására.

Ez volt a két módja annak, hogy képet adjunk hozzá az Outlook e-mailekhez. Ha lemaradt a korábbi útmutatásaimról, hogyan ágyazzunk be egy képet a OneDrive-ból, vagy hogyan illesszünk be egy képet a SharePointból, nézze meg azokat is, és válassza azt a módszert, amelyik jobban működik az Ön számára.

Ha automatikusan képet szeretne hozzáadni az aktuális felhasználótól függően, a lépéseket ebben a cikkben találja: Hogyan hozzunk létre dinamikus Outlook-sablont az aktuális felhasználóhoz.

És ha úgy dönt, hogy az elméletről a gyakorlatra vált, csak telepítse a Microsoft Store-ból a megosztott e-mail sablonokat, és próbálja ki :)

Ha bármilyen kérdésed van, vagy esetleg javaslatod van arra, hogyan tehetnénk még jobbá a megosztott e-mail sablonokat, kérlek, hagyd meg gondolataidat a hozzászólások részben ;)